Вопрос: Нужно ли распечатывать на бумажные носители индивидуальные карточки ЕСН и формы НДФЛ-1 на каждого сотрудника? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 6, июнь 2010 г.)

Нужно ли распечатывать на бумажные носители индивидуальные карточки ЕСН и формы НДФЛ-1 на каждого сотрудника?

Налогоплательщики обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм единого социального налога, относящегося к ним, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты (п. 4 ст. 243 НК РФ). Для этого МНС России приказом от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443 утвердило форму индивидуальной карточки учета названных сумм и порядок ее заполнения.

В НК РФ и приказе МНС России N САЭ-3-05/443 установлена обязанность налогоплательщика вести индивидуальную карточку ЕСН по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты по трудовому, гражданско-правовому и авторскому договорам. Но данные документы не содержат указаний, в какой форме - на бумажном носителе или в электронном виде - нужно вести и хранить эту карточку. Есть только упоминание в приказе N САЭ-3-05/443, что сводные индивидуальные карточки по совокупности работников рекомендуется вести в электронном виде в целях исключения ошибок при заполнении расчетов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

Аналогичная ситуация складывается относительно формы 1-НДФЛ.

На основании п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты по НДФЛ ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде. Форма 1-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Этими документами установлена обязанность налогового агента заполнять форму 1-НДФЛ и иметь ее в наличии. Ни НК РФ, ни приказ МНС России N БГ-3-04/583 не запрещают вести эти формы в электронном виде. Не запрещает этого и Минфин России. Например, в письме от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206 говорится: "Поскольку в НК РФ не содержится указания на форму ведения и хранения налоговых карточек 1-НДФЛ, обязательную для налоговых агентов, организация вправе вести и хранить налоговые карточки в электронном виде".

Таким образом, индивидуальные карточки ЕСН и формы НДФЛ-1 налогоплательщик может вести как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Обязанность распечатывать карточки на каждого сотрудника и предоставлять их вместе с электронным носителем законодательством не предусмотрена.

С. Носенкова,

"ЭЖ"

1 июня 2010 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 6, июнь 2010 г.