Правила выдачи доверенностей (Е.П. Зобова, "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.)

Правила выдачи доверенностей

В коммерческой деятельности очень часто приходится сталкиваться с необходимостью выдавать доверенность либо сотрудничать с лицом, действующим на ее основании. В настоящей статье предлагаем рассмотреть основные правила выдачи доверенности.

Общие положения

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Правовые нормы, регулирующие отношения, связанные с выдачей доверенности, содержатся в ст. 185-189 ГК РФ, а также в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", которая применяется в части, не противоречащей ГК РФ.

Доверенность выдается для подтверждения полномочий добровольного представительства. Лицо, выдающее доверенность, именуется доверителем, лицо, которому она выдается, - представителем. Представителем может быть как юридическое лицо, так и гражданин.

Форма доверенности

Доверенность представляет собой письменный документ. По общему правилу, для действительности доверенности достаточно, чтобы она была обличена в простую письменную форму. В случаях, предусмотренных законом, доверенность должна быть специальным образом удостоверена.

Нотариального удостоверения требуют только доверенности, выдаваемые на совершение сделок, требующих нотариальной формы. Не требуют нотариального удостоверения следующие доверенности, выдаваемые для совершения сделок в нотариальной форме:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, - также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Указанные доверенности приравниваются к нотариально удостоверенным.

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных аналогичных сделок может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Какого-либо специального удостоверения, за исключением случаев, предусмотренных законом, такая доверенность, не требует.

Особенностью выдачи доверенности от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей является то, что она должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Заметим, что доверенность для представительства в суде от имени юридического лица выдается по общим правилам и не требует нотариального удостоверения.

Что касается доверенностей, выдаваемых индивидуальными предпринимателями их представителям в гражданском процессе, то такие доверенности могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель, товариществом собственников жилья, жилищным, жилищно-строительным или иным специализированным потребительским кооперативом, осуществляющим управление многоквартирным домом, управляющей организацией по месту жительства доверителя, администрацией учреждения социальной защиты населения, в котором находится доверитель.

По специальным правилам выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей, что будет рассмотрено далее. Отметим также, что отдельные государственные органы могут требовать доверенности на представительство в них интересов организации по ими установленным формам.

Содержание доверенности

В доверенности обязательно должно быть указано:

1) кем выдана доверенность: полное наименование юридического лица, его место нахождения, ИНН, ОГРН; фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, его паспортные данные;

2) кому выдана доверенность - фамилия, имя, отчество, паспортные данные;

3) полномочия представителя. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий принято различать генеральные, специальные и разовые доверенности.

Генеральной считается доверенность, выданная на совершение широкого круга сделок и других юридических действий. Такой может быть доверенность, выдаваемая директором организации своему заместителю.

Специальная доверенность предоставляет право совершать также неограниченное число сделок или иных юридических действий от имени представляемого, однако в ней либо указывается определенная сфера деятельности, либо перечисляются конкретные возможные действия представителя.

Разовая доверенность выдается на совершение одной конкретной сделки или иного юридического действия, например подписание договора, получение товара, составление акта и т.д.

Заметим, что в ряде государственных структур требуют, чтобы полномочия представителя были указаны предельно конкретно;

4) дата выдачи доверенности (если дата выдачи доверенности отсутствует, она считается ничтожной и не имеет никакой юридической силы);

5) может быть указан срок действия доверенности. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Доверенность, с которой бухгалтер ходит в налоговую инспекцию, ПФР, ФСС и другие аналогичные организации, является специальной доверенностью на представление интересов юридического лица в определенной сфере деятельности. В такой доверенности прописаны конкретные организации, в которых бухгалтер может действовать от имени юридического лица, и действия, которые он может совершать. Такая доверенность заверена подписью руководителя и печатью организации.

Передоверие

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Однако на практике могут возникнуть ситуации, в которых оно не имеет возможности самостоятельно осуществить предусмотренные доверенностью полномочия и вынуждено возложить их на другое лицо. Например, заместитель директора организации, которому была выдана доверенность на заключение определенного договора во время отпуска директора, попал в больницу, и ему требуется уполномочить главного бухгалтера подписать какой-то конкретный договор. Однако лицо, которому выдана доверенность, может передоверить осуществление своих полномочий другому лицу, только если уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность.

Правила выдачи доверенности в порядке передоверия заключаются в следующем.

1. Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.

2. Важно обратить внимание на то, что доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть обязательно нотариально удостоверена.

3. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Прекращение действия доверенности

Действие доверенности прекращается вследствие:

- истечения срока доверенности;

- отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

- отказа лица, которому выдана доверенность;

- прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

- прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;

- смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

- смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Обратите внимание, что лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому она выдана, - отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

С прекращением доверенности теряет силу передоверие.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому она выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность. Такая же обязанность возлагается на правопреемников лица, выдавшего доверенность, в случаях ее прекращения по таким основаниям, как прекращение юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерть гражданина, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц. Это правило не применяется, если третье лицо знало или должно было знать, что действие доверенности прекратилось.

По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей

Правовые основы. Отношения, возникающие при выдаче доверенности на получение товарно-материальных ценностей, регулируются, главным образом, Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", которая применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Заметим, что данная инструкция не распространяется на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта).

Форма доверенности. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) выдаются по формам М-2 или М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Получатель доверенности. Доверенности на получение ТМЦ в соответствии с рассматриваемыми правилами могут быть выданы исключительно сотрудникам организации.

Не допускается выдавать такие доверенности не работающим на данном предприятии лицам. К сожалению, на практике это встречается в малых предприятиях: выдаются доверенности на получение ТМЦ лицам, с которыми не оформлены трудовые отношения, что приводит к большим проблемам.

Срок действия доверенности. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, но, как правило, не более чем на 15 дней.

В случае регулярных получений ТМЦ допускается выдавать доверенности на получение ТМЦ на весь календарный месяц, этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом получатель ТМЦ немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

Оформление доверенности. Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими на то уполномоченными. На доверенности ставится печать организации.

Доверенности выдаются на получение ТМЦ, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые ТМЦ в одном месте (с одного склада), но по нескольким документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех документов или несколько доверенностей, если ТМЦ следует получать на нескольких складах.

При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению ТМЦ, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Отпуск ТМЦ предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случаях:

- предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

- предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;

- непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

- окончания срока, на который выдана доверенность;

- получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.

Доверенности независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске ТМЦ. В случае отпуска ТМЦ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю ТМЦ, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска ТМЦ доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Учет доверенностей. Доверенности регистрируются бухгалтерией предприятия. Следовательно, и ответственность за выдачу доверенностей, а также за организацию учета таких доверенностей несет тоже бухгалтерия. Приказом назначается ответственный работник бухгалтерии за учет и выдачу доверенностей на получение ТМЦ.

При выдаче доверенности бухгалтерия предприятия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера дается надпись "В настоящей книжке пронумеровано _______ листов". Количество листов указывается прописью.

На практике вопрос регистрации выданных доверенностей часто не отрегулирован должным образом, что также приводит к проблемам. Хотя завести журнал учета выданных доверенностей либо учитывать их в корешке книжки доверенностей не составляет большого труда.

Предприятия, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей" по форме, утвержденной Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17. В таком журнале в таблице должны быть указаны следующие сведения:

- номер доверенности;

- дата выдачи;

- срок действия;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- наименование поставщика;

- номер и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения;

- расписка (подпись) лица, получившего доверенность;

- отметки о выполнении поручения по выданной доверенности.

Книжки доверенностей и журналы "Учет выданных доверенностей" должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручений и сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Соблюдение несложных в общем-то правил и порядка работы с доверенностями на получение ТМЦ помогает избежать больших неприятностей в финансово-хозяйственной деятельности предпринимателей.

Примечание. Главный бухгалтер предприятия обязан обеспечить:

- контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

- инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

- своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.п.);

- контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Е.П. Зобова,

главный редактор журнала

"Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2010 г.