Деньги под отчет: выявляем задолженность (О.С. Овчинникова, "Зарплата", N 9, сентябрь 2010 г.)

Деньги под отчет: выявляем задолженность

На завершающем этапе движения подотчетных сумм проводят заключительные взаиморасчеты между работником и работодателем. В статье поговорим о выявлении задолженности, определении ее характера и сроках погашения.

Работник, которому было дано поручение осуществить от имени работодателя платеж, произвести расходы, обязан отчитаться. Результаты использования подотчетных сумм он отражает в авансовом отчете*(1), который затем обрабатывает бухгалтер и утверждает руководитель.

Заключительные взаиморасчеты по подотчетным суммам

По итогам обработки авансового отчета определяется, кто, кому и сколько должен. Полностью ли работник использовал подотчетные суммы, или есть разница между выданным авансом подотчетных сумм и утвержденной суммой расхода? Неравенство сумм означает образование задолженности одной из сторон (работника или работодателя). Ее суть отражает сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Источник информации о задолженности - счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, синтетический счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц по каждой сумме, выданной под отчет. В балансе сальдо по счету 71 представляется в развернутом виде: в активе - сумма дебетовых остатков, в пассиве - кредитовых.

Сальдо по дебету счета 71. Первично дебетовое сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" образуется в момент выдачи подотчетного аванса. Оно свидетельствует о наличии у работника денег в подотчете. Пока длится срок, отведенный для исполнения поручения, задолженность работника является нормальной и не требует погашения.

Выявленное по итогам обработки авансового отчета дебетовое сальдо по счету 71 свидетельствует о возникновении задолженности подотчетного лица перед работодателем. Такую задолженность работник обязан погасить.

Сальдо по кредиту счета 71. Кредитовое сальдо по счету 71 может быть выявлено только по итогам обработки авансового отчета. Оно означает, что суммы аванса не хватило на осуществление всех порученных приобретений, налицо перерасход подотчетных сумм. Утвержденный руководителем перерасход работодатель обязан возместить работнику.

Срок погашения задолженности

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок), установлено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, сдать отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Таким образом, со дня завершения периода, установленного руководителем для исполнения поручения, работнику дается три дня для представления авансового отчета и завершения взаиморасчетов. Формально данная норма обращена к работнику, но исполнить ее реально он не может без участия руководителя и бухгалтера. Ведь только после бухгалтерской обработки авансового отчета и утверждения расходов руководителем выявляется сумма задолженности (неиспользованный остаток или перерасход), по которой и проводятся заключительные взаиморасчеты.

Таким образом, за своевременное завершение взаиморасчетов по подотчетным суммам ответственность несут все участники движения подотчетных сумм, в том числе и бухгалтер.

От типа задолженности зависит порядок действий работодателя

После проверки и утверждения авансового отчета бухгалтер определяет сальдо расчетов с подотчетником. В редких случаях оно равно нулю. В большинстве ситуаций выявляется остаток неиспользованных сумм (дебетовое сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами") или перерасход (кредитовое сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

На схеме на с. 114 показаны возможные действия работодателя в обоих случаях. Подробнее о каждом из них вы прочитаете в этом и последующих материалах.

Схема. Действия работодателя при выявлении остатка или перерасхода подотчетных сумм

                       /-------------------------\

                       |Сальдо расчетов по счету |

                       |           71            |

                       \-------------------------/

    /-------------------------\             /-------------------------\

    |По дебету счета 71 (долг |             |По кредиту счета 71 (долг|

/---|   подотчетника перед    |             |       фирмы перед       |---\

|   |         фирмой)         |             |      подотчетником)     |   |

|   \-------------------------/             \-------------------------/   |

|                                                                         |

|                      /-------------------------\                        |

|---------------------|    Погашение долга в    |-----------------------|

|                      |    установленный срок   |                        |

|                      \-------------------------/                        |

|               /-------------------------------------------\             |

|                                                                       |

|   /-------------------------\             /-------------------------\   |

|   |  Добровольный возврат   |             |Своевременное возмещение |   |

|   |  работником в пределах  |             |  работнику в пределах   |   |

|   |  установленных сроков   |             |    утвержденных сумм    |   |

|   \-------------------------/             \-------------------------/   |

|                                                                         |

|                      /-------------------------\                        |

\---------------------|  Срок погашения долга   |-----------------------/

                       |        пропущен         |

                       \-------------------------/

                                  |    |

/-----------------------------\   |    |   /------------------------------\

| Удержание долга из зарплаты |   |    |   |  Возмещение перерасхода по   |

|                             |--|    |--|    решению суда с уплатой    |

\-----------------------------/   |    |   |    процентов за просрочку    |

                                  |    |   \------------------------------/

/-----------------------------\   |    |   /------------------------------\

| Прощение (списание) долга   |--|    |   |  Возмещение пере расхода в   |

|                             |   |    \--|   рассрочку (по договору с   |

\-----------------------------/   |        |          работником)         |

                                  |        \------------------------------/

/-----------------------------\   |

|  Списание долга в связи с   |   |

|   истечением срока исковой  |--/

|            давности         |

\-----------------------------/

Выявляем неиспользованный остаток

Неиспользованный остаток подотчетных сумм - задолженность работника перед работодателем, которая возникает:

- при неполном расходовании подотчетного аванса;

- отсутствии документального подтверждения произведенных расходов;

- отказе руководителя утвердить некоторые фактически произведенные и документально подтвержденные, но нецелевые расходы.

Рассмотрим на примере порядок выявления неиспользованного остатка подотчетных сумм.

Пример 1. Менеджеру по снабжению ООО "Хрустальный водопад" Н.К. Прохладцеву поручено до 7 сентября 2010 года заключить договор на покупку специальной тары для упаковки партии товара и обеспечить ее доставку. Для исполнения поручения 31 августа работнику выдана материальная доверенность и 6000 руб. наличными из кассы. Из них 4500 руб. для оплаты 450 единиц тары (по 10 руб. за единицу), поскольку согласно договору с заказчиком ООО "Хрустальный водопад" должно выпустить партию товара в количестве 450 изделий. Оставшиеся 1500 руб. (6000 руб. - 4500 руб.) он мог потратить на транспортные расходы и доставку тары. 8 сентября 2010 года Н.К. Прохладцев представил авансовый отчет (образец заполнения синим шрифтом на с. 116).

"Рис. 1. Оборотная сторона формы N АО-1"

Как мы видим, общая сумма затрат подотчетного лица составила 6235 руб. Из этой суммы согласно приложенным документам было потрачено:

- 5000 руб. - на закупку тары в количестве 500 единиц (приложены договор, счет, счет-фактура, накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру поставщика);

- 500 руб. - на оплату расходов по доставке тары (приложены договор, счет, счет-фактура, накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру поставщика);

- 600 руб. - на приобретение букета цветов менеджеру поставщика (приложена квитанция к приходному кассовому ордеру).

Н.К. Прохладцев не смог представить оправдательные документы на сумму 135 руб. (расходы на проезд).

В письменном отчете начальнику отдела снабжения Н.К. Прохладцев дал объяснение результатам исполнения поручения. В частности, по поводу несоответствия количества требуемой и фактически приобретенной тары Н.К. Прохладцев сообщил, что поставщик подходящей тары - ЗАО "Коробушка" отпускает свою продукцию в фасовке минимум 500 единиц, по 12 руб. за единицу.

Н.К. Прохладцеву не удалось найти другого поставщика. Ему пришлось преподнести букет цветов менеджеру отдела сбыта поставщика Г.Е. Рябой, чтобы договориться о более приемлемых условиях поставки. В результате он закупил минимальную партию тары, уплатив 5000 руб. (по 10 руб. за единицу).

Билеты на проезд были утрачены вследствие стирки одежды, в кармане которой они были неосмотрительно оставлены. При рассмотрении авансового отчета руководитель принял во внимание объяснения сотрудника, и 9 сентября 2010 года утвердил расходы только на закупку и доставку тары.

Бухгалтеру необходимо составить проводки, определить характер и сумму задолженности, заполнить соответствующую часть авансового отчета.

Решение. Согласно решению руководителя 9 сентября 2010 года бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 10 "Материалы" субсчет 4 "Тара и тарные материалы" Кредит 71 субсчет "Расчеты с Н.К. Прохладцевым"

- 4237,29 руб. (5000 руб. : 118 х 100) - оприходована тара, приобретенная подотчетным лицом, без НДС;

Дебет 10 "Материалы" субсчет 4 и "Тара и тарные материалы" Кредит 71 субсчет "Расчеты с Н.К. Прохладцевым"

- 423,73 руб. (500 руб. : 118 х 100) - учтены расходы по доставке тары, приобретенной подотчетным лицом, без налога на добавленную стоимость;

Дебет 19 Кредит 71 субсчет "Расчеты с Н.К. Прохладцевым"

- 838,98 руб. [(5000 руб. - 4237,29 руб.) + (500 руб. - 423,73 руб.)] - отражен "входной" НДС по таре, приобретенной подотчетным лицом, и по ее доставке.

На оборотной стороне авансового отчета (см. образец на с. 116) бухгалтерские проводки выделены зеленым шрифтом.

Далее определяем промежуточное сальдо, которое покажет бухгалтеру, кто кому и сколько должен.

Счет 71
субсчет "Расчеты с Н.К. Прохладцевым
по подотчетным суммам"

               Дебет                               Кредит

--------------------------------------------------------------------------

 Сальдо                            |

 начальное        6000 руб.        |

-----------------------------------|

                                   |Дебет 10/4         4237,29 руб.

                                   |Дебет 10/4         423,73 руб.

                                   |Дебет 19           19 838,98 руб.

 Оборот по дебету                  |Оборот по кредиту 5500 руб.

-----------------------------------+--------------------------------------

 Сальдо конечное 500 руб.          |

-----------------------------------/

В этом случае образовалось промежуточное сальдо по дебету счета 71 - неиспользованный остаток подотчетных сумм.

О порядке и способах погашения неиспользованного аванса подотчетных сумм и возмещения перерасхода читайте в ближайших номерах.

О.С. Овчинникова,

заместитель главного редактора журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 9, сентябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Бланк авансового отчета введен в действие постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. О том, как его заполнить, мы рассказали в статье "Деньги под отчет: как потратить и отчитаться" // Зарплата, 2010, N 8. - Примеч. ред.