Вопрос: Наши сотрудники выезжают в командировки: - где находится лишь объект недвижимости нашей организации, но не оборудованы рабочие места; - на встречу с контрагентом, проходящую в городе, в котором нет подразделений ни нашей организации, ни контрагента; - для технического обслуживания оборудования контрагента в других местностях, в которых имеются незарегистрированные обособленные места заказчика. Как быть, если в командировочном удостоверении отправленного в командировку сотрудника нет возможности поставить отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии из них? Можно ли в подобных случаях подтвердить сроки и местонахождение в командировке... ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 8, август 2010 г.)

Наши сотрудники выезжают в командировки:

- где находится лишь объект недвижимости нашей организации, но не оборудованы рабочие места;

- на встречу с контрагентом, проходящую в городе, в котором нет подразделений ни нашей организации, ни контрагента;

- для технического обслуживания оборудования контрагента в других местностях, в которых имеются незарегистрированные обособленные места заказчика.

Как быть, если в командировочном удостоверении отправленного в командировку сотрудника нет возможности поставить отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии из них? Можно ли в подобных случаях подтвердить сроки и местонахождение в командировке другими документами, и учесть командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль?

Указанные выше ситуации объединяются отсутствием возможности проставления в командировочном удостоверении отметок о прибытии командированного в пункт назначения и выбытии из него в связи с отсутствием в пункте назначения:

- лица, уполномоченного ставить данные отметки;

- печати сторонней организации в случаях, когда сотрудник направлен на встречу с контрагентом либо для техобслуживания оборудования контрагента.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих учитываются расходы на командировки, в частности:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- оплату найма жилого помещения;

- суточные.

При этом нужно обратить внимание на применение п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которому затраты считаются документально подтвержденными, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) (далее - Положение) на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10 *(2)), подтверждающее срок пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командирования и выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, подобные отметки в командировочном удостоверении делаются в каждой такой организации.

В анализируемых ситуациях в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Подобные случаи не рассмотрены в Положении, а также иных нормативных документах. Интересны письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, в которых сказано, что в случаях командировок по территории РФ и в определенные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "Прибыл/Убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо.

В рассматриваемом вопросе как раз есть подобная ситуация - сотрудник выезжает в командировку на встречу с контрагентом, проходящую в городе, в котором нет подразделений организаций - договаривающихся сторон. Так как здесь местом командирования работника не является юридическое лицо, в соответствии с этими письмами реквизиты "Прибыл/Убыл" в командировочном удостоверении не заполняются.

Приведенный в названных письмах подход, по существу, подтверждает то, что проставление отметок в командировочном удостоверении не имеет смысла, если по объективным причинам такой возможности нет. Поэтому позиция финансистов по аналогии может быть применена и к остальным рассмотренным в вопросе случаям, когда отсутствие рабочих мест в пунктах командирования не дает возможности проставить отметки в командировочном удостоверении.

Примечание. Организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Это может быть приказ (распоряжение) и (или) командировочное удостоверение. Составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности не обязательно.

Дополнительно к вышесказанному отметим, что факт обоснованного отсутствия отметок в командировочном удостоверении не выглядит столь значимым на фоне того, что суды (а иногда и финансисты в официальных разъяснениях) говорят о необязательности самого командировочного удостоверения для учета командировочных расходов - при наличии иных документов. Например, Минфин в Письме от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 разъяснил, что организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения, так как параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности не обязательно.

Напомним: п. 1 ст. 252 НК РФ предусматривает, что расходы могут быть подтверждены документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами).

Из данной нормы следует, что в случае непроставления в командировочном удостоверении отметок о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма N Т-10а);

- проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Таким образом, при отсутствии в командировочном удостоверении отметок, но при наличии вышеуказанных документов командировочные расходы могут быть учтены на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

В.В. Никитин,

эксперт журнала "Налог на прибыль:

учет доходов и расходов"

1 августа 2010 г.

"Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 8, август 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.