Закупки: риски недобросовестности контрагентов (Р. Новиков, "Консультант", N 15, август 2010 г.)

Закупки: риски недобросовестности контрагентов

Предприниматель для достижения успеха в бизнесе в ряде случаев идет на риск. При этом определяющим является то обстоятельство, что он должен реально осознавать степень риска. В сфере закупок различных товаров и услуг коммерческие риски (недобросовестности) поставщиков - одни из самых распространенных. Как предотвращать и эффективно противодействовать таким угрозам бизнесу? Что следует учесть при организации и проведении тендеров?

Анализируя современные корпоративные методы борьбы с рисками недобросовестности поставщиков, можно выделить основные из них:

- конкурентные процедуры: тендеры, аукционы, конкурсы;

- внутренний аудит и мониторинг;

- корпоративная политика;

- мониторинг поставщиков и контактов.

Конечно, все эти методы не применяются исключительно для решения задач предотвращения рисков недобросовестности. Поэтому мы остановимся на тех аспектах, которые важны для борьбы именно с такими рисками.

Прозрачные конкурентные процедуры закупок и продаж

Транспарентные и эффективные конкурсные процедуры в этой сфере являются, возможно, наиболее действенным средством для минимизации коммерческих рисков контрагентов. Их преимуществом является то, что, как и всякие процедуры, они формализуют процесс и минимизируют влияние человеческого фактора - основную угрозу эффективности поставок. В целом это комплекс методов и правил, которые так или иначе обеспечивают конкурентный процесс закупки. Для каждого конкретного предприятия либо типа закупки может быть два основных варианта их организации:

1) конкурсная закупка/тендер;

2) аукцион, либо конкурсные торги.

Их принципиальное различие заключается в том, что к первому относятся более сложные, нестандартизированные ситуации конкурса и оценки коммерческих предложений, а второй предполагает наличие стандартного товара и условий его поставки.

Исходя из имеющейся информации и практического опыта в сфере конкурсных закупок товаров и услуг, можно обозначить следующие риски обходных путей конкурентных процедур.

1. Закрытие информации. Тендерный процесс организуется таким образом, что его участники с потенциально выгодными предложениями не получают информацию о проведении открытых тендеров и, таким образом, в них просто не участвуют. Методы закрытия информации могут быть совершенно разными.

Уже стали известны почти анекдотические случаи использования некириллических букв в объявлениях о государственных тендерах, что мешало находить информацию по ним с помощью поисковых систем в Интернете. Вне зависимости от того, были ли использованы данные методы сокрытия информации сознательно, или они явились следствием чей-то случайной ошибки, эти факты говорят о том, что информация может быть фактически закрытой даже в тех случаях, когда на первый взгляд она кажется совершенно открытой.

Другими вариантами, существующими и в бизнес-практике, могут быть случаи использования неподходящих средств распространения информации о происходящих закупках. К примеру, если публичная информация о них размещается лишь на интернет-сайте компании.

2. Специфичные условия тендеров. Предъявляются такие требования, которые не являются существенными для определения качественных параметров контракта, но зато они несут один важный признак - заведомо минимизируют количество возможных участников тендера вплоть до одного поставщика.

В этом смысле изобретательности ответственных за организацию конкурсных закупок не перестаешь удивляться. К примеру, вспоминается тендер, объявленный в одном из регионов, на закупку нескольких десятков автомашин, в котором детально прописывалась их комплектация, включая такие подробности, как дорожный просвет, что заведомо сводило конкурсную закупку к одной-единственной модели автомобиля.

В качестве другого примера можно привести еще один тендер. В его условиях детально описывались требования к компании-поставщику вплоть до того, что ее руководитель должен иметь ученое звание профессор! Стоит ли говорить о том, что в совокупности с другими, достаточно специфичными требованиями такие тендерные условия не предполагали более чем одного участника.

3. Непрозрачность закупочного процесса. Он организуется таким образом, что в силу своей непрозрачности и непонятности для участников фактически отсекает большое количество конкурсантов. Можно выделить следующие признаки такой непрозрачности.

Неясные условия конкурса и критерии оценки предложений. Такие неясности могут заставить поставщиков подозревать коррупционные составляющие этих тендеров. Другая проблема заключается в том, что у поставщиков не будет понимания того, на чем нужно концентрироваться при подготовке конкурсного предложения, что в итоге приводит к излишним трудозатратам с их стороны.

Отсутствие обратной связи. Здесь могут быть различные варианты. Например, отсутствие информации о результатах конкурса, обратной связи при обращении поставщиков к организаторам. Все эти элементы усложняют для потенциальных участников конкурса понимание его условий и критериев оценки. В результате поставщики, как и в предыдущих рассмотренных случаях, отказываются от участия в тендере в силу коррупционных рисков и завышенных трудозатрат.

Оценив возможности обходных путей, компании необходимо разработать такую организацию своих конкурсных процедур, чтобы максимально минимизировать риски недобросовестности контрагентов.

4. Согласование договоров/закупок. В целом практика их согласований, в том или ином виде, применяется в каждой компании. При согласовании договоров поставок должны быть предусмотрены необходимые элементы контроля рисков недобросовестности контрагентов. Такие процедуры будут являться и обязательными контрольными точками: все ли необходимые методы контроля рисков контрагентов выполнены?

Примечание. Как отличить мошенничество от халатности?

К понятию недобросовестности относится две категории поведения контрагентов - мошенничество и халатность. Их различие заключается в осознании участниками процесса закупок последствий своего поведения. В случаях мошенничества лицо сознательно идет на определенное неправомерное поведение в целях своей выгоды, необязательно материальной. Халатность - это когда лицо не исполняет или недобросовестно исполняет свои обязанности, при этом явный мотив на собственную выгоду отсутствует.

С другой стороны, оба этих понятия, с точки зрения руководителя бизнеса, роднит то, что независимо от мотивов это недобросовестное поведение, а разобраться до конца, что же это на самом деле - воровство или глупость, не всегда представляется возможным.

Процедуры внутреннего аудита

При их проведении стоит обратить внимание на следующие элементы борьбы с недобросовестностью закупок.

1. Аудит транзакций. Это стандартный внутренний аудит. Он представляет собой непосредственную проверку проведенных компанией операций, инвентаризацию активов и другие аналогичные процедуры. С точки зрения контроля рисков недобросовестности закупок необходимо делать оценку факторов, которые привели к тем или иным ошибкам, выявленным в ходе аудита. Их всесторонний анализ может привести к выводам о наличии фактов недобросовестности либо рисков их возникновения.

2. Аудит соблюдения процедур. Должна осуществляться проверка соблюдения корпоративных процедур, в том числе и тех, которые важны для минимизации рисков недобросовестности поставщиков (тендерные, предварительного и последующего контроля).

3. Аудит экономической обоснованности транзакций. Данная сфера аудита является нетипичной для большинства коммерческих организаций. В то же время, например, для государственных органов, проверка целевого характера использованных денежных средств является одним из важнейших методов аудита расходов.

Есть одна важная причина, почему такой аудит необходим еще на стадии анализа предложений от поставщиков. Она заключается в том, что при предварительном контроле менеджмент предприятия ограничен во времени принятия решений и полный детальный анализ всех аспектов не всегда возможен для корпоративных контролирующих подразделений. Последующий контроль позволяет детально анализировать транзакции и их экономическую обоснованность в более комфортных временных условиях. Кроме этого, аудит экономической обоснованности будет дополнять другие элементы внутреннего аудита, позволяя выявлять существующие проблемы.

Корпоративная политика

Прозрачная и справедливая внутренняя корпоративная политика также позволяет минимизировать риски недобросовестности закупок.

К элементам такой политики можно отнести две составляющие:

- транспарентные процедуры найма, обучения и продвижения сотрудников;

- понятные и прозрачные процедуры контроля и оценки, в том числе и проводимых закупочных конкурсов.

Первая будет обеспечивать необходимое "качество" персонала, связанного с закупками. Вторая - ясность контрольных процедур и мотивацию к добросовестному поведению.

Мониторинг поставщиков и контактов

Многие компании отводят эти задачи исключительно собственной службе безопасности либо не выполняют их вообще. Это не совсем правильный подход. Можно детализировать эти процедуры следующим образом.

1. Проверка поставщиков и их связей в компании. В значительной мере является процедурой как предварительного контроля, так и последующего аудита. Контроль должен осуществляться с целью минимизации рисков откатов и двойной игры. Проверки контрагентов призваны выявлять неподобающие связи: их аффилированность с менеджерами компании. Такие процедуры достаточно сложны и носят специализированный характер. Поэтому руководству компании следует распределить компетенции выполнения этих задач между отделом внутреннего аудита и службой безопасности.

2. Проверка коммуникаций. Внешние связи и коммуникации компании, вольно или невольно могут привести к возникновению рисков недобросовестности. Сотрудник может по халатности случайно передать поставщику конфиденциальную информацию. Это вероятно также в случаях мошеннических устремлений и неконтролируемых внутренних коммуникаций.

Предприятие должно находить и применять законные методы проверки поставщиков, их связей в компании, коммуникаций, осуществляемых как во внешнюю среду, так и внутри фирмы. Они должны быть составной частью системы минимизации рисков недобросовестности. Топ-менеджменту необходимо внедрить в свою систему организации закупок и внутреннего контроля необходимые элементы, предотвращающие данные риски.

Примечание. Классификатор недобросовестности

Откаты. Они являются, по сути, формой взятки для представителя коммерческой структуры и приводят к тому, что цена закупки необоснованно завышается. Однако ее увеличение является не единственным признаком. Другие характерные признаки откатов - постоянный выигрыш конкурсов одним и тем же лицом либо ограниченный и постоянный состав конкурсантов.

Двойная игра. В данном случае подразумеваются ситуации, в которых ответственное лицо предприятия "играет" одновременно за обе стороны - и за родную компанию, и за контрагента. В самом простом случае такой сотрудник является аффилированным лицом контрагента и получает выгоду от заключения контрактов именно с этим поставщиком. Наличие постоянных контрагентов и участников конкурсов наряду с завышенной ценой, как и в предыдущем случае, является признаком такой двойной игры.

Глупость и попустительство. В силу незнания, лени, безответственности сотрудники заключают с контрагентами заведомо невыгодные контракты. Не следует преуменьшать риск возникновения таких факторов. Недостаточная мотивация сотрудников либо их некомпетентность - не редкость. Признаки такого поведения могут быть самыми разнообразными, как в результатах самих закупок, так и в общем поведении нерадивых сотрудников.

Р. Новиков,

финансовый директор ЗАО "ПРО.МЕД.ЦС"

"Консультант", N 15, август 2010 г.