Новое в регулировании порядка ведения кассовых операций (К. Парфенов, "Бухгалтерия и банки", N 8, август 2010 г.)

Новое в регулировании порядка ведения кассовых операций

Банк России уже больше года обещал разработать новый документ, регулирующий вопросы ведения кассовых операций, взамен действующего Порядка N 40. И вот его проект появился на сайте ЦБ РФ. Теперь он называется Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ.

Положение распространяется на всех субъектов предпринимательской деятельности (юридических лиц, ПБОЮЛов, частную практику (далее будем называть "организации")) и не распространяется на физических лиц.

Организации обслуживающим банком устанавливается лимит остатка наличных денег. После выведения остатка наличных денег в кассовой книге этот лимит не должен быть превышен. Такой же порядок действует и для филиалов юридических лиц. Место проведения кассовых операций должно быть определено руководителем юридического лица.

Организация определяет лимит остатка в соответствии с методикой по формуле (приложение к положению).

Банковский платёжный агент, платёжный агент не учитывает при определении лимита остатка средства, принятые от физических лиц в качестве платежей. Организация в соответствии с методикой рассчитывает лимит остатка и письмом в произвольной форме отправляет в обслуживающий банк. В письме должно быть указано наименование организации (Ф.И.О. для индивидуальных и частнопрактикующих предпринимателей), номер банковского счёта и наименование банка, расчёт лимита остатка, обоснование расчёта, подпись и расшифровка подписи руководителя.

Банк рассматривает данное письмо и не позднее 30 календарных дней со дня его получения направляет в организацию письменное сообщение об установленном лимите.

Если данные были недостоверны, содержали ошибки, то производится пересчёт лимита, что тоже доводится банком до сведения организации.

Лимит остатка считается установленным с момента получения организацией подтверждения об установлении лимита от банка. Для вновь созданной организации остаток считается равным нулю. Если у организации есть счета в разных банках, то лимит устанавливается тем банком, в который обратилась организация.

По получении письма об установлении лимита из банка организация направляет копию этого письма в другие банки, где открыты счета организации.

Если организация не представила письмо по установлению лимита остатка в банк и письмо с копией об установлении остатка, то банк, в котором организации открыт счёт, через 30 дней после осуществления операции по внесению (получению) наличных денег направляет письменное сообщение об установлении лимита остатка равным нулю. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен.

Организация должна хранить свои деньги на счетах в банке. Накопление денег в кассе не допускается. Исключение составляют случаи хранения средств свыше остатка в дни выплат зарплаты и других социальных выплат, а также в выходные и нерабочие дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Срок хранения денег - три дня, включая день получения денег в банке.

Излишки вносятся уполномоченным представителем организации в банк (в том числе через инкассирование) или в организацию почтовой связи для зачисления на счёт.

Если организация маленькая, бухгалтера и кассира нет, то кассовые операции могут производиться лично руководителем.

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Внесение изменений, даже оговорённых, в кассовые документы не допускается.

Кассовые операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том числе оборудованных средствами приёма наличных денег.

Кассовые документы оформляются бухгалтером, главным бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем. В кассовых документах должна содержаться ссылка на подтверждающие документы - заявления, счета, ведомости и т.д.

Подписываются кассовые документы:

- приходные - бухгалтером и кассиром;

- расходные - руководителем, главбухом (бухгалтером) и кассиром.

Если бухгалтера и кассира нет, то кассовые документы подписываются лично руководителем.

Кроме кассовых документов организация ведёт кассовую книгу (ф. 0310004), книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005). Они могут вестись и в электронном виде, но тогда они должны распечатываться на бумажном носителе. Кроме того, должна обеспечиваться сохранность электронных документов и предусмотрена возможность несанкционированного изменения данных, отражённых в этих документах.

(Лирическое отступление. Если под словами "несанкционированное изменение документов" понимать процедуру их хранения, которую разработал Банк России для коммерческих банков в Указании от 25.11.09 N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчётных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учёта", то мало никому не покажется).

Листы кассовой книги (ф. 0310004) распечатываются на бумагу в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала календарного года. Брошюровка производится регулярно, но не реже одного раза в год.

Если книга ведётся на бумажном носителе, то она до начала её ведения должна быть сброшюрована, листы - пронумерованы. Если книги ведутся в обособленных подразделениях, то брошюровка производится по каждому такому подразделению. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Как же принимать и выдавать деньги?

Приём осуществляется с применением приходного ордера. Кассир должен осуществить приём денег полистным поштучным пересчётом. Если принимаемая сумма сходится с суммой в ордере, то кассир подписывает ордер и квитанцию к нему, проставляет оттиск штампа и выдаёт вносителю квитанцию.

Если сумма не сходится, то излишек возвращается вносителю, если же сумма меньше, кассир перечёркивает ордер, сообщает об этом главному бухгалтеру (бухгалтеру) или руководителю (если бухгалтеров нет) для оформления ордера на фактически вносимую сумму.

Если приём денег ведётся с применением контрольно-кассовой техники, то по окончании проведения операций на основании ленты оформляется приходный ордер на сумму принятых денег.

Если это платёжный агент или банковский платёжный агент, то на сумму принятых денег от физических лиц в качестве переводов оформляется отдельный приходный ордер.

Возврат подотчётных сумм, а также приём денег от обособленных подразделений осуществляются также с применением приходных ордеров.

Деньги из кассы в общем случае выдаются на основании расходного кассового ордера. Однако если для выплаты зарплаты, стипендии и подобных платежей оформляются ведомости (расчётно-платёжная ф. 0301009 или платёжная ф. 0301011), то процедура следующая.

Кассир перед выдачей проверяет на документах подписи уполномоченных лиц. При выдаче получателю обязательно проверят личность получателя по документам, удостоверяющим личность. В последний день выдачи наличных денег кассир проставляет в ведомостях по неполученным суммам надпись "депонировано", подсчитывает в итоговой строке сумму фактически выданных средств и сумму, подлежащую депонированию, оформляет реестр депонированных средств. Реестр создаётся в произвольном виде и содержит такую информацию, как наименование организации, дата оформления реестра, период возникновения сумм, номер ведомости, Ф.И.О. лица, не получившего причитающиеся средства, сумма задолженности и итого по реестру, подпись и расшифровка подписи кассира.

На фактически выданные суммы денег по ведомостям оформляется расходный ордер (ф. 0310002), дату которого кассир проставляет на последней странице ведомостей.

Но вернёмся немного назад. Если выдача денег производится не по ведомостям, то при выдаче необходимо удостовериться в личности получателя по удостоверяющим личность документам, внести эти данные в ордер. Если выдача производится по доверенности, то проверяется наличие данных лица, которому доверено получение средств, указываются данные документа, удостоверяющего личность. Доверенность подшивается к ордеру. Если доверенность длительная, то с неё снимаются копии, заверяемые руководителем, которые подшиваются к ордерам, а первый экземпляр прикладывается к ордеру при последней выдаче средств.

При выдаче подотчётных средств следует иметь в виду, что она может быть осуществлена при условии полного погашения по ранее полученным под отчёт суммам. Для выдачи оформляется также ордер (ф. 0310002) с приложенным заявлением на выдачу средств с визой руководителя с разрешением на выдачу. Подотчётное лицо должно отчитаться не позднее трёх дней с момента выхода на работу или с даты истечения срока, на который были выданы средства, путём заполнения авансового отчёта с приложением документов.

Что же такое кассовая книга, для чего нужна и как ведётся?

В кассовой книге, как уже говорилось, отражаются все приходные и расходные кассовые ордера. Причём банковские платёжные агенты и платёжные агенты для учёта принятых наличных денег от физических лиц в качестве платежей ведут отдельную кассовую книгу.

Напомним, что они могут тратить деньги из выручки, но не могут тратить её за счёт вот этих самых принятых платежей. Эти суммы они обязаны сдавать в банк в полном объёме.

Кассир после внесения всех данных в книгу за день выводит остаток и проставляет свою подпись.

Записи в книге сверяются с документами бухгалтером или руководителем и подписываются лицом, которое эту сверку осуществило.

Если кассовые операции не производились, то записи не производятся и остатком считается выведенный последний остаток.

Что же самое главное в организации кассовых операций? Это полное оприходование наличных денег и внесение данных в кассовую книгу, ненакопление денег в кассе сверх лимита и хранение свободных средств на банковских счетах.

Что же в результате выбыло из действующего Порядка N 40?

Первое, чего не видно, - это бывшего ранее жёсткого требования, что "наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке", т.е. вроде целевое назначение и не отменено, но не так жёстко прописано.

Полностью выбыли пункты, в которых описывались порядок оборудования кассы и её защищённость, а также порядок хранения ключей от сейфов (п. 29-30 Порядка). Выбыл и порядок открытия кассы (п. 31 Порядка).

Неясно, надо ли ознакомить кассира с правилами работы (п. 32 Порядка). Хотя интуитивно это и понятно: хранение денег должна обеспечить сама организация - это же её деньги, пусть и думает.

Полностью по этой же причине выбыл и раздел IV Порядка, посвящённый ревизии кассы, а также требование к банкам, что банки "систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций". А так - всё хорошо.

К. Парфенов

"Бухгалтерия и банки", N 8, август 2010 г.