Вход
Оформляем кассовую книгу (Е.Н. Подлипалина, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2010 г.)
-
Оформляем кассовую книгу (Е.Н. Подлипалина, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2010 г.)
-
Кассовая книга ведется вручную...
-
...или автоматизированным способом
-
А если есть обособленные подразделения?
Оформляем кассовую книгу
Порядок ведения кассовых операций действует еще с 1993 года. Однако до сих пор у бухгалтеров возникают вопросы. В частности, сколько кассовых книг нужно вести организации, имеющей обособленные подразделения? Можно ли заполнять ее листы не каждый день, а, например, еженедельно? Какие первичные документы необходимо к ней прикладывать?
Все организации, работающие с наличностью, должны вести кассовую книгу*(1). Это документ, посредством которого бухгалтер учитывает операции, проводимые через кассу компании по выдаче или принятию наличных денег. Кассовая книга ведется по унифицированной форме N КО-4*(2). Согласно действующему порядку организация ведет ее вручную или автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов.
Кассовая книга ведется вручную...
Некоторые организации ведут кассовую книгу вручную. Ее заводят на один календарный год. Она должна быть обязательно пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью*(3). Все записи в ней следует вести в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Второй отрывается и служит отчетом кассира, его обычно подшивают в отдельную папку с другими кассовыми документами, например с расходными и приходными ордерами. При этом листы обоих экземпляров должны быть одинаково пронумерованы, и общее их количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации на последней странице кассовой книги. Для этого делают такую запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано________листов".
В кассовой книге не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Если все же они были сделаны, то их следует заверить подписями кассира, а также главного бухгалтера или иного лица, его заменяющего.
Книгу заполняют в тот день, когда у организации проходят кассовые операции. Даже если в течение дня их всего 1-2, у компании возникает обязанность по их оформлению. Это предусмотрено Порядком.
Порядок, утв. решением Совета Директоров ЦБР от 22 сентября 1993 г. N 40
Однако некоторые бухгалтеры отражают операции суммарно за какой-либо период времени. В этом случае организация нарушает порядок ведения кассовых операций. Такую ситуацию можно расценивать как неоприходование денег. Кроме того, при проведении проверки сложно будет определить, соблюдала ли компания установленный банком лимит остатка кассы.
В конце дня кассир должен подвести итоги операций за день, вывести остаток денег на следующее число и передать в бухгалтерию отчет вместе с кассовыми документами, сшитыми по порядку. Чтобы определить остаток денег в кассе на конец дня, необходимо сложить остаток денег на начало дня и приход денег в течение дня и из полученного результата вычесть расход денег в течение дня.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации, а хранят ее в архиве компании в течение 5 лет.
Пример заполнения кассовой книги представлен на с. 70.
...или автоматизированным способом
В настоящее время наиболее распространенный способ ведения кассовой книги - автоматизированный. В электронном виде ведутся вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. При этом они должны быть составлены к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
На последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.
Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы он оставляет у себя и хранит в течение года, а отчет передает в бухгалтерию (под расписку на вкладном листе кассовой книги) вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
При таком способе ведения кассовой книги кассир должен хранить ее вкладные листы в течение года отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года или по мере необходимости они брошюруются в хронологическом порядке и подлежат обязательному заверению подписями руководителя и главного бухгалтера компании*(4).
А если есть обособленные подразделения?
В организации должна быть только одна кассовая книга. Это требование сложно выполнить компаниям, которые имеют обособленные подразделения. Дело в том, что действующее законодательство не учитывает этого момента. В связи с этим организации действуют так, как им удобно.
Есть мнение, что обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, могут вести свою кассовую книгу, а в головную организацию передавать только копии ее листов и первичных кассовых документов, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера этого подразделения. Оригиналы они должны хранить у себя и данные об остатках денег в кассе показывать в своем балансе. А головная организация потом включит эти показатели в сводный баланс.
Хотя такой способ ведения кассовой книги удобен, он противоречит нормам действующего законодательства. При проверке организацию могут привлечь к ответственности.
Кодекс РФ об административных правонарушениях
Однако следует помнить о том, что на титульном листе кассовой книги есть строка, в которой указывается подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения им отдельной кассовой книги.
Чтобы у организации не возникло проблем с проверяющими, лучше все-таки вести одну кассовую книгу, но в ней сделать раздел для обособленного подразделения. Это возможно, поскольку головная компания и ее подразделения имеют свои индивидуальные коды.
Кроме того, ЦБ РФ предложил свой вариант ведения кассовой книги в этом случае*(5). Так, если обособленные подразделения организации находятся вне места ее нахождения, они обязаны вести отчет кассира с отражением в нем всех реквизитов кассовой книги в 2 экземплярах. Первый экземпляр они оставляют себе, а второй вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами должны передать в головной офис. При этом отчет кассира можно отправить как на бумажном носителе, так и в электронном виде. На указанные в нем итоговые суммы головная компания в свою очередь должна оформить приходный и расходный кассовые ордера и сделать соответствующие записи в кассовой книге.
Письмо ЦБР от 11 декабря 2008 г. N 29-1-1-11/7735
Данное разъяснение ЦБ РФ было доведено ФНС России до нижестоящих налоговых органов*(6).
Существует также мнение, что при наличии обособленных подразделений компания может вести одну кассовую книгу, в которой имеется раздел для учета операций по подразделению. Он также должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера общества. В головную организацию передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделы кассовой книги, а в обособленном подразделении остаются их копии.
Отметим, что в обоих случаях способ ведения кассовой книги организация должна закрепить в учетной политике. В ней необходимо указать также порядок нумерации кассовых документов, коды головной компании и ее обособленных подразделений и т.д.
Пример
Банком на 2010 г. ООО "Пассив" был установлен лимит остатка кассы в размере 50 000 руб. 1 сентября 2010 г. остаток денег в кассе на начало дня составил 10 000 руб. Кроме того, в этот день у организации были следующие операции, совершенные через кассу:
поступила наличная выручка от продажи товара от ООО "Самолетик" - 80 000 руб.;
выданы деньги сотруднику Петрову А.И. под отчет - 50 000 руб.;
получены деньги из банка "Мечта" на хозрасходы - 5000 руб.
Остаток наличных денег в кассе на конец дня составил:
10 000 + 80 000 - 50 000 + 5 000 = 45 000 руб.
Образцы заполнения вкладного листа кассовой книги и отчета кассира за 01.09.2010 см. на с. 70.
Унифицированная форма N КО-4
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 18.08.98 г. N 88
/--------\
| Код |
|--------|
Форма по ОКУД|0310004 |
Общество с ограниченной ответственностью "Пассив" |--------|
________________________________________________________ по ОКПО|1254/235|
организация |--------|
________________________________________________________________| |
структурное подразделение \--------/
Кассовая книга
на 2010 г.
-----------------
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Касса за " 1" сентября 2010 г. Лист 1
-- -------- ---- --------
/-------------------------------------------------------------------\ |
П| Номер |От кого получено|Номер коррес- | Приход, | Расход, |Л
о|документа|или кому выдано |пондирующего | руб. коп. | руб. коп |и |
л| | |счета, субсчета | | |н
е| | | | | |и |
| | | | | |я
д|---------+----------------+----------------+-----------+-----------| |
л| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
я|-------------------------------------------+-----------+-----------| |
|Остаток на начало дня | 10 000.00 | х |
п|-------------------------------------------+-----------+-----------|
о|ПКО 1 |"Самолетик" | 62-1 | 80 000.00 | | |
д|---------+----------------+----------------+-----------+-----------|
ш|РКО 2 |Петров А.И. | 71 | | 50 000.00 |о |
и|---------+----------------+----------------+-----------+-----------|т
в|ПКО 3 |Банк "Мечта" | 51 | 5000.00 | |р |
к|---------+----------------+----------------+-----------+-----------|е
и| | | и т.д. | | |з |
| | | | | |а
| | | | | | |
| | | | | |
\-------------------------------------------+-----------+-----------|
Перенос | 85 000.00 | 50 000.00 |
\-----------------------/
| /-------------------------------------------------------------------\
Л | Номер |От кого получено|Номер коррес- | Приход, | Расход, |
и | |документа|или кому выдано |пондирующего | руб. коп. | руб. коп |
н | | |счета, субсчета | | |
и | | | | | | |
я | | | | | |
| |---------+----------------+----------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| |---------+----------------+----------------+-----------+-----------|
о | | | | | |
т |-------------------------------------------+-----------+-----------|
р | | Итого за день | 85 000.00 | 50 000.00 |
е | |-----------+-----------|
з | | | | |
а | |-----------+-----------|
| | Остаток на конец дня| 45 000.00 | х |
| |-----------+-----------|
| | | | |
| |-----------+-----------|
| |в том числе на заработную плату, выплаты | | х |
| социального характера и стипендии |-----------+-----------|
| | | | |
| \-----------------------/
| | Кассир Еркович Н.Г. Еркович
| ---------------- ------------------------
| | подпись расшифровка подписи
|Записи в кассовой книге проверил и документы в
| |количестве Два приходных и
| ------------------------------
| | прописью
| Один расходных
| | ----------------------------
| прописью
| |получил.
|Бухгалтер Кольцова Т.В. Кольцова
| | -------------- -----------------------
| подпись расшифровка подписи
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
В этой книге пронумеровано и прошнуровани 75 листов
--------
М.П. (штампа)
Руководитель организации директор Иванов И.И. Иванов
------------ --------- --------------------
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Волошин Е.А. Волошин
------------- ------------------
подпись расшифровка подписи
Е.Н. Подлипалина,
эксперт журнала
Экспертиза статьи:
А.Г. Барсегян,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт
Примечание
Т.В. Сударева, старший финансовый консультант юридической компании "Налоговик"
Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года N 40 (далее - Порядок), каждое учреждение должно иметь кассу и вести только одну кассовую книгу по установленной форме. Для обществ, имеющих обособленные подразделения, исключений нет. Следовательно, у филиала будет операционная касса организации.
В соответствии с пунктом 28 Порядка главный кассир в начале каждого рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую сумму наличных под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. В конце каждого рабочего дня кассиры операционных касс отчитываются перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, сдают остаток денег и кассовые документы по исполненным операциям главному кассиру также под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Тогда приходные и расходные кассовые ордера (заменяющие их документы) до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные по ведомостям на оплату труда и приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи согласно пункту 21 Порядка.
Если в учреждении используется KKT, то в операционных кассах должны вестись также и книги кассиров-операционистов. В них ежедневно указываются показания счетчика KKT на начало и конец рабочего дня, выводится сумма выручки за день и отражаются сданные в кассу организации суммы за подписью ответственных лиц.
"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2010 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) п. 3 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (с изм. от 26.02.1996) (далее - Порядок)
*(2) пост. Госкомстата России от 18.08.1998 N 88
*(3) п. 23 Порядка
*(4) п. 25 Порядка
*(5) письмо ЦБ РФ от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735
*(6) письмо ФНС России от 19.01.2009 N ШС-22-2/28
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Актуальная бухгалтерия"
Особенный журнал о налоговом и бухгалтерском учете. Решение сложных профессиональных вопросов, возникающих у бухгалтера в повседневной работе; оперативные и подробные комментарии к изменениям в законодательстве; консультации по вопросам, связанным с работой бухгалтерии. Все это излагается в доступной форме, сопровождается наглядными примерами, схемами, таблицами и рисунками.
"Ноу-хау" "Актуальной бухгалтерии" - многоступенчатая проверка информации экспертами редакции, независимыми специалистами в области налогов и бухгалтерии, а также со стороны авторитетных чиновников Минфина и ФНС России. Ошибки практически исключены. Периодичность - 1 раз в месяц. Ежемесячник выпускается компанией "ГАРАНТ".
Чтобы регулярно получать "Актуальную бухгалтерию", обратитесь к Официальному партнеру компании "Гарант", который Вас обслуживает.