Что должен знать о должностной инструкции работодатель? (Т.Ю. Комиссарова, "Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2010 г.)

Что должен знать о должностной инструкции работодатель?

В большинстве случаев работодатели подходят к должностной инструкции формально: либо скачивают из Интернета шаблон, не отражающий действительные трудовые обязанности, либо вовсе не имеют данного документа. Вспоминают про нее лишь тогда, когда кто-либо из сотрудников перестает справляться с работой. В статье расскажем, почему не стоит так пренебрежительно относится к должностной инструкции.

Должностные инструкции необходимы для найма персонала и управления им. В первую очередь они нужны для того, чтобы каждый сотрудник отчетливо представлял свое положение в компании, свои права, полномочия и должностные обязанности.

Трудовое законодательство, к сожалению, не дает определения должностной инструкции. Словари же определяют ее как документ, в котором кратко изложены требующиеся навыки, основные задачи и полномочия лица, занимающего какую-либо должность в организации.

Должностная инструкция относится к локальным нормативно-правовым актам работодателя и распространяет свое действие на ограниченный круг лиц. Разрабатывается, как правило, кадровым работником при непосредственном участии руководителей структурных подразделений. Наличие таких инструкций позволяет дать объективную оценку деятельности сотрудника, обосновать наложение взысканий за неисполнение трудовых обязанностей, а также исключить дублирование действий при выполнении отдельных видов работ.

Значение должностной инструкции

Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 указал, что должностная инструкция - это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Важно, чтобы она была оформлена документально. Должностная инструкция:

1. Поможет оценить результаты деятельности работника и принять верное решение (например, при проведении аттестации - перевести на другую должность, отправить на переподготовку, зачислить в резерв или вовсе уволить).

2. Устанавливает требования к кандидатам на определенную должность (необходимые профессионально-квалификационные качества, например, машинописная скорость или знание иностранного языка, и личностные качества, например, уровень образования, стаж работы). Это поможет правильно обосновать отказ в приеме на работу неподходящему кандидату.

3. Часто используется при разработке локальных актов по оплате труда. При этом учитываются такие содержащиеся в инструкции параметры, как квалификационный разряд, сложность работ, наличие материальной ответственности.

4. В некоторых случаях помогает обосновывать затраты на привлечение сторонних специалистов.

Кроме того, данный документ четко регламентирует права и обязанности работника. Напомним, что согласно ст. 21 ТК РФ работник должен:

- добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- соблюдать трудовую дисциплину;

- выполнять установленные нормы труда;

- соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

- бережно относиться к имуществу работодателя, третьих лиц, находящемуся у работодателя, и других работников;

- незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества.

Но это лишь обобщенный перечень. Реальный объем трудовых и должностных обязанностей прописывается в трудовом договоре и должностной инструкции.

Теперь обратимся к ст. 60 ТК РФ, в соответствии с которой запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Обычно работодатель не включает в трудовой договор непосредственные обязанности, которые составляют трудовую функцию, так как это значительно увеличивает объем договора и затрудняет его понимание работником. Поэтому именно в должностной инструкции подробно прописываются задачи, функции и действия, которые должен решать и совершать работник в процессе трудовой деятельности.

Иногда работники считают, что от них требуют больше, чем положено. Избежать подобных споров с работником, а впоследствии и с контролирующими органами, поможет как раз должностная инструкция.

Например, в настоящее время работодатели все чаще расторгают трудовой договор за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК РФ). И нередко работники обращаются в суд с требованием о восстановлении на работе, считая увольнение незаконным. Для успешного разрешения спора работодателю придется представить в суд должностную инструкцию, чтобы определить - входили те действия, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых уволили работника, в его обязанности или же нет. Если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факт ознакомления с ней работника, суд восстановит последнего в должности.

В качестве примера приведем кассационное определение судебной коллегии по гражданским делам Камчатского краевого суда по делу N 33-1232/2009. Рассмотрев дело по жалобам войсковых частей N 09856 и 20918 на решение Петропавловск-Камчатского городского суда о восстановлении на работе стрелка 179-й группы ВОХР Д.Н.А. и взыскании в ее пользу заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда, коллегия пришла к выводу об отсутствии оснований для отмены уже состоявшихся судебных актов. В ходе рассмотрения дела было установлено, что увольнение произведено с нарушением закона, поскольку войсковая часть привлекла стрелка к дисциплинарной ответственности за неисполнение обязанностей, которые на нее трудовым договором не возлагались.

Налоговые органы при контрольных мероприятиях иногда штрафуют организации за неправомерное уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в связи с оплатой услуг сторонних специалистов, считая, что в штате уже имеется необходимый работник. В таких случаях тоже поможет должностная инструкция, из которой будет видно, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного работника.

В качестве примера рассмотрим Постановление ФАС ВСО от 11.03.2008 N А33-10018/07-Ф02-747/08. ООО "Кирпичный завод "Стройтехснаб" обратилось в Арбитражный суд Красноярского края с заявлением к МИФНС о признании недействительным решения инспекции в части доначисления налога на прибыль, пеней за неуплату налога и штрафа. Решением суда от 26.10.2007 требования общества удовлетворены.

Как следует из материалов дела, налоговой инспекцией проведена выездная налоговая проверка общества по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах, по результатам которой составлен акт от 14.06.2007.

Решением от 13.07.2007 N 11-18/39 общество привлечено к налоговой ответственности, в том числе предусмотренной п. 1 ст. 122 НК РФ по налогу на прибыль. Кроме этого, данным решением обществу доначислен налог на прибыль и пени по нему.

Арбитражный суд, удовлетворяя требования общества в части налога на прибыль, исходил из того, что обществом правомерно уменьшена налоговая база по налогу на прибыль на расходы по гражданско-правовым договорам, заключенным с ИП Кожемякиным А.А., поскольку предмет исследованных договоров, заключенных с предпринимателем, не совпадает с должностными обязанностями главного механика Кожемякина А.А., в связи с чем доначисление обществу налога на прибыль, пени и применение налоговых санкций произведено налоговой инспекцией необоснованно.

Как установлено судом и подтверждается материалами дела, работы по гражданско-правовым договорам (договоры подряда, договоры на техническое обслуживание) выполнялись не самим Кожемякиным (индивидуальным предпринимателем и главным механиком общества в одном лице), а сотрудниками, состоящими в штате ИП Кожемякина А.А.

Должностной инструкцией главного механика общества установлено, что Кожемякин в качестве главного механика не выполняет ремонтные работы. Таким образом предмет договоров, заключенных между индивидуальным предпринимателем Кожемякиным и обществом, не совпадает с должностными обязанностями главного механика Кожемякина.

При таких обстоятельствах вывод суда о правомерности уменьшения обществом налоговой базы по налогу на прибыль на расходы по гражданско-правовым договорам, заключенным с индивидуальным предпринимателем Кожемякиным А.А., является законным, следовательно, доначисление обществу налога на прибыль необоснованно.

На основании изложенного у суда кассационной инстанции отсутствуют основания для удовлетворения доводов кассационной жалобы и отмены или изменения принятого по делу судебного акта.

В судебной практике значится немало дел, выигранных благодаря должностной инструкции, когда суд удовлетворял заявление о признании незаконным решения налогового органа о доначислении налога на прибыль, пеней и применении санкций. Аналогичная позиция изложена и в Постановлении ФАС УО от 18.06.2008 N Ф09-4346/08-С3.

Содержание инструкции

Разрабатывая должностную инструкцию, необходимо учитывать учредительные документы организации, в которых закреплены задачи и функции работника, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, а также нормативы трудозатрат на выполнение работы.

При определении содержания должностной инструкции нужно основываться на Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37. Данный справочник содержит квалификационные характеристики различных должностей, которые в силу его п. 5 включают три раздела:

1. "Должностные обязанности" - основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

2. "Должен знать" - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

3. "Требования к квалификации" - требования к уровню профессиональной подготовки работника, необходимому для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом РФ "Об образовании"*(1). Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (см. п. 2 Справочника).

Помните, что сведения Справочника постоянно обновляются, пополняются и изменяются. Например, для руководителей, специалистов и служащих в сфере здравоохранения Минздравсоцразвития Приказом от 06.11.2009 N 869 утвердило единый квалификационный справочник, а для руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования единый справочник утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 30.10.2009 N 858.

При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций. Выполнение сложных задач лучше закрепить за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

Как правило, должностная инструкция содержит следующие разделы:

Наименование раздела	Содержание
Общие положения	Имеет смысл указать точное наименование должности с целью определения роли этой должности в конкретных условиях деятельности компании, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Кроме этого, можно указать, какими нормативными актами должен руководствоваться работник помимо должностной инструкции, и его подчиненность. Нелишне описать порядок замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и т.п.)
Требования к квалификации	Описывается уровень образования, знаний, навыков и умений, соответствующих названной должности
Должностные обязанности	Подробно прописывается, что и как должен делать работник. Обязательно нужно определить содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника, и записать его конкретные обязанности, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. При этом лучше избегать расплывчатых фраз ("Должен способствовать развитию..." или "Прилагать все усилия для..."), так как измерить и проконтролировать, "способствовал" или нет, практически невозможно
Права работника	Содержит перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы. Грамотно составленный, данный раздел поможет в разрешении спорных вопросов во взаимоотношениях работников организации
Ответственность	Нужно предусмотреть ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В нем возможна такая фраза: "Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией"

Отметим, что не все работники трудятся на основании должностной инструкции. Например, для государственных служащих предусмотрены должностные регламенты, так как ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" гласит: профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.

Инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Положения нужно формулировать кратко и четко: чем длиннее фраза, тем больше вероятность появления в ней двусмысленности или противоречий.

При составлении текста инструкции следует избегать:

- расплывчатых формулировок задач и функций, которые трудно конкретизировать и понять;

- возложения одних и тех же задач, функций на разных работников;

- отсутствия координации деятельности подразделений (задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом);

- нерациональности в распределении функций (функции определены, но без учета реального объема работ, что приведет либо к перегрузке, либо к недозагруженности работника).

Составляем инструкцию

При оформлении должностной инструкции необходимо пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2) и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти*(3), поскольку она является локальным нормативным актом. Общего порядка составления должностной инструкции нет, но для облегчения этого процесса можно взять за основу порядки ее разработки, согласования и утверждения, разработанные и утвержденные федеральными органами власти (например, Приказ ФТС РФ от 11.08.2009 N 1458 "Об утверждении Положения о порядке разработке и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации").

Оптимально, если в организации есть положение о делопроизводстве, которое четко определит, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания инструкции, с кем она согласовывается, кем подписывается и утверждается. На практике мы рекомендуем после разработки должностной инструкции обязательно представить документ юристу для проверки на соответствие законодательству. Если в организации нет юридического отдела, это может сделать кадровик. Затем инструкция утверждается руководителем организации: издается приказ, а на самой инструкции ставится гриф "Утверждено" и подпись руководителя. Должностная инструкция вступает в силу после утверждения и действует до замены новой.

Не забудьте к должностной инструкции подготовить лист ознакомления, который составляется в свободной форме. Это важно, так как ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя до подписания трудового договора ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция как раз относится к документам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, ведь именно она определяет, что и как должен делать работник. Для наглядности приведем образец листа ознакомления.

N п/п	Фамилия, имя, отчество работника	Дата ознакомления с должностной инструкцией и подпись работника	Дата и подпись работника в получении копии должностной инструкции
1	2	3	4
...	...	...	...
23	Орлова Людмила Сергеевна	19.07.2010, Орлова	20.07.2010
24	Доронин Сергей Петрович	20.07.2010, Доронин	20.07.2010

Этот документ лучше всего подшить к должностной инструкции и на обороте последнего листа сделать запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью _________ листов", с указанием даты. Такая запись может быть произведена начальником структурного подразделения, в котором хранится должностная инструкция, или должностным лицом, ответственным за хранение инструкций.

Заверенную надлежащим образом копию должностной инструкции обязательно вручите работнику.

Добавим, что при подготовке инструкций на местах можно использовать нормативные акты советского периода, не утратившие силу и действующие в настоящее время, которыми утверждены типовые должностные инструкции (например, Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 "Об утверждении типовых должностных инструкций работников музеев").

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию или нужно утверждать новый вариант? Действительно, в процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть необходимость изменения отдельных положений инструкции. Изменения готовятся в письменном виде и направляются всем заинтересованным лицам (руководителю структурного подразделения, кадровому работнику, юристу и руководителю организации), чтобы они оценили целесообразность предложенных изменений.

Если же изменения в должностной инструкции существенны и требуют полной переработки текста, рекомендуем разработать и утвердить новую.

Нужно ли уведомлять работника о предстоящих изменениях должностной инструкции? Для ответа на данный вопрос обратимся к Письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, в котором сказано, что если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. Изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, если в должностной инструкции бухгалтера ранее не было функций кассира, то для изменения инструкции и включения новых положений в документ требуется письменное согласие работника.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и внести одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.

Подведем итог

Как видим, должностная инструкция - очень важный элемент управления персоналом. Разработка данного документа - процесс достаточно трудоемкий, но потраченное время впоследствии компенсируется: облегчится решение таких проблем, как аттестация, адаптация и мотивация персонала. Кроме этого, пока работники организации не будут знать свои обязанности и обязанности коллег, а также последовательность действий, которые необходимо выполнять, чтобы производить продукт, работа организации всегда будет зависеть от настроения персонала.

Поэтому рекомендуем подойти к разработке должностных инструкций творчески (учитывая при этом нормы трудового законодательства), а не ограничиваться типовыми, скачанными из Интернета или правовой системы.

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2010 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Закон РФ от 10.07.1992 N 3266-1.

*(2) Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2006 N 65-ст.

*(3) Утверждена Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536.