Истребование документов при камеральной проверке (А. Михайлов, "Финансовая газета", N 31, июль 2010 г.)

Истребование документов при камеральной проверке

В письме от 23.11.09 г. N 03-02-07/1-519 Минфин России рассмотрел порядок истребования документов при проведении камеральных налоговых проверок. Попытаемся разобраться, на что необходимо обратить внимание налогоплательщику при проведении налоговым органом камеральной проверки, в том числе в отношении периода, за который истребуются документы в соответствии со ст. 93.1 НК РФ.

Отметим, что в данном случае налогоплательщику необходимо руководствоваться следующими нормами НК РФ:

ст. 88 "Камеральная налоговая проверка";

ст. 93 "Истребование документов при проведении налоговой проверки";

ст. 93.1 "Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках";

ст. 100 "Оформление результатов налоговой проверки";

ст. 101 "Вынесение решения по результатам рассмотрения материалов налоговой проверки".

В соответствии со ст. 87 НК РФ цель камеральной проверки - контроль за соблюдением налогоплательщиком, плательщиком сборов или налоговым агентом законодательства о налогах и сборах. В системе налогового контроля камеральная проверка выполняет две функции, одновременно являясь средством контроля за правильностью и достоверностью составления налоговых деклараций и средством отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок.

В связи со спецификой проводимых налоговыми органами мероприятий проверяющие требуют от налогоплательщиков немалого количества документов, пояснений или иной информации, необходимой для проверки правильности расчетов налоговых обязательств, а также подтверждения данных налоговых деклараций.

При проведении камеральных налоговых проверок инспекции вручают налогоплательщикам требование о представлении документов. В течение десяти рабочих дней с момента получения требования налогоплательщик должен представить указанные документы в виде копий, каждые из которых должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации. Поэтому важно сделать отметку о получении требования с обязательным указанием даты (сохранить конверт с отметками органа почтовой связи).

Нередки ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить документы вовремя (например, если необходимо подготовить большой объем запрашиваемой документации либо если документы находятся в филиале компании и требуется время для их пересылки в основное подразделение). В этом случае необходимо письменно уведомить проверяющих о невозможности исполнения требования в установленный срок с указанием причины. При этом если продление срока связано с большим объемом документации, то желательно указать сроки ее подачи либо предложить налоговому органу согласиться с возможностью представлять запрошенные документы по частям с указанием сроков их подготовки.

Обычно при наличии аргументированного и обоснованного уведомления налоговый орган в лице его руководителя выносит отдельное решение о продлении срока представления документов. Однако не стоит забывать следующее: если руководитель налогового органа сочтет причину невозможности исполнения требования в срок необоснованной, то он может отказать в его продлении.

При представлении документов налогоплательщику следует составить сопроводительное письмо, где необходимо указать, в ответ на какое требование передаются документы, а если документы подготовлены частично, то стоит разъяснить, какая часть документов представлена. Если требование налогового органа выполнено налогоплательщиком не полностью, то следует либо изложить причины невыполнения требования, либо указать сроки, когда оно будет выполнено полностью. Налогоплательщик также представляет налоговым органам опись указанных документов. При этом желательно, чтобы в такой описи был поименован каждый документ с указанием количества содержащихся в нем страниц и общего количества страниц, передаваемых в налоговый орган. Предпочтительно получить на описи отметку представителей налогового органа, подтверждающую принятие ими документов.

На практике налогоплательщик может столкнуться с требованием налогового органа, не содержащим перечень запрашиваемых документов (например, в требовании может быть указано на необходимость представления всех документов, подтверждающих те или иные показатели). В такой ситуации компания может представить документы, которые сама считает достаточными для подтверждения заявленных показателей, с указанием в сопроводительном письме на факт отсутствия в требовании конкретного перечня документов. В таком случае налогоплательщик не будет считаться нарушающим обязанность по исполнению требования налогового органа. Не могут быть истребованы документы, отсутствующие у организации (в том числе из-за кражи этих документов - при наличии подтверждения этого факта из органов МВД России).

Следует обратить внимание на документы, запрашиваемые налоговыми органами при проведении камеральных проверок. Налоговый орган имеет право потребовать документы только в определенных случаях:

при использовании льгот - документы, подтверждающие право на налоговые льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);

при отражении в декларации по НДС сумм налога к возмещению - документы, подтверждающие право применения налоговых вычетов (книги покупок и книги продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, регистр по ведению раздельного учета) (п. 8 ст. 88 НК РФ);

по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (НДПИ, водный налог, земельный налог, сбор за пользование объектами животного мира, за пользование объектами водных биологических ресурсов), - документы, являющиеся основанием для исчисления таких налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ);

при назначении налоговым органом дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ).

С 1 января 2010 г. вступил в силу п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговым органам в ходе проведения проверки запрещается при проведении налоговой проверки повторно истребовать документы, уже полученные в ходе проведения камеральных или выездных проверок.

Ограничения на повторное истребование документов распространяются только на документы, представленные

в ходе проведения камеральных или выездных налоговых проверок, и не относятся к документам, представленным в рамках проведения так называемых встречных проверок контрагентов. Кроме того, налоговые органы будут иметь право повторно истребовать документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников и возвращенные впоследствии проверяемому лицу, а также копии документов, представленные в налоговый орган и утраченные вследствие непреодолимой силы.

Отметим, что налоговые органы вправе запросить необходимую информацию у правоохранительных, контролирующих, финансовых, регистрирующих и иных государственных органов, страховых организаций, банков и других контрагентов.

Минфин России в письме N 03-02-07/1-519 разъяснил порядок истребования выписок по счетам в банке и документов у контрагентов при проведении камеральных налоговых проверок в организациях. На основании п. 2 ст. 86 НК РФ банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей) в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение пяти дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.

Данные документы, в частности, запрашиваются в случаях проведения мероприятий налогового контроля в отношении организации, открывшей в данном банке счет. Причем налоговый орган вправе затребовать у банка выписки по счетам конкретной компании за любой период, в том числе превышающий период, за который организацией представлена одна или несколько проверяемых налоговых деклараций (ст. 86 НК РФ).

Аналогичный подход применяется и при истребовании у контрагентов в рамках ст. 93.1 НК РФ документов, касающихся деятельности проверяемой компании. Таким образом, налоговый орган может запросить у контрагента документы по деятельности налогоплательщика за период, превышающий период, за который представлены декларации, находящиеся на камеральной проверке.

В заключение хотелось бы обратить внимание на одну из норм НК РФ, дающую возможность налогоплательщику при возникновении спора с налоговым органом обосновать и документально подтвердить свою позицию до момента вынесения решения руководителем налогового органа: налогоплательщику предоставлено право в течение 15 дней с момента получения акта налогового органа не только представить письменные возражения в случае несогласия с его выводами, но и передать в налоговый орган документы, подтверждающие их обоснованность.

В силу положений ст. 101 НК РФ все документы, полученные налоговым органом до момента вынесения решения, должны быть учтены его руководителем. Более того, НК РФ прямо предусмотрено: если налогоплательщиком представлены документы с нарушением сроков, то они должны быть учтены при вынесении решения как представленные в налоговый орган без нарушений, предусмотренных налоговым законодательством.

Фактически положения указанной нормы дают возможность представить в налоговый орган до момента принятия решения проверяющим любые документы, подтверждающие правильность осуществления налоговых расчетов, вне зависимости от того, исследовались они проверяющими в ходе проверки или не исследовались.

А. Михайлов,

ассистент Отдела инвестиционного аудита

ООО "Бейкер Тилли Русаудит"

"Финансовая газета", N 31, июль 2010 г.