"1С:Управление торговлей 8" редакция 11 - новое поколение управленческих решений на платформе "1С:Предприятие 8.2" (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 34-47, август-ноябрь 2010 г.)

"1С:Управление торговлей 8" редакция 11 - новое поколение управленческих решений на платформе "1С:Предприятие 8.2"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В июле 2010 г. фирма "1С" выпустила новую редакцию 11 прикладного решения "1С:Управление торговлей 8". Данная редакция является очередным этапом развития программного продукта, предназначенного для автоматизации предприятий оптовой и оптово-розничной торговли. Эта редакция программного продукта относится к новому поколению управленческих систем, реализованных на современной версии технологической платформы "1С:Предприятие 8.2".

"1С:Управление торговлей 8" можно использовать для ведения оперативного и управленческого учета предприятия различных форм собственности. Решение поддерживает различные системы налогообложения - общую систему, упрощенную систему налогообложения, а также единый налог на вмененный доход в части розничных продаж. Реализована возможность ведения учета в единой информационной базе для произвольного количества юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Программа позволяет обеспечить эффективное управление современным предприятием за счет автоматизации решения актуальных задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых, складских и финансовых операций.

Функциональные возможности

В редакции 11 "1С:Управление торговлей 8" получили развитие существующие и добавлены новые функциональные возможности.

В подсистеме "Управление взаимоотношениями с клиентами" реализовано ведение сведений о контрагентах, предусмотрены регистрация и ведение сделок, подготовка продаж, а также анализ выполняющихся процессов.

Назначение цен и скидок, проведение маркетинговых акций, регистрация и контроль ценовых, финансовых, объемно-календарных условий продаж выполняются с использованием "Управление правилами продаж".

Возможности подсистемы "Маркетинг" позволяют проводить сегментацию клиентов и номенклатуры, выполнять автоматический ABC/XYZ-анализ, анализировать динамику клиентской базы.

Для оформления коммерческих предложений, управления процессами обработки заказов покупателей, регистрации и контроля графиков оплаты и отгрузки, контроля и анализа просроченной задолженности используется подсистема "Управление продажами".

Подсистема "Управление торговыми представителями" предназначена для закрепления торговых представителей за клиентами, назначения представителям заданий и контроля за их выполнением. Она поддерживает работу торговых представителей на КПК.

Оформление и утверждение заявок на оплату, формирование платежного календаря, контроль наличных и безналичных денежных средств производятся в подсистеме "Управление денежными средствами".

Подсистема "Управление запасами" позволяет резервировать товары с учетом будущих поступлений, планировать остатки, вести расчет потребностей и управлять перемещением товаров. Она поддерживает ордерную схему работы склада.

Для подбора поставщиков, формирования и контроля заказов, регистрации и контроля графиков оплаты и поступления, а также контроля задолженности используется подсистема "Управление закупками".

В подсистеме "Финансовый учет" поддерживается схема работы, при которой товар приобретается одним предприятием компании, а реализуется от имени другого (схема "Интеркампани"). Учет себестоимости ведется в разрезе предприятий, что позволяет повысить сопоставимость полученных результатов с данными бухгалтерского учета. В подсистеме реализованы учет и распределение прочих затрат и доходов, предусмотрены формирование и анализ финансовых результатов.

Использование новых возможностей платформы "1С:Предприятие 8.2"

Редакция 11 решения "1С:Управление торговлей 8" разработана с использованием новых возможностей платформы "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, высокую производительность и эргономичность прикладных решений.

Платформа "1С:Предприятие 8.2" поддерживает работу пользователей через Интернет, в том числе с использованием низкоскоростных каналов связи.

Поддерживается также работа приложения в режиме тонкого и веб-клиента. При этом для работы веб-клиента можно использовать различные интернет-браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari под управлением операционных систем Microsoft Windows, Linux и Mac OS.

Платформа "1С:Предприятие 8.2" поддерживает работу с различными СУБД - файловой, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2 и Oracle Database. Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux.

Таким образом, использование платформы "1С:Предприятие 8.2" обеспечивает широкие возможности выбора архитектуры, на которой будет работать система, в том числе возможность использовать открытое программное обеспечение.

Автоматизация служб торгового предприятия

Возможности, реализованные в прикладном решении "1С:Управление торговлей 8", позволяют провести комплексную автоматизацию всех служб торгового предприятия.

В результате автоматизации руководитель предприятия сможет получать разнообразные отчеты, в которых в кратком и удобном виде представлена информация о различных аспектах деятельности торгового предприятия. Наличие актуальной оперативной информации позволит руководителю принимать взвешенные управленческие решения.

Автоматизация финансовых служб торгового предприятия обеспечит проведение комплексного анализа реальных финансовых потоков, а также планирование движения денежных средств на основании данных о предстоящем поступлении и расходе денежных средств.

Менеджеры служб управления торговлей и закупками товаров в результате автоматизации смогут контролировать весь жизненный цикл товара, начиная от момента планирования его закупки и заканчивая отгрузкой клиенту. Планирование закупки выполняется на основании анализа потребностей в товарах. В решении отслеживается весь цикл взаимоотношений с клиентом, начиная от его первого обращения в торговую компанию. Автоматизирован полный цикл операций как оптовой, так и розничной торговли с использованием различного торгового оборудования.

Работники склада смогут вести детальный оперативный учет товаров на складах. Программа обеспечивает полный контроль товарных запасов и предусматривает оформление всех необходимых документов. Для хранения запасов на складе может использоваться система адресного хранения товаров в ячейках. Реализована возможность работы с удаленными торговыми точками и розничными магазинами.

На основании данных по торговым операциям, а также сформированных книги продаж и книги покупок прикладное решение "1С:Управление торговлей 8" позволяет оперативно оценить суммы налога на добавленную стоимость. В то же время программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета, а также формирования регламентированной отчетности для представления в налоговые органы. Данные задачи решает программа "1С:Бухгалтерия 8". Для облегчения ведения бухгалтерского и налогового учета торгового предприятия в решении предусмотрен обмен данными с прикладным решением "1С:Бухгалтерия 8" на уровне документов.

Сегментация партнеров и номенклатуры

В программе предусмотрена сегментация партнеров и номенклатуры. Под сегментом при этом понимается набор элементов, которые удовлетворяют определенным заданным правилам. Например, партнеров можно отнести к тому или иному сегменту по географическому признаку - "Воронежская область", "Сибирь", "Дальний Восток" и т.д. Можно также выполнить сегментацию партнеров по другим признакам - "Оптовые клиенты", "Сетевые магазины", "Дилеры (бытовая техника)", "Дилеры (обувь)", "VIP-клиенты" и т.д. Возможно пересечение сегментов, т.е. один и тот же партнер может входить в несколько различных сегментов. Так, партнер, который входит в сегмент "Дилеры (обувь)", может также входить в состав сегментов "Оптовые клиенты" и "Липецкая область".

Механизм сегментирования партнеров наиболее востребован в работе маркетолога. Для каждого сегмента, т.е. каждого набора партнеров, маркетолог может зарегистрировать в системе типовое соглашение, которое включает типовые условия продаж, в том числе цены и скидки на товары. При переводе клиента из одного сегмента в другой для него будут автоматически изменены условия продаж. Новые условия продаж будут соответствовать типовому соглашению, действующему для сегмента, к которому клиент относится. Маркетолог также может проводить по каждому сегменту отдельные маркетинговые мероприятия - выставки, презентации, рекламные кампании, маркетинговые акции и т.д.

Правила формирования сегментов и формы их представления могут использовать произвольную информацию, которая хранится в системе и связана с элементами, входящими в сегмент.

Способы формирования сегментов

Система поддерживает три способа формирования сегментов - "Динамический", "Периодическое формирование" и "Вручную".

При использовании "Динамического" способа в системе хранятся только правила формирования сегмента. Набор элементов (состав) сегмента в информационной базе при этом не хранится, он формируется каждый раз автоматически, по команде.

"Периодическое формирование" подразумевает хранение в информационной базе набора элементов, которые входят в сегмент. Обновление состава сегмента происходит по команде или по расписанию, определенному пользователем.

При формировании сегмента "Вручную" пользователь самостоятельно может добавить или удалить элементы из сегмента. При этом предоставляется возможность предварительно сформировать состав сегмента по определенным правилам.

Правила формирования сегментов

Настройка правил формирования сегмента партнеров в программе выполняется с использованием специальной формы. С ее помощью можно настроить отбор необходимых данных, задать значения параметров, если это предусмотрено, и установить сортировку по выбранным параметрам. С помощью формы настройки можно также задать список полей ("бизнес-регион", "клиент", "поставщик" и т.д.), которые будут выводиться в состав сегмента, а также настроить условное оформление.

В то же время для удобства настройки правил формирования сегментов партнеров в системе предусмотрено несколько шаблонов настроек - "Основная схема", "По взаимодействиям", "По продажам" и "По расчетам".

При создании нового сегмента автоматически загружается "Основная схема". Данный шаблон настройки позволяет использовать для отбора партнеров в сегмент любые реквизиты элемента справочника "Партнеры", в том числе дополнительные свойства и сведения.

Заметим, что возможность отбора, предусмотренная в "Основной схеме", присутствует во всех шаблонах настроек для сегментации партнеров.

Шаблон "По взаимодействиям" позволяет дополнить отбор "Основной схемы" отбором по таким показателям, как "Количество взаимодействий" и "Дата последнего взаимодействия" с партнером. Под взаимодействием с партнером в программе понимаются такие события, как телефонный звонок, встреча, электронное письмо и т.д. Использование показателя "Дата последнего взаимодействия", например, способствует формированию сегмента клиентов, с которыми отношения не поддерживаются длительное время, и возобновлению их.

Применение шаблона "По продажам" позволяет добавить отбор по показателям, связанным с продажей товаров партнерам: "Валовая прибыль", "Себестоимость (оборот)", "Сумма выручки (оборот)" и т.д. С помощью данного шаблона настройки можно сформировать, например, сегмент партнеров, которые выполнили свои обязательства и приобрели у торгового предприятия за квартал товары на сумму более 50 000 руб. Партнеры, которые не выполнили свои обязательства, в данном сегменте будут отсутствовать, и им логично предложить менее льготные условия продаж.

Использование шаблона настройки "По расчетам" предусматривает добавление отбора по показателям, которые связаны с взаиморасчетами с партнерами - "Долг партнера" и "Наш долг". С помощью данных показателей можно сформировать список клиентов, имеющих большую задолженность, и соответственно поставщиков, должником которых является торговое предприятие. Клиентов, которые превысили установленный на предприятии допустимый максимальный размер задолженности, можно отнести к сегменту "Продажи запрещены".

Механизм сегментации номенклатуры используется аналогично механизму сегментации партнеров. При этом для настройки правил формирования сегментов номенклатуры в системе предусмотрено два шаблона настроек - "Основная схема" и "По продажам". Использование шаблона "По продажам" позволяет сформировать сегмент номенклатуры, продажи которой в прошлом периоде были недостаточны, и принять решение, например о назначении для данных товаров скидки.

Результат формирования сегмента

Список партнеров, полученный в результате формирования сегмента, доступен для просмотра в карточке сегмента (элементе справочника "Сегменты партнеров"). Карточка сегмента содержит поля, которые были заданы маркетологом при настройке правил формирования сегмента, например "Выручка", "Валовая прибыль" и т.д.

При работе с сегментом партнеров можно получить дополнительную информацию о динамике продаж, а также о состоянии взаиморасчетов. Данные о сегментах, к которым относится партнер, можно просмотреть в его карточке.

Управление правилами продаж

В своей деятельности торговое предприятие руководствуется определенной политикой в части ценообразования, назначения скидок и условий их применения, использования графиков оплаты за товары, реализованные оптом. Условия поставки товаров клиенту и получения оплаты за них являются частным случаем реализации данной политики в отношении конкретной сделки и отражаются в договоре с ним.

Указанные аспекты торговой политики предприятия можно условно объединить понятием "правила продаж". Возможности подсистемы "Управление правилами продаж" прикладного решения "1С:Управление торговлей 8" позволяют выполнить гибкую настройку правил ценообразования, назначить цены и скидки для товаров и настроить правила оплаты. В дальнейшем данные настройки используются при формировании типовых или индивидуальных соглашений с партнерами. Рассмотрим возможности подсистемы "Управление правилами продаж" более подробно.

Правила ценообразования

Для облегчения ценообразования, что особо актуально при большом количестве номенклатурных позиций, в программе реализовано распределение номенклатуры по ценовым группам. В ценовые группы объединяются товары, для которых применяются схожие правила ценообразования, например "Обувь отечественная", "Обувь импортная", "Обувь эксклюзивная", "Бытовая техника" и т.д. Каждая позиция номенклатуры может входить только в одну ценовую группу. Распределение товаров по ценовым группам позволяет в дальнейшем задавать единые правила ценообразования для всех товаров, входящих в группу. При отсутствии необходимости в ценовых группах можно использовать правила ценообразования как общие для всех товаров.

При реализации товаров предприятие использует несколько видов цен - оптовую, мелкооптовую, дилерскую, розничную и т.д. Для анализа и разработки ценовой политики применяются технические или вспомогательные виды цен, например минимальная и максимальная цена конкурента, минимальная и максимальная цена поставщика и т.д.

В программе предусмотрено хранение любого количества видов цен. Для видов цен, которые используются при продаже товаров, устанавливается признак "Использовать при продаже клиентам". Цены с данным признаком, например дилерская, оптовая и розничная, будут отражаться в прайс-листе. Виды цен, которые применяются при передаче товаров между собственными организациями торгового предприятия, имеют признак "Использовать при передаче между организациями".

Каждый вид цены характеризуется способом формирования, правилами округления и валютой цены. В решении предусмотрено три способа формирования цены - "Задавать вручную", "Заполнять по данным информационной базы" и "Рассчитывать по другим видам цен".

Применение способа "Заполнять по данным информационной базы" позволяет рассчитывать цену с помощью некоторого алгоритма с использованием в качестве параметров необходимых данных информационной базы. Так, можно задать расчет цены как минимальной или средней из цен нескольких конкурентов.

Способ "Рассчитывать по другим видам цен" предполагает автоматический расчет цены на основании других видов цен по заданной формуле. Например, с помощью формулы можно задать, что "мелкооптовая цена" равна "оптовой цене", увеличенной на 10%. Формулы для расчета цены можно вводить вручную. Кроме того, для создания и редактирования формул в решении предусмотрен специальный конструктор.

Для различных видов цен можно использовать разные правила округления. Разные ценовые диапазоны выбранного вида цен также могут иметь различающиеся правила округления, сформированные с учетом так называемого психологического округления. Например, для цен, которые находятся в диапазоне от 1000 до 5000 руб., можно задать округление до целых рублей, а для цен более 5000 руб. - правило психологического округления. В результате цена товара стоимостью 5600 руб. будет изменена на 5599 руб. Правильно настроить психологическое округление можно с помощью конструктора.

Специальный механизм программы позволяет настроить диапазон допустимых цен, т.е. задать допустимые минимальные и максимальные цены реализации. С его помощью можно также установить допустимые максимальные цены закупки товаров. При настройке диапазона допустимых цен используются соответствующие виды цен. Вид цен "Максимальная цена реализации", например, может предусматривать ее расчет по формуле как "розничная цена", увеличенная на 5%.

Выход цены реализации за пределы диапазона допустимых цен контролируется программой при регистрации соглашения с клиентом и документов продажи. Аналогично при регистрации соглашения с поставщиком и документов покупки контролируется превышение цены покупки разрешенной максимально допустимой цены.

В программе предусмотрено ведение классификатора скидок и наценок. Реализован механизм их назначения при соблюдении одного или нескольких условий. Прикладное решение содержит семь типовых условий для предоставления скидок (наценок) - "за время продажи", "за форму оплаты", "за соблюдение графика оплаты", "за разовый объем продаж", "за пробную продажу", "за первую продажу партнеру" и "за накопленный объем продаж". С помощью любого типового условия, меняя его параметры, можно создать множество различных условий предоставления скидок (наценок). Предусмотрено одновременное применение скидок (наценок) в соответствии с выбранной стратегией - "минимум", "максимум", "сложение", "умножение" или "вытеснение".

Скидки (наценки) могут быть назначены автоматически при реализации товаров как оптом, так и в розницу.

Назначение цен на товары

Для назначения цен на товары, а также их актуализации применяется документ "Установка цен номенклатуры". Назначение цен выполняется для выбранных видов цен и отобранной номенклатуры в полуавтоматическом режиме. При заполнении документа в первую очередь вводятся цены, которые назначаются вручную. Остальные цены рассчитываются автоматически в соответствии с правилами ценообразования, заданными для каждого вида цен. При работе с документом система предоставляет маркетологу информацию о взаимной зависимости цен, т.е. о ценах, которые влияют на другие цены или, напротив, зависят от них. В результате проведения документа "Установка цен номенклатуры" на предприятии вводится в действие новый прайс-лист.

Для согласования новых, а также отредактированных цен в решении предусмотрен бизнес-процесс "Согласование цен". Его рекомендуется использовать в тех случаях, когда за назначение и утверждение цен отвечают разные сотрудники. Предварительным расчетом цен на предприятии может заниматься, например, маркетолог. При этом утверждение цен входит в обязанности финансового директора и руководителя предприятия. Если при выполнении бизнес-процесса в согласовании будет отказано, то для маркетолога будет сформирована задача по ознакомлению с причиной отказа. После принятия и регистрации решения о согласовании документ "Установка цен номенклатуры" автоматически проводится, а для маркетолога формируется задача по ознакомлению с положительным результатом согласования.

Правила оплаты

Программа позволяет зарегистрировать все графики или правила оплаты, которые используются на предприятии, в том числе состоящие из нескольких этапов. График оплаты может предусматривать, например, "30% предоплаты, 70% кредит на 5 дней после даты отгрузки", "Кредит в два этапа по 50% в течение месяца" и т.д.

Графики оплаты применяются при оформлении соглашений с клиентами. Они позволяют задать для клиента или группы клиентов условия оплаты, при выполнении которых товары будут отгружены, а также определить порядок ликвидации задолженности клиента, если ее появление предусмотрено. Программа позволят классифицировать и анализировать просроченную задолженность клиентов по заданным произвольным интервалам времени, например "от 1 до 6 дней", "от 7 до 14 дней" и т.д.

Типовые и индивидуальные соглашения

В программу "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 введено понятие "Торговое соглашение с клиентом", которое является развитием понятия "Договор" в решении предыдущей редакции.

Каждое торговое соглашение объединяет данные о ценах и скидках, условиях оплаты и поставки и других условиях продаж. Предусмотрено два вида соглашений - типовые и индивидуальные. Каждое типовое соглашение содержит типичную комбинацию условий продаж, которая часто используется на предприятии. Количество типовых соглашений не ограничено и зависит только от разнообразия используемых условий продаж.

В случае если клиенту предоставляются особые условия, которые отличаются от типовых условий продаж, то с ним заключается индивидуальное соглашение. Для ввода в действие индивидуального соглашения, как правило, запускается бизнес-процесс согласования, аналогичный бизнес-процессу "Согласование цен". В то же время пользователю, например руководителю отдела продаж или финансовому директору, может быть предоставлено право изменять условия продаж с конкретным клиентом без дополнительного согласования.

При оформлении документов продажи и оплаты система автоматически контролирует соблюдение условий продажи, указанных в соглашении с клиентом, и блокирует действия пользователя, результатом которых является нарушение этих условий.

Заметим, что применение некоторых из описанных возможностей не является обязательным условием эксплуатации программы. При отсутствии у предприятия потребности в использовании ценовых групп, или автоматических скидок, или скидок, заданных вручную, или в использовании бизнес-процесса "Согласование цен" каждую из этих возможностей можно отключить.

Управление взаимодействиями

В процессе заключения торговых соглашений на поставку и реализацию товаров, согласования условий по размещению рекламы, получения кредита в банке и во многих других случаях сотрудники торгового предприятия взаимодействуют с поставщиками и покупателями, рекламными агентствами и банками, физическими лицами. При этом взаимодействие понимается в широком смысле. Это могут быть, например, встреча с личным участием сотрудников, отправка и получение информации по электронной почте, переговоры по телефону.

Хранение информации о взаимодействии с партнерами и клиентами является хорошей предпосылкой для поддержания с ними устойчивых и результативных отношений. После ввода в систему данной информации к ней можно предоставить доступ для всех сотрудников, которым она необходима в работе, что позволяет поддерживать полноценные отношения с партнерами и клиентами, несмотря, например, на временное отсутствие сотрудника, которому это было поручено.

Для планирования и регистрации взаимодействий различных видов, распределения их по сотрудникам и обработки в редакции 11 программного продукта "1С:Управление торговлей 8" предназначена подсистема "Управление взаимодействиями".

Виды взаимодействия

Программа поддерживает такие виды взаимодействия, как "Телефонный звонок", "Встреча" и "Электронное письмо". Каждый вид взаимодействия имеет ряд специфических параметров, которые определяются его назначением, например для вида взаимодействия "Встреча" это дата и место встречи, время начала и окончания, участники встречи и т.д. Некоторые параметры, в том числе "предмет взаимодействия", "ответственный" и "важность" присутствуют во всех видах взаимодействий.

В реальности в момент планирования взаимодействия не всегда можно точно указать его вид. Предположим, известно, что предстоит согласовать условия доставки товара в рамках сделки А со склада поставщика Б на склад клиента В. При этом способ, с использованием которого будет выполнено согласование, в данный момент не известен. Это может быть как электронная почта, так и встреча или телефонный звонок. Возможно также поэтапное согласование с применением произвольной комбинации нескольких способов.

Для планирования взаимодействий, в случае если понятны его цель, предмет и примерный состав участников, но не определен вид взаимодействия, в программе используется специальный вид "Запланированное взаимодействие". В последующем на основании запланированного можно ввести данные о реальном взаимодействии - телефонном звонке, встрече и электронном письме.

Предмет взаимодействия

Основным параметром взаимодействия в программе является "предмет взаимодействия", т.е. конкретный бизнес-процесс, для выполнения которого данное взаимодействие инициировано. Предметом взаимодействия может быть, например, сделка, урегулирование претензий клиента, подготовка к участию в выставке и т.д.

Некоторые предметы взаимодействия отображаются в системе в виде объектов. Это относится к таким предметам, как "сделка", "маркетинговое мероприятие" и "проект", каждый из которых является элементом соответствующего справочника.

В то же время в реальности у торговых предприятий есть потребность в управлении взаимодействиями для предметов, которые не имеют отображения в системе. Это относится, например, к предварительным переговорам с клиентом о поставке товаров или с арендодателем об условиях аренды и т.д. Для поддержки подобных предметов взаимодействия в решении предусмотрено создание цепочек взаимодействий. При этом до некоторого момента предметом взаимодействия цепочки является первое взаимодействие. Например, клиент позвонил по телефону и попросил прислать ему каталог по электронной почте. На этом этапе в системе регистрируется взаимодействие вида "Телефонный звонок" с незаполненным полем "предмет взаимодействия". На следующих этапах последовательно выполняется отправка каталога клиенту по электронной почте, происходит одна или несколько личных встреч с клиентом, выполняется согласование условий доставки по электронной почте и т.д. Каждое из взаимодействий последовательно регистрируется в системе. При этом в качестве параметра "предмет взаимодействия" система подставляет первое из них, т.е. конкретный телефонный звонок.

На каком-то этапе торговое предприятие и клиент приходят к согласию по всем аспектам поставки товаров, и в системе регистрируется сделка. Начиная с этого момента именно данная конкретная сделка автоматически становится предметом взаимодействия для всей цепочки. Состав участников сделки при этом копируется из состава участников взаимодействия.

Работа с взаимодействиями

Информация о всех зарегистрированных в системе случаях взаимодействия с партнером доступна при работе с карточкой партнера и карточками сделок.

В программе предусмотрено разделение процессов планирования, регистрации, распределения и обработки взаимодействий между подразделениями и сотрудниками.

Для оперативной работы с взаимодействиями, а также для разделения процессов используется список взаимодействий. Данный список позволяет выбрать режим просмотра, например "Все взаимодействия", "К исполнению", "Новые", "Отложенные" или "Отработанные". При выборе режима "Новые" в списке будут представлены взаимодействия, для которых еще не выбран предмет. Предусмотрены быстрый отбор взаимодействий по ответственному сотруднику, а также группировка по дате, по предмету и по ответственному.

Реализованы сервисные функции "Отложить обработку взаимодействия", "Установить ответственного", "Установить предмет взаимодействия" и "Установить флаг отработано". Эти сервисные функции можно использовать как для отдельных строк, так и для выделенного набора строк списка взаимодействий.

Рассмотрим в качестве примера возможное разделение процессов после получения электронной почты на общий почтовый ящик.

Секретарь загружает электронную почту в список взаимодействий. Полученные при этом письма автоматически регистрируются в информационной базе как документы вида "Электронное письмо входящее". После выбора режима просмотра "Новые" секретарь видит в списке только новые письма, поскольку для них еще не выбран предмет. С помощью сервисной функции "Установить ответственного" секретарь распределяет полученные письма по ответственным руководителям подразделений.

Руководитель подразделения с помощью режима "Новые" выводит в список новые письма. С помощью сервисной функции "Отложить обработку" он может запланировать обработку некоторых писем на другой день, остальные письма с помощью функции "Установить ответственного" распределяет по сотрудникам подразделения. Для этих писем руководитель, используя функцию "Установить предмет взаимодействия", может также определить предмет взаимодействия.

Сотрудник подразделения с помощью режима "К исполнению" формирует список писем, которые руководитель направил ему для обработки. После завершения работы с письмами он регистрирует завершение работы с ними с помощью сервисной функции "Установить флаг отработано".

В решение "1С:Управление торговлей 8" встроен почтовый клиент, реализована интеграция почтового клиента с информацией о партнерах. При получении письма от партнера, адрес электронной почты которого присутствует в информационной базе, программа автоматически идентифицирует его и относит на его счет полученное письмо. В случае если электронный адрес отправителя письма в информационной базе отсутствует, то при получении письма пользователь может зарегистрировать в системе нового партнера.

Управление оптовой торговлей

В прикладном решении предусмотрены различные варианты организации документооборота при реализации товаров оптом. Использование того или иного варианта определяется потребностями предприятия, сложившейся культурой работы, а также конкретной ситуацией.

Для нового клиента при проведении переговоров можно предлагать различные варианты поставки в виде коммерческих предложений. По завершении этапа согласования на основе коммерческого предложения создается заказ, в соответствии с которым выполняется поставка.

В то же время для сделок с клиентами, которые хорошо ориентируются в номенклатуре предприятия, коммерческие предложения можно не использовать. Функциональных возможностей заказа в данном случае вполне достаточно.

Использование предварительных заказов при этом также не является обязательным. Документы реализации можно оформить, например, по долгосрочным договорам при отгрузке в кредит.

Дополнительную гибкость и разнообразие в схемы документооборота обеспечивает возможность использовать наряду с типовыми индивидуальные торговые соглашения, в которых описаны нестандартные условия продаж.

Рассмотрим некоторые аспекты автоматизации оптовой торговли, реализованные в редакции 11 прикладного решения "1С:Управление торговлей 8".

Регистрация нового клиента

Новый клиент может быть зарегистрирован в системе при первом контакте с ним - на основании входящего звонка, полученного электронного письма или другого взаимодействия.

При регистрации клиента можно дополнительно указать канал и источник рекламного воздействия, благодаря которому клиент узнал о торговом предприятии.

Можно также зарегистрировать первичный спрос клиента, т.е. указать в текстовом виде информацию о товаре, который клиент хочет приобрести, и о сумме, которую он запланировал для покупки. В дальнейшем после фактического оформления продажи можно будет ввести данные о степени удовлетворения первичного спроса клиента, а также указать причину неполного удовлетворения его потребности.

После регистрации клиента необходимо определить условия продаж, которые ему предлагаются. Можно отнести клиента к сегменту партнеров, например "разовый клиент", "дилер" или "оптовый покупатель", для которых используются типовые правила продаж. Если для клиента нужно определить особые условия продаж, то с ним следует заключить индивидуальное соглашение.

Управление сделками

Упорядочить работу отдела продаж и повысить ее качество можно с помощью подсистемы "Управление сделками".

Под "сделкой" в решении в общем случае понимается вся деятельность, связанная с появлением и выполнением обязательств. При этом "момент появления обязательств" есть понятие, которое каждое предприятие определяет самостоятельно. Это могут быть дата подписания договора на поставку, дата получения аванса покупателя или первой отгрузки в кредит и т.д.

Каждая сделка консолидирует всю информацию, которая с ней связана, - электронные письма, телефонные звонки, задачи сотрудникам по сделке, документы на отгрузку и на оплату, присоединенные файлы и т.д.

Используя сделки, предприятие может регламентировать процесс продаж, т.е. определить этапы процесса продаж и последовательность их выполнения. В качестве этапов можно использовать, например, такие как "регистрация нового клиента", "подготовка коммерческого предложения", "проведение демонстрации", "согласование условий продаж", "оформление заказа" и "выполнение обязательств". На завершающем этапе выполняется "регистрация результатов".

Содержание каждого этапа, присутствие или отсутствие его в сделке предприятие может определить исходя, например, из особенностей товара и клиента. Сделка по продаже нового товара, неизвестного на рынке, может отличаться по составу и содержанию этапов от сделки по реализации популярного товара из постоянного ассортимента. Составы этапов сделок с постоянным покупателем или с новым клиентом также будут различны.

Воронка продаж

Для анализа работы менеджеров в прикладном решении используется методика, основанная на понятии "Воронка продаж". Данная методика учитывает, что не все потенциальные клиенты, обратившиеся на предприятие за товаром, становятся покупателями. Другими словами, количество клиентов, которые приобрели товары у предприятия, как правило, меньше количества потенциальных клиентов, которые пытались это сделать.

С помощью диаграммы "Воронка продаж" прикладного решения можно получить информацию об уменьшении количества потенциальных сделок (количества новых клиентов) на каждом этапе сделки, а также о количестве сделок, которые завершились приобретением товара (количестве покупателей).

Идеальная, с точки зрения торгового предприятия, "воронка продаж" имеет форму прямоугольника. В этом случае все покупатели, которые обратились на предприятие за товаром, становятся покупателями. Анализ причин уменьшения потенциальных покупателей на каждом этапе и принятие соответствующих управленческих решений поможет торговому предприятию приблизить форму "воронки продаж" к идеальной.

Виды сделок

В прикладном решении предусмотрено три вида сделок - "Прочие непроцессные сделки", "Сделки с переходом по этапам продаж вручную" и "Сделки, управление которыми описано бизнес-процессом".

Для сделок вида "Прочие непроцессные сделки" можно фиксировать факт начала и окончания работы по сделке. Использование этапов в данных сделках не предусмотрено. Этот вид сделок используется для нерегламентированных продаж.

Перечень этапов для "Сделки с переходом по этапам продаж вручную" выбирается самостоятельно, переход от одного этапа к другому выполняется вручную. При формировании перечня этапов можно использовать этапы из списка, который имеется в прикладном решении, а также создавать новые. Использование расширенного набора этапов целесообразно при необходимости получения более детальной "воронки продаж". При переходе от этапа к этапу данный вид сделки позволяет пропустить некоторые этапы, а также возвратиться к предыдущему.

В качестве примера "Сделки, управление которыми описано бизнес-процессом" в текущей редакции прикладного решения представлена сделка, управление которой выполняется с помощью бизнес-процесса "Типовая продажа". Основное отличие такого способа управления от предыдущего заключается в том, что последовательность перехода от одного этапа процесса управления к другому описана в карте маршрута бизнес-процесса и жестко регламентирована. Пропуск какого-либо этапа не допускается. При этом на каждом этапе для соответствующих пользователей формируются задачи и контролируется их выполнение.

В решении предусмотрена возможность планировать сделки, что подразумевает составление, выполнение и контроль плана действий по сделке. Такой вариант управления применяется для долгосрочных сделок с уникальным набором действий и уникальным результатом. Для каждой сделки можно составить план проекта, который содержит перечень всех необходимых задач.

После завершения всех работ по сделке она должна быть закрыта. Явный признак закрытия сделки устанавливается для того, чтобы в любой момент можно было получить список сделок, которые еще находятся в работе, проанализировать его и выполнить корректирующие воздействия. Закрытая сделка может быть с одним из результатов - "сделка выиграна" или "сделка проиграна". Если сделка проиграна, то записывается причина проигрыша. В дальнейшем статистику по проигранным сделкам можно проанализировать с помощью отчета "Анализ причин проигрыша сделок".

Управление оптовой торговлей

Для предоставления клиенту информации о товарах и условиях поставки в программе можно использовать коммерческие предложения.

Коммерческое предложение можно создать в том числе на основе анализа первичного спроса, который был зарегистрирован при первичном контакте с клиентом. Следует отметить, что регистрация в системе коммерческого предложения не приводит к появлению обязательств по отгрузке товаров и по их оплате.

Создание коммерческого предложения

При создании коммерческого предложения менеджер торгового отдела подбирает позиции номенклатуры, которые имеют необходимые клиенту потребительские свойства, а также находятся в определенной ценовой категории. Для каждой позиции номенклатуры можно ввести пояснение в виде произвольного текста. Это может быть, например, информация о первичной потребности клиента.

Цены на товары, условия оплаты и поставки в коммерческом предложении определяются типовым или индивидуальным соглашением, которое предполагается использовать. В то же время условия продаж, определенные соглашением, в коммерческом предложении можно уточнить. Для самостоятельной регистрации в коммерческом предложении отклонений от типового или индивидуального соглашения менеджер отдела продаж должен иметь соответствующие полномочия. При отсутствии полномочий регистрация отклонений возможна только после согласования с руководством. При согласовании коммерческого предложения с другими сотрудниками в программе используется бизнес-процесс, который можно адаптировать в соответствии с особенностями регламента принятия решения конкретного предприятия.

Заметим, что по одному запросу клиента можно сформировать несколько коммерческих предложений, которые основаны на разных торговых соглашениях и будут соответственно отличаться условиями продажи.

По умолчанию коммерческое предложение действует бессрочно, но при необходимости срок его действия можно ограничить.

Коммерческое предложение имеет печатные формы в форматах doc (MS Word) и odt (OpenOffice.org Writer). Предложение, сохраненное в одном из этих форматов, можно отправить клиенту, например, по электронной почте.

Согласование коммерческого предложения с клиентом

В процессе переговоров с клиентом можно уточнить товарный состав предложения, цены, скидки и другие условия продаж, что сопровождается интенсивным обменом коммерческими предложениями. Каждый этап обмена информацией, в том числе встречные замечания и предложения клиента, регистрируется в системе как отдельное коммерческое предложение, сформированное на основании предыдущего. Таким образом, весь процесс переговоров отображается в системе в виде цепочки документов, которые всегда доступны для просмотра и анализа. На любом этапе возможен, например, сравнительный анализ цен на товары в коммерческом предложении с ценами конкурентов торгового предприятия, которые были зарегистрированы в системе ранее. Позиции номенклатуры, согласованные с клиентом, отмечаются в коммерческом предложении как "активные".

Коммерческое предложение может иметь один из трех статусов - "Не согласовано", "Действует" и "Отменено". После согласования коммерческого предложения с клиентом для него устанавливается статус "Действует", а также указывается срок действия условий, которые в нем зафиксированы. На основании действующего коммерческого предложения можно оформить заказ клиента, в который будет переноситься информация только об "активных" позициях номенклатуры. Статус "Отменено" присваивается коммерческому предложению, от которого клиент отказался или которое потеряло актуальность по каким-либо другим причинам, например в результате прекращения поставок, изменения условий поставки и т.д.

Управление заказами клиентов

С помощью заказов в системе регистрируются намерения клиентов по приобретению товаров или услуг в установленный срок и за указанную плату.

Формирование заказа может являться первым этапом работы с клиентами. Оно может также служить логическим продолжением работы с клиентом, для которого, например, были подготовлены и с которым были согласованы коммерческие предложения. В этом случае заказ клиента закрепляет окончательную договоренность с ним о намерении приобрести товары или услуги.

В заказе регистрируются обязательства как торгового предприятия по поставке товаров, так и клиента по оплате, а также фиксируются и контролируются этапы выполнения этих обязательств. Таким образом, в решении "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 заказ клиента является своеобразным центром управления деятельностью по реализации товаров.

Обязательный элемент заказа клиента - типовое или индивидуальное торговое соглашение. В соответствии с этим соглашением регистрируются условия, на которых будут выполняться отгрузка и оплата товара по заказу.

Система дает возможность контролировать соответствие заказов условиям торговых соглашений и не позволяет нарушать их пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий торгового соглашения предусмотрен бизнес-процесс согласования заказа. При запуске данного бизнес-процесса система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии их положительного решения.

Этапы работы с заказами

Этапы работы с заказом отражаются в его статусе - "Не согласован", "Согласован", "К обеспечению", "К отгрузке" или "Закрыт". Под "обеспечением" в программе понимается деятельность отдела логистики по обеспечению возможности поставки товара к заданной дате.

В случае если торговое соглашение включает график оплаты, то сумма оплаты по заказу будет распределена по этапам этого графика. Если график оплаты отсутствует, то менеджер может вручную распределить сумму заказа по этапам. При этом каждый из этапов оплаты можно отнести к одному из трех видов - "Аванс (до обеспечения)", "Предоплата (до отгрузки)" или "Кредит (после отгрузки)". Вид "Аванс (до обеспечения)", например, используется в случае, если предприятие не берет на себя обязательство обеспечить наличие товаров по заказу до поступления оговоренного размера авансового платежа. Следует отметить, что при распределении оплаты по этапам ее виды по заказу можно комбинировать. Можно задать, например, что "Аванс (до обеспечения)" будет составлять 10% от суммы заказа, "Предоплата (до отгрузки)" - 40% и "Кредит (после отгрузки)" - 50%. Для каждого этапа оплаты также указывается дата исполнения.

На основании статуса заказа, а также информации об оплате и отгрузке по заказу в системе можно определить его текущее состояние готовности - "Ожидается аванс", "Готов к отгрузке" и т.д.

На разных этапах заказ может служить распоряжением на обеспечение товаров, на отгрузку и на оформление документов. При этом система позволяет контролировать обоснованность изменения статуса заказа, которое происходит при переходе от одного этапа работы с заказом к следующему. Заказ не может быть принят к обеспечению, например, если не выполнены условия по его оплате до момента обеспечения.

Распоряжением отделу логистики на обеспечение товаров считается зарегистрированный заказ с установленным статусом "К обеспечению". Система позволяет менеджеру сформировать список заказов клиентов, для которых можно установить данный статус. При этом происходит отбор заказов, для которых выполнены все условия по оплате в соответствии с условиями торгового соглашения. В процессе формирования распоряжений на обеспечение система помогает менеджеру рассчитать предполагаемую дату отгрузки по товарам, указанным в заказе.

Зарегистрированный заказ со статусом "К отгрузке" является соответственно распоряжением на отгрузку товаров. При регистрации заказа контролируется выполнение условий по оплате, которые должны быть выполнены до момента отгрузки товаров по заказу. В процессе работы с заказом менеджер может контролировать выполнение службой логистики распоряжений на отгрузку товаров, например корректность оформления финансовых документов и факт отгрузки товаров по заказу.

Используя возможности прикладного решения, менеджер может зарегистрировать заказ покупателя на основании информации, полученной от него по различным каналам связи - по телефону, по электронной почте, по факсу, в результате личной встречи и т.д.

В то же время в решении реализован принципиально иной способ оформления заказа, который основан на самообслуживании покупателей.

Самообслуживание покупателей

В режиме самообслуживания покупатель самостоятельно, через Интернет, оформляет заказ в информационной базе торгового предприятия. При этом для взаимодействия с этой базой он использует веб-клиент, который не требует установки на компьютер.

Для работы с веб-клиентом необходим интернет-браузер - Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome или Safari. Чтобы запустить веб-клиент следует открыть один из перечисленных браузеров, ввести адрес веб-сервера, на котором опубликована информационная база, и выполнить переход по этому адресу. Вход в систему будет выполнен после ввода имени и пароля, которые определены для покупателя менеджерами торгового предприятия в качестве параметров внешнего доступа.

После успешной авторизации открывается форма "Рабочий стол". В этом режиме покупатель может получить информацию о товарах, которые он поместил в корзину, перейти к списку своих заказов, получить информацию о состоянии своей задолженности по отгруженным товарам и по оплате своих заказов.

При работе в режиме "Рабочий стол" покупатель может сформировать отчет о состоянии взаиморасчетов с торговым предприятием, просмотреть выписанные документы на реализацию, счета на оплату и доступные для него торговые соглашения и т.д. Кроме того, в этом режиме он может оформить новый заказ.

Оформление нового заказа

Предположим, что поставки покупателю возможны по нескольким торговым соглашениям. При этом склады в соглашениях не указаны, а отгрузка может быть выполнена с нескольких складов.

Действия покупателя при оформлении заказа в режиме самообслуживания в данной ситуации можно подразделить на несколько этапов: "Выбор соглашения и склада"; "Подбор товаров в корзину покупателя"; "Сравнение условий по доступным соглашениям. Уточнение соглашения"; "Сравнение условий по доступным складам. Уточнение склада"; "Уточнение списка товаров, отобранных в корзину". На последнем этапе выполняется собственно "Оформление заказа покупателя".

После выбора торгового соглашения и склада на этапе подбора покупателю будут доступны только те товары, цены на которые соответствуют выбранному соглашению.

Выполнив отбор товаров в корзину, покупатель может сравнить условия доступных ему соглашений для выбранных товаров, а затем принять решение о выборе другого торгового соглашения. После этого цены на товары в его корзине автоматически изменятся и будут соответствовать выбранному соглашению.

На этапе "Сравнение условий по доступным складам. Уточнение склада" покупатель может получить информацию о доступности товаров на складах торгового предприятия. Так, некоторые товары могут присутствовать на складе, поступление других может ожидаться на определенную дату в соответствии с графиком поставки. Заказ некоторых товаров у поставщика может быть выполнен только после регистрации заказа покупателя.

Таким образом, на этапах "Сравнение условий по доступным соглашениям. Уточнение соглашения" и "Сравнение условий по доступным складам. Уточнение склада" покупатель принимает окончательное решение о торговом соглашении, а также о складе, с которого будут выполняться поставки.

После того как покупатель окончательно определился со списком товаров в корзине, он оформляет заказ. Для подтверждения заказа система предоставляет информацию об отобранных позициях номенклатуры, а также о предоставленных скидках. Заказ, подтвержденный покупателем, получает статус "Не согласован" и становится доступен в информационной базе менеджеру торгового предприятия.

Далее менеджер работает с этим заказом так же, как и с обычными заказами. Отличие состоит только в том, что покупатель с помощью веб-клиента в любой момент может получить информацию о ходе работы над своим заказом.

Наряду с самообслуживанием покупателей в прикладном решении предусмотрен также прием заказов с помощью торговых представителей, или агентов. Под "торговым представителем" в прикладном решении понимается сотрудник торгового предприятия, который выезжает к покупателям для оформления заказов, а также для решения задач, которые требуют личной встречи с покупателем.

Работа с торговыми представителями

Торговые представители достаточно часто используют в своей работе различные мобильные устройства - ноутбуки, нетбуки, КПК и т.д. Для облегчения взаимодействия с торговыми представителями в прикладном решении предусмотрена возможность автоматического обмена данными между информационной базой торгового предприятия и мобильными устройствами. В поставку прикладного решения входит мобильное приложение, которое устанавливается на соответствующее устройство. Для работы с мобильным приложением на устройстве необходимо использовать продукт "1С:Предприятие 8. Расширение для карманных компьютеров".

В программе реализованы две схемы работы с торговыми представителями, которые отличаются степенью их самостоятельности. Одна из них предусматривает работу торговых представителей по заданиям, полученным от менеджера, другая позволяет работать более самостоятельно.

Работа по заданиям

При формировании задания менеджер учитывает торговое соглашение с клиентом, которое должен использовать торговый представитель, и график обслуживания ("по средам", "один раз в месяц" и т.д.), установленные для покупателя. Содержание задания может включать, например, поручение оформить заказ покупателя на заданную сумму или на определенные позиции номенклатуры. Зарегистрированные задания выгружаются в мобильное устройство пользователя.

В процессе выполнения заданий торговый представитель оформляет новые заказы, уточняет контактную информацию покупателя, регистрирует его новые потребности, указывает причину отказа покупателя от заказа, вводит данные о своих расходах и т.д. По прибытии в центральный офис выполняется выгрузка данных из мобильного устройства в информационную базу предприятия. Заметим, что прикладное решение позволят автоматически обрабатывать полученные данные. В результате их обработки в системе будут созданы заказы покупателей, а также загружена новая контактная информация. На основании данных о расходах торгового представителя на проезд, питание и другие нужды будет создан авансовый отчет.

Если на предприятии не используются мобильные устройства, то задания торговым представителям печатаются на бланках, в которые они затем вручную вписывают сведения о выполнении заданий. Обработкой полученных бланков и вводом всей необходимой информации в систему, как правило, занимается менеджер, ответственный за работу с представителями.

Самостоятельная работа

Вторая схема работы с торговыми представителями предусматривает, что представитель самостоятельно устанавливает очередность посещения клиентов, планирует объемы продаж и т.д. В этом случае в мобильное устройство представителя выгружается нормативно-справочная информация - списки клиентов и товаров, цены на товары, условия оплаты и т.д. Основываясь на этой информации, торговый представитель принимает заказы и вводит принятые заказы в мобильное устройство.

Следует отметить, что для лучшей организации своей работы торговый представитель может самостоятельно формировать для себя задания и планировать с их помощью свою деятельность.

Торговому представителю, который не использует мобильное устройство, можно выдать печатную форму "Прайс-лист (для приема заказов)". Он вручную вводит в дополнительные колонки формы сведения о покупателях и товарах, которые они хотят заказать. В соответствии с этими данными менеджер, отвечающий за работу с торговыми представителями, регистрирует в системе заказы клиентов.

Комиссионная торговля

Занимаясь комиссионной торговлей, предприятие может исполнять роль как комиссионера, так и комитента. В прикладном решении "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 реализована возможность отражать операции как в том, так и в другом случае.

Продажа товаров, принятых на комиссию

Будучи комиссионером, торговое предприятие получает от поставщика-комитента товары на реализацию. Отношения комиссионера с комитентом при этом регулируются договором комиссии.

Условия приема товаров на комиссию, в том числе правила расчета комиссионного вознаграждения и способ его получения, регистрируются в программе с помощью типового или индивидуального соглашения. Предусмотрены три варианта расчета комиссионного вознаграждения: "не рассчитывается", "рассчитывается как процент от разности сумм продажи и поступления" или "рассчитывается как процент от суммы продажи". В качестве способа получения вознаграждения можно указать "получение отдельным платежом от комитента" или "удержание из суммы, перечисляемой комитенту за проданные товары".

Залоговые цены поставщика на товары, которые предполагается принять на комиссию, также фиксируются в системе. В дальнейшем при фактическом получении данного товара можно проконтролировать соответствие цен в документе на поставку залоговым ценам.

Товары, фактически поступившие от комитента, можно зарегистрировать в системе с помощью документа поступления. Планирование поступления товаров при этом не производится.

Тем не менее планировать поступление товаров на комиссию можно, используя другую, немного более сложную схему работы с товарами комитента. При работе по этой схеме в системе регистрируется заказ поставщику-комитенту, в котором указываются плановые объемы и даты поставки. Процесс работы с заказом комитенту имеет несколько этапов, каждый их которых характеризуется статусом заказа - "Не согласован", "Согласован", "Подтвержден" и "К поступлению". Поступление товара в этом случае регистрируется на основании заказа комитента, который имеет статус "К поступлению".

Оформление операций по складскому перемещению и по реализации товаров, которые были получены на комиссию, ничем не отличается от оформления аналогичных операций с собственными товарами. Более того, у менеджера при оформлении этих операций полностью отсутствует необходимость в определении, является ли товар собственным или полученным на комиссию. Система "помнит" об этом сама и действует по определенному правилу, которое заключается в следующем. Все поступившие товары учитываются по организациям предприятия. При оформлении реализации система позволяет анализировать дату и время поступления товара и в первую очередь "списывает" товар, который поступил раньше. Право собственности на товар при этом во внимание не принимается. Это правило действует также для складских перемещений. Выявить собственника товара, т.е. определить, комитенту или торговому предприятию принадлежит тот или иной реализованный товар, менеджер может с помощью отчета.

В системе предусмотрено составление отчета комитенту как при реализации, так и при списании товаров, полученных на комиссию. Расчеты с комитентом за реализованные товары ведутся таким же образом, как и с другими поставщиками.

На практике при недостаточно активной реализации товаров комитента торговое предприятие по согласованию с ним может снизить залоговые цены на товары. Естественно, снижение цен при этом может быть выполнено только для товаров, за которые торговое предприятие еще не отчиталось перед комитентом. Заметим, что операция переоценки в явном виде в прикладном решении не предусмотрена. В то же время переоценка товаров возможна и выполняется путем назначения товарам новых цен.

Для товаров, которые торговое предприятие возвращает комитенту, в системе предусмотрено оформление операции возврата. При этом возврат может быть оформлен даже по тем товарам, за которые предприятие уже отчиталось перед комитентом. Информация об этих товарах будет учтена при оформлении следующих отчетов комитенту.

Продажа товаров, переданных на комиссию

При передаче товаров на комиссию торговое предприятие играет роль "комитента", а организация - получатель товара на реализацию - роль "комиссионера".

Оформление всех операций в данном случае аналогично оформлению операций при продаже товаров, принятых на комиссию, с поправкой на изменение роли торгового предприятия. Передача товаров на комиссию, например, сопровождается регистрацией торгового соглашения, в котором указываются вариант расчета комиссионного вознаграждения и способ его получения.

Для планирования передачи товаров на комиссию используется заказ клиенту-комиссионеру. Предусмотрены регистрация полученных от комиссионера отчетов о продажах и о списании, а также переоценка товаров у комиссионера и возврат товаров торговому предприятию.

Розничные продажи

В программе предусмотрено отражение розничных продаж в автоматизированных и неавтоматизированных торговых точках.

Оформление продаж в автоматизированных торговых точках, например в торговых залах, офисах розничных продаж и собственных магазинах, выполняется с использованием различного торгового оборудования: контрольно-кассовых машин (ККМ), сканеров штрихкодов, электронных весов, эквайринговых терминалов и т.д. При оформлении розничной продажи покупателю пробивается чек на ККМ, которая работает в режиме фискального регистратора. При этом информация о продаже в розницу сразу регистрируется в системе.

К неавтоматизированным торговым точкам относятся удаленные розничные магазины, торговые ларьки, киоски и т.д. В неавтоматизированной торговой точке ККМ работают в автономном режиме и используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей. Обобщенная информация о продажах, например за день, за неделю или за месяц, вводится в информационную систему. Денежные средства, полученные при продаже товаров покупателям, передаются в кассу предприятия.

Возможности прикладного решения позволяют регистрировать операции по передаче товаров в торговые точки, назначать розничные цены и скидки, печатать ценники и этикетки. В системе предусмотрен анализ деятельности торговых точек.

Некоторые задачи управления складом

В процессе формирования логистической модели нового склада, а также для повышения эффективности существующего торговому предприятию приходится учитывать различные факторы и решать разнообразные задачи. Перечислим только некоторые их них.

При увеличении количества позиций номенклатуры и росте интенсивности складских операций у кладовщиков появляется потребность в точной информации о месте нахождения товаров на складе. Условия хранения товаров многих номенклатурных групп, например "молочные продукты", "замороженные морепродукты" и "свежие овощи и фрукты", отличаются, и это необходимо учитывать при их размещении.

Размеры упаковок, в которых поступают товары, не могут превышать размеры складских ячеек, в которых эти упаковки предполагается поместить. Таким образом, при размещении необходимо контролировать соответствие указанных размеров, а также наличие в ячейке достаточного объема, свободного от товара.

Технологические зоны доступности товара при обслуживании склада с использованием гидравлической тележки и вилочного погрузчика имеют разную высоту. Данный фактор влияет на формирование заданий складским работникам, использующим соответствующее оборудование.

Гибкие возможности подсистемы "Управление складом" прикладного решения "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 позволяют решить как эти, так и многие другие задачи при организации работы склада и повышения ее эффективности.

Управление складом

Торговое предприятие может иметь несколько складов. При этом для каждого склада в зависимости от его назначения и способа использования прикладное решение предлагает выбрать свой вариант использования складских ячеек. Отметим, что если склад имеет несколько помещений, то вариант использования ячеек можно выбрать для каждого помещения.

Для вида склада "торговый зал продовольственного магазина самообслуживания", например, складские ячейки можно не использовать. В этом случае программа позволяет выбрать один из способов контроля остатков, например "остатки", "остатки с учетом резерва", "остатки с учетом графика поставки" и т.д. Контроль остатков при этом выполняется для всего склада в целом. Размещение товаров в ячейках (справочно)

Для вида склада "магазин бытовой техники" можно выбрать, например, такой вариант использования ячеек, как "для размещения товаров (справочно)". Все товары на таком складе будут храниться в ячейках, каждая из которых имеет определенный адрес. Это позволяет быстро найти товар при отгрузке, а также ячейку, в которую следует добавить идентичный товар при поступлении.

Несколько ячеек можно объединить в рабочую зону, которая будет обслуживаться при отборе товаров вручную или автопогрузчиком. Программа позволяет задать правило обхода рабочих участков и ячеек. Для склада такого вида можно также выбрать способ контроля остатков. В то же время информация об остатках товаров в разрезе ячеек в системе отсутствует, контроль остатков выполняется для всего склада в целом.

Размещение товаров в ячейках (справочно)

Для вида склада "магазин бытовой техники" можно выбрать, например, такой вариант использования ячеек, как "для размещения товаров (справочно)". Все товары на таком складе будут храниться в ячейках, каждая из которых имеет определенный адрес. Это позволяет быстро найти товар при отгрузке, а также ячейку, в которую следует добавить идентичный товар при поступлении. Несколько ячеек можно объединить в рабочую зону, которая будет обслуживаться при отборе товаров вручную или автопогрузчиком. Программа позволяет задать правило обхода рабочих участков и ячеек. Для склада такого вида можно также выбрать способ контроля остатков. В то же время информация об остатках товаров в разрезе ячеек в системе отсутствует, контроль остатков выполняется для всего склада в целом.

Адресное хранение остатков номенклатуры

Наиболее развитые возможности для хранения и обработки товаров предусмотрены на складе, система управления которым основана на концепции WMS (Warehouse Management System). Другими словами, это система управления складом, которая обеспечивает автоматизацию и оптимизацию всех процессов его работы.

Для организации WMS-склада в прикладном решении реализовано адресное хранение остатков номенклатуры. При этом применяется вариант использования ячеек "для хранения остатков номенклатуры".

Адресное хранение остатков номенклатуры в сочетании с различными стратегиями размещения и отбора позволяет решить две основные задачи управления складом - оптимизировать размещение товаров в ячейках, а также оптимизировать отбор товара на складе.

Возможности прикладного решения позволяют оптимально разместить товар с учетом габаритов упаковок и размеров ячеек. Заполнение ячеек при этом контролируется. Свободные ячейки для размещения программа определяет автоматически в соответствии с заданной для товара областью хранения и складской группой, к которой он относится. Это позволяет определить разные области хранения для товаров, условия хранения которых различаются, - для молока, рыбы, мороженого, мебели и т.д.

Для обеспечения оптимального доступа к ячейкам при отборе товаров в программе предусмотрены создание различных зон, а также определение порядка обхода складских ячеек. Следовательно, можно установить различные рабочие зоны склада для работы автопогрузчика и для отбора товара вручную. Оптимизировать последующее размещение товара в освободившихся ячейках позволяет соответствующая стратегия отбора. Например, данная стратегия предусматривает отбор из ячеек, в которых товар хранится в минимальном количестве. Таким образом, благодаря ее использованию можно освободить ячейки для вновь поступивших товаров.

Описание топологии склада

Склад, на котором для хранения товаров используются ячейки, может иметь сложную многоуровневую структуру. Он может состоять, например, из секций, каждая секция может иметь несколько линий. Линия в свою очередь может содержать несколько стеллажей, каждый из которых состоит из нескольких полок. Товар хранится при этом на полках в определенных позициях - ячейках.

Генерация топологии склада выполнятся в программе автоматически в соответствии с заданными параметрами, которые отражают его реальную структуру. При этом процессы создания топологии для склада, на котором товары размещаются в ячейках (справочно), и для WMS-склада отличаются набором параметров.

Для склада с размещением товаров в ячейках (справочно) после генерации структуры складских ячеек выполняется их объединение в рабочие зоны обслуживания.

При организации WMS-склада задаются тип складских ячеек, размеры упаковок товара и ячеек. Выполняется также распределение товаров по складским группам номенклатуры, ячеек по областям хранения и выбираются правила размещения и отбора товаров в ячейках.

Для WMS-склада в программе используются ячейки следующих типов - "Хранение", "Приемка", "Отгрузка" и "Архив". Ячейки "Хранение" являются основными и используются для хранения товара. Ячейки "Приемка" применяются для хранения полученного товара, но еще не распределенного по ячейкам хранения. Аналогично в ячейке "Отгрузка" находятся товары, которые были отобраны из ячеек хранения, но еще не отгружены клиенту. Ячейки "Архив" могут в настоящее время не использоваться для размещения товаров, например, в той области склада, которая находится на ремонте. Их также можно использовать для подготовки к приему большой партии товаров и для других целей.

Распределение товаров по областям хранения

Деление WMS-склада на области хранения выполняется с учетом условий, которые необходимы для хранения конкретных групп товаров - молочных продуктов, колбасных изделий, овощей и т.д. Для каждой области хранения определяются списки складских групп номенклатуры и складских групп упаковок, которые соответствуют условиям данной области. При этом для одной группы номенклатуры можно задать несколько областей хранения, у которых будет разный приоритет.

Наивысший приоритет устанавливается для области, условия в которой оптимальны для выбранной номенклатурной группы. Для молочных продуктов и колбасных изделий, например, наивысшим приоритетом обладают области хранения "Молоко" и соответственно "Колбасы". В то же время альтернативным местом хранения для молочных продуктов может быть назначена область "Колбасы". В этом случае, если пакеты с молоком не удалось разместить в месте хранения "Молоко", то их помещают в месте хранения "Колбасы", которая имеет для молочных продуктов более низкий приоритет. При отборе товара ситуация зеркально меняется. Отбор пакетов с молоком в первую очередь будет выполнен в месте хранения "Колбасы", и только потом в зоне хранения "Молоко".

Таким образом, при размещении товаров программа анализирует наполненность ячеек и приоритеты областей хранения. Размещение товаров определенной номенклатуры сначала происходит в область с самым высоким приоритетом и только потом в область, приоритет которой для данной номенклатурной группы ниже. Заметим, что при отборе товара в первую очередь выполняется отбор из области с более низким приоритетом, а затем - из области с более высоким.

Разделение склада на области хранения используется при формировании заданий складским работникам для выполнения операций по фактическому размещению и отбору товаров.

Размещение товаров в области хранения

Для ячеек каждой области хранения WMS-склада программа позволяет задать стратегии размещения и отбора товаров, а также установить приоритет для каждой стратегии.

В решении реализованы четыре стратегии размещения товаров - "в монетоварные ячейки", "в смешанные ячейки", "в ячейки с другим товаром" и "в свободные ячейки". Стратегия "в монетоварные ячейки" предусматривает размещение товара только в те ячейки, в которых данный товар уже находится. Использование стратегии "в смешанные ячейки" подразумевает размещение товара в ячейках, в которых данный товар уже находится наряду с другим товаром.

Последовательность применения стратегий определяется приоритетами, которые были для них заданы. Предположим, торговому предприятию необходимо автоматизировать размещение товаров в области хранения "Молоко" в соответствии с некоторыми правилами. При поступлении партии молока, например "Буренка", в первую очередь пакеты должны заполнить ячейки, в которых уже хранится молоко "Буренка". Во вторую очередь должно производиться заполнение свободных ячеек. Затем необходимо заполнить ячейки, в которых молоко "Буренка" присутствует наряду с молоком других производителей. В последнюю очередь пакеты "Буренка" нужно поместить в ячейки, в которых это молоко на данный момент отсутствует, но при этом хранится молоко других производителей.

Чтобы автоматизировать размещение товара в соответствии с описанными правилами, стратегии размещения "в монотоварные ячейки" присваивается наивысший приоритет - "1". При этом стратегии размещения "в свободные ячейки" присваивается приоритет "2", стратегии "в смешанные ячейки" - приоритет "3", а стратегии "в ячейки с другим товаром" - приоритет "4".

Для отбора товаров прикладное решение предлагает три стратегии - отбор "из монотоварных ячеек", "из смешанных ячеек" и "под остаток". Стратегия "под остаток" предусматривает отбор товара из тех ячеек, в которых его количество минимально. Последовательность применения стратегий при отборе также определяется приоритетами, которые для них заданы.

Установленные правила для размещения и отбора товаров в области хранения учитываются при формировании заданий складским работникам для выполнения операций по фактическому размещению и отбору товаров.

Система обеспечивает управление раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой при отгрузке, а также перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, реализованные в системе, позволяют автоматически подобрать оптимальные места хранения при размещении и сборке, а также следить за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.

Схемы работы склада

Для склада в прикладном решении предусмотрены две схемы работы - обычная, или "безордерная", а также "ордерная".

При использовании обычной схемы отражение в системе движения товаров на складе в суммовом и в количественном выражениях выполняется одновременно, при регистрации в программе финансового документа. Под "финансовыми" в данном случае понимаются документы, которые содержат информацию не только о позициях номенклатуры и ее количестве, но и о стоимости товаров. Финансовыми документами с этой точки зрения являются приходная и расходная накладные, требование-накладная на внутреннее перемещение, акт списания и т.д.

Безордерная схема в программе может применяться для складов, на которых не предусмотрено использование складских ячеек, а также для складов с размещением товаров в ячейках (справочно).

Рассмотрим, например, поступление товаров от поставщика на безордерный склад, для которого задано размещение товаров в ячейках (справочно). В этом случае менеджер сначала регистрирует поступление товара. Затем на основании документа поступления он распределяет в системе товар по ячейкам, а также печатает задание работникам склада для фактического размещения товара. Как видим, в этом случае менеджер един в двух лицах, поскольку одновременно выполняет функции менеджера отдела закупок и кладовщика.

Использование на складе ордерной схемы предусматривает регистрацию в системе движения товаров на складе в суммовом и в количественном выражениях в разные моменты времени. В этом случае для регистрации движения по суммовому учету используются финансовые документы. При этом отражение движения товаров на складе в количественном учете выполняется с помощью ордеров - приходного и расходного. Информация о стоимости товаров в приходном и расходном ордерах отсутствует.

Как правило, при использовании ордерной схемы финансовые документы на поступление и отгрузку оформляет менеджер, а фактическое поступление и отгрузку товаров регистрирует кладовщик.

Следует отметить, что оформление приходных и расходных ордеров выполняется в программе на основании распоряжений. Для приходного ордера в качестве распоряжения можно использовать как внешние, так и внутренние финансовые документы - "Заказ поставщику", "Поступление товаров и услуг", "Заказ на сборку (разборку)", "Перемещение товаров" и т.д. Распоряжением для формирования расходного ордера могут являться только документы "Реализация товаров и услуг", "Перемещение товаров", "Сборка (разборка) товаров", "Возврат товаров поставщику" и "Требование-накладная". По одному распоряжению на отгрузку можно сформировать несколько расходных ордеров.

Прикладное решение "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 позволяет независимо и в различных комбинациях использовать ордерную схему для операций поступления, отгрузки и инвентаризации. Таким образом, на одном складе ордерная схема может использоваться только при поступлении товаров, на другом - для операций поступления и отгрузки или только для отгрузки и т.д.

Ордерная схема складского учета может применяться для складов, на которых не предусмотрено использование складских ячеек, а также для складов с размещением товаров в ячейках (справочно). Заметим, что для WMS-склада использование полной ордерной схемы, т.е. для операций поступления, отгрузки и инвентаризации, является обязательным.

Для облегчения работы кладовщика ордерного склада в программе предусмотрены рабочие места "Приемка товаров на склад" и "Отгрузка товаров со склада".

Внутренние складские операции

Прикладное решение позволяет оформлять операции по перемещению товаров, сборке (разборке), оприходованию и списанию, а также по пересортице. Под сборкой понимается формирование комплекта из отдельных товаров.

Инвентаризация на складе выполняется в рамках инвентаризационной кампании. Процесс инвентаризации в программе состоит из нескольких этапов: формирование приказа на инвентаризацию, выдача распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков (недостач) в оперативном и финансовом учете. В оперативном учете результаты инвентаризации регистрируются по местам хранения без указания организации. В финансовом учете доходы и расходы, возникающие при оприходовании и списании товаров, распределяются по организациям.

По завершении инвентаризационной компании бухгалтер формирует "Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей" по ф. ИНВ-3 и "Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" по ф. ИНВ-19, а также утверждает результат инвентаризации.

Планирование обеспечения

Торговое предприятие нуждается в планировании запасов по нескольким причинам.

Отсутствие товаров на складе при наличии потребности клиентов в них приводит не только к упущенной выгоде и репутационным издержкам, но и к уменьшению лояльности покупателей.

Создание избыточного, чрезмерного запаса товаров в свою очередь приводит к нерациональному замораживанию денежных средств. Кроме того, для увеличения объема запасов требуется адекватное увеличение площади складов, что сопровождается ростом затрат на хранение товаров.

Возможности подсистемы "Планирование обеспечения" прикладного решения "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 позволяют оптимизировать уровень запаса товаров и таким образом избежать как недостатка товаров, так и их необоснованного избытка.

Для планирования обеспечения в различных ситуациях программа предлагает четыре метода управления запасами: "Объемно-календарное планирование", "Заказ под заказ", "Точка перезаказа (с фиксированным интервалом времени между заказами)" и "Точка перезаказа (с фиксированным размером заказа)".

Использование того или метода управления запасами обусловлено сочетанием двух факторов: объем продаж и их стабильность за период. Для оценки объема продаж товара используется показатель "Выручка", для оценки их стабильности - показатель "Количество реализованных товаров".

Следует отметить, что программа позволяет указать метод планирования для любой комбинации номенклатура - характеристика товара - склад.

Предположим, на складе "Центральный" холодильники "Орион" длительное время стабильно продаются и имеют большие объемы продаж. При этом с большой долей вероятности можно полагать, что показатели "Количество реализованных товаров" и "Выручка" сохранятся на высоком уровне и в ближайшее время. В этом случае для управления запасами можно использовать метод "Объемно-календарное планирование".

В то же время продажи холодильников "Сириус" на складе "Центральный" хотя и случаются, но имеют разовый, нерегулярный характер. В данной ситуации для управления запасами рекомендуется применять метод "Заказ под заказ". При ее использовании запас товара на складе не хранится. Товары заказываются поставщику только при наличии потребности у покупателей, зарегистрированной в системе в виде заказов клиентов.

Таким образом, для разных товаров, которые реализуются в одном месте хранения, можно применять разные способы управления запасами.

Заметим, что возможности прикладного решения позволяют не только определить рекомендуемый способ управления запасами, но и сделать это автоматически, с помощью ABC/XYZ-классификации.

ABC/XYZ-классификация

ABC-классификация используется для распределения товаров по категориям исходя из данных об объемах продаж за период. При этом товары с большим объемом продаж относятся к классу А, с умеренным - к классу В, а с низким объемом продаж - к классу С.

Для распределения номенклатуры по категориям на основе данных о количестве реализованных товаров применяется XYZ-классификация. В класс X попадают товары, которые стабильно продаются в выбранный период, в класс Y - товары со средней стабильностью продаж. Товары, которые продаются очень редко, относятся к классу С.

В результате совмещения ABC- и XYZ-классификаций товары объединяются в группы АХ, AY, AZ, BX, BY и т.д., которые характеризируются уже двумя показателями - "Объемом продаж" и "Количеством реализованных товаров". В зависимости от группы, к которой относится тот или иной товар по результатам ABC/XYZ-классификации, прикладное решение автоматически рекомендует соответствующий метод управления его запасами.

Например, для товаров группы СХ характерны небольшой объем, но в то же время высокая стабильность продаж. Для управления запасами товаров этой группы прикладное решение рекомендует использовать метод "Точка перезаказа (с фиксированным интервалом времени между заказами)".

Метод "Объемно-календарное планирование" устанавливается для товаров, которые относятся к группам АХ, AY, ВХ и BY. Продажи этих товаров стабильны и характеризуются большой выручкой.

Товары, которые продаются нерегулярно и объем продаж которых небольшой, относятся к группе CY. Для управления запасами данных товаров устанавливается метод "Точка перезаказа (с фиксированным размером заказа)". Метод "Заказ под заказ" рекомендуется для товаров групп AZ, BZ и CZ.

ABC/XYZ-классификация товаров проводится автоматически как по каждому складу, так и по предприятию в целом. В случае, если у менеджера по закупкам есть свое представление о методе управления запасами того или иного товара, он может вручную указать данный метод.

Информация о заданных методах управления запасами будет использована в дальнейшем при определении объема товаров, которые необходимо приобрести.

Товарные и транспортные ограничения

В деятельности по управлению запасами существует ряд рисков, которые приводят к незапланированным нештатным ситуациям. К ним можно отнести, например, несоблюдение поставщиком договоренностей по сроку или объему поставки, поломку автомобиля при перемещении товара с одного склада предприятия на другой и т.д.

Для смягчения последствий нештатных ситуаций, которые приводят к дефициту, предприятию необходимо иметь на каждом складе некоторый запас товара. Данные о таком запасе регистрируются в прикладном решении в качестве "товарных ограничений" склада и учитываются при планировании обеспечения.

В программе предусмотрено несколько видов товарных ограничений: "страховой запас", "минимальный запас", "нормативный запас" и "максимальный запас". Расчет первых трех видов ограничений основан на данных о среднедневном расходе товаров на каждом складе и выполняется автоматически. "Страховой запас", например, рассчитывается как среднеквадратичное отклонение ежедневного расхода товаров со склада. Данные о "максимальном запасе" вводятся менеджером по закупкам вручную.

Использование "транспортных ограничений" позволяет при планировании обеспечения учесть календарь поставок (даты календаря или дни недели, в которые поставщик отгружает товар), время, которое необходимо для доставки товаров от поставщика, а также для их перемещения с одного склада на другой.

Одним из важных параметров транспортного ограничения является "Способ пополнения запасов", который может принимать произвольные значения - "Покупка у поставщика", "Перемещение с центрального склада" и т.д. Предположим, поставки конфет "Белочка" выполняются на "Центральный склад". После этого производятся их перемещение на склад "Торговый зал магазина", а затем реализация. В этом случае параметр "Способ пополнения запасов" для конфет "Белочка" на центральном складе будет иметь значение "Покупка у поставщика", а на складе "Торговый зал магазина" - "Перемещение с центрального склада".

В дальнейшем на этапе управления запасами при наличии потребности в конфетах "Белочка" программа автоматически сформирует необходимые заказ поставщику и/или заказ на перемещение.

Планирование и прогнозирование объема продаж

Прикладное решение позволяет планировать и прогнозировать потребность в запасах товаров, используя при этом для составления прогноза различные источники данных. В качестве источников можно использовать любые данные, которые хранятся в информационной базе. Это могут быть, например, данные об объеме продаж за предыдущий период, об объеме закупок, о текущем остатке на складе и т.д.

Источники данных можно использовать совместно, а также объединять их в группы. Предположим, в целях планирования объема продаж в октябре необходимо выбрать максимальные объемы продаж на основании данных о продажах в августе и в сентябре. Для планирования в этом случае используются два источника - "объем продаж за август" и "объем продаж за сентябрь". После группировки источников для них указывается правило взаимодействия - "максимум". Для групп источников данных можно также использовать и другие правила взаимодействия - "сложение", "среднее" и "минимум".

В результате планирования и прогнозирования объема продаж в системе формируется "План продаж и внутреннего потребления", который содержит расчетные данные о планируемом объеме потребности в товарах. Полученные данные используются в дальнейшем при управлении запасами.

Заметим, что планирование и прогнозирование объема продаж применяются в прикладном решении только для товаров, для которых в качестве метода управления запасами установлено "Объемно-календарное планирование".

Управление запасами

Для управления запасами менеджер по закупкам использует специальное рабочее место. С его помощью он может ознакомиться с информацией о просроченных отгрузках и поступлениях товаров, скорректировать даты отгрузки и поступления. Он может также просмотреть информацию о товарах, которые являются дефицитными в указанном периоде планирования.

Программа позволяет сформировать рекомендованный список всех необходимых заказов поставщикам, на перемещение товаров, а также заказов на сборку (разборку). Используя рекомендации программы, менеджер по закупкам может автоматически сформировать все необходимые заказы. При этом ему доступна информация о поставщиках и о ценах поставщиков на товары.

Работа с поставщиками

Возможности программы позволяют регистрировать прайс-листы и условия поставки не только существующих, но и потенциальных поставщиков, а также конкурентов. Используя зарегистрированные данные об отпускных ценах на товары поставщиков и условиях их поставки, можно выполнить комплексную оценку существующих и потенциальных поставщиков, а также выбрать среди них наиболее приемлемых для приобретения товаров и услуг.

Прикладное решение "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 предлагает две различные схемы работы с поставщиками при закупке товаров. Одна из них предполагает поставку товаров в случае появления потребности в них по предварительному заказу поставщику. Другая схема не предусматривает оформления соглашения и предварительного заказа поставщику. Поставка по этой схеме выполняется по произвольным ценам.

Программа позволяет автоматизировать различные аспекты взаимодействия торгового предприятия с поставщиками. Это относится к оформлению торгового соглашения, к регистрации цен и условий поставки, а также к оформлению заказа на поставку. При получении товара в системе фиксируется поставка. В случае необходимости выполняется и регистрируется возврат товара поставщику.

Оформление соглашения с поставщиком

Для регистрации условий по приобретению товаров у поставщиков в программе используются торговые соглашения. В рамках одного соглашения в систему можно ввести один или несколько прайс-листов поставщика, а также указать условия, например объемы поставок, при которых будет применяться тот или другой прайс-лист.

Торговое соглашение можно использовать с разными целями. Так, с его помощью можно зарегистрировать цены и условия поставки потенциального поставщика. Эта информация будет использована в дальнейшем, при сравнении условий разных поставщиков и выборе оптимальных условий поставок.

С помощью соглашения можно также зарегистрировать цены и условия поставки конкурентов торгового предприятия. В дальнейшем эта информация будет доступна менеджеру, например, при переговорах с клиентами и поможет убедить их в том, что цены и условия поставки товаров, которые предлагает торговое предприятие, лучше, чем предложения конкурентов.

После согласования с поставщиком основных параметров поставки торговое соглашение переводится в статус "Действующее" и может использоваться для оформления заказов поставщику, регистрации поступления товаров и услуг и в других целях. Заметим, что если в соглашении установлен признак "Контролировать цены закупки", то программа в общем случае не позволит зарегистрировать документ поставки, цены в котором отличаются от цен, установленных в рамках соглашения. Зарегистрировать такой документ сможет только пользователь, обладающий правами на отклонение от условий закупки.

Работа с заказами поставщикам

Для регистрации предварительной договоренности торгового предприятия с поставщиками о приобретении товаров в программе используются заказы поставщикам, в которых фиксируются цены на товары и условия их оплаты.

Следует отметить, что заказы поставщикам могут быть сформированы автоматически, с помощью рабочего места "Управление запасами" на основании анализа потребности в товарах, а также вручную. Далее рассмотрим формирование заказов вручную.

Заказ поставщику можно создать как на основании торгового соглашения, так и без его использования. Создание заказа без предварительно оформленного торгового соглашения возможно, например, для разовых поставок.

При оформлении заказа поставщику можно сравнить его текущие цены с ценами других поставщиков, а также конкурентов.

Для заказа поставщику по согласованию с ним можно зарегистрировать несколько этапов оплаты - "Аванс (до подтверждения)", "Предоплата (до поступления)" или "Кредит (после поступления)". Этап "Аванс (до подтверждения)", например, означает, что поставщик подтверждает поставку товара только после получения аванса. Для каждого этапа указываются процент и дата оплаты. Суммы оплаты по каждому этапу при этом будут рассчитаны автоматически.

Информация о датах и суммах оплаты будет использована в дальнейшем при формировании платежного календаря, при оформлении заявок на расходование денежных средств, а также платежных документов.

В заказе поставщику менеджер по закупкам может указать дату, на которую он желает получить товар от поставщика. В то же время, если заказ оформляется по соглашению с поставщиком, дата поставки рассчитывается автоматически на основании даты заказа и срока поставки, указанного в соглашении. При этом рассчитанная дата поставки может в дальнейшем уточняться при взаимодействии с поставщиком.

В процессе работы с заказом он может находиться в различных состояниях - "Ожидается согласование", "Ожидается аванс (до подтверждения)", "Ожидается подтверждение" и т.д., вплоть до "Готов к закрытию". Прикладное решение позволяет контролировать состояние заказов поставщикам, включая выполнение всех условий предприятием по оплате и поставщиком по поставке товаров.

При необходимости менеджер по закупкам может полностью или частично отменить заказ поставщику. Частичная отмена заказа выполняется только для тех позиций номенклатуры, которые не были поставлены. После окончания работы по заказу для него устанавливается статус "Закрыт".

Регистрация поступления товаров

Прикладное решение позволяет оформить поступление товаров как на основании заказа поставщику, так и без заказа. При оформлении поставки импортных товаров можно указать номера ГТД и страну их происхождения.

При поступлении товаров может быть использована ордерная схема поставки товаров, при которой процессы фактического поступления товаров на склад и выписки финансовых документов разделены. В случае использования ордерной схемы фактическое поступление товаров на склад оформляется с помощью приходного ордера на товары.

Управление денежными средствами

Прикладное решение позволяет планировать движение денежных средств. Для планирования расхода денежных средств в программе применяются заявки на оплату. Система заявок обеспечивает также получение информации о потребности подразделений предприятия в денежных средствах и предотвращение несанкционированных выплат.

Использование заявок на оплату позволяет запланировать практически все операции по расходу денежных средств - оплату поставщику, выдачу подотчетному лицу, возврат денежных средств покупателю, перечисление на уплату налогов, а также прочие расходы денежных средств.

Предполагается, что заявки на оплату могут создавать сотрудники любых подразделений предприятия. При оформлении заявки указывается планируемый вид оплаты - наличными денежными средствами, безналичными денежными средствами или платежной картой. В заявке можно обосновать необходимость оплаты, а также прикрепить к ней файлы, которые содержат необходимую информацию - отсканированные счета, таблицы с расчетами и т.д. Созданная заявка имеет статус "Не согласована" и передается на согласование ответственному сотруднику, например финансовому менеджеру или финансовому директору. В процессе дальнейшей работы с заявкой на оплату она может получить статус "Согласована", "Отклонена" или "Утверждена".

Утверждение, а также отклонение заявок выполняется директором либо другим ответственным лицом на основании специального списка, в котором представлены все заявки, для которых требуется оплата. При работе со списком можно, не открывая заявку, просмотреть файлы, которые к ней прикреплены.

После утверждения заявки на ее основании можно создать документ оплаты. В зависимости от вида отплаты, установленного для заявки, это может быть расходный кассовый ордер, документ для списания безналичных денежных средств или эквайринговая операция. Для создания документов оплаты наличными и безналичными денежными средствами, а также для оплаты платежной картой в прикладном решении предназначены специальные рабочие места.

Для оперативного финансового планирования в качестве основного рабочего места в прикладном решении применяется платежный календарь. Используя платежный календарь, финансовый менеджер может планировать выплаты денежных средств с учетом остатков средств на расчетных счетах и в кассах, а также планируемых поступлений. Кроме того, платежный календарь позволит проконтролировать своевременность выполнения утвержденных заявок на оплату, а также поможет выявить кассовые разрывы и принять меры для их ликвидации.

В прикладном решении предусмотрен учет наличных и безналичных денежных средств. Наряду с учетом фактического движения денежных средств по расчетному счету, которое регистрируется на основании банковской выписки, в программе реализован также учет исходящих и полученных копий входящих платежных поручений. Заметим, что состояние денежных средств на расчетном счете изменяется только в результате регистрации банковской выписки. Регистрация платежных поручений позволяет повысить оперативность учета, например взаиморасчетов, не влияя при этом на достоверность учета на расчетных счетах, а также контролировать денежные средства, которые находятся в процессе зачисления, списания или перемещения.

В программе реализованы функциональные возможности для учета расчетов с банком по эквайринговым операциям. Помимо регистрации операций платежа и возврата по платежным картам предусмотрена регистрация отчетов банков по зачислению платежей, по списанию возвратов и по удержанию комиссии. Наличие данных возможностей позволяет отследить все операции от момента проведения платежа до поступления средств на расчетный счет.

Управление взаиморасчетами

Оценка состояния взаимных обязательств торгового предприятия, а также клиентов и поставщиков выполняется в подсистеме "Управление взаиморасчетами".

В зависимости от момента появления обязательств торгового предприятия по отношению к поставщикам и покупателям его задолженность можно подразделить на фактическую и планируемую.

Изменение величины фактической задолженности происходит в момент передачи права собственности на товары, а также в момент получения одной из сторон денежных средств.

При продаже товаров клиенту фактическая задолженность рассчитывается при регистрации следующих фактов - отгрузка покупателю товаров, получение от него оплаты, возврат товаров от покупателя. Аналогично изменение фактической задолженности при работе с поставщиком происходит при регистрации поступления товаров, оплаты поставщику и возврата ему товаров. Данные о фактической задолженности система позволяет получить в любой момент.

Под планируемой понимается задолженность, которая появится в будущем в том случае, если стороны будут выполнять свои обязательства в соответствии с какими-либо планами оплаты и отгрузки.

Предположим, что предприятие использует в своей деятельности заказы клиентов и заказы поставщикам. В момент оформления заказа клиента товары еще не отгружены и оплата за них не получена, поэтому фактическая задолженность по заказу отсутствует. В то же время для этого заказа можно предусмотреть, например, два этапа оплаты - предоплату (до отгрузки) 50% и кредит (после отгрузки) 50%. Если при наступлении даты предоплаты покупатель выполнит свои обязательства, то можно планировать появление у предприятия задолженности перед клиентом на определенную дату. Дата погашения кредита после отгрузки также указана в заказе клиента, поэтому можно планировать уменьшение задолженности предприятия на сумму предполагаемой отгрузки, а также увеличение задолженности клиента на сумму товаров, отгруженных в кредит.

Аналогичным образом даты оплаты и поступления товаров, а также соответствующие суммы указываются в заказах поставщикам и могут служить основанием для планирования движения задолженности поставщиков и торгового предприятия.

Заметим, что на предприятии может быть принято решение не использовать заказы клиентов и/или заказы поставщикам. В этом случае прогнозировать движение фактической задолженности можно на основании планируемых дат оплаты и сумм, указанных в документах реализации и поступления товаров.

Таким образом, данные о движении планируемой задолженности присутствуют в системе всегда независимо от того, использует ли предприятие заказы или ограничивается только документами поступления и реализации.

Полное или частичное невыполнение на заданную дату запланированной отгрузки или оплаты приводит к появлению просроченной задолженности. Другими словами, просроченная задолженность образуется при фактическом неисполнении запланированных обязательств.

Рассмотрим на примере появление задолженности разных видов. Предположим, 1 октября предприятие отгрузило клиенту товары на сумму 12 000 руб. При этом клиент обязался оплатить их в два этапа: 7 октября - 8000 руб., а 14 октября - оставшиеся 4000 руб. Следовательно, 1 октября, после отгрузки товаров, у клиента появилась фактическая задолженность перед предприятием в размере 12 000 руб., просроченная задолженность клиента на данный момент отсутствует. Первую оплату клиент произвел только 11 октября в сумме 6000 руб. Таким образом, 7 октября у клиента появилась просроченная задолженность в размере 8000 руб., которая 11 октября уменьшилась до 2000 руб. Фактическая задолженность клиента 11 октября также уменьшилась и составила 6000 руб. и т.д.

Средства прикладного решения "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 позволяют получить необходимую информацию о взаиморасчетах и проанализировать фактическую, планируемую и просроченную задолженность торгового предприятия, а также клиентов и поставщиков.

Детализация взаиморасчетов

Информация о взаиморасчетах с клиентами и поставщиками отражается в системе в разрезе партнеров, контрагентов, организаций, валюты расчетов и расчетных документов - "Реализация товаров и услуг", "Поступление товаров и услуг" и т.д. В случае если предприятие использует заказы, то информация о взаиморасчетах с клиентами и поставщиками отражается также в разрезе заказов клиентов и заказов поставщику.

Следует отметить, что понятие "Партнер" в прикладном решении применяется к покупателям, поставщикам, а также физическим лицам и относится к области управленческого учета, понятие "Контрагент" - к юридическим лицам партнеров и принадлежит области регламентированного учета. Например, в корпорацию "Мебельная фабрика", которая является партнером, могут входить два юридических лица - салон "Вся мебель" и магазин "Кухонная мебель", которые в программе относятся к контрагентам. Аналогично "Организация" является одним из юридических лиц торгового предприятия.

Прикладное решение обеспечивает оперативное получение информации о взаиморасчетах с детализацией, указанной выше.

Оперативный анализ взаиморасчетов

Информацию о состоянии взаиморасчетов с клиентами на текущую дату можно получить с помощью отчета "Состояние расчетов с клиентами". В отчете представлены данные о фактической, планируемой и просроченной задолженности как клиентов по оплате, так и торгового предприятия по отгрузке. Аналогичный отчет предназначен для получения информации о состоянии взаиморасчетов с поставщиками на текущую дату. Заметим, что информация о глубине просроченной задолженности, т.е. о количестве дней, на которое просрочена оплата или отгрузка, в этих отчетах отсутствует.

Отчет "Расчеты с партнерами" позволяет получить информацию о взаиморасчетах с клиентами и поставщиками в отличие от рассмотренных отчетов не на текущую дату, а в выбранном периоде. В отчете представлены данные о фактической задолженности на начало и конец периода, а также о ее изменении за этот период. Предусмотрены варианты формирования отчета, которые позволяют получить информацию о взаиморасчетах с клиентами и поставщиками по отдельности.

Для более детального анализа взаиморасчетов с клиентами в прикладном решении предназначен отчет "Карточка расчетов с клиентами", содержащий информацию о состоянии задолженности клиента и предприятия после регистрации каждого документа. Данный отчет позволяет последовательно, по этапам, контролировать формирование итоговой задолженности клиента или предприятия на текущую дату. Его удобно использовать, например, для сверки взаиморасчетов с клиентом.

Получить информацию о просроченной задолженности клиентов и предприятия можно с помощью отчета "Анализ расчетов с клиентами". Для каждой суммы задолженности в отчете представлена информация о дате платежа, относительно которой рассчитывается глубина просрочки. Прикладное решение позволяет классифицировать глубину просрочки по заданным произвольным интервалам, например "от 1 до 4 дней", "от 5 до 15 дней" и т.д., и представить эти данные в отчете.

На основе анализа информации о просроченной задолженности может быть принято решение об активизации работы с клиентами-должниками, о запрете отгрузки клиентам, имеющим большую просроченную задолженность, и т.д.

Взаимозачет и списание задолженности

В некоторых ситуациях у торгового предприятия может появиться потребность в выполнении взаимозачета. Так, взаимозачет может понадобиться при оформлении товарообменных операций. Кроме того, по просьбе поставщика в счет задолженности за товары, которые он поставил предприятию, возможно, потребуется оплатить оказанные ему услуги. Иногда необходимо выполнить взаимозачет между юридическими лицами одного партнера.

В прикладном решении предусмотрено оформление операции взаимозачета.

Для случаев, в которых текущая задолженность по взаиморасчетам с большой долей вероятности никогда не будет погашена, реализовано оформление операций по списанию задолженности. Списывать можно как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность. В зависимости от вида задолженности выбирается статья расхода или дохода, на которую относится списанная задолженность.

Регламентированный учет

Прикладное решение "1С:Управление торговлей 8" предназначено для ведения оперативного и управленческого учета, для решения задач по повышению эффективности хозяйственной деятельности предприятия. Для ведения бухгалтерского и налогового учета, а также для формирования регламентированной отчетности, которую необходимо представлять в государственные органы, используются другие программные продукты системы программ "1С:Предприятие".

В программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность выгрузки данных на уровне первичных документов в программу "1С:Бухгалтерия 8". При этом до выгрузки данных можно выполнить предварительную оценку величины налога на добавленную стоимость (НДС) по торговым операциям, а также сформировать книгу продаж и книгу покупок.

Учет НДС

Налог на добавленную стоимость учитывается в системе в момент регистрации первичных документов. В программе предусмотрена также возможность учета НДС при оформлении операций, которые напрямую не связаны с торговой деятельностью. Оценку НДС можно произвести с помощью сформированных по учетным данным книги покупок и книги продаж.

В прикладном решении предусмотрено ведение раздельного учета НДС. Раздельный учет НДС необходим, если на предприятии наряду с общей системой налогообложения применяется также система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), а также если имеют место экспортные операции.

Наличие раздельного учета позволяет адекватно определить величину НДС по приобретенным ценностям, т.е. входящий НДС, который можно принять к вычету. Например, в случае если товар реализуется в рамках деятельности, которая облагается ЕНВД, то входящий НДС по этому товару к вычету не принимается.

В решении также корректно отрабатываются различные ситуации, возникающие при перемещении товара со склада на склад. В случае если товары перемещаются на склад, на котором розничная торговля облагается ЕНВД, то НДС по таким товарам, ранее принятый к вычету, автоматически восстанавливается. При этом если перемещение товаров зарегистрировано в том же налоговом периоде, что и поступление, то сумма НДС, принятого к вычету, уменьшается в книге покупок. В случае если перемещение товаров зарегистрировано в каком-либо последующем периоде, то восстановление НДС отражается в книге продаж.

Отражение продаж между организациями торговой компании

В прикладном решении "1С:Управление торговлей 8" ред. 11 предусмотрен механизм "Интеркампани". Использование этого механизма позволяет решать задачи, которые обусловлены взаимодействием нескольких организаций холдинга при реализации различных схем оптовой торговли.

Предположим, приобретением товаров занимается одна организация холдинга. Реализация товаров при этом поручена второй организации, а третья организация продает товары, которые получает по договору комиссии от первой. Описанные правила передачи товаров между организациями указываются в настройках механизма межфирменных продаж.

При реализации товара клиенту организация - владелец продаваемого товара подбирается автоматически в соответствии с настроенными правилами. Документы по продаже товара между организациями холдинга оформляются с учетом реализации товаров клиенту.

Заметим, что при достаточно редких случаях межфирменных продаж механизм "Интеркампани" можно не настраивать. В этом случае при реализации товаров от имени организации, которая не является их собственником, система будет фиксировать отрицательные остатки реализованного товара. На основании этих данных можно затем оформить продажу товаров между организациями холдинга.

Финансовый результат

Для оценки итогов хозяйственной деятельности торгового предприятия в отчетном периоде можно использовать "Финансовый результат", который отражает прирост или уменьшение собственного капитала предприятия за этот период.

Расчет финансового результата выполняется в прикладном решении на основании данных о всех доходах предприятия и понесенных расходах. Все доходы предприятия можно подразделить на две группы. К первой группе относятся доходы от основной, т.е. от торговой деятельности. Вторая группа аккумулирует доходы от других видов деятельности, например дивиденды по акциям, проценты по депозитам и т.д.

Доходы от основной деятельности представляют собой выручку от продаж, под которой в данном случае понимается стоимость проданных товаров в ценах реализации. Следует отметить, что в общем случае величина выручки от продаж может отличаться от суммы денежных средств, полученных за реализованные товары. Учет выручки ведется в программе автоматически при регистрации хозяйственных операций по реализации товара. Доходы по прочим видам деятельности также учитываются программой при регистрации хозяйственных операций. При этом статью учета таких доходов пользователь указывает самостоятельно.

Все расходы предприятия можно условно подразделить на четыре группы: себестоимость проданных товаров, дополнительные расходы, которые следует отнести на себестоимость, расходы будущих периодов и прочие расходы. Под дополнительными понимаются транспортно - заготовительные расходы, а также расходы на хранение товаров на складе. Расходы будущих периодов могут включать, например, плату за аренду помещения в следующем периоде.

Учет себестоимости в программе ведется по организациям, что позволяет сопоставить полученные данные с данными бухгалтерского учета.

Финансовый результат в прикладном решении можно сформировать для каждого направления деятельности предприятия, которое определено пользователем. Например, в качестве направлений деятельности можно задать виды продаж ("Розничные продажи" и "Оптовые продажи"), продажи по видам партнеров ("Продажа дистрибьюторам" и "Продажа дилерам"), продажи по группам номенклатуры ("Продажа бытовой техники" и "Продажа мебели") и т.д. Для получения финансового результата необходимо в конце отчетного периода распределить все доходы и расходы по видам деятельности. Распределение доходов и расходов выполняется с помощью регламентных документов.

Проанализировать финансовый результат можно с помощью отчета "Анализ финансового результата". Предусмотрено два варианта формирования этого отчета - "По статьям доходов и расходов" и "По направлениям деятельности". При выборе варианта "По статьям доходов и расходов" в отчете для каждого направления деятельности будет представлена постатейная информация о доходах и расходах, а также о финансовом результате - величине прибыли или убытка. Вариант отчета "По направлениям деятельности" обеспечивает получение данных о выручке от продаж, себестоимости реализованных товаров, а также о прочих доходах и расходах по каждому направлению деятельности.

Таким образом, возможности прикладного решения в части формирования и анализа финансового результата позволяют детально анализировать деятельность предприятия, а также повышать его эффективность и оптимизировать работу по направлениям деятельности.

Заключение

В заключение отметим следующее. Прикладное решение "1С:Управление торговлей 8" обладает развитыми функциональными возможностями и обеспечивает решение управленческих задач различной сложности. При этом можно быстро начать работу, используя простые функциональные возможности, а затем перейти к более сложным. Например, организация эффективного WMS-склада предполагает, в частности, определение правил, в соответствии с которыми будут выполняться размещение и отбор товаров. В то же время задача создания склада с "размещением товаров в ячейках (справочно)" проще и решается быстрее. После создания такого склада менеджеры могут получить точную информацию о месте размещения товара на складе, а также контролировать остатки по складу в целом. В дальнейшем после создания WMS-склада можно будет оформить перемещение товаров со склада с "размещением товаров в ячейках (справочно)" на WMS-склад.

Таким образом, особенности проектирования и гибкость прикладного решения "1С:Управление торговлей 8" ред. 11, которое принадлежит к новому поколению управленческих решений на платформе "1С:Предприятие 8.2", позволяют быстро автоматизировать торговое предприятие и использовать результаты автоматизации для повышения эффективности торговой деятельности.

И. Сидоров,

фирма "1С"

"Финансовая газета", N 34-47, август-ноябрь 2010 г.