Зарубежные командировки. Особенности учета (М.В. Кузьмина, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2010 г.)

Зарубежные командировки. Особенности учета

В прошлом номере журнала (см. "АБ" N 9, 2010, с. 70) мы разобрались, как оформлять командировки по территории России и в страны СНГ. Но в последние годы все больше компаний отправляют своих сотрудников в деловые поездки также и в страны дальнего зарубежья. О том, как оформить эти командировки, какие дополнительные расходы фирме придется возместить работнику и как правильно рассчитать суточные, читайте в статье.

Порядок оформления документов при направлении работников в служебные командировки как по территории России, так и за ее пределы установлен Постановлением N 749*(1). Отдельных бланков документов для оформления зарубежных командировок не предусмотрено, поэтому применяются единые унифицированные формы, утвержденные органами статистики*(2).

Документальное оформление

При направлении работника в деловую поездку за границу (за исключением стран СНГ, при посещении которых в личных документах не делаются отметки о пересечении государственной границы) составляется приказ о командировке по форме Т-9 или Т-9а и служебное задание по форме Т-10а. Командировочное удостоверение в данном случае оформлять не нужно, так как время фактического нахождения работника в командировке будет определяться по отметкам о пересечении российской границы в его заграничном паспорте*(3). Ксерокопию этих страниц паспорта сотрудник должен приложить к своему авансовому отчету после возвращения из поездки.

Если же в загранпаспорте отсутствуют отметки о пересечении границы какого-либо иностранного государства, то документами, которые подтверждают местонахождение работника в этой стране и обосновывают выплату суточных, могут быть приказ руководителя, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице и т.д.*(4)

Подобная ситуация может возникнуть, например, если работник направлен в командировку сразу в несколько стран, находящихся в Шенгенской зоне.

После возвращения из заграничной командировки сотрудник в течение 3 рабочих дней предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по форме АО-1, к которому прикладывает документы, подтверждающие расходы, и отчет о выполненной работе.

Авансовый отчет обязательно должен быть составлен в валюте выдачи аванса. То есть если аванс был выдан сотруднику в рублях и он самостоятельно приобрел на него иностранную валюту, то авансовый отчет составляется в рублях. Расходы по заграничной командировке признаются в учете на дату утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому именно на эту дату все расходы, произведенные в иностранной валюте, необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ.

Пример

Менеджер ООО "Сфера" Малышев Ю.А. 03.08.2010 получил аванс на заграничную командировку в сумме 50 000 руб., в тот же день купил авиабилеты на сумму 22 000 руб., а также самостоятельно приобрел в банке 500 долл. США. Комиссия банка за эту операцию составила 100 руб. (ее возмещение работнику предусмотрено положением о командировках ООО "Сфера"). В тот же день Малышев Ю.А. выехал в командировку.

В соответствии с положением о командировках ООО "Сфера" суточные за каждый день нахождения в командировке выплачиваются в размере 1000 руб. (для упрощения примера норма суточных единая и для российских, и для зарубежных командировок, расчеты по НДФЛ не учитываем).

6 августа Малышев Ю.А. вернулся из зарубежной поездки и составил авансовый отчет, к которому помимо документов на приобретение иностранной валюты и авиабилетов приложил оправдательные документы на общую сумму 330 долл. США. Авансовый отчет руководитель ООО "Сфера" утвердил лишь 09.08.2010. Официальный курс доллара США на эту дату составил 29,8312 руб.

Бухгалтер ООО "Сфера" отразил эти операции в учете таким образом:

Дебет 71 Кредит 50

- 50 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы Малышеву Ю.А.

Затем на дату утверждения авансового отчета (09.08.2010) все расходы, произведенные в иностранной валюте, были пересчитаны в рубли по курсу ЦБ РФ:

Дебет 26 Кредит 71

- 9 844 руб. (330 долл. США х 29,8312 руб.) - учтены командировочные расходы, произведенные в иностранной валюте;

Дебет 26 Кредит 71

- 26 100 руб. (22 000 руб. + 100 руб. + 1000 руб. х 4 дня) - учтены остальные командировочные расходы (проезд, суточные, комиссия банка).

Таким образом, общая сумма командировочных расходов составила 35 944 руб. (9 844 + 26 100), и Малышев Ю.А. внес в кассу остаток в сумме 14 056 руб. (50 000 - 35 944):

Дебет 50 Кредит 71

- 14 056 руб. - работник произвел окончательный расчет по командировке.

Обратите внимание, что комиссия банка за приобретение иностранной валюты не входит в перечень командировочных расходов. Поэтому для того, чтобы признать ее сумму в расходах в Положении о командировках или ином нормативном документе фирмы, необходимо оговорить такой порядок расчетов с работниками, который предусматривает возмещение им комиссии или иных сборов за операции с иностранной валютой.

Кроме того, все оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Этот перевод компания может выполнить самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика*(5).

Авиабилеты, выписанные на иностранном языке, полностью переводить не нужно. Необходим перевод лишь тех реквизитов, которые позволяют идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость, - ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета*(6).

Возмещение расходов

Размер суточных, которые выплачиваются при командировках за границу, необходимо утвердить в локальном нормативном акте фирмы. То же самое касается и расходов по найму жилья*(7).

Также при зарубежных командировках кроме традиционных расходов по проезду, найму жилого помещения и суточных работнику дополнительно нужно будет возместить следующие расходы*(8):

на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

обязательные консульские и аэродромные сборы;

сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

иные обязательные платежи и сборы.

Все остальные расходы, которые связаны с командировкой, фирма может возместить своему работнику в том случае, если он представил оправдательные документы и если такое возмещение предусмотрено в каком-либо нормативном документе фирмы.

Как рассчитать суточные?

Суточные при командировках за границу рассчитываются с учетом следующих особенностей*(9).

Когда работник выезжает с территории России, то начиная с даты пересечения российской границы (дата отметки в загранпаспорте) суточные ему оплачиваются в иностранной валюте, до этой даты - в рублях.

Когда работник возвращается из заграничной поездки, то дата пересечения российской границы включается в срок, за который суточные выплачиваются в рублях.

Аналогичное правило действует, если работник поехал в командировку с посещением нескольких стран, - начиная с даты пересечения границы иностранного государства суточные выплачиваются в валюте по норме, установленной для этого государства.

Также не забудьте, что для целей исчисления НДФЛ суточные по командировкам, которые превышают установленный Налоговым кодексом лимит (при командировках по территории России - 700 руб. в день, при нахождении за рубежом - 2500 руб.), являются доходом работника, с которого необходимо удержать налог. Причем сделать это нужно в момент фактической выплаты суточных, по крайней мере такой позиции придерживаются в Минфине России*(10). Если же суточные установлены в иностранной валюте, они пересчитываются в рубли на день их фактической выплаты и с этой суммы удерживается НДФЛ*(11). Но есть и другая точка зрения: суточные признаются доходом работника не в момент их фактического получения, а на дату утверждения авансового отчета по итогам командировки. Соответственно, на эту дату и должен быть удержан НДФЛ. Ведь суточные могут быть выплачены с излишком, или же командировка вообще может не состояться, поэтому до момента утверждения авансового отчета точную сумму дохода работника определить нельзя. Но, к сожалению, подобное мнение скорее всего вызовет споры с налоговиками, а поскольку судебная практика по этому вопросу пока отсутствует, лучше придерживаться официальной позиции Минфина России и удерживать НДФЛ в момент фактической выплаты суточных работнику.

Пример

Главный инженер ОАО "Стройиндустрия" Гуров С.Н. направлен в командировку сначала в Швецию, а оттуда в Данию. Он получил аванс 23.08.2010 и в тот же день выехал в командировку (пересек российскую границу) затем 26 августа из Швеции отправился в Данию, а 28 августа вернулся в Россию.

В коллективном договоре фирмы предусмотрено, что норма суточных при командировках по России и за границу устанавливается в рублях и составляет: при нахождении на территории России - 1200 руб., при нахождении на территории Швеции - 3000 руб., в Дании - 4500 руб.

Бухгалтер ОАО "Стройиндустрия" рассчитал суточные работнику таким образом:

с 23 августа по 25 августа - З дня х 3000 руб. (по норме, установленной для Швеции);

с 26 августа по 27 августа - 2 дня х 4500 руб. (по норме, установленной для Дании);

28 августа - 1200 руб. х 1 день (по норме, установленной для России).

Общая сумма суточных, которую ОАО "Стройиндустрия" начислило Гурову С.Н., составила 19 200 руб. (9 000 + 9 000 + 1200).

Обратите внимание, что Швеция и Дания входят в Шенгенскую зону, поэтому в загранпаспорте Гурова С.Н. не будет отметки о пересечении границы при поездке из Швеции в Данию. Факт пересечения границы в данном случае будут подтверждать проездные документы.

Поскольку начисленная сумма суточных превысила лимит, установленный Налоговым кодексом для целей исчисления НДФЛ, бухгалтер ОАО "Стройиндустрия" при их выплате (23 августа) удержал налог на доходы в сумме:

19 200 руб. - ((2500 руб. х 5 дней) + (700 руб. х 1 день)) х 13% = 780 руб.

Сотрудник на руки получит аванс в сумме за минусом удержанного НДФЛ:

19 200 - 780 = 18 420 руб.

В учете будут следующие записи на дату выплаты аванса:

Дебет 71 Кредит 50

- 18 420 руб. - выдан аванс на командировку за вычетом удержанного НДФЛ;

Дебет 71 Кредит 68

- 780 руб. - удержан НДФЛ с суммы суточных, превышающих нормативы;

Дебет 68 Кредит 51

- 780 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет.

На дату утверждения авансового отчета Гурова С.Н. руководителем бухгалтер ОАО "Стройиндустрия" включит сумму суточных в расходы:

Дебет 20 Кредит 71

- 19 200 руб. - отражены командировочные расходы в виде суточных.

Важное значение для расчета суточных имеет и то, что при выезде за границу командировкой считается даже однодневная поездка, то есть если работник выехал в иностранное государство и вернулся обратно в Россию в тот же день. В этом случае размер суточных составляет половину от установленной нормы для этого иностранного государства*(12).

М.В. Кузьмина,

эксперт журнала

Экспертиза статьи:

Е.В. Мельникова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

*(2) пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, от 01.08.2001 N 55

*(3) п. 15 Постановления N 749

*(4) письма Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505

*(5) п. 9 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н; письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66

*(6) письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168

*(7) п. 16, 17, 21 Постановления N 749

*(8) п. 23 Постановления N 749

*(9) п. 18 Постановления N 749

*(10) абз. 10 п. 3 ст. 217, подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27

*(11) п. 5 ст. 210 НК РФ

*(12) п. 20 Постановления N 749