Общие центры обслуживания: быть или не быть (И. Юцковская, Н. Фрезоргер, "Консультант", N 15, август 2010 г.)

Общие центры обслуживания: быть или не быть

Целесообразность создания общих центров обслуживания (ОЦО) в структурированных компаниях зависит от совокупности огромного количества внутренних и внешних факторов. К сожалению, не существует однозначного ответа на вопрос об их эффективности в российских условиях хозяйствования, несмотря на положительную мировую практику и многочисленные рекламные буклеты по автоматизации бизнес-процессов ОЦО. Нет и единого сценария их создания. Каждое предприятие, и тем более несколько юридических лиц, объединенных в единую компанию (холдинг), - это живой организм со своей структурой, правилами, бизнес-процессами, ресурсами, динамикой развития...

Размышляя об эффективности и целесообразности создания ОЦО, необходимо прежде всего понимать цели, преследуемые менеджментом компании, и уметь выделить основополагающую стратегическую задачу, обосновывающую решение о его создании. Опыт реализации таких проектов показывает, что зачастую это бывает достаточно сложно сделать. Среди основных целей создания ОЦО компании часто выделяют следующие:

- оптимизация затрат структурированной компании в целом;

- совершенствование системы управления качеством;

- унификация и сокращение бизнес-процессов в рамках единой структуры;

- повышение управляемости холдинга.

Какие функции можно передать в ОЦО?

В зависимости от приоритетных задач и ресурсов компании вырабатывается решение о создании ОЦО и сценарии его воплощения с целью достижения поставленной стратегической цели.

Если рассматривать проект создания общих центров обслуживания как отказ от собственного бизнес-процесса и приобретение услуг по его реализации у другой специализированной организации, то прежде всего следует:

- идентифицировать бизнес-процесс, который желательно передать в ОЦО; четко сформулировать требования к ОЦО: что именно, когда и в каком виде должен получать менеджмент компании;

- каким образом выделенные бизнес-процессы будут интегрированы в существующие смежные схемы взаимодействия (например, обмен данными с цехами, стройплощадками, буровыми);

- кто и как будет осуществлять контроль выполнения бизнес-процессов, передаваемых в ОЦО, и оценивать качество его работы;

- какого положительного эффекта ожидает менеджмент компании от предполагаемого изменения бизнес-процессов.

Примечание. Общие центры обслуживания

ОЦО - самостоятельное юридическое лицо, которому передаются однотипные бизнес-процессы (операции), являющиеся вспомогательными по отношению к основным видам деятельности структурированных компаний (холдингов), объединяющих несколько юридических лиц. Как правило, в ОЦО выделяются функции логистики, казначейства, управления корпоративными финансами, IT-подразделения, отделы, отвечающие за бухгалтерский и налоговый учет, отчетность или их отдельные направления.

Например, до реорганизации в каждой из организаций группы компаний функционировали самостоятельные службы, отвечающие за формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, расчет заработной платы сотрудников, материально-производственный учет, управление финансами, а также различные производственные службы. С целью повышения управляемости холдинга в целом было принято решение передать в ОЦО функции расчета заработной платы, бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности, управления корпоративными финансами и казначейства, которые выполняли вспомогательные службы в каждой из организаций компании.

Таким образом, в одном месте (ОЦО) аккумулируется первичная информация о деятельности каждого юридического лица и, как следствие, холдинга в целом. В итоге имеет место синергетический мультиплицирующий эффект от такой организации бизнес-процессов.

Однако ошибочно полагать, что он заключается в уменьшении затрат на определенную функцию или содержание одного рабочего места в рамках компании. Этот эффект для компании в большей степени заключается в оптимизации процессов принятия управленческих решений на основе имеющейся оперативной информации об общем имущественном положении компании, ее потребностях и обязательствах в целом. При этом информация поступает из одного источника - ОЦО.

При наличии оперативной информации из общего центра в конкретный момент времени менеджмент компании имеет большую возможность для маневра в своих решениях, обладая знаниями о потребностях одних организаций группы и возможностях других. Например, у одного из предприятий появилась потребность в закупке материала "А", при этом ОЦО, обладая информацией о запасах компании в целом, достаточно легко может обнаружить, что требуемый материал имеется в наличии у другого юридического лица группы и не планируется к передаче в производство. В итоге потребность удовлетворена и проблема затаривания складов решена.

Распределение обязанностей и степень погружения ОЦО в хозяйственные процессы и внутреннюю "жизнь" заказчика устанавливается индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от цели, преследуемой при создании общего центра, и имеющихся в наличии ресурсов и инструментария. В свою очередь, ОЦО должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым действующим законодательством к подобного рода организациям, в зависимости от конкретных обязанностей, возлагаемых на него (схема 1).

При определении передаваемого в ОЦО функционала необходимо проанализировать имеющиеся у компании ресурсы для реализации проекта по его созданию:

- используемые или планируемые к применению технологии (ручной способ обработки информации, применение различных систем АСУ, электронная обработка документов, программное, информационное и аппаратное обеспечение, требование электронного архива документов);

- имеющиеся процессы или планируемые к осуществлению операции;

- наличие унифицированной методологии и способов учета, форм документов и отчетов, регламентов сбора, обработки и кодировки данных, должностных инструкций;

- возможности персонала (квалификация, мобильность, лояльность к компании, заинтересованность и прочее).

При создании ОЦО необходимо помнить основное требование Закона 129-ФЗ и НК РФ о том, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Кроме того, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания, как правило, на бумажном носителе. Передавая функции ведения учета и отчетности в общий центр, компании необходимо решить вопрос коммуникации ОЦО и юридических лиц - заказчиков услуг.

Совершение хозяйственных операций происходит на рабочих местах внутри организации-заказчика. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Это требование является ключевым моментом при организации ОЦО, который территориально отдален от других предприятий компании, в плане технического оснащения инструментарием процессов формирования, сбора, передачи, обработки и хранения документов. Для успешной работы ОЦО потребуются значительные капиталовложения на информационные технологии, аппаратное обеспечение, разработку регламентов сбора, обработки и верификации документов и информации, а также на обучение или привлечение персонала не только самого центра обслуживания, но и организаций - заказчиков услуг.

Схема 1. Примерный состав работ и услуг, который может возлагаться на ОЦО

                          /----------------------------------------------------\

                          |  Общий центр обслуживания по учету и отчетности    |

                          \----------------------------------------------------/

       /-----------------------------------------+-----------------------------------------\

                                       |                                               

/-------------\    /-------------\       |/--------------\     /--------------\     /-------------\

|   Степень   |    | Содержание  |       || Виды и формы |     |   Работа с   |     |    Виды     |

| погружения  |    |    услуг    |       ||ответственнос-|     |   внешними   |     | формируемой |

|             |    |             |       ||      ти      |     |контролирующи-|     | отчетности  |

|             |    |             |       ||              |     | ми органами  |     |             |

|-------------/    |-------------/       ||--------------/     |--------------/     |-------------/

|                  |                     ||                    |                    |

|  /-------------\ |  /-------------\    ||  /--------------\  |  /--------------\  |  /-------------\

|  |Формирование | |  | Разработка  |    ||  |   Деловая    |  |  | Камеральная  |  |  |Бухгалтерская|

|-|   пакета    | |-|   учетной   |    ||-|  репутация   |  |-|   проверка   |  |-| отчетность  |

|  |  первичных  | |  |   системы   |    ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  | документов  | |  |             |    ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  \-------------/ |  |-------------/    ||  \--------------/  |  \--------------/  |  \-------------/

|                  |  |                  ||                    |                    |

|  /-------------\ |  |  /-------------\ ||  /--------------\  |  /--------------\  |  /-------------\

|  |Документы по | |  |  |   Учетные   | ||  |По претензиям |  |  |  Налоговые   |  |  |  Налоговая  |

|  |   учету и   | |  |  |  политики,  | ||  |  налоговых   |  |  |   проверки   |  |  | отчетность  |

|-|  движению   | |  |-|Рабочий план | ||-|   органов    |  |-|              |  |-|             |

|  |  персонала  | |  |  |  счетов и   | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  |             | |  |  | Альбом ТХО  | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  \-------------/ |  |  \-------------/ ||  \--------------/  |  \--------------/  |  \-------------/

|                  |  |                  ||                    |                    |

|  /-------------\ |  |  /-------------\ ||  /--------------\  |  /--------------\  |  /-------------\

|  |    Учет     | |  |  |Автоматизация| ||  |Дополнительная|  |  | Аудиторские  |  |  |Статистичес- |

|  |  отдельных  | |  |  |    учета    | ||  | ответствен-  |  |  |   проверки   |  |  |     кая     |

|  |  участков   | |  |  |             | ||  |    ность     |  |  |              |  |  | отчетность  |

|  |   (расчет   | |  |  |             | ||  |  (штрафные   |  |  |              |  |  |             |

|  | заработной  | |  |  |             | ||  |   санкции)   |  |  |              |  |  |             |

|-|   платы,    | |  \-|             | ||-|              |  |-|              |  |-|             |

|  |  складской  | |     |             | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  |учет, расчет | |     |             | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  |  налогов,   | |     |             | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  |банк, касса и| |     |             | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  |   проч.)    | |     |             | ||  |              |  |  |              |  |  |             |

|  \-------------/ |     \-------------/ ||  \--------------/  |  \--------------/  |  \-------------/

|                  |                     ||                    |                    |

|  /-------------\ |     /-------------\ ||  /--------------\  |  /--------------\  |  /-------------\

|  |Инвентариза- | |     |  Хранение   | ||  |Застрахованная|  |  |Представитель-|  |  |Отчетность по|

|  |ция активов и| |     |документов и | ||  | ответствен-  |  |  |ство в суде и |  |  |    МСФО     |

|-|обязательств | |----| информации  | |\-|ность(в части |  |-|других органах|  |-|             |

|  |             | |     |             | |   | аудиторских  |  |  |              |  |  |             |

|  |             | |     |             | |   |    услуг)    |  |  |              |  |  |             |

|  \-------------/ |     \-------------/ |   \--------------/  |  \--------------/  |  \-------------/

|                  |                     |                     |                    |

|  /-------------\ |     /-------------\ |   /--------------\  |  /--------------\  |  /-------------\

|  |   Сверка    | |     |Восстановле- | |   |Периодичность |  |  |   Проверки   |  |  |Управленчес- |

|-| расчетов с  | |----|  ние учета  | \--|оказания услуг|  \-|   другими    |  |-|     кая     |

|  |контрагентами| |     |             |     |              |     |контролирующи-|  |  | отчетность  |

|  |             | |     |             |     |              |     | ми органами  |  |  |             |

|  \-------------/ |     \-------------/     |--------------/     \--------------/  |  \-------------/

|                  |                         |                                      |

|  /-------------\ |     /-------------\     |  /--------------\                    |   /-------------\

|  |  Контроль   | |     |Ведение учета|     |  |  Регулярные  |                    |   |Отчетность в |

|  |  движения   | |     |      и      |     |  |    услуги    |                    |   | Пенсионный  |

|  | внутренних  | |     |формирование |     |  |              |                    |   |   фонд по   |

\-| документов  | |----| отчетности  |     |-|              |                    |--|персонифици- |

   |             | |     |             |     |  |              |                    |   |  рованному  |

   |             | |     |             |     |  |              |                    |   |    учету    |

   \-------------/ |     \-------------/     |  \--------------/                    |   \-------------/

                   |                         |                                      |

                   |     /-------------\     |  /--------------\                    |   /-------------\

                   |     |Сопровождение|     |  |Разовые услуги|                    |   |Отчетность во|

                   |     |      и      |     |  |     (при     |                    |   |внебюджетные |

                   \----|консультиро- |     \-|возникновении |                    |--|    фонды    |

                         |    вание    |        | определенных |                    |   |             |

                         |             |        |  ситуаций)   |                    |   |             |

                         \-------------/        \--------------/                    |   \-------------/

                                                                                    |

                                                                                    |   /-------------\

                                                                                    |   | Специальная |

                                                                                    \--| отчетность  |

                                                                                        \-------------/

Что следует непременно учесть?

Однако на фоне целого ряда преимуществ ОЦО имеется ряд требований, которые обязательно нужно принимать во внимание при принятии решения о его создании. Так как это самостоятельные юридические лица, то хозяйственные отношения с другими самостоятельными организациями группы строятся на основе договора. Такое устройство хозяйственных процессов предусматривает свои требования, так как одно юридическое лицо заказывает услуги у другого, что регулируется рядом нормативных документов. Необходимо обеспечить должный уровень квалификации персонала и применяемого инструментария, правильно и однозначно распределить права, обязанности и ответственность между сторонами договора.

Особенно остро стоит проблема ошибочного понимания деятельности ОЦО в рамках одной компании (группы, холдинга), когда в него переносят функции по ведению бухгалтерского и налогового учета, формированию отчетности и/или их отдельные направления, например, централизованный расчет заработной платы всех работников компании. Общий центр, являясь юридическим лицом, функционирует на коммерческой основе. Для него оказание таких услуг по договору становится основным видом деятельности, а для заказчика (организации группы) - это передача на договорных началах ведения бухучета специализированной организации (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон)). При этом было бы ошибочно считать, что руководитель юридического лица - заказчика услуг освобождается от ответственности за организацию бухучета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций, что требует Закон. Ответственность сохраняется в любом случае, так как Закон не ставит никаких условий для возникновения или невозникновения ответственности. Заказчику услуг необходимо также обеспечить в формализованном виде обоснование передачи функций ведения учета и формирования отчетности ОЦО, так как затраты по его услугам являются расходами заказчика, которые должны быть обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ, ст. 9 Закона).

Если на ОЦО возложены обязанности формирования отчетности других организаций или он только частично участвует в формировании их отчетности, то ОЦО должен соответствовать требованиям Закона "Об аудиторской деятельности" и национальным правилам (стандартам) аудиторской деятельности, а также Международным стандартам аудита.

Необходимо понимать, что при аудите отчетности какой-либо организации, входящей в группу компаний, аудитор должен будет получить различные доказательства ее достоверности. Он обязан провести необходимые процедуры в отношении не только самой компании-клиента, но и ОЦО, непосредственно принимавшего участие в формировании отчетности, даже если последний не имеет полномочия авторизовывать транзакции.

Система внутреннего контроля центра обслуживания должна соответствовать самым высоким требованиям, тем более если хотя бы одна организация в составе структурированной компании эмитирует обращающиеся на фондовом рынке ценные бумаги. Общему центру обслуживания в таком случае необходимо организовать свою систему внутреннего контроля (СВК) и управления рисками в соответствии не только с национальными требованиями менеджмента качества (ГОСТ Р ИСО 9001-2008), но и с действующими международными стандартами.

Влияние СВК ОЦО на отчетность компании в целом или отдельного ее юридического лица оценивается как существенное, и, как следствие, аудитору необходимо максимально использовать различные средства контроля для оценки связанных с этим рисков в соответствии с требованиями П(С)АД 25 "Учет особенностей аудируемого лица, финансовую (бухгалтерскую) отчетность которого подготавливает специализированная организация" (аналог Международного стандарта аудита 402).

В заключение хотелось бы отметить, что общие центры обслуживания, с одной стороны, "стирают" границы обособленности данных и информации внутри компании, позволяют унифицировать и нивелировать бизнес-процессы, повторяющиеся в каждой организации, однако с другой - требуют волевых решений менеджмента компании и значительной реструктуризации бизнес-процессов.

И. Юцковская,

директор департамента бухгалтерского консалтинга ФБК

Н. Фрезоргер,

ведущий консультант департамента бухгалтерского консалтинга ФБК

"Консультант", N 15, август 2010 г.