Сканировать и контролировать (С. Ивашенцева, "Расчет", N 8, август 2010 г.)

Сканировать и контролировать

На что только не приходится идти работодателям, чтобы дисциплинировать своих сотрудников! Как учитывают опоздания и затянувшиеся обеды и как эти новшества сказываются на работе бухгалтера, выяснила корреспондент журнала "Расчет" Светлана Ивашенцева.

Статистика неумолимо свидетельствует о том, что 30-50 процентов рабочего времени персонал тратит не на прямые обязанности, а на посторонние дела. Сюда входят опоздания по утрам, уход с работы раньше времени, затянувшиеся обеды, чаепития и перекуры. Что же делать? Можно установить электронную пропускную систему на входе. Как только сотрудник прикладывает пропуск, сразу же фиксируется время его прихода или ухода. Как все это происходит на практике? Необходимо выбрать ту систему электронного учета, которая подходит непосредственно компании. Как правило, описания даны на сайте производителя. Некоторые готовы прислать своего специалиста непосредственно в офис потенциального заказчика и подробно рассказать о своей продукции. Системы фиксирования рабочего времени бывают разные. Например, существует контроль персонала, который работает с отпечатками пальцев сотрудников. Он включает в себя сканер, к которому работник (приходя в офис и уходя из него) прикладывает палец. Сканер, в свою очередь, соединен с компьютером, куда тут же заносятся данные - кто пришел и во сколько. Данный вариант подходит для небольших компаний, численностью до 50 человек. Он прост и удобен, потому что к нему не требуется устанавливать специальное оборудование или постоянно обновлять программное обеспечение. Учет времени в такой системе формируется в отчеты и табели, данные экспортируются непосредственно в программу, с которой работает бухгалтер. Стоит такая система от 18 000 до 25 000 рублей.

24 часа в сутки

Есть и более сложные системы контроля, они нужны для предприятий численностью от 60 человек и более, a также там, где работа не затихает 24 часа в сутки. В этом случае при входе устанавливается турникет, считыватели магнитных карт и "контролер турникета". В компьютер загружают ПО - обычно это несколько программ, такие как "Персонал", "Учет рабочего времени" и бухгалтерская программа, чтобы данные тут же передавались специалисту учета. Сама система проста: работник подносит карточку к считывателю и только после этого может пройти через пропускник, при этом сохраняется время прихода и ухода. Программное обеспечение поддерживает сменные графики, скользящие и даже индивидуальные, учитываются часы сверхурочной работы. В программу можно вводить данные о больничных, оправдательные документы, причем делать это на месте, непосредственно на посту охраны, если таковой имеется. При этом табель учета рабочего времени формируется автоматически, а сведения из него вносятся в бухгалтерскую программу.

Стоит такая система дороже - от 56 000 до 140 000 рублей. Цена зависит от того, сколько человек в компании придется обслуживать, нужны ли видеокамеры; некоторые помимо устройства для считывания карточек имеют еще и сканер для того, чтобы пропускать людей по отпечаткам пальцев, ведь пропуск можно оставить по неосмотрительности дома. Система контроля бывает необходима для одного-единственного входа в помещение, а может - для нескольких входных дверей. В этом случае все турникеты соединяются с одним компьютером. Это очень удобно - обобщенные данные можно включить в одну таблицу.

Установка турникетов, сканеров и всего, что с ними связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно.

Примечание. Установка турникетов, сканеров и всего, что с ними связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно, обучение также включено в стоимость продукта.

Подобные системы не требуют особого обслуживания, но время от времени необходимо обновление программ, когда производитель выпускает новые версии софта. Часть компаний предлагает страховку к своим "контролерам". Страховка обходится обычно в 10 процентов от стоимости системы, зато можно вызывать техническую поддержку в любое время и по любому вопросу. При этом на "контролеры" дается гарантия от 1 года до 2 лет.

Примечание. С чего все начиналось

Раньше бланки пропусков заказывали в типографиях, заполняли от руки, и точно так же - от руки - велся их учет. Их предъявляли на пропускных пунктах при входе, охрана сверялась с записями и пропускала работника на территорию предприятия. На смену бумажным пропускам пришли стикл-карты, имеющие жесткую основу и нанесенную на нее самоклеящуюся пленку с напечатанными на ней данными. Следующим этапом явилось появление самых простых магнитных пропусков, которые начали повсеместно появляться в организациях во второй половине девяностых годов прошлого века и на сегодняшний день являются, пожалуй, самым распространенным видом пропуска. А вот первые турникеты появились в начале XX века в Америке. В 1916 году они были установлены в одном из магазинов самообслуживания Кларенса Сондерса. В Московском метрополитене первые турникеты появились в 1935 году, всего на двух станциях, в качестве эксперимента. И только с 1958 года такие аппараты стали устанавливаться повсеместно. Выглядели они точно так же, как и большинство тех, что используются сегодня.

Быстро и удобно

А что же бухгалтер? Ведь с вводом "контролеров учета времени" работы у него прибавляется. Как сказано выше, практически все терминалы передают данные в бухгалтерскую систему предприятия. Причем некоторые могут фиксировать не просто время прихода и ухода, а количество отработанных часов, недостачу их за день, неделю и месяц. Остается только рассчитать зарплату, исходя из уже имеющихся данных. На компьютер бухгалтера также можно установить специальную программу учета рабочего времени, которая стоит от 2000 до 3000 рублей, и тогда работать "с часами" и пропусками будет еще проще.

Рассказывает Елена Ушакова, главный бухгалтер туроператорской компании: "Когда в нашей далеко не маленькой организации установили еще и "контроль учета рабочего времени", я испугалась, что теперь у всех у нас прибавится работы. А мне, главному бухгалтеру, необходимо будет присматривать за этим процессом, а то и вовсе брать его на себя. Но все оказалось гораздо проще. Один из компьютеров в бухгалтерии соединен с терминалом охраны, так что у нас четко фиксируется время прихода и ухода всех сотрудников, а также время обеда и перекуров - курящим людям приходится проходить через терминал, так как в здании курить запрещено. Все данные заносятся в специальную программу, в отведенную для этой цели таблицу. В нашей компании работает около 90 человек, и на обработку данных о количестве часов, отработанных одним сотрудником, уходит где-то час в месяц, и для этой цели нам пришлось взять нового человека в бухгалтерию. Но никакие специальные знания и навыки для работы с этими программами не нужны, и это большой плюс". Как видим, работы у бухгалтера прибавляется, но благодаря современным программам выполнять ее можно и быстро, и с минимальными затратами времени. Для тех, кто не доверяет магнитным картам и программам, придуман более простой способ фиксировать рабочее время сотрудников, а именно: по факту включения сотрудниками своих компьютеров вносится запись в соответствующую программу. Но этот способ таит в себе небольшую проблему - сотрудники могут сговориться друг с другом, чтобы кто-то один включал по утрам их "машины".

С. Ивашенцева,

корреспондент журнала "Расчет"

"Расчет", N 8, август 2010 г.