Регистрация документов: цели, формы, порядок (К.В. Шестакова, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 9, сентябрь 2010 г.)

Регистрация документов: цели, формы, порядок

Нередко работа по регистрации различного рода документов кажется молодым кадровикам ненужной и отнимающей время. Однако те, кто проработал достаточно долго, понимают, что чем точнее выполняется регистрация документов, тем проще впоследствии найти необходимые документы, обосновать то или иное принятое решение, представить необходимые документы проверяющим организациям.

В настоящей статье рассмотрим вопросы правового регулирования регистрации документов, цели и порядок данной процедуры, приведем образцы необходимых для этого журналов.

Обязательна ли регистрация документов?

Согласно п. 65 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28, регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Единого документа, закрепляющего полный перечень документов, подлежащих регистрации, и ее порядок, нет. Однако о необходимости регистрации документов говорится в различных нормативных правовых актах.

Во-первых, в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 и распространяющихся на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, предусмотрены графы для даты и номера документа, что и является его регистрационными данными.

Кроме того, в п. 72 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003, далее - Перечень), упоминаются книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

- распорядительных и нормативных документов организации;

- поступающих и отправляемых документов;

- обращений граждан;

- телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;

- аудиовизуальных документов.

В пункте 358 Перечня перечислены кадровые документы, которые подлежат учету в книгах, журналах и карточках. К ним относятся документы, закрепляющие:

- прием, перемещение (перевод), увольнение работников;

- направление работников в командировки;

- учет военнообязанных;

- отпуска;

- личные дела, личные карточки, трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения;

- выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;

- выдачу справок о заработной плате, стаже, месте работы;

- выдачу командировочных удостоверений.

Проанализировав представленный перечень документов, можно сказать, что регистрация документов обязательна в организации, поскольку сведения о дате, номере, виде документов используются в ее повседневной деятельности. Например, сведения о дате и номере приказа (распоряжения), на основании которого работник был принят, переведен или уволен с работы, указываются в его трудовой книжке (п. 3.1, 5.1 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", далее - Постановление N 69).

Перечень, приведенный выше, может быть взят за основу при составлении списка документов, которые необходимо регистрировать в организации. Вместе с тем не следует регистрировать абсолютно все документы, имеющиеся в организации, обязательной регистрации подлежат только требующие учета и подлежащие исполнению. Регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения, не нужно. К этим документам относятся печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.), рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.), поздравительные письма и телеграммы, пакеты с пометкой "лично" и др.

Ведомственными приказами могут быть установлены случаи и порядок регистрации отдельных видов документов. Например, в приложении 21 к Приказу ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" (ред. от 15.11.2007) установлен перечень документов, подлежащих обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения. В числе прочих названы письма предприятий, учреждений, организаций, объединений, фондов и др., а также докладные записки на имя руководства таможенного органа. В то же время, приложением 22 к этому приказу регламентирован перечень документов, которые не регистрируются и передаются в структурные подразделения по реестру. К ним относятся письма - ответы на запросы таможенного органа, научные отчеты по темам, статистические отчеты (месячные, квартальные, полугодовые и годовые) и другие документы.

Из сказанного выше следует, что регистрация документов в организации обязательна. Ее порядок, а также перечень документов, которые должны регистрироваться, рекомендуем установить в локальном нормативном акте.

Оформление журнала учета

Итак, регистрация документов заключается в том, что в специальный журнал или карточку вносятся сведения о зарегистрированном документе. Как наиболее часто используемую рассмотрим журнальную форму учета документов. Для отдельных видов документов законодательством установлены формы журналов регистрации и порядок их ведения. Например, в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008), указано, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателя должны вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В пункте 41 названного постановления изложен порядок ведения данных книг. В частности, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются как трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, так и трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы этих книг утверждены приложениями 2 и 3 к Постановлению N 69.

Однако в большинстве случаев организации потребуется разработать форму подобных журналов учета документов. В зависимости от численности персонала и объема документооборота может быть заведен один журнал на все кадровые приказы и отдельный журнал - для регистрации документов по основной деятельности, или на каждый вид документов отдельный журнал: в кадровой службе журналы по учету трудовых договоров, приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, оформлении командировок и т.д., в секретариате журналы регистрации приказов по основной деятельности, входящей, исходящей корреспонденции (в рамках последнего типа документов может проводиться деление на регистрацию корреспонденции из вышестоящей организации (при ее наличии), из нижестоящих организаций (при их наличии), из сторонних организаций) и др.

Необходимость регистрации разного вида документов в различных журналах продиктована и тем, что документы имеют разные сроки хранения (указаны в соответствующих пунктах Перечня). Напомним, что согласно Перечню журналы учета, как и другие документы, подлежат хранению в течение сроков, указанных в приведенных выше пунктах Перечня. Срок хранения зависит от регистрируемого документа и составляет 3, 5, 50, 75 лет или подлежит постоянному хранению.

При оформлении журналов следует помнить, что они содержат графы, включающие наиболее важную информацию о документе. Например, для кадровых документов таковыми будут фамилия работника, в отношении которого составляется документ, наименование документа, дата и номер издания приказа. В журналы для регистрации иных документов, как правило, включают следующие графы: регистрационный номер документа, дату регистрации, от кого получен или кому передан документ, краткое содержание, содержание резолюции, дата отправки, дело, в которое документ подшит по исполнении.

Журналы ведутся в тетрадях или амбарных книгах. На обложке (титульном листе) журнала ставится дата его заведения. Может применяться как книжная, так и альбомная ориентация обложки и листов. Данные об ответственном за ведение журнала работнике могут быть приведены на обложке.

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Листы журнала нумеруются, журнал шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации.

На последней странице книги или журнала делается заверительная надпись: "В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _______ листов". Указывается должность лица, чьей подписью будет скреплена запись, ставится подпись, ее расшифровка и дата.

Записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же была допущена ошибка, то исправлять ее необходимо в следующем порядке: неправильная запись в журнале зачеркивается одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе с отметкой "Исправлено", ставится подпись, расшифровка подписи и дата. Если есть графа "Примечания", можно внести в нее следующую запись: "Исправлено в графе 5", подпись, расшифровка подписи и дата.

В процессе ведения журнал учета хранится у ответственного за эту работу лица. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания.

Порядок регистрации документов

В федеральных органах исполнительной власти делопроизводство и, следовательно, порядок регистрации документов регламентированы Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477. В отдельных ведомствах издаются приказы, регулирующие данный вопрос. Иным организациям и учреждениям необходимо руководствоваться правовыми актами, устанавливающими общие принципы регистрации документов, а также порядок регистрации отдельных видов документов. И лишь в случае отсутствия таких нормативных правовых актов можно обратиться к Постановлению N 477, взяв отдельные положения за основу при составлении локального нормативного акта организации.

Остановимся на вопросе присвоения номера документу. Согласно п. 66 ГОСТ Р 51141-98 при регистрации документу присваивается регистрационный индекс (номер), представляющий собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.

В соответствии с п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер может выглядеть следующим образом: ДЗ-3-71, где ДЗ - индекс вида документа (индекс докладной записки), 3 - индекс подразделения (юридический отдел), 71 - порядковый номер.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации документа порядковый номер определяется по журналу регистрации. Порядковые номера документов, как создаваемых в организации, так и поступающих в нее, присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждой регистрируемой группы документов, то есть с начала года порядковые номера начинаются заново. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, приказы по личному составу, сгруппированные отдельно от приказов по основной деятельности, можно дополнить буквенным обозначением (например, N 1-к (кадровые документы) или N 1 л/с (личный состав)). Вместе с тем, если принята регистрация всех кадровых документов отдельно, они могут быть дополнены такими буквенными индексами, как N 1-Пр (прием на работу), N 1-У (увольнение). Желательно, чтобы расположение составных частей порядкового номера было постоянно в организации и закреплено в инструкции по делопроизводству.

Все документы, обращающиеся в организации, делятся на поступающие и создаваемые в ней. Поступающие документы необходимо регистрировать в день поступления, а отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Входящие документы регистрируются после их первичной обработки и распределения поступающих документов. В момент регистрации в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа оформляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий регистрационный номер и дату поступления документа. Также данный реквизит может содержать наименование организации и проставляться в виде штампа. Во время регистрации входящих документов основные данные о них переносятся в регистрационную форму.

Создаваемые документы, которые не подлежат утверждению, регистрируются после их подписания. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то он регистрируется после подписания всеми должностными лицами. Если документ требует утверждения, его регистрируют не после подписания, а после оформления реквизита "гриф утверждения документа".

При регистрации создаваемых в организации документов на них оформляются два реквизита ("регистрационный номер документа" и "дата документа"), а основные данные заносятся в регистрационную форму. Датой документа является дата его подписания (для документов, не подлежащих утверждению) или утверждения (для документов, подлежащих утверждению). Для протокола датой документа является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 октября 2010 года следует оформлять так: 05.10.2010. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты: 5 октября 2010 г.

Немаловажен вопрос о месте регистрации документов. В зависимости от структуры организации выделяют централизованную регистрацию, когда она осуществляется в одном структурном подразделении, и децентрализованную - в разных структурных подразделениях. Данный вопрос (если отсутствуют ведомственные правовые акты) остается на усмотрение работодателя. Общей рекомендацией будет следующий порядок регистрации документов: в службе документационного обеспечения (или секретариате) регистрировать распорядительные документы за подписью руководителя организации, входящие документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации, исходящие документы за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов. Порядок регистрации остальных документов будет зависеть от объема документооборота. Так, в небольших организациях часть документов может регистрироваться централизованно (например, в секретариате), другая же часть (специализированная документация) - в соответствующем подразделении (бухгалтерия, юридический отдел и т.д.). В средних и крупных организациях с большим объемом документооборота регистрация внутренних документов будет осуществляться в подразделениях - авторах документов, специализированная документация также регистрируется централизованно в соответствующих функциональных структурных подразделениях, а входящие документы, адресованные руководителям подразделений, и исходящие документы за подписью руководителей подразделений могут регистрироваться как централизованно в службе документационного обеспечения, так и децентрализованно. При этом рекомендуется выполнять лишь однократную регистрацию документа и не регистрировать его второй раз при передаче в другое структурное подразделение.

Как видим, регистрация документов - процесс достаточно трудоемкий. Необходимо просмотреть документ, определить необходимость его регистрации, отнести его к одной из регистрируемых групп, определить суть документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнить регистрационную форму, оформить обязательные реквизиты документа и т.д. Поэтому с целью точного и грамотного проведения регистрации документов рекомендуем на предприятии издать локальный нормативный акт, детально регламентирующий порядок делопроизводства, в частности, регистрации документов, с которым ознакомить всех работников, задействованных в данном процессе.

К.В. Шестакова,

эксперт журнала

"Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 9, сентябрь 2010 г.