Электронный документооборот как средство борьбы с бумажной волокитой (С. Гара, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 30, июль 2010 г.)

Электронный документооборот как средство борьбы с бумажной волокитой

Каждой компании приходится работать с договорами и бухгалтерскими документами. И если небольшое предприятие легко справляется с ежедневным потоком деловых бумаг, с их обработкой и хранением, то с увеличением масштаба бизнеса наладить документооборот становится все труднее: увеличивается число карточек сотрудников, внутренние регламенты должны быть доступны любому сотруднику, расширяется переписка с клиентами, составляются договоры с поставщиками и потребителями, приказы, заявления, рекламные тексты, технические паспорта, реестры и др. Обычно все эти документы складываются в ящики, именуемые архивом, откуда при необходимости извлекаются. Однако для этого их надо сначала найти, что бывает непросто, если учитывать количество хранимых деловых бумаг.

Следует также отметить, что, прежде чем попасть в архив, деловая документация должна пройти многократное визирование, доработку несколькими специалистами, рассылку для ознакомления различным ответственным сотрудникам и т.д. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата (некоторые просто теряются), сроки согласования часто срываются (приходится напоминать о необходимости ознакомления с документом), внесение корректировок в форму договора приводит к несогласованности версий документа, письма клиентов остаются без ответа. Эффективность такой компании стремительно падает, и для решения этой проблемы следует применять современные информационные технологии.

Хранилище документов

Современные системы электронного документооборота - это идеальное хранилище документов любых форматов (doc, pdf, odf, txt, xls, jpeg, tiff и т.д.). Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или локальном компьютере. Система электронного документооборота может хранить в себе не только текст в различных форматах, но и звуковые файлы, видео, презентации, архивы и изображения.

Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние (рис. 1 и 2). К последней категории документов относятся приказы, регламенты, бухгалтерская отчетность и прочие бумаги для внутренних нужд компании, к первым двум - документы, связанные с клиентами. При этом в системе реализована привязка входящих и исходящих документов: одни можно формировать из других, указывать на их связь, сохранять историю переписки со ссылками на отдельные бумаги. Более того, из каждого документа можно формировать задачу сотруднику. Хранение прочих файлов осуществляется по папкам.

"Рис. 1."

"Рис. 2."

Современные системы позволяют настроить свой уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделении - к каждому документу в отдельности или к целой категории. Это гарантированно защитит ценные данные от посторонних глаз. При этом политика информационной безопасности компании останется гибкой и легко настраиваемой, а доступ к документам может осуществляться непосредственно с рабочих мест сотрудников, имеющих соответствующие права.

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой видны уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов. Туда же можно добавить краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить электронно-цифровую подпись.

Одно из самых главных преимуществ электронного документооборота - это легкий и быстрый поиск по базе.

При этом необязательно знать, в какой папке хранится нужный файл, его название или ключевая фраза. Универсальный поиск позволяет находить нужное слово или словосочетание не только в заглавиях, но и в самих текстах (рис. 3). Для поиска в базе определенного регламента требуется всего несколько секунд, тогда как для нахождения его в огромном бумажном архиве могут потребоваться часы. Это обеспечивает экономию времени, а это, как известно, деньги.

Интеграция системы электронного документооборота с электронной почтой позволяет осуществлять оперативное хранение обращений клиентов, сохранять всю переписку и быстро получать доступ к ней с любого компьютера. Это важно для юридических и государственных структур, где, чтобы поднять обращения граждан или переписку по делу из архива, требуется не один день, а выполнить это надо срочно. Оперативное хранение помогает избавиться от журналов регистрации обращений и писем, автоматически формировать их в системе. Для удобства поиска оригинала на полках архива в программе можно добавить комментарий к документу, описав его точное местонахождение, а использование встроенного журнала передачи поможет найти сотрудника, у которого хранится оригинал или копия документа в данный момент.

"Рис. 3."

"Круговорот" документов

Не все документы лежат на полке и ждут своего часа: некоторые должны пройти через десяток лиц, измениться несколько раз и получить множество подписей. Этот, казалось бы, будничный процесс без должной системы может существенно испортить жизнь как отдельным сотрудникам, так и всей компании в целом.

Для примера рассмотрим ситуацию с составлением договора. Из юридической службы он поступает руководителям заинтересованных подразделений, каждый из которых вносит свои правки в документ. После этого юристы получают на доработку уже несколько версий текста, каждый из которых нужно рассмотреть в определенный срок. Очередная "сборная" версия договора отправляется на повторное согласование руководителям, где документ может правиться еще несколько раз, пока, наконец, все службы не придут к единому решению. В результате договор должен быть подписан. Такая длинная цепочка грозит срывом сроков согласования, риском потерять документ или одну из его версий, в которой содержалась важная информация.

Для решения подобных проблем в систему электронного документооборота встроены подсистемы бизнес-процессов, задач и версионирования.

Программа позволяет ставить разнообразные задачи для сотрудников и отслеживать их выполнение по срокам. Кроме того, к задаче можно прикрепить файлы, которые должны быть отредактированы или согласованы. Специальная подсистема "сообщит" сотруднику о поставленной перед ним задаче и дате выполнения, в том же окне будет ссылка на документ, с которым необходимо поработать (рис. 4). При этом любое редактирование исходного текста сохраняется системой как новая версия, каждая из которых будет храниться в информационной базе под порядковым номером. Это позволит в любой момент легко отследить изменения или найти промежуточный текст. По умолчанию, чтобы не было путаницы, приоритетной версией документа является самая последняя. Однако все версии без исключения доступны для просмотра и работы через карточку документа. Количество версий неограниченно.

После того как сотрудник завершит бизнес-процесс, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный заказчик получит уведомление об успешно выполненной заявке. Если сроки не соблюдаются, система "оповестит" об этом.

Автоматизация бизнес-процессов - это отличное решение для компаний с большим документооборотом, где действия сотрудников должны быть слаженны и четко регламентированы. Электронная система поможет автоматизировать следующие виды процессов: ознакомление, согласование, исполнение и регистрация.

Система задач позволяет отследить, на каком этапе находится документ, контролировать сроки, назначать ответственных. В некоторых программах, например в "1С:Документообороте", предусмотрена возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это обеспечит контроль за сотрудниками, повышение их мотивации, направленной на быструю обработку документов.

"Рис. 4."

С. Гара,

директор Центра комплексного развития бизнеса

ИТ-холдинг "1-й Архитектор бизнеса"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 30, июль 2010 г.