Владение информацией - важный показатель эффективности управления (В. Алеев, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2010 г.)

Владение информацией - важный показатель эффективности управления

Специальная процедура комплексной проверки деятельности компании, получившая в мировой практике название Due diligence, применяется сегодня во многих компаниях при планировании инвестиций. Собственники, которые намерены в скором времени выгодно продать свой бизнес, используют Due diligence в качестве своего рода заключения репутационного аудита. При проведении Due diligence внедрение систем управления корпоративным контентом и электронных архивов играет ключевую роль в принятии тактических и стратегических решений. Due diligence переводится с английского языка как "проверка добросовестности" и представляет собой процедуру тщательного исследования бизнеса. В зависимости от целей проведения этот анализ может состоять из ревизии финансового положения компании, оценки налогового бремени и налоговых рисков, проверки чистоты собственности, обременении активов, наличия исковых претензий и требований. Изучаются также трудовые отношения, ситуация с интеллектуальной собственностью, экологической нагрузкой и т.д.

Таким образом, при проведении Due diligence аудиторы исследуют отношения и взаимосвязи внутри компании, а также ее положение и функционирование во внешней среде. Заказчиками "проверок добросовестности" выступают как инвесторы и покупатели, так и сами собственники, которые намерены продать свои активы. Одни хотят получить предельно объективную оценку потенциального объекта инвестирования, а другие - увеличить привлекательность своего бизнеса.

К сожалению, аудиторы при проведении процедуры Due diligence, равно как и представители компаний, решившие привлечь инвесторов к своим активам, сталкиваются с невысоким уровнем сбора, учета и хранения информации в организациях. Компании не могут предоставить сведения подчас не потому, что не хотят их раскрывать, а из-за того, что данные не систематизированы, а в документационном обеспечении их деятельности отсутствует элементарный порядок. И если документы, которые компания обязана передать в контролирующие органы в соответствии, например, с Налоговым кодексом Российской Федерации, сгруппированы, то полноценный доступ к сведениям о продукции, проектах, затратах может стать непреодолимой проблемой. Между тем "порядок в делах", владение информацией - один из показателей эффективности управления.

Несмотря на то что российским законодательством предусмотрено официальное раскрытие информации, нормативно регламентируется лишь публичный доступ к ее малой доле, которая, как правило, представляет собой отчетные итоги деятельности компании и не передает динамику как ее развития в целом, так и актуальных процессов.

Технологией для привлечения покупателей или инвесторов является создание так называемой Data room, или "Комнаты данных", где собрана, систематизирована и хранится информация с целью обеспечить к ней доступ во время экспертизы компании. Сложность, о которой говорят аудиторы или специалисты, создающие "Комнаты данных", связана с отнесением предмета анализа к тому или иному тематическому блоку. Например, недвижимое имущество компании, из-за которого возникло судебное разбирательство, может быть отнесено и к блоку "Имущество", и к блоку "Судебные споры". Информация о недвижимости также должна быть включена в секцию "Обязательства".

В процессе формирования "Комнаты данных", как реальной, так и виртуальной, важно упорядочить всю документацию компании и хранить ее в структурированном, систематизированном и многомерном информационном ресурсе. Такая система позволит оптимизировать и упростить анализ хозяйственной, управленческой и иной деятельности компании, даст возможность продавцу-собственнику показать товар лицом, а покупателю сделать выводы о его реальной стоимости.

Если компания не позаботилась заранее о том, чтобы в процессе своей работы унифицировать блоки документов, и при этом ей необходимо заявить о себе на рынке, возникает потребность в очень существенных затратах, связанных с созданием инфраструктуры или оплатой аутсорсинговых услуг.

Как правило, документация систематизируется согласно утвержденной в компании номенклатуре. Но если информацию о компании предстоит раскрывать аудитору, покупателю или аудитору от потенциального покупателя, придется создавать систему документальных фондов, базу со сложными взаимосвязями, но удобную для пользователя.

С инфраструктурной точки зрения формирование электронной "Комнаты данных" разумно отдать аутсорсеру. Но в процессе создания полноценного систематизированного информационного ресурса обязательно должен принимать участие собственник. В результате в отличие от инфраструктурного решения получится продукт взаимодействия трех сторон - компании (собственника), штатного аудитора этой компании, знающего ее и все-таки оценивающего со стороны, и специализированной организации - профессионального консалтера, который сможет подготовить ресурс.

Процедура создания такой базы может состоять из нескольких этапов.

Во-первых, необходимо проанализировать документационные фонды, подключив к этому процессу аудитора. При анализе должна быть определена актуальность размещения тех или иных данных, а также созданы модели взаимосвязей документов по тематическим блокам. Эти сектора будут наиболее полно представлять направления "проверки добросовестности" компании - от юридического и финансового до экологического, технологического и внутрикорпоративного.

Второй этап - это собственно создание электронного информационного ресурса и системы управления им. В формировании электронной базы документ играет едва ли не главную роль. Во многих компаниях входящие, исходящие и внутренние потоки документов, которые фиксируют взаимоотношения между их подразделениями и партнерами, бумаги платежных операций, приказы, инструкции и т.д., циркулируют на бумаге. Одновременно с бумажными компания в своей работе пользуется документами, которые изначально существуют в электронном виде. Систематизировать, унифицировать и выстроить управляемую систему этими документами можно, использовав единую методологию, которая состоит из процедур перевода документов в электронный вид, хранения и управления информацией. Преобразование документов в электронный вид осуществляются с помощью современных технологий промышленного сканирования. После оцифровки документации осуществляются ее конвейерная обработка, индексация и структурирование в соответствии с разработанной совместно с аудитором моделью взаимосвязей документов.

Современные системы электронных архивов способны формировать из документов разной технической природы тематические блоки, например "прикреплять" к протоколу совещания в виде электронного образа документа видеофайл.

Основой для проведения сложных процедур Due diligence служит информация. От того, насколько она будет актуальной, полной и систематизированной зависят успех проведения экспертиз и приобретение дополнительных репутационных преимуществ.

В. Алеев,

заместитель руководителя Департамента продвижения

решений и продуктов Корпорация ЭЛАР

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2010 г.