Корпоративный Конфуций, или На службе у благородного мужа (Ф. Кульпин, "Управление персоналом", N 17, сентябрь 2010 г.)

Корпоративный Конфуций, или На службе у благородного мужа

Середина есть точка, ближайшая к мудрости; не дойти до нее -

то же самое, что ее перейти.

Конфуций

Если задать руководителю, казалось бы, банальный вопрос, что из себя сегодня представляет помощник руководителя, то мы получим отнюдь небанальный ответ, а все потому, что топ-менеджеры понимают, насколько важно осознать и грамотно сформулировать главные обязанности своих помощников, в руках которых находится репутация не только босса, но и всей компании.

Сейчас организации переживают не лучшие времена. Кризис требует быстрой отдачи, молниеносного реагирования и правильного решения руководителей, но они не застрахованы от ошибок и порой их решения оказываются катастрофическими. Для того чтобы минимизировать количество ошибок руководителей, организациям и самим топ-менеджерам нужны помощники, или "корпоративные Конфуции", современные, энергичные молодые люди, которые несут в себе не только знания, но и психологическую составляющую "восточной середины". Умение этих людей заключается в том, чтобы создавать благоприятную атмосферу внутри, в сознании руководителей. Такой подход способствует выбору правильного пути для принятия эффективного решения и выхода из сложной ситуации.

Западное инь-янь

Когда просматриваешь основные требования работодателя к должности "помощник руководителя", могут возникнуть ощущения дежавю или просто недопонимания. Как так получилось, что в XXI веке в России настолько неосознанно и с халтурой подходят к определению помощника руководителя и приравнивают его к секретарю? В западном корпоративном мире эти два понятия "помощник" и "секретарь" уже давно идут разной дорогой, но прекрасно уживаются под общим крылом компании; у каждого из них есть своя миссия, но они являются частью общей мозаики "гнезда" организации. Сначала может показаться, что их род деятельности пересекается, как например, пиар и реклама, но единственное, что связывает эти медийные термины, это то, что они являются элементами ИМК. Коротко говоря, такое "пересечение" не больше чем иллюзия. Для многих руководителей эти иллюзии стали делом бытовым, привычным. Причем иллюзии (назовем их "корпоративные иллюзии") со временем распространяются как вирус и превращаются в болезнь, а болезнь, как известно, уже затрагивает материальный мир и может нанести ощутимый вред имиджу организации. Есть одна очень распространенная ситуация: журналист звонит в компанию, чтобы договориться об интервью с каким-либо руководителем. Логичнее всего позвонить пиар-менеджеру или помощнику. Но каково становится журналисту, когда его соединяют с главным секретарем или еще кем-нибудь. Потом оказывается, что главный секретарь - это всего лишь "формальный статус", на самом деле он является и ответственным лицом в организации, и пиар-менеджером, и пресс-секретарем, и маркетологом и т.д. Если журналист представляет какое-либо авторитетное издание, то нередко отказывается брать интервью - мнение журналиста (и всего издания) о компании стремительно падает к значению "ноль" или, что еще хуже, опускается ниже. Такие болезни сейчас не редкость. Конечно, все обвинения можно бросать в сторону кризиса, но похожие случаи бывали и до него. Здесь дело заключается не в финансовых трудностях, а скорее в корпоративной этике, так как зачастую некоторые руководители игнорируют элементы корпоративной культуры, уставы организации и т.п.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что несоблюдение элементарных правил менеджмента - таких, как например, "знание у кого какие обязанности" - не освобождает от ответственности. Для того чтобы лучше понять основной род деятельности помощника и выявить его характерные особенности, необходимо провести сравнительный анализ с наиболее часто путаемой профессией "секретарь".

Пункт помощника руководителя "Психологическая поддержка" будет рассмотрен чуть позже, а пока следует обратить внимание на стандартные характеристики. Заранее следует заметить, что говорить о той или иной весомости какой-либо из профессий в организации не имеет смысла, т.к. любая должность в организации позиционирует себя как часть целого и тем самым оправдывает свою уникальность и значимость.

Некоторые пункты уже вызывают вопросы, особенно это относится к "Контролю документооборота организации". Уместны будут и возражения, что у помощников руководителей вполне может присутствовать такая обязанность. С этим следует согласиться. Но, как правило, сейчас секретарь - это специалист, в большей степени связанный с техническим составляющим офиса, в то время как помощник представляет собой другое звено, скажем, более "гуманитарное". Хотя лучше всего именно помощников руководителей следует называть секретарями. Если проследить историю развития данной должности и обратиться к словообразованию, секретарь переводится как "хранитель секретов", что лучше всего ассоциируется именно с помощником, которого сегодня принято характеризовать как "правая рука руководителя".

Единственная общая черта представителей данных видов деятельности - это то, что, помимо клиентской базы, их функции и обязанности задействованы непосредственно с руководителем, и каждый из них вносит свой профессиональный вклад в его дело. Если говорить обобщенно, взяв снова пример рекламы и пиара (где пиар создает благоприятное поле, а действие рекламы связано с актом продаж на этом поле), то можно провести простую аналогию: функции секретаря включают технические аспекты, и его главным делом остается документооборот, в то время как помощник создает благоприятную атмосферу вокруг своего босса. Под благоприятной атмосферой здесь понимается отнюдь не ухоженные растения, красивая мебель или чашка горячего кофе. Благоприятная атмосфера представляет собой тот тип деятельности, где профессионализм помощника заключается в способности оценки значимости той или иной новости или документа, направляющихся прямиком в руки топ-менеджера. Основная задача помощника в данной ситуации - это умение проранжировать весь информационный поток и подавать нужную и правильную информацию, тем самым сэкономив время и нервы. Благоприятная атмосфера и ее основные особенности, с которыми бы мог работать помощник, будут рассмотрены позже.

Интерпретировать должность "помощник руководителя" можно по-разному, некоторые будут настаивать на том, что это тот же секретарь, но, учитывая сложившиеся обстоятельства в бизнесе (а это не только кризис, но и популяризация психологии, идей Востока, возникновение смешанных моделей управления и тенденции "метафоричного взгляда"), профессия "помощник руководителя" требует несколько иного подхода, более обширного, который мог бы затрагивать многие аспекты жизнедеятельности руководителя. Для того чтобы лучше понимать данный подход, необходимо рассмотреть "помощников" разных эпох. Например, дворецкий - прагматичный перфекционист, "хранитель дома", оказывающий в нужную минуту поддержку своему хозяину, идеально рассчитывающий время. Дворецкий старался держать себя в нейтральных эмоциях, но при этом его слог иногда вносил луч света абсолютно в любую ситуацию, причем все это происходило на интуитивном уровне, т.е. незаметно, без влияния. Далее идет квартирмейстер (или "первый помощник" у пиратов), человек с экспрессивным характером и сурового нрава. Капитан доверял квартирмейстеру две "святые" задачи: постоянную поддержку судна в исправном состоянии и командование абордажем; квартирмейстеру также доставалась роль судьи при спорах или дуэлях. У квартирмейстера и капитана цели практически всегда совпадали, их связывала "болезнь" общей мечтой и невероятная энергетика, которая переполняла обоих, при этом аналитический подход к ситуации сводился к минимуму. Последний, на кого стоит обратить внимание, это мудрец.

Обычно мудрецы работали при дворе и использовались в качестве советников. Лучшим в своем роде считается Конфуций. Правители не раз пользовались его "услугами". Конфуций зажигал их угасающие надежды, направлял на истинный путь и давал советы по управлению государством. Взаимодействие принимало характерную схему "учитель - ученик", и китайский правитель совершенно не противился этому, наоборот, в нем горела потребность услышать слово мудреца, такой разговор для правителя был как глоток свежей воды. Советы здесь были основаны на идее "возвышенного", включали идеалы человеческого гуманизма и понятия совершенства; некоторые из правителей пытались воплотить их в жизнь.

Ф. Кульпин

"Управление персоналом", N 17, сентябрь 2010 г.