Вход
Оформляем страховое свидетельство (Т.Ю. Бляшко, "Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2010 г.)
-
Оформляем страховое свидетельство (Т.Ю. Бляшко, "Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2010 г.)
-
Оформляем документы для получения полиса впервые
-
Обмен страхового свидетельства и его дубликат
Оформляем страховое свидетельство
При приеме на работу сотрудник должен предъявить в числе прочих документов свидетельство обязательного пенсионного страхования. А что делать, если он потерял его или трудоустраивается впервые? Оформлять такое свидетельство должен кадровик или сам работник? Как это правильно сделать? Вопросы возникают не только у молодых кадровиков, но и у опытных специалистов; ответы - в представленной статье.
На основании ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) ПФР и его территориальные органы выдают каждому застрахованному лицу страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Гражданин, впервые поступивший на работу по трудовому договору или заключивший договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования через страхователя-работодателя или заказчика услуг. То есть каждый работник, за которого в соответствии с действующим законодательством уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд, должен иметь указанное свидетельство.
Это положение нашло отражение и в Трудовом кодексе. В частности, в ст. 65 ТК РФ сказано, что при заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.
Оформляем документы для получения полиса впервые
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 27-ФЗ Пенсионный фонд на каждого застрахованного открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, который хранится в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел (п. 7 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). Это означает, что номер страхового свидетельства остается неизменным всю жизнь работника, даже при переходе с одного места работы на другое или смене личных данных, например, фамилии.
Итак, если гражданин трудоустраивается впервые, обязанность по оформлению страхового свидетельства лежит на страхователе (п. 2 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). К страхователям указанный закон относит:
- юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения;
- международные организации, осуществляющие деятельность на территории России (в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации");
- родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования;
- крестьянские (фермерские) хозяйства;
- граждан, в том числе иностранных, лиц без гражданства, проживающих на территории РФ;
- индивидуальных предпринимателей, осуществляющих прием на работу по трудовому договору, а также заключающих договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы;
- службы занятости в отношении безработных;
- организации, в которых лица, осужденные к лишению свободы, привлекаются к труду.
Чтобы оформить свидетельство обязательного пенсионного страхования, необходимо заполнить ряд документов, формы которых разработаны и утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Этим же постановлением утверждена инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.
Пунктом 9 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н*(1) (далее - Инструкция), предусмотрено, что при заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица (N АДВ-1) в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты заключения договора для его регистрации. Приведем пример заполнения анкеты.
Утверждена
Постановлением
Правления ПФ РФ
от 31.07.2006 N 192п
/--------\
Форма АДВ-1 Код по ОКУД | |
\--------/
Анкета застрахованного лица
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами:
| Фамилия .К.О.Р.Н.И.Л.А.Е.В.А. . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя .Л.А.Р.И.С.А. . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество .В.А.Л.Е.Р.Ь.Е.В.Н.А. . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Пол .Ж. (м/ж) ---- Дата рождения ".1.3." .Я.Н.В.А.Р.Я. . .1.9.8.7. года ------- ---------------- --------- Место рождения: город (село, дер.,...) .Т.О.П.О.Р.И.Х.А. . . . . . . . . . . ------------------------------------- район .П.О.И.М.С.К.И.Й. . . . . . . . . . . ------------------------------------- область (край, респ.,...) .П.Е.Н.З.Е.Н.С.К.А.Я. . . . . . . . . ------------------------------------- страна .Р.О.С.С.И.Й.С.К.А.Я. .Ф.Е.Д.Е.Р.А.Ц.И.Я. ----------------------------------------- Гражданство .Р.О.С.С.И.Й.С.К.А.Я. .Ф.Е.Д.Е.Р.А.Ц.И.Я. ----------------------------------------- Адрес постоянного места жительства Адрес индекс .6.0.3.1.4.7. адрес. .Т.В.Е.Р.С.К.А.Я. .О.Б.Л. . . --------------------------------------------------- регистрации .Т.В.Е.Р.Ь. .Г. .В.О.С.Т.О.Ч.Н.А.Я. .У.Л. . . . . . --------------------------------------------------- .Д. .1.8. .К.В. .2.2. . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- Адрес места индекс . . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . . . . ------------ ------------------------------- жительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- фактический . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (заполнять при отличии от адреса регистрации) Телефоны .2.1.4.8.2.4.5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (домашний и/или рабочий) Документ, удостоверяющий личность Вид документа .П.А.С.П.О.Р.Т. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------------------------------------- (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) Серия, номер .2.2. .9.9. .1.5.2.3.6.9. . . . . . . . . . ------------------------------------------- Дата выдачи ".1.5." .Ф.Е.В.Р.А.Л.Я. . .2.0.0.0. года ------- ----------------- --------- Кем выдан .К.А.Л.И.Н.И.Н.С.К.И.М. .Р.О.В.Д. . . . . . . . . . --------------------------------------------------- .Г. .Т.В.Е.Р.И. . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- |
Дата заполнения Личная подпись
".1.9." . . .И.Ю.Л.Я. . . .2.0.1.0. года застрахованного лица Корнилаева
------- ----------------- --------- -----------------------
К такой анкете обязательно нужно приложить опись документов, которая оформляется по форме N АДВ-6.
В свою очередь, территориальный орган Пенсионного фонда в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации, которое сообщается страхователю или застрахованному лицу. Если пенсионному фонду понадобится уточнить какие-либо сведения, он направит работодателю запрос по форме N АДИ-2.
Примечание. Решение об отказе в регистрации застрахованного лица принимается территориальным органом ПФ РФ при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными (п. 12 Инструкции).
После получения страховых свидетельств работодатель должен выдать их работникам в течение недели со дня получения от ПФР. В свою очередь, работники должны проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства.
В случае, когда у работодателя нет возможности выдать страховое свидетельство в установленный срок или ПФР принято решение об отказе в регистрации в связи с длительным нахождением застрахованного лица в командировке, его длительной болезнью или по иной причине, работодатель самостоятельно проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу (п. 14 Инструкции).
Если при проверке работником полученного страхового свидетельства будут обнаружены ошибки, например, в указании фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола, на основании п. 15 Инструкции необходимо заполнить листок исправлений по форме N АДВ-9, в котором указать правильные сведения (образец на стр. 41). Если подобные ошибки обнаружены в период отсутствия работника в связи с длительным (более месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, листок исправлений заполняется работодателем.
Утверждена
Постановлением
Правления ПФ РФ
от 31.07.2006 N 192п
/--------\
Форма АДВ-9 Код по ОКУД | |
\--------/
Листок исправлений
Наименование ошибочного документа:
/-\ |Х| \-/ /-\ | | \-/ /-\ | | \-/ |
Страховое свидетельство Запрос об уточнении сведений Отказ в выдаче документа |
Ф.И.О. застрахованного лица, ИВАНОВА
содержащиеся в ошибочном -------------------
документе фамилия
НАТАЛИЯ
-------------------
имя
АЛЕКСАНДРОВНА
-------------------
отчество
Страховой номер, содержащийся
в ошибочном документе 321 - 654 - 987 12
----- ----- -------
Заполнять печатными буквами.
| Листок исправлений заполнил страхователь (работодатель)/застрахованное лицо ----------------------------------------------- (ненужное зачеркнуть) Причина возврата документа .Н.Е.П.Р.А.В.И.Л.Ь.Н.О. .У.К.А.З.А.Н.О. .И.М.Я. ----------------------------------------------- Правильные данные: Фамилия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя .Н.А.Т.А.Л.Ь.Я. . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Пол . . (м/ж) ---- Дата рождения ". . ." . . . . . . . . . . . . . года ------- ---------------- --------- Место рождения: город (село, дер.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- район . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- область (край, респ.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- страна . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- Документ, удостоверяющий личность Вид документа .П.А.С.П.О.Р.Т. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------------------------------------- (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) Серия, номер .2.2.9.9. . . . . . . . . . . .1.5.2.8.3.4. ------------------------------------------- Дата выдачи ".1.5." .Ф.Е.В.Р.А.Л.Я. . .2.0.0.0. года ------- ----------------- --------- Кем выдан .А.В.Т.О.З.А.В.О.Д.С.К.И.М. .Р.У.В.Д. . . . . . . . --------------------------------------------------- .Г. .Н.И.Ж.Н.Е.Г.О. .Н.О.В.Г.О.Р.О.Д.А. . . . . . . --------------------------------------------------- |
Дата заполнения Личная подпись
".2.6." . .И.Ю.Л.Я. . . . .2.0.1.0. года застрахованного лица Иванова
------- ----------------- --------- ------------------------
В случае получения отказа в регистрации ввиду наличия в системе пенсионного страхования лицевого счета с идентичными анкетными данными работник, не имеющий свидетельства, подает заявление о выдаче дубликата по форме N АДВ-3.
После получения в территориальном органе ПФР страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации работодатель в месячный срок возвращает в фонд:
- сопроводительную ведомость;
- листки исправлений;
- заполненные запросы об уточнении сведений;
- заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства;
- страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причинам невостребования или наличия в них ошибок.
Согласно п. 18 Инструкции территориальный орган ПФР в течение трех недель со дня получения от страхователя документов:
- на основании сопроводительной ведомости отмечает в лицевом счете факт выдачи страхового свидетельства;
- на основании представленных страхователем листков исправлений, заполненных запросов об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства оформляет новые страховые свидетельства и передает их страхователю для выдачи работникам.
После получения страховых свидетельств рекомендуем работнику кадровой службы снять с них копии, которые необходимо хранить в личном деле сотрудника. Само же страховое свидетельство хранится у застрахованных лиц в силу ч. 3 ст. 7 Закона N 27-ФЗ.
Если к вам на работу устраивается человек с опытом работы, но не получавший страховое свидетельство, например, свидетельство было оформлено, но не выдано, кадровик по новому месту работы должен подать необходимые сведения в территориальный орган Пенсионного фонда. Если ранее сведения на данное лицо не подавались, будет открыт индивидуальный лицевой счет и выдано страховое свидетельство. Если же сведения ранее подавались и страховое свидетельство было оформлено, но не выдано работнику, будет получен отказ в регистрации, и тогда следует подавать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства.
Иногда работник говорит, что устраивается на работу впервые, но при подаче документов на выдачу страхового свидетельства приходит отказ с указанием, что на данное лицо уже открыт индивидуальный лицевой счет и выдавалось страховое свидетельство. В этом случае также необходимо подать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства.
Обмен страхового свидетельства и его дубликат
В силу п. 26 Инструкции застрахованное лицо вправе обратиться к страхователю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае:
- изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве;
- утраты страхового свидетельства или его непригодности для использования.
В основном в первом случае свидетельство меняют, а во втором выдают дубликат.
Для замены страхового свидетельства работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления об обмене передает в Пенсионный фонд заявление по форме N АДВ-2 (см. стр. 44) вместе с описью документов. Если же работник потерял свидетельство, необходимо заполнить заявление по форме N АДВ-3 и также с описью документов представить в Пенсионный фонд.
В свою очередь, фонд в месячный срок после получения любого из указанных выше заявлений от страхователя принимает решение об обмене, выдаче дубликата либо об отказе в обмене или в выдаче дубликата страхового свидетельства. Отказано в замене или выдаче дубликата свидетельства может быть в случае отсутствия в системе персонифицированного учета лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении об обмене или выдаче дубликата страхового свидетельства, или в случае несоответствия приведенных в заявлении фамилии, имени, отчества сведениям, содержащимся в лицевом счете, страховой номер которого дан в заявлении (п. 28 Инструкции).
Важно помнить, что Законом N 27-ФЗ установлена ответственность за несоблюдение законодательства о персонифицированном учете. Статья 17 этого закона предусматривает, что за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10 процентов причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в Пенсионный фонд Российской Федерации. Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда Российской Федерации в судебном порядке.
Утверждена
Постановлением
Правления ПФ РФ
от 31.07.2006 N 192п
/--------\
Форма АДВ-2 Код по ОКУД | |
\--------/
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами:
| Страховой номер .1.2.3.-.4.5.6.-.7.8.9. .2.1. ------- ------- ------- ----- Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве Фамилия .З.А.К.А.З.Н.О.В.А. . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя .Ю.Л.И.Я. . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество .М.И.Х.А.Й.Л.О.В.Н.А. . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) Фамилия .П.А.Р.Ф.Е.Н.О.В.А. . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Пол . . (м/ж) ---- Дата рождения ". . ." . . . . . . . . . . . . . года ------- ---------------- --------- Место рождения: город (село, дер.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- район . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- область (край, респ.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- страна . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- Гражданство . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- Адрес постоянного места жительства Адрес индекс . . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- регистрации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- Адрес места индекс . . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- жительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- фактический . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (заполнять при отличии от адреса регистрации) Телефоны . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (домашний и/или рабочий) Документ, удостоверяющий личность Вид документа .П.А.С.П.О.Р.Т. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------------------------------------- (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) Серия, номер .2.2.0.3. . . . . . . . . . . .1.2.3.7.8.9. ------------------------------------------- Дата выдачи ".1.2." . .М.А.Р.Т.А. . . .2.0.0.3. года ------- ----------------- --------- Кем выдан .У.В.Д. .Л.Е.Н.И.Н.С.К.О.Г.О. .Р.А.Й.О.Н.А. . . . . --------------------------------------------------- .Г. .С.А.М.А.Р.Ы. . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- |
Дата заполнения Личная подпись
".1.4." . .И.Ю.Л.Я. . . . .2.0.1.0. года застрахованного лица Парфенова
------- ----------------- --------- ------------------------
Т.Ю. Бляшко,
эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"
"Отдел кадров коммерческой организации", N 8, август 2010 г.
------------------------------------------------------------------------
*(1) Ранее действовала Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318, которая утратила силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 15.05.2010 N 346 "О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации".
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"
Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15
Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)