Вход
Замена отпуска денежной компенсацией (Н.Н. Булыга, "Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)
-
Замена отпуска денежной компенсацией (Н.Н. Булыга, "Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)
-
Случаи и основания компенсации отпуска
-
Рассчитываем дни, за которые положена компенсация
-
Какие документы необходимо оформить?
Замена отпуска денежной компенсацией
Вопросы о возможности и порядке компенсации ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков регулярно возникают и у работников кадровых служб, и у бухгалтеров. При увольнении работников основным моментом является определение количества дней, за которые положена компенсация. Кроме того, работников во время работы интересует предоставление компенсации за неиспользованные отпуска за два года и более. В каких случаях возможно компенсировать отпуск, как рассчитать дни, за которые положена компенсация, и какие документы необходимо оформить, расскажем в статье.
Случаи и основания компенсации отпуска
Наиболее частым случаем замены отпуска денежной компенсацией является увольнение работника. При этом ему должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Напомним, согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Однако если в нарушение данного положения работник не был в отпуске более чем два года, то компенсируются отпуска за все года. Расчет производится исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Порядок исчисления среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск изложен в ст. 139 ТК РФ.
Если у работника перед увольнением имеется неиспользованный отпуск и работодатель не желает его компенсировать, возможно предоставление данного отпуска с последующим увольнением. Однако формулировка ч. 2 ст. 127 ТК РФ говорит о том, что предоставление отпуска с последующим увольнением осуществляется на основании письменного заявления работника и с согласия работодателя. Поэтому если работник не желает брать отпуск с последующим увольнением, то при увольнении ему выплачивается компенсация. Аналогично следует поступить и в том случае, если работник заявил о желании использовать отпуск с последующим увольнением, но работодатель не желает предоставлять ему данный отпуск.
Обратите внимание! При увольнении работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены такому работнику с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия) (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
Часто встречаются случаи, когда работники не желают уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск и просят компенсировать его деньгами еще во время работы в организации. Рассмотрим, возможно ли такое.
В соответствии со ст. 115 и 122 ТК РФ основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней и должен предоставляться работнику ежегодно. По письменному заявлению работника денежной компенсацией может быть заменена часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Иногда ошибочно полагают, что если имеется два неиспользованных отпуска и более, то работнику необходимо отгулять один из них, а остальные можно компенсировать. Однако согласно ч. 2 ст. 126 ТК РФ при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. То есть можно заменить денежной компенсацией, например, дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, часть удлиненного оплачиваемого отпуска. Но замена отпуска компенсацией - право, а не обязанность работодателя. В связи с этим, например, преподаватели, имеющие удлиненный оплачиваемый отпуск, не вправе требовать замены части отпуска, превышающей 28 календарных дней, если работодатель не согласен на это.
Однако есть случаи, когда работодатель не вправе компенсировать отпуск работникам. В частности, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет.
Кроме названных категорий в указанной выше статье говорится и о том, что работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, нельзя компенсировать ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях, также за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Иногда бухгалтеры задают вопрос: нужно ли компенсировать неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск работникам, проработавшим в организации менее 6 месяцев? Данный вопрос возникает в связи с тем, что согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы появляется у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Вместе с тем Трудовым кодексом не установлено ограничений на предоставление отпуска до истечения указанного срока. Более того, по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Поэтому при увольнении работника, проработавшего менее 6 месяцев на предприятии, ему также необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный и дополнительные оплачиваемые отпуска пропорционально отработанному времени. Об этом же сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 944-6.
Рассчитываем дни, за которые положена компенсация
Количество дней отпуска, за которые работнику положена денежная компенсация, зависит от периода отработанного времени. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Кроме того, следует помнить о периодах времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. К ним относятся:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Обратите внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Поскольку ст. 127 ТК РФ не регламентирован порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск (или его дни) при увольнении в ситуации, когда рабочий год отработан не полностью, следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее - Правила) (с учетом действия норм ст. 423 ТК РФ).
Рабочий год, за который положен оплачиваемый отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней, - это промежуток времени со дня приема работника на работу и до дня в следующем году, предшествующего дате начала работы. Например, работник принят на работу 12.07.2009, соответственно, отпуск ему полагается за период с 12.07.2009 по 11.072010.
В соответствии с п. 35 Правил в ситуации, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. То есть если работник проработал 10 месяцев и 14 (или менее) дней, то указанное количество дней должно быть исключено из подсчета, а компенсация будет рассчитываться только за 10 месяцев работы. В случае же, когда работник проработал 10 месяцев и 15 (или более) дней, компенсация должна рассчитываться за 11 месяцев. Об этом же сказано в Письме Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1.
За каждый отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (из расчета 28 дн. / 12 мес.). Согласно Письму Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17 при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника. Например, работодатель должен выплатить компенсацию работнику за неиспользованный отпуск продолжительностью 20,4 календарных дня, которые округляются до 21 календарного дня, а не до 20 календарных дней.
В соответствии со ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). При этом особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
Рассмотрим изложенное выше на примерах.
Пример 1
Работник принят на работу 12.07.2009, уволен 28.05.2010. Работнику полагается отпуск 28 календарных дней за каждый год работы. В течение указанного времени работы ему был предоставлен отпуск 14 календарных дней. Необходимо рассчитать количество дней отпуска, за которые работнику положена денежная компенсация.
Прежде всего следует определить, какое количество полных месяцев было отработано работником. Полным месяцем считаются 15 дней и более, отработанных работником в течение месяца. В приведенном примере за период с 12.07.2009 по 28.05.2010 работником было отработано полных 10 месяцев и 17 дней. Поскольку 17 дней округляются до полного месяца, считаем, что за указанный период работник отработал полных 11 месяцев.
При отпуске 28 календарных дней за каждый месяц работы работнику полагается 2,33 дня отпуска (из расчета 28 дн. / 12 мес.). В связи с этим количество положенных работнику дней отпуска за период с 12.07.2009 по 28.05.2010 составит 25,63 (2,33 дн./ мес. х 11 мес.).
Учитывая, что по заданным условиям работнику было уже предоставлено в этом периоде 14 календарных дней, компенсировать необходимо 11,63 дн. (25,63 - 14).
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1, изменив лишь дату увольнения работника на 24.05.2010.
В приведенном примере за период с 12.07.2009 по 24.05.2010 полных отработанных месяцев будет 10, а 13 дней будут исключены из подсчета. Тогда количество положенных работнику дней отпуска составит 23,3 (2,33 дн./ мес. х 10 мес.). Компенсировать работнику необходимо 9,3 дн. (23,3 - 14).
Возможны случаи, когда работник использовал отпуск, а уволился ранее окончания периода, за который этот отпуск был предоставлен. В этой ситуации с работника будет удерживаться сумма за дни отпуска, превысившие отработанный срок.
Пример 3
Работник принят на работу 12.07.2009, уволен 15.02.2010. При этом по истечении 6 месяцев работы ему был предоставлен полный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Количество полных месяцев, отработанных за указанный период времени, составляет 7 (4 дня исключаются из подсчета). За полных 7 месяцев работы работнику полагается 16,31 дн. (2,33 дн. / мес. х 7 мес). Количество дней отпуска, за которые работодатель должен удержать с работника начисленные последнему денежные средства, равно 11,69 (28 - 16,31).
Согласно ст. 121 ТК РФ время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Если время по уходу за ребенком исключается из подсчета при определении стажа работы, дающего право на основной оплачиваемый отпуск, то дни прогулов, отстранения от работы в случаях, предусмотренных в ст. 76 ТК РФ, и дни отсутствия на работе без уважительных причин в других случаях зачастую не исключаются из подсчета. Вместе с тем если количество пропущенных дней значительно, то исключение их из подсчета может существенно сдвинуть срок предоставления отпуска. Поэтому рекомендуем не пренебрегать данным правом. Приведем пример расчета для данной ситуации.
Пример 4
Работник был принят на работу 12.07.2009. Несколько раз за время работы в организации отсутствовал на работе без уважительных причин, а именно 08.09.2009, 27.12.2009. Кроме того, в связи с тем, что работник появился на работе в состоянии алкогольного опьянения, 14.03.2010 он был отстранен от работы в порядке, установленном ст. 76 ТК РФ. Впоследствии 15.03.2010 трудовой договор с ним был расторгнут. Необходимо рассчитать количество дней, за которые данному работнику нужно выплатить компенсацию, с учетом того, что в 2009 году ему было предоставлено 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска.
В данной ситуации имеется 8 полных отработанных месяцев и 4 дня. Согласно ст. 121 ТК РФ работодатель также вправе из этого стажа исключить дни прогулов и день отстранения от работы в соответствии со ст. 76 ТК РФ - таких дней по условию задачи 3. Соответственно, работнику полагается отпуск за 8 месяцев и 1 день. Поскольку 1 день исключается из подсчета, количество дней отпуска, положенных работнику, будет рассчитываться исходя из 8 месяцев и составит 18,64 (2,33 дн. / мес. х 8 мес). С учетом предоставленных 14 дней отпуска работодатель обязан компенсировать работнику 4,64 дн. (18,64 - 14).
Какие документы необходимо оформить?
Для начала рассмотрим документальное оформление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Первым в данном случае составляется приказ об увольнении по форме N Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Форма приказа приведена с учетом данных примера 1.
Унифицированная форма N Т-8
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301006 |
|-----------|
ФГУП "Рассвет" по ОКПО| |
--------------------------------------------------- \-----------/
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 34 | 28.05.2010 |
(распоряжение)\--------------------------------------/
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от "12" июля 2009 г. N 25,
--- -------- -- ------
уволить "28" мая 2010 г.
--- --------- ---
(ненужное зачеркнуть)
/-------------\
| Табельный |
| номер |
|-------------|
Прохоров Геннадий Викторович | 655 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
Производственный отдел
-------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
заместитель начальника
-------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации)
Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон
-------------------------------------------------------------------------
(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
-------------------------------------------------------------------------
Основание (документ,
номер, дата): Соглашение сторон от 20.05.2010
-----------------------------------------------------------
(заявление работника, служебная записка, медицинское
заключение и т.д.)
Руководитель организации директор Васин Васин О.М.
--------- --------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Прохоров "28" мая 2010 г.
-------------- -- ---------------- --
(личная подпись)
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от " " 20 г. N ) рассмотрено
--- --------- -- ---------
После этого главным бухгалтером составляется записка-расчет. Для бюджетных учреждений ее форма предусмотрена Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 30.12.2009).
Кроме того, необходимо сделать соответствующие отметки в графике отпусков и личной карточке работника (форма N Т-2).
Приведем выдержку из личной карточки формы N Т-2.
VIII. Отпуск
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
с | по | начала | окончания | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Ежегодный | 12.07.2009 | 11.07.2010 | 14 | 24.01.2010 | 06.02.2010 | Приказ N 3 от 16.01.2010 |
Ежегодный | 12.07.2009 | 28.05.2010 | 11.63 | Выплачена денежная компенсация | Записка-расчет 34-з от 28.05.2010 | |
В случае когда работник просит о замене части отпуска, превышающей 28 дней, денежной компенсацией и работодатель не против этого, работнику необходимо написать заявление, а работодателю - издать об этом приказ.
Приведем соответствующие образцы документов.
С заменой части отпуска, превышающей Директору
28 календарных дней, согласен ФГУП "Рассвет"
Васин О.М. (наименование организации)
12.04.2010 Васину О.М.
Заместитель начальника
производственного отдела
Прохоров Геннадий Викторович
(должность, ФИО сотрудника)
Заявление
В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации прошу
заменить мне часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной
компенсацией.
Прохоров / Прохоров
----------- ----------
" 11 " апреля 2010 г.
---- --------
ФГУП "Рассвет"
Приказ N 26
г. Санкт-Петербург 12.04.2010
О замене части отпуска
денежной компенсацией
В соответствии с ч. 1 ст. 126 ТК РФ
Приказываю:
Заменить Прохорову Геннадию Викторовичу, занимающему должность
заместителя начальника производственного отдела, часть отпуска,
превышающую 28 календарных дней и составляющую 3 календарных дня,
денежной компенсацией.
Основание: заявление Прохорова Г.В. от 11.04.2010.
Директор Васин Васин О.М.
С приказом ознакомлен Прохоров Прохоров Г.В.
12.04.2010
После этого в графике отпусков и в личной карточке формы N Т-2 также делаются соответствующие отметки. Приведем выдержку из личной карточки формы N Т-2.
VIII. Отпуск
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
с | по | начала | окончания | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Ежегодный | 12.07.2009 | 11.07.2010 | 28 | 14.01.2010 | 11.05.2010 | Приказ N 25 от 12.04.2010 |
Ежегодный | 12.07.2009 | 28.05.2010 | 3 | Выплачена денежная компенсация | Приказ N 26 от 12.04.2010 | |
Н.Н. Булыга,
эксперт журнала "Оплата труда в бюджетном учреждении:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"