В компании на УСН работает курьер: оформление, расчеты и налоги (Н.А. Кулюкина, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2010 г.)

В компании на УСН работает курьер: оформление, расчеты и налоги

Обычно к соискателю на должность курьера особых требований не предъявляют. И совершенно напрасно. Ведь именно этому человеку впоследствии фирма доверяет важные документы, товары, а возможно, и деньги. Но речь пойдет не об этом. Расскажем о нюансах, которые должен знать бухгалтер, если в организации трудятся сотрудники, чья постоянная работа носит разъездной характер. Причем начнем с наиболее очевидных вопросов.

Начнем с того, что многие компании, принимая на работу курьеров, не спешат с ними официально оформлять трудовые отношения, считая, что курьер - должность временная. Однако тем самым они нарушают трудовое законодательство. Напомним, что за отсутствие трудового договора с любым работником (независимо от должности) предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Так, с должностных лиц и индивидуальных предпринимателей могут взыскать штраф в размере от 1000 до 5000 руб., с юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. Организаций и индивидуальных предпринимателей вместо штрафа могут обязать приостановить деятельность на срок до 90 дней. Должностному лицу, которое уже подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, грозит дисквалификация сроком от одного до трех лет. Во избежание конфликтных ситуаций мы настоятельно рекомендуем соблюдать нормы Трудового кодекса.

Примечание. О некоторых вопросах, связанных с подотчетными расчетами, заключением гражданско-правового договора вместо трудового, а также различных нетипичных ситуациях, возникающих в процессе курьерской работы, читайте в одном из будущих номеров.

Специфика трудовых отношений

Итак, с курьером, как и с любым другим работником, необходимо заключить трудовой договор. После того как трудовой договор подписан сторонами, издается приказ (распоряжение) о приеме на работу по форме N Т-1, делается запись в трудовой книжке и заполняется личная карточка по форме N Т-2. Вроде бы все как обычно. Тем не менее есть некоторые особенности.

Примечание. Унифицированные формы N Т-1 и Т-2 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Характер работы

В должностные обязанности курьеров входят регулярные служебные поездки, то есть их работа носит разъездной характер. Согласно статье 168.1 ТК РФ таким сотрудникам возмещаются расходы на проезд и иные затраты, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Условие о разъездном характере работы нужно внести в трудовой договор и должностную инструкцию курьера. В коллективном договоре или отдельном положении устанавливаются:

- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками;

- перечень конкретных затрат, которые возмещаются работнику;

- порядок предоставления и форма отчетов курьеров о произведенных тратах;

- виды документов, подтверждающие понесенные расходы (проездные билеты, талоны на автобус и т.д.).

Помимо прочего, приказом руководителя должен быть утвержден перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками.

Режим работы

Обычно курьеры подчиняются общему режиму работы, принятому в организации. Например, они могут трудиться пять дней в неделю по восемь часов в день. Однако чаще всего курьерам устанавливается особый график работы.

Неполное рабочее время. Если служебные поездки совершаются нечасто, то по соглашению сторон трудового договора курьер может быть переведен на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (ст. 93 ТК РФ). В первом случае уменьшается количество часов работы в день, во втором - количество дней работы в неделю. Возможен и смешанный вариант - неполный рабочий день при неполной рабочей неделе. Труд оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.

Соглашение о неполном рабочем времени составляется в двух экземплярах (первый - работодателю, второй - курьеру). В этом документе нужно указать сведения о продолжительности рабочего времени, рабочей недели, а также времени начала и окончания рабочего дня. Условие о неполном рабочем времени обязательно отражается в трудовом договоре.

Сменная работа. Такой режим вводится, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ). Например, сменная работа курьеров устанавливается в магазине, который работает круглосуточно и оказывает услугу доставки товаров на дом (в офис). Условия о сменной работе и продолжительности междусменного отдыха закрепляются во внутреннем документе организации и в трудовом договоре, если режим работы сотрудника отличается от общепринятого у работодателя.

Информация о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования вносится в график сменности, который утверждается руководителем организации. Работников необходимо ознакомить с графиком сменности под роспись не менее чем за месяц до введения его в действие. Обратите внимание: запрещается работа в течение двух смен подряд!

Несовершеннолетний работник

Иногда работодатели принимают на должность курьеров граждан младше 18 лет. В этом случае следует помнить, что в соответствии с главой 42 ТК РФ этой категории работников положены определенные гарантии. Так, запрещается оформлять лиц в возрасте до 18 лет на работу, которая может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (ст. 265 ТК РФ). Например, несовершеннолетний не может работать курьером, если в его обязанности входит доставка спиртных напитков и табачных изделий. Также работники моложе 18 лет не могут заниматься переноской и передвижением тяжестей, превышающих установленные для них предельные нормы.

Примечание. Нормы предельно допустимых нагрузок для лиц моложе 18 лет при подъеме и перемещении тяжестей вручную утверждены постановлением Минтруда России от 07.04.99 N 7.

Несовершеннолетние принимаются на работу только после предварительного обязательного медицинского осмотра (обследования), а в дальнейшем (до достижения возраста 18 лет) ежегодно должны проходить медосмотры (ст. 266 ТК РФ). Таким работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ). Сотрудников в возрасте до 18 лет нельзя направлять в служебные командировки, привлекать к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 288 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени у работников младше 16 лет не должна превышать 24 часов в неделю, а у работников от 16 до 18 лет - 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ).

Материальная ответственность

Обычно за причиненный работодателю ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Если курьеру доверяют различные материальные ценности (товары, деньги и т.д.), лучше заключить с ним договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Тогда причиненный прямой действительный ущерб за недостачу вверенного имущества ему придется возмещать в полном объеме. Заметим, договор о полной материальной ответственности не заключается с работниками, не достигшими возраста 18 лет.

Примечание. О том, как составить договор о полной материальной ответственности, читайте в статье "Материальная ответственность" // Упрощенка, 2007, N 4.

Налоговый учет выплат курьерам

Курьерам, как и другим сотрудникам, работодатель обязан выплачивать зарплату. Чаще всего им устанавливается простая повременная оплата труда, то есть размер вознаграждения рассчитывается исходя из тарифной ставки (должностного оклада) и количества отработанного времени. Однако встречается и сдельная оплата труда, при которой выполненная работа оплачивается по сдельным расценкам. Например, за каждую поездку курьер получает по 200 руб.

При УСН расходы на оплату труда учитываются согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Их состав определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ, в пункте 1 которой указаны суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки. Значит, независимо от принятой формы и системы оплаты труда сумма выплаченной заработной платы уменьшит налоговую базу в день расчета с работником (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Как видим, с отражением расходов в виде заработной платы все просто. Трудности в учете обычно возникают с другими выплатами, положенными курьерам. Поговорим о некоторых из них.

Ситуация. Если курьер использует личный транспорт

В некоторых компаниях курьеры ездят на собственных автомобилях. Согласно статье 188 ТК РФ работодатель должен выплачивать компенсацию сотруднику, который пользуется личным имуществом в интересах и с согласия работодателя. Сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитывается в расходах в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Указанные нормы введены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Налоговую базу можно уменьшить:

- на 1200 руб. - если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

- 1500 руб. - если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;

- 600 руб. - если работник использует свой мотоцикл.

При этом предполагается, что указанные суммы включают в себя затраты на ГСМ и ремонт транспортных средств, так что никакие дополнительные компенсации учесть в налоговой базе не получится. Выплаты за пользование иным имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а также суммы компенсаций сверх норм в расходы не включаются.

Оплата служебных поездок

"Упрощенцы" имеют право учитывать только те расходы, которые перечислены в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Затрат на оплату проезда курьеров в этом перечне нет. Однако признать подобные выплаты в составе расходов возможно.

Как уже отмечалось, при учете расходов на оплату труда руководствуются статьей 255 НК РФ. В пункте 25 этой статьи указаны суммы, выплачиваемые в пользу работников и предусмотренные трудовым или коллективным договором. Таким образом, если работодатель возмещает курьерам стоимость проездных билетов на основании трудового (коллективного) договора, сумму компенсации можно признать в составе расходов на оплату труда. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письмо от 01.08.2006 N 03-05-02-04/121).

Отметим, что расходы должны быть документально подтверждены (выше говорилось, о каких именно документах должен позаботиться работодатель) и, безусловно, экономически оправданны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Вряд ли налоговая инспекция признает обоснованными затраты на оплату проезда, если курьер разъезжал на такси от офиса до дома (за редким исключением).

Примечание. Стоимость проезда на такси в производственных целях иногда можно учесть в расходах. Подробнее об этом рассказывалось в статье "Курьер развозит товар на такси" // Упрощенка, 2010, N 8.

Пример 1

В штате ООО "Королек" (применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы) работает курьер Д.В. Плетнев. С ним заключен трудовой договор, согласно которому работа сотрудника является разъездной, и в связи с этим ему оплачивается проезд на общественном транспорте. Перечень должностей, постоянная работа которых носит разъездной характер, утвержден руководителем организации. В нем указана должность курьера. В специальном разделе коллективного договора сказано, что проездные билеты сдаются в бухгалтерию, а их стоимость возмещается по окончании каждого месяца.

Проездные билеты, использованные Д.В. Плетневым в августе 2010 года, на сумму 1780 руб. переданы в бухгалтерию 1 сентября 2010 года. В тот же день компенсация в сумме 1780 руб. была выдана курьеру из кассы. Можно ли ее отразить в расходах?

Да, можно. В организации имеются использованные проездные билеты, приказом руководителя курьер включен в перечень должностей, постоянная работа которых носит разъездной характер, а в трудовом договоре с Д.В. Плетневым указано, что ему возмещается стоимость служебных поездок. Значит, все подтверждающие документы в наличии. Поездки курьера носят служебный характер, поэтому расходы обоснованны. Таким образом, 1 сентября 2010 года организация вправе включить 1780 руб. в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Оплата мобильной связи

Многие курьеры, исполняя трудовые обязанности, пользуются мобильными телефонами. Как правило, стоимость служебных переговоров оплачивают работодатели. В подпункте 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны расходы на оплату телефонной связи. Следовательно, они уменьшают базу по единому налогу. Правда, учесть расходы в налоговой базе возможно, если сим-карта оформлена на имя организации, а не работника. Если же работник в служебных целях использует личную сим-карту, то работодатель обязан выплачивать ему компенсацию в сумме, предусмотренной соглашением (ст. 188 ТК РФ). Однако в расходы при УСН допускается включать только выплаченную компенсацию за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), да и то в пределах установленных законодательством норм. Компенсации за использование прочего имущества в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ не упоминаются.

Предположим, сим-карта оформлена на организацию. При этом нельзя забывать о том, что в учете признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому стоимость личных разговоров работника по служебному мобильному телефону на налоговую базу не повлияет. Чтобы не было недоразумений с налоговиками, бухгалтеру следует позаботиться о наличии:

- договора с обслуживающей компанией;

- детализированных счетов, выставленных оператором связи;

- приказа руководителя с фамилиями работников, которые вправе пользоваться мобильным телефоном;

- отчетов работников, свидетельствующих о служебном характере разговоров.

Примечание. О документах, подтверждающих расходы на оплату телефонных звонков, подробно рассказывалось в статье "Мобильный телефон - наш верный спутник и помощник" // Упрощенка, 2009, N 3.

Пример 2

ООО "Меланж" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В компании работает курьер, в трудовом договоре которого прописано, что телефонные звонки, произведенные в служебных целях, оплачивает работодатель. Сим-карта оформлена на организацию, заключен договор на оказание услуг связи, согласно которому используется авансовая схема оплаты.

9 августа 2010 года на лицевой счет внесено 10 000 руб. (без НДС). 31 августа компания получила от оператора детализированный счет. В нем указано, что в августе снято 2100 руб. (без НДС) за предоставленные услуги связи. Согласно отчету сотрудника все телефонные переговоры носили деловой характер. Вправе ли ООО "Меланж" учесть в расходах затраты на оплату телефонных услуг?

Договор с оператором связи заключен от имени ООО "Меланж", поэтому стоимость переговоров при выполнении всех необходимых условий можно учесть в налоговой базе. При упрощенной системе в расходы включают оплаченные и произведенные затраты. Значит, сумму, внесенную на лицевой счет, компания вправе признать в расходах лишь 31 августа, да и то в пределах стоимости осуществленных деловых звонков. На эту дату организация отразит в расходах лишь 2100 руб. (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Оставшиеся 7900 руб. (10 000 руб. - 2100 руб.) можно учесть после того, как они будут списаны с лицевого счета и получен детализированный счет от оператора. Разумеется, при условии, что звонки будут деловыми.

НДФЛ и страховые взносы

Понятно, что заработная плата работников, в том числе и курьеров, облагается НДФЛ и страховыми взносами. А нужно ли удерживать НДФЛ и платить взносы с других выплат? Попробуем разобраться.

Стоимость проездных билетов

Со всех видов компенсаций, предусмотренных законодательством, НДФЛ не взимается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Расходы на проезд возмещаются сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, на основании статьи 168.1 ТК РФ. Следовательно, с выплаченных сумм удерживать НДФЛ не нужно. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письма от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14 и от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252).

Страховые взносы во внебюджетные фонды начисляются и уплачиваются согласно Федеральному закону от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Выплаты, с которых взносы не взимаются, перечислены в пункте 1 статьи 9 данного закона. К ним относятся компенсации, установленные законодательством и связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 и п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Значит, с возмещаемой стоимости проездных билетов взносы платить не нужно.

Перечень выплат, на которые не начисляются взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765 (далее - Перечень). Суммы, выплачиваемые в счет возмещения расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, указаны в пункте 10 Перечня. Поэтому взносы в ФСС на компенсацию стоимости билетов, купленных работниками для служебных поездок, также не начисляются.

Оплата мобильной связи

Если деловые телефонные разговоры оператору связи напрямую оплачивает компания, то дохода у курьера не возникает. Вспомним, что доходом считается экономическая выгода (ст. 41 НК РФ), и в данном случае работник ее не получает. Значит, НДФЛ и страховые взносы платить не нужно.

Иногда служебные звонки оплачивает работник, а организация впоследствии возмещает ему расходы. В этом случае НДФЛ с компенсации не удерживается согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ.

Оплачивая служебные разговоры, работодатель возмещает курьеру затраты, произведенные в связи с исполнением должностных обязанностей. Поэтому на сумму компенсации расходов на оплату мобильной связи страховые взносы во внебюджетные фонды начислять не нужно (подп. 2 и п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Как уже отмечалось, суммы компенсации расходов, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе и на мобильную связь, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не облагаются (п. 10 Перечня).

Н.А. Кулюкина,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2010 г.