Восстанавливаем трудовую книжку (Е.А. Соболева, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 9, сентябрь 2010 г.)

Восстанавливаем трудовую книжку

Согласно ст. 65 ТК РФ один из документов, которые предъявляются работодателю лицом, поступающим на работу, при заключении трудового договора, - трудовая книжка. Исключение - случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Кроме этого, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Что же делать в случае потери трудовой книжки (самим работником или работодателем)? В данной статье ответим на этот и другие вопросы.

Согласно ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. В настоящее время основными нормативными документами, регулирующими порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), и Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69, Инструкция).

Вначале скажем несколько слов о ведении трудовой книжки. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для этого работника основной. В соответствии с п. 9 Правил при оформлении трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, в нее вносятся следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Кроме этого, в трудовую книжку вносятся следующие записи:

- о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил);

- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (п. 21 Правил);

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил);

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений (п. 24 Правил);

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (п. 24 Правил);

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил).

Отметим, что все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил). Данные записи должны заполняется в порядке, утверждаемом Постановлением N 69 (п. 13 Правил).

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил). Также в указанном пункте сказано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В случае утраты трудовой книжки необходимо ее восстановить, так как она является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. При этом трудовую книжку может потерять как сам работник, так и работодатель. Рассмотрим обе ситуации.

Восстановление трудовой книжки при утере ее самим работником

Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата в него вносятся сведения:

- об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей (п. 32 Правил).

Обратите внимание! Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32 Правил).

Итак, согласно п. 7 Инструкции дубликат трудовой книжки оформляется в соответствии с общими правилами заполнения трудовой книжки. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно - указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал человек, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую он был принят.

Если в представленных документах есть запись, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также необходимо сделать отметку в дубликате трудовой книжки.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. Наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи, в дубликате указываются в графе 4. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. К таким документам относятся трудовые договоры; справки, выдаваемые работодателями или определенными государственными (муниципальными) органами; выписки из приказов, лицевые счета и т.п. Для получения документов необходимо обратиться в отделы кадров всех организаций, в которых сотрудник работал прежде, за справкой о подтверждении стажа работы у данного работодателя. Если организации уже не существует, то для подтверждения сведений о трудовом стаже можно воспользоваться:

- сохранившимся у работника трудовым договором, заключенным с данной организацией, поскольку трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работника, что подтверждается его подписью на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ);

- сведениями, содержащимися в индивидуальном лицевом счете лица в органах Пенсионного фонда. Сведения об индивидуальном лицевом счете содержат в том числе информацию о периодах трудовой деятельности, включаемых в трудовой стаж. Они могут быть получены в органах Пенсионного фонда по месту жительства или работы. Согласно ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" данные сведения предоставляются бесплатно в течение десяти дней после обращения;

- документами по личному составу ликвидированной организации, полученными работником в муниципальном архиве. Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) документы по личному составу организации при ее ликвидации передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим на временное хранение в упорядоченном виде в архив. Срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет (пп. "б" п. 4 ст. 22 Закона N 125-ФЗ). Пользователь имеет возможность беспрепятственно изучить эти документы, а также получить архивную справку. Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку. Справка выдается под расписку лично гражданину при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, а его доверенному лицу - при предъявлении доверенности.

Приведем пример оформления дубликата трудовой книжки.

N  записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причины и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общий стаж до поступления на работу в Муниципальное
				детское образовательное учреждение "Средняя школа
				N 3" составляет 5 лет 2 месяца 7 дней.
				Муниципальное детское образовательное учреждение
				"Средняя школа N 67"
1	25	08	2005	Принята на должность учителя начальных классов.	Справка от 22.07.2008 N 23
2	2	08	2006	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,
				пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса
				Российской Федерации Муниципальное детское
				образовательное учреждение "Средняя школа N 13"
3	15	08	2006	Принята на должность учителя начальных классов.	Справка от 28.07.2008 N 61
4	1	07	2008	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,	Справка от 28.07.2008 N 61
				пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса
				Российской Федерации.
				Муниципальное детское образовательное учреждение
				"Средняя школа N 3"
5	23	08	2008	Принята на должность учителя начальных классов.	Приказ от 23.08.2010 N 26-к
6	30	07	2010	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника,	Приказ от 30.07.2010 N 9-к
				пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса
				Российской Федерации.
				Инспектор отдела кадров Скворцова Т.В.
				Работник Макарова

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем

Утеря трудовой книжки работодателем чаще всего происходит в массовом масштабе в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.). В этом случае при выдаче дубликата трудовой книжки трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций (п. 34 Правил).

Как отмечено в п. 34 Правил, комиссия по установлению стажа создается органами власти, таким образом, необходимо подать письменное заявление в Роструд в произвольной форме. Приведем пример такого заявления.

               Муниципальное детское образовательное учреждение

                            "Средняя школа N 3"

    Адрес: 603003, г. Нижний Новгород, ул. Горького, д. 64, тел. 229-56-57

Исх. N 76                                 Начальнику департамента труда

от 23.08.2010                             и социального развития

                                          г. Н. Новгорода

                                          В.И. Лапину

                                          от директора МДОУ

                                         "Средняя школа N 3"

                                          Т.В. Скворцовой

Заявление

Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации - пожара в МДОУ "Средняя школа N 3", расположенном по адресу: 603003, г. Нижний Новгород, ул. Горького, д. 64.

Прошу включить в состав комиссии Гончарову Валентину Викторовну, инспектора отдела кадров МДОУ "Средняя школа N 3".

К заявлению прилагается следующее:

1. Справка от Управления противопожарной службы по г. Н. Новгороду от 20.08.2010 N 123, подтверждающая произошедшую чрезвычайную ситуацию.

2. Список сотрудников учреждения.

Директор МДОУ "Средняя школа N 3"    Скворцова      /Т.В. Скворцова/

При этом установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Такой же порядок действий рекомендован Минздравсоцразвития в Письме от 06.08.2010 N 12-3/10/2-6752.

Приведем пример оформления акта об установлении трудового стажа на стр. 68.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки при утере ее работодателем аналогичен оформлению дубликата при утере работником.

Ответственность работодателя

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ее несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При этом за нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Меры административной ответственности за нарушение норм трудового права установлены Кодексом об административных правонарушениях. Согласно его ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет:

- наложение административного штрафа на должностных лиц - в размере от 1000 до 5 000 руб.;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В случае повторных нарушений законодательства о труде и об охране труда должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Акт N 7
Об установлении трудового стажа работникам МДОУ "Средняя школа N 3"

  г. Нижний Новгород                                 23.08.2010

Настоящий акт составлен комиссией по установлению трудового стажа работников МДОУ "Средняя школа N 3", трудовые книжки которых были утрачены вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств - пожара, произошедшего 19.08.2010 в здании школы. Комиссия по установлению трудового стажа работников была создана в соответствии с Решением Департамента труда и социального развития г. Нижнего Новгорода от 30.08.2010 N 67 и приказом о создании комиссии об установлении трудового стажа работников МДОУ "Средняя школа N 3".

Комиссией на основе имеющихся документов был установлен общий трудовой стаж сотрудников МДОУ "Средняя школа N 3", а именно:

1. Иванов Иван Иванович, 1978 г. рождения, - общий трудовой стаж составил 6 лет 5 месяцев 17 дней.

2. Семенов Семен Семенович, 1976 г. рождения, - общий трудовой стаж составил 9 лет 3 месяцев 7 дней.

3. Николаев Николай Николаевич, 1972 г. рождения, - общий трудовой стаж составил 16 лет 2 месяцев 6 дней.

В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить дубликаты трудовых книжек указанным работникам. При оформлении указать общий трудовой стаж работников до поступления в МДОУ "Средняя школа N 3".

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в департаменте труда и социального развития области, второй у работодателя - МДОУ "Средняя школа N 3".

Председатель комиссии:  Трунов              /А.Н. Трунов/

Члены комиссии:         Сазанов             /Н.П. Сазанов/

                        Плетнев             /В.В. Плетнев/

Секретарь комиссии:     Ковалева            /О.Б. Ковалева/

Е.А. Соболева,

эксперт журнала

"Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 9, сентябрь 2010 г.