Вопрос: Работнику Общества в соответствии с приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация в размере 1 200 руб. за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". К приказу о компенсации за использование личных автомобилей... (ООО "Аудит-новые технологии", июль 2010 г.)

Работнику Общества в соответствии с приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация в размере 1 200 руб. за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". К приказу о компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях прилагаются: служебная записка начальника абонентского пункта, подтверждающая производственную необходимость использования личного транспорта, копии: водительского удостоверения, свидетельства о регистрации ТС, страхового полиса, медицинской справки. Фактическое использование транспортного средства подтверждается путевыми листами.

Просим Вас прокомментировать письмо Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 и дать консультацию о необходимости оформления в данном случае других документов (договора аренды транспортного средства, дополнительного соглашения к трудовому договору с работником и др.).

В Письме от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 Минфин говорит о том, что для целей применения п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ), в соответствии с которым не подлежат налогообложению по налогу на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением трудовых обязанностей, следует руководствоваться нормами трудового законодательства.

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из указанной нормы Трудового кодекса прямо следует, что использование личного транспорта производится на основании соглашения между работником и работодателем, в котором непосредственно определяется размер возмещения в связи с чем, в Вашем случае между работником и работодателем необходимо заключить соглашение.

О возможности возмещения расходов на основании соглашения сторон Минфин РФ указывал в Письме от 02.02.2005 N 03-03-02-05/7. Так, в письме Минфин РФ указал, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, для того чтобы производить выплаты данных компенсаций, необходимо предусмотреть эти выплаты, их размер или порядок их определения в трудовом договоре с работником или отдельном соглашении.

На основании изложенного считаем, что в данном случае в дополнение к существующим документам необходимо оформить между работодателем и работником соглашение на использование работником личного автотранспорта в интересах работодателя.

Вывод:

Использование личного транспорта в целях работодателя в силу ст. 188 ТК РФ может быть только по соглашению сторон в связи с чем, рекомендуем Вам оформить соглашение межу работником и Организацией, предусматривающим размер компенсаций.

15 июля 2010 г.

ООО "Аудит-новые технологии", июль 2010 г.