Расчет отпускных в 2010 году (Т. Кац, "Бухгалтер-профессионал автосалона", N 6, июнь 2010 г.)

Расчет отпускных в 2010 году

Лето и начало осени - пора отпусков. Потому бухгалтеры, в том числе автотранспортных компаний, сталкиваются с расчетом отпускных практически ежедневно. Напомним основные принципы расчета отпускных пособий, а также поговорим о нюансах.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска следует рассчитывать путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней в месяце. Это число определено в размере 29,4.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - постановление N 922), средний дневной заработок рассчитывается путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Есть ряд спорных ситуаций, когда очень трудно определить, отработан ли месяц полностью. Допустим, за работу в праздничные дни 2 и 3 января водителю предоставляются другие два дня отдыха - например, 5 и 6 марта. Однако, несмотря на то что у нашего водителя в январе образовалась переработка, а в марте два дня не отработаны, нельзя сказать, что январь и март не отработаны полностью. Ведь для месяца, в котором есть переработка, отдельный механизм расчета не установлен, следовательно, он рассчитывается как месяц, отработанный полностью. Что касается марта, то предоставление выходных дней, положенных работнику, не считается освобождением его от работы, следовательно, исключать их из расчетного периода нет оснований.

А вот если водитель принят на работу 4 января, то, несмотря на то что он в январе отработал все рабочие дни, данный месяц для расчета среднего заработка для отпуска будет являться отработанным не полностью. Ведь для расчета отпускных берутся календарные дни, а официально работник отработал 27 календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Еще один нюанс касается организаций с суммированным учетом рабочего времени. Водитель такой организации в январе по графику отработал 103 часа, а в феврале - 117. Поскольку статья 104 ТК РФ допускает при суммированном рабочем дне несоблюдение еженедельной нормы продолжительности рабочего времени, оба эти месяца являются для расчета отпускных отработанными полностью.

Приведем пример.

Пример

Работнику предоставлена часть отпуска - семь календарных дней с 27 июля (суббота) по 3 августа. В сентябре работник взял оставшуюся часть отпуска.

Несмотря на то что работник отработал в июле положенный ему 21 рабочий день, для расчета отпускных данный месяц является отработанным не полностью. Ведь в нем есть два дня (27 и 28 июля - выходные дни), за которые работнику посчитан средний заработок. А они в соответствии с подпунктом "а" пункта 5 постановления N 922 из расчетного периода исключаются.

Месяц отработан не полностью

Если месяц отработан не полностью, то количество календарных дней в нем рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Хотя, казалось бы, определение порядка расчета дано исчерпывающее, и здесь бывают интересные ситуации.

Допустим, водителю был предоставлен отпуск с 1 по 30 мая. То есть в него не вошло три календарных дня. Это 31 мая, а также два нерабочих праздничных дня - 1 Мая и 9 Мая. Как известно, нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Если же потом май попадет в расчетный период для очередного отпуска, то число дней, включаемых в расчетный период, составит 2,85 дня (29,4 : 31 х 3).

Рассмотрим еще пару интересных примеров.

Пример

Работник с 1 по 18 апреля был нетрудоспособен, 19 и 20 апреля у него были выходные дни, а с 21 апреля он взял 14 календарных дней в счет ежегодного очередного отпуска. Затем, в августе того же года он ушел в отпуск на оставшиеся 14 дней. При расчете второй части отпуска апрель попал в расчетный период.

Поскольку 19 и 20 апреля не отнесены к периодам, которые исключаются из расчета среднего заработка, число календарных дней в апреле составит 1,9 дня (29,4 : 30 х 2). При этом никакие суммы заработка за этот период в расчет средней заработной платы не попадут.

Пример

Работник находился в командировке с 21 по 27 февраля. Остальные дни в феврале были отработаны согласно графику работы.

Число календарных дней, которые приходятся на этот период, составляет 22,3 дня (29,4 : 29 х 22).

Тот факт, что на период командировки пришелся нерабочий праздничный день, в данном случае роли не играет. Ведь из расчета исключается именно период нахождения в командировке, а не рабочие дни.

А вот еще один интересный пример, который, безусловно, вызовет у нашего водителя возмущение.

Пример

Водитель работает по следующему установленному для него распорядку. В понедельник он готовит машину в рейс, загружает товар, оформляет документы. Со вторника по пятницу он уезжает в командировку - развозит товар по городам. В субботу и воскресенье он отдыхает, а с понедельника начинается все с начала.

Если следовать порядку расчета среднего заработка для отпуска, то получается, что из каждой отработанной недели в расчет будет включаться заработок только за один день (понедельник), а вот дней в расчет из каждой недели попадает целых три. Ведь из семи календарных дней, приходящихся на отработанное время, следует исключить только четыре дня командировки. Оснований для того, чтобы исключать еще и выходные дни, у нас нет.

Кстати, прежний способ расчета с применением коэффициента 1,4 делал расчет отпускных в данной ситуации более справедливым (постановление Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Однако в настоящее время постановление N 213 отменено.

Суммированный учет

Порядок расчета среднего заработка для оплаты отпуска работников с суммированным учетом рабочего времени установлен пунктом 10 постановления N 922.

Пример

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Оплата производится по часовой тарифной ставке. Режим работы - 15 дней работы и 15 дней отдыха. Работник в апреле болел с 11-го по 20-е.

Поскольку пункт 5 постановления N 922 не требует исключать из расчетного периода время отдыха, то из этого следует, что если при таком графике работы в табеле присутствуют только рабочие дни, а также выходные и праздничные дни, то месяц считается отработанным полностью и в расчет берется начисленный за этот месяц заработок и среднемесячное число календарных дней (29,4).

Что касается апреля, то в расчет берется начисленная за апрель заработная плата, а количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце, составит 19,6 дня (29,4 : 30 х 20). При этом не имеет значения, на рабочие или выходные дни пришлось время болезни.

Пятидневка и шестидневка

Сейчас вовсе не важно, сколько дней длится рабочая неделя, это на механизм расчета среднего заработка за время отпуска не влияет.

Пример

Допустим, водитель с окладом 10 000 руб. был принят на работу 11 февраля с шестидневным графиком работы.

19 мая он был переведен на должность старшего водителя с окладом 11 000 руб. на пятидневную рабочую неделю.

В марте болел с 17-го по 19-е, также болел 20-29 июня.

С 1 сентября водитель берет очередной отпуск на 28 календарных дней.

За расчетный период сумма заработка составила 65 866,67 руб. (6666, 67 руб. + 8800 руб. + 10 000 руб. + 10 700 руб. + 7700 руб. + 11 000 руб. + 11 000 руб.).

Количество календарных дней, приходящихся на отработанный период, составило 183,01 дня (19,26 + 26,55 + 29,4 + 29,4 + 19,6 + 29,4 + 29,4).

Отпускные водитель должен получить в размере 10 077,41 руб. (65 866,67 руб. : 183,01 дн. х 28 дн.).

Внутреннее совместительство

В соответствии с пунктом 19 постановления N 922 лицам, работающим на условиях совместительства, средний заработок определяется в общем порядке.

Делать ли отдельные расчеты или общий расчет зависит от того, совпадает ли у работника по основной работе и по работе по совместительству время, которое в соответствии с пунктом 5 постановления N 922 исключается из расчета среднего заработка.

Если работник болел, был в простое или в отпуске и пропускал одновременно как основную работу, так и работу по совместительству, то можно сделать общий расчет.

Если работник был вызван в военкомат и отсутствовал по основной работе, а на работу по совместительству в этот день успел выйти, то расчетный период по этим работам совпадать не будет, и придется делать два отдельных расчета.

Оплата отпусков, предоставляемых в рабочих днях

Отпуск в рабочих днях может представляться только работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, как правило, это так называемые "сезонные" работники (ст. 291 ТК РФ). Организации нанимают сезонную рабочую силу на особенно горячие периоды торговой деятельности. Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Пример

Оклад продавца, принятого на работу на два месяца - с 1 июня по 31 июля составляет 4000 руб.

В июне продавец отработал 26 дней, а в июле - 27. Общая сумма рабочих дней - 53. Общий заработок - 8000 руб.

Среднедневной заработок составляет 150,94 руб. (8000 руб. : 53 дн.), а сумма отпускных - 603,77 руб. (150,94 руб. х 4 дн.).

Кроме того, отпуска в рабочих днях до сих пор предоставляются за вредные условия труда (постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22 "Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день"). К примеру, врач станции скорой и неотложной медицинской помощи имеет право на дополнительный отпуск 12 рабочих дней при шестидневной рабочей неделе. Правда, чаще всего работодатели этот отпуск рассчитывают в календарных днях, предоставляя работнику вместо 12 рабочих 14 календарных дней отпуска. Рассмотрим на примере, сколько переплачивает работодатель.

Пример

Врачу станции скорой и неотложной помощи предоставлен дополнительный отпуск за тяжелые условия труда с 1 июля на 12 рабочих дней. В расчетном периоде он был на больничном с 1 по 10 мая. Заработная плата за расчетный период без учета выплат по больничному листу составила 95 000 руб.

В июле прошлого года врач отработал 23 дня, в августе прошлого года - 23 дня, сентябре - 26, октябре - 25, ноябре - 18, декабре - 26, январе нынешнего года - 26, феврале - 27, марте - 25, апреле - 27, мае - 25, июне - 25, общая сумма рабочих дней составит 296 дней.

Среднедневной заработок равен 320,95 руб. (95 000 руб. : 296 дн.).

Общая сумма отпускных за 12 рабочих дней составит 3851,4 руб. (12 дн. х 320,95 руб.).

Теперь рассчитаем тот же отпуск за 14 календарных дней.

Общее число календарных дней составляет 343,32 дня (29,4 х 11 + 29,4 : 31 х 21) Среднедневной заработок составляет 276,71 руб., а общая сумма отпускных составит 3873,94 руб.

Как видим, работодатель немного переплачивает врачу, делая расчет в календарных днях.

Неполная рабочая неделя

Статья 93 ТК РФ допускает по соглашению между работником и работодателем устанавливать как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю с оплатой труда пропорционально отработанному работником времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

При этом работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. То есть работнику с неполной рабочей неделей полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Пример

Уборщице автосалона при режиме работы один час в день установлен оклад 6000 руб. в месяц. Расчетный период - 12 месяцев ею отработан полностью.

Уборщице будет начислено 5710,43 руб. отпускных (72 000 руб. : 12 мес. : 29,4 х 28 дн.).

Не повлияет на продолжительность отпуска и режим работы при неполной рабочей неделе. Однако размер отпускных у работников станет меньше. Поясним почему. Пункт 5 постановления N 922 не требует исключать из расчетного периода время отдыха. Если при таком графике работы в табеле присутствуют только рабочие дни, а также выходные и праздничные дни, то месяц считается отработанным полностью, и в расчет берется начисленный за этот месяц заработок и среднемесячное число календарных дней (29,4).

Пример

С 1 марта 2009 года работнику установлен режим неполного рабочего времени с графиком работы понедельник, среда, пятница по восемь часов в день.

Его оклад составляет 10 000 руб. за полный отработанный месяц.

С 1 сентября 2009 года он убывает в отпуск на 28 календарных дней.

Все месяцы отработаны в соответствии с утвержденным графиком.

Сумма заработка за расчетный период с августа 2008 года по июль 2009 года составит 95 003,57 руб. (с сентября по февраль - 60 000 руб., март - 5789,47 руб., апрель - 5714,29 руб., май - 5909,09 руб., июнь - 5789,47 руб., июль - 5714,29 руб., август - 6086,96 руб.)

Отпускные составят 7539,97 руб. (95 003,57 руб. : 12 мес. : 29,4 х 28 дн.). Если бы режим неполного рабочего времени не вводился, то отпускные составили бы 9523,81 руб.

Правда, существует хитрость: сделать так, чтобы на размер отпускных режим неполного рабочего времени не влиял. Для этого можно воспользоваться правом работодателя на установление в локальном нормативном документе или в коллективном договоре иного расчетного периода для расчета среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

Статья 139 ТК РФ не детализирует этот период, оговаривая лишь одно условие: это не должно ухудшать положение работника. Поэтому ничто не мешает в данном случае оставить 12-месячный расчетный период, оговорив при этом, что время работы в режиме неполного рабочего времени в расчетный период не включается.

Компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Причем такая компенсация полагается даже работнику, не прошедшему испытательный срок или уволенному за прогул.

Что важно - компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается также работникам, которые увольняются из организации в порядке перевода по основанию, предусмотренному пунктом 5 статьи 77 ТК РФ.

Продолжительность отпуска, за который выплачивается денежная компенсация, определяется согласно пункту 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. N 169 (далее - Правила).

При определении количества дней отпуска, за которые необходимо выплатить работнику компенсацию при увольнении, необходимо учитывать, что если работник отработал менее половины месяца, то указанное время исключается из подсчета, а если отработана половина или более половины месяца, то указанный период округляется до полного месяца (п. 28 Правил).

Пример

Водитель проработал на предприятии с 15 августа 2009 года по 17 августа 2010 года. За период работы брал отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам шесть раз, что в сумме составило 66 календарных дней. Рассчитаем компенсацию.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время фактической работы за минусом времени предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ).

Поскольку общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы превысила этот предел, то из общего стажа, который составляет 12 месяцев 3 дня, следует исключить все 66 календарных дней.

В результате стаж, дающий право на отпуск, составит 9 месяцев 29 дней.

Поскольку в нашем случае количество отработанных дней составляет более половины месяца, то компенсацию следует выплатить за 10 месяцев.

Если, к примеру, продолжительность отпуска установлена для увольняемого работника 28 календарных дней, то компенсацию следует выплатить за 23,33 календарных дня (28 дн. : 12 мес. х 10 мес.).

Федеральная служба по труду и занятости письмом от 26 июля 2006 г. N 1133-6 разъяснила, что округление полученного результата до целого числа календарных дней не требуется.

Если бы работник проработал не 10 месяцев, а 11, то ему следовало бы предоставить компенсацию за 28 дней отпуска.

Дело в том, что в соответствии с пунктом 28 Правил, увольняемые по каким бы то ни было причинам работники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.

Несмотря на то что Трудовой кодекс РФ запрещает не отпускать сотрудника в отпуск два и более года подряд, даже с согласия работника тем не менее еще нередки случаи, когда такое происходит.

Однако это является нарушением трудового законодательства, а не налогового. Следовательно, организацию за это будут наказывать по статье 5.27 КоАП РФ. Что же касается налогообложения этой выплаты, то, поскольку организация обязана выплатить работнику, который увольняется, компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ), всю сумму такой компенсации можно включить в состав расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 20 мая 2005 г. N 03-03-01-02/2/90).

Что же касается выплаты денежной компенсации без увольнения, то статья 126 ТК РФ разрешает работнику заменить ею только часть каждого отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Т. Кац,

эксперт журнала

"Бухгалтер-профессионал автосалона", N 6, июнь 2010 г.