Смена фамилии (И. Богатый, "Практический бухгалтерский учет", N 10, 11, октябрь, ноябрь 2010 г.)

Смена фамилии

За время трудовой деятельности в жизни работающего может произойти событие, в результате которого поменяются некоторые его анкетные данные. Выход женщины замуж в большинстве случаев приводит к смене фамилии, при разводе же не столь уж и редко происходит "возврат" девичьей фамилии. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак, ведь муж имеет право взять фамилию жены. Фамилия после бракосочетания может быть образована посредством присоединения фамилии жены к фамилии мужа (п. 2 ст. 28, ст. 36 Федерального закона от 15.11.97 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"). Неблагозвучие фамилии или имени вполне может привести к их изменению, поскольку гражданское законодательство позволяет лицу, достигшему 14 лет, изменить фамилию, имя и отчество (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

Изменение фамилии, имени или отчества проводит орган записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего их (её, его) изменить. Смена фамилии, имени, отчества подлежит государственной регистрации в органе ЗАГС (п. 2 ст. 58 закона N 143-ФЗ). За государственную регистрацию перемены имени, включающего в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество, включая выдачу свидетельства о перемене имени, взимается государственная пошлина в размере 1000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 333.26 НК РФ).

В то же время смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей гражданина, приобретённых под прежним именем. О смене имени он должен уведомить должников и кредиторов (абз. 1 и 2 п. 2 ст. 19 ГК РФ).

Гражданин, сменивший имя, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя (абз. 3 п. 2 ст. 19 ГК РФ). И в первую очередь ему надлежит заменить паспорт (п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 828).

Напомним, что до настоящего времени не принят федеральный закон об основном документе, удостоверяющем личность гражданина РФ. До принятия соответствующего закона Президент РФ в соответствии со своими конституционными полномочиями издал указ от 13.03.97 N 232, восполняющий пробел в правовом регулировании по данному вопросу и действующий до принятия законодательного акта. Данным указом, в частности, было поручено Правительству РФ утвердить образец бланка и описание паспорта гражданина Российской Федерации, а также положение о паспорте гражданина РФ.

Для смены паспорта лицом, сменившим фамилию, представляется:

- заявление по форме N 1П (приложение N 1 к Административному регламенту Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и по исполнению государственной функции по учёту паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации);

- паспорт, подлежащий замене;

- две личные фотографии размером 35 х 45 мм;

- документы, подтверждающие изменение фамилии (имени, отчества);

- документы об уплате государственной пошлины.

За выдачу паспорта гражданина РФ взимается государственная пошлина в размере 200 руб. (подп. 17 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Для замены паспорта граждане представляют необходимые документы и личные фотографии соответствующим должностным лицам жилищно-эксплуатационных организаций государственного и муниципального жилищных фондов, жилищно-строительных и жилищных кооперативов. Указанные же должностные лица обязаны представить в трёхдневный срок переданные гражданами документы и личные фотографии в территориальные органы ФМС России для оформления паспорта.

Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы лицом, поменявшим фамилию, не позднее 30 дней с момента регистрации (п. 15 положения).

При замене паспорта по месту жительства территориальный орган ФМС России обязан его выдать в 10-дневный срок со дня принятия документов (п. 16 положения). Отметим, что до оформления нового паспорта гражданину по его просьбе может быть выдано временное удостоверение личности (форма N 2П, приложение N 2 к упомянутому Административному регламенту) (абз. 2 п. 17 положения). В связи с чем при прохождении процедуры замены паспорта гражданин не лишается возможности на основании временного удостоверения личности совершать юридически значимые действия.

Также подлежат замене заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (при их наличии), страховое пенсионное свидетельство, страховой медицинский полис.

Замена некоторых из этих документов осуществляется через работодателя. Для извещения работодателя о смене фамилии физическому лицу следует обратиться в кадровую службу организации (на малых предприятиях - к ответственному за ведение кадровой документации), написав заявление в произвольной форме и приложив копии подтверждающих документов. При этом предъявляются подлинники подтверждающих документов.

Но вначале рассмотрим процесс замены документов, которые рассматриваемому лицу надлежит поменять самому.

Самостоятельные действия

В Федеральном законе от 15.08.96 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию", регулирующем вопросы оформления и выдачи документов для выезда из России и въезда в нашу страну граждан РФ, о замене заграничного паспорта при смене фамилии ничего не говорится. И, казалось бы, им можно пользоваться до истечения срока действия.

Но несовпадение фамилии в паспорте гражданина РФ и заграничном паспорте не позволит гражданину выехать по такому загранпаспорту в страну, посольство (консульство) которой для оформления визы требует представлять также и общегражданский паспорт. Об этом следует не забывать и работодателю, направляющему не столь уж редко своих работников в загранкомандировки.

Загранпаспорт выдаётся гражданину РФ по его письменному заявлению, поданному лично или через его законного представителя, территориальным органом ФМС России. К указанному заявлению прилагаются личные фотографии и документы об уплате государственной пошлины (ст. 8 и 9 закона N 114-ФЗ). За выдачу паспорта уплачивается государственная пошлина (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 333.28 НК РФ):

- 1000 руб. - за выдачу обычного паспорта, удостоверяющего личность гражданина РФ за пределами территории РФ;

- 2500 руб. - за выдачу паспорта, содержащего электронный носитель информации (паспорта нового поколения).

Обычный загранпаспорт выдаётся сроком на пять лет, паспорт, содержащий электронный носитель информации, выдаётся сроком на десять лет.

В случае подачи заявления о выдаче паспорта по месту жительства срок оформления паспорта не должен превышать одного месяца со дня подачи указанного заявления (ст. 10 закона N 114-ФЗ).

Основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются (ст. 28 Федерального закона от 10.12.95 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"):

- истечение установленного срока действия водительского удостоверения;

- ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтверждённое медицинским заключением;

- лишение права на управление транспортными средствами.

Следовательно, при смене фамилии замена водительского удостоверения вроде бы не столь уж и обязательна, достаточно иметь при себе документ, подтверждающий изменение фамилии. Но в этом случае при довольно частом использовании автомобиля вполне возможно возникновение определённых трудностей. Исходя из этого водительские права поменять всё же следует.

Работодатель при изменении фамилии сотрудником, чья трудовая функция подразумевает использование автотранспортного средства, не вправе требовать от него незамедлительной замены водительского удостоверения. Но ему следует обратить внимание работника на возможность затруднений его трудовой деятельности.

При смене фамилии физическим лицом его идентификационный номер налогоплательщика остаётся прежним, поскольку присвоенный физическому лицу ИНН не подлежит изменению. Исключением является лишь внесение поправок в нормативные правовые акты РФ либо изменение структуры самого ИНН (п. 3.1, 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учёт, снятии с учёта юридических и физических лиц, утв. приказом МНС России от 03.03.04 N БГ-3-09/178).

Однако гражданину, сменившему фамилию, всё же лучше получить новое свидетельство о постановке на учёт физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (форма N 2-1-Учёт). Для этого ему следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства с заявлением о постановке на учёт в налоговом органе на территории Российской Федерации (форма N 2-2-Учёт, указанные формы утв. приказом ФНС России от 01.12.06 N САЭ-3-09/826).

В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учёт, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдаёт свидетельство о постановке на учёт с тем же ИНН и новой фамилией физического лица.

Физическое лицо может обратиться в инспекцию ФНС России с указанным заявлением по мере необходимости.

Физическим лицам - индивидуальным предпринимателям же при изменении фамилии надлежит обратиться в инспекцию ФНС России (в межрайонную налоговую инспекцию в городах, в которых именно она занимается государственной регистрацией) для внесения изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей. В ЕГРИП в сведениях об индивидуальном предпринимателе содержатся в том числе его фамилия, имя, отчество, паспортные данные или данные иных документов, удостоверяющих личность. Причём на это ему отводится три рабочих дня (подп. "а" и "е" п. 2, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").

Для внесения изменений в ЕГРИП индивидуальным предпринимателем представляются (п. 1 ст. 22.2 закона N 129-ФЗ):

- заявление о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей изменений (форма N Р 24001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.02 N 439). При этом заполняется также лист А этой формы "Сведения о физическом лице, зарегистрированном в качестве индивидуального предпринимателя";

- копия документа, подтверждающего изменение фамилии.

Указанным постановлением N 439 утверждены Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей. Порядок же заполнения заявления изложен в Методических разъяснениях по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (приложение N 2 к приказу ФНС России от 01.11.04 N САЭ-3-09/16).

Документы могут быть представлены в регистрирующий орган непосредственно или направлены почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке и описью вложения. Датой представления документов является день их получения регистрирующим органом.

В случае если документы представляются в регистрирующий орган непосредственно заявителем, то ему в этот же день выдаётся расписка в получении документов с указанием перечня и даты их получения регистрирующим органом.

Внесение в ЕГРИП изменений, касающихся сведений об индивидуальном предпринимателе, осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня представления документов (п. 2, 3 ст. 9 закона N 129-ФЗ). После этого индивидуальному предпринимателю выдаётся свидетельство о внесении записи в ЕГРИП по форме N Р 60004 (утв. постановлением N 439), а также выписка из ЕГРЮЛ с новыми сведениями.

Индивидуальным предпринимателям не стоит забывать, что информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России. Указанным органам надлежит сообщить такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа (п. 8 ст. 85 НК РФ).

Обращение к работодателю

Для замены страхового пенсионного свидетельства, страхового медицинского полиса лицу, которое изменило свою фамилию, надлежит обратиться к своему работодателю. Помимо помощи в получении указанных документов работодателем также вносятся изменения в кадровые документы:

- в трудовую книжку;

- книгу учёта движения трудовых книжек;

- личную карточку работника (форма N Т-2);

- лицевой счёт (форма N Т-54), - а также в трудовой договор и в документы, предназначенные для учёта начисленного дохода и исчисленных с него НДФЛ и страховых взносов по государственным видам обязательного страхования:

- налоговую карточку по учёту доходов и налога на доходы физических лиц за 201__ год (форма N 1-НДФЛ, утв. приказом МНС России от 31.10.03 N БГ-3-04/583);

- карточку индивидуального учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов за 201__ год (рекомендована для использования совместным письмом ПФР от 26.01.10 N АД-30-24/691 и ФСС России от 14.01.10 N 02-03-08/08-56П).

Указанные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя организации, с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных:

- паспорта, выданного на новое имя;

- свидетельства о регистрации (расторжении) брака либо

- свидетельства об изменении фамилии (имени, отчества) и др.

Копии перечисленных документов заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник лишь предъявляет работодателю.

Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку сотрудником организации является пока работник с прежней фамилией.

Руководителем организации выносится резолюция, на основании которой издаётся приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества).

Унифицированных форм такого приказа не существует, но в нём обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нём. Датой оформления приказа становится дата поступления заявления и копий соответствующих документов в кадровую службу.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения во все внутренние документы организации, где имеются сведения о фамилии, а также об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки.

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника в трудовой книжке осуществляется на основании паспорта, свидетельства о рождении, регистрации брака, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов (п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225).

Указанные правила предписывают заполнять трудовую книжку в порядке, утверждаемом Минздравсоцразвития России (с 22 марта 2008 года, а до этого Минтрудом России, п. 13 правил). Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69) же предлагается следующий порядок внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке (п. 2.3 инструкции):

- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве производятся на основании паспорта, свидетельств о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

- прежняя запись (фамилия или имя, отчество) аккуратно зачёркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачёркнутая запись должна легко читаться;

- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Пример 1

Сотрудница ООО "Креп" Сильнова Светлана Серафимовна вышла замуж 7 августа 2010 года, при этом она взяла фамилию мужа Шапиро. Изменение фамилии зафиксировано в свидетельстве о заключении брака серия ЯЯ N 531246, выданном 07.08.10 бюро ЗАГС п. Кубинка Одинцовского района Московской области. Ею был получен новый паспорт серии 46 10 N 234876, выдан 21.09.10 ТП г. Звенигорода ОУ ФМС России по Московской области в Одинцовском районе. 23 сентября она обратилась в администрацию организации с заявлением об изменении её учётных данных, приложив копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта. Оригиналы документов ею были представлены.

На основании выпущенного приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в её трудовую книжку вносится следующее:

- по строке "фамилия" титульного листа трудовой книжки фамилия "Сильнова" зачёркивается и рядом записывается "Шапиро";

- на внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: "Фамилия "Сильнова" изменена на фамилию "Шапиро" на основании свидетельства о заключении брака серия ЯЯ N 531246, выданного 07.08.10 бюро ЗАГС п. Кубинка Одинцовского района Московской области". Ниже ставится подпись директора ООО "Креп" Я.Я. Яновой, а также печать организации.

Не исключено, что за время трудовой деятельности все страницы одного из разделов в трудовой книжке будут заполнены. В этом случае в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 правил). Факт оформления вкладыша работодатель обязан зафиксировать в самой трудовой книжке: при выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится специальный штамп с надписью "Выдан вкладыш" с указанием серии и номера вкладыша.

Если на этот момент у работника изменилась фамилия (образование и специальность), то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом даётся один раз - на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Не исключено, что для новой фамилии места на обложке трудовой книжки может не оказаться. Инструкцией N 69 порядок действий в таком случае не предусмотрен. Обратившись всё к тому же пункту 38 правил, остаётся вшить в трудовую книжку вкладыш и уже на титульном листе вкладыша произвести соответствующую запись.

Процедура внесения изменений в личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2) прописана в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1). При изменении сведений о работнике в его личную карточку предлагается внести соответствующие данные и заверить их подписью работника кадровой службы.

Прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, справа же можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остаётся место и для новой фамилии. Если справа места для новой фамилии не окажется, то её можно надписать сверху. Также следует указать и реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачёркнута прежняя фамилия и написана новая.

Продолжение примера 1

В личной карточке Сильновой Светланы Серафимовны по строке "фамилия" "Сильнова" зачёркивается и рядом записывается "Шапиро". При этом выше этой строки осуществляется запись: "Свидетельство о регистрации брака серия ЯЯ N 531246 выдано 07.08.2010 бюро ЗАГС п. Кубинка Одинцовского района Московской области".

Данные же нового паспорта, серии 46 10 N 234876, выдан 21.09.10 ТП г. Звенигорода ОУ ФМС России по Московской области в Одинцовском районе, указываются по 11-й позиции карточки над реквизитами прежнего документа.

Обе записи заверяет своей подписью ответственный за ведение кадровой документации и проставляет дату их внесения.

Возможны и иные варианты внесения изменений. Так, сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны в разделе X "Дополнительные сведения" личной карточки.

Ещё один вариант - распечатка страницы личной карточки с внесёнными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Исправления в лицевом счёте работника (унифицированная форма N Т-54) осуществляются в аналогичном порядке. Прежняя его фамилия зачёркивается одной чертой, и выше указывается новая фамилия. Название документа и его номер можно привести выше, по второй строке.

Продолжение примера 1

В лицевом счёте Сильновой Светланы Серафимовны по строке "Ф.И.О." "Сильнова" зачёркивается и выше записывается "Шапиро".

Запись свидетельства о регистрации брака и его номера можно осуществить ещё одной строкой выше либо указать их чуть ниже поля "Состояние в браке", в которое в связи со вступлением работника в брак будет занесено: "замужем с 07.08.10".

Такой же порядок внесения изменений, на наш взгляд, следует использовать и в налоговой карточке по учёту доходов и налога на доходы физических лиц и в карточке индивидуального учёта: прежнюю фамилию работника, поменявшего её, прочеркнуть и выше надписать его новую фамилию. В налоговой карточке необходимо также внести данные нового паспорта поверх первоначальных реквизитов.

В содержание трудового договора, как известно, входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно части 3 статьи 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон.

Если последовать этой норме, то в случае изменения сведений следует внести изменения в текст трудового договора. При этом вновь внесённые сведения заверяются подписями сторон - работника и работодателя.

Продолжение примера 1

"Фамилия работника изменена с Сильновой на Шапиро. Договор дополнила 23.09.2010 секретарь Лисьева (подпись). Ознакомлена: Шапиро (подпись, дата)".

Указанное выше подтверждается и статьёй 72 ТК РФ, которая предписывает оформлять отдельное соглашение только при изменении условий трудового договора.

Существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не изменённых. Поэтому вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора не следует. Но при этом желательно составить дополнительный документ, назвав его, к примеру, "Изменение к трудовому договору".

В подтверждение этому приводится тезис из гражданского права, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае - в письменной).

Поэтому, на наш взгляд, всё же логично составить документ с приведённым названием. Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Примечание. На практике некоторые кадровики для подстраховки вносят изменения в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Окончание примера 1

Изменение
от 23.09.2010 к трудовому договору N 18 от 11.01.2006

Общество с ограниченной ответственностью "Креп", именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Яновой Яны Ярославны, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сильнова Светлана Серафимовна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Сильнова на фамилию Шапиро.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 46 10 N 234876, выдан 21.09.2010 ТП г. Звенигорода ОУ ФМС России по Московской области в Одинцовском районе.

Работодатель

Работник

Я.Я. Янова

С.С. Шапиро

Печать ООО "Креп"

Пенсионный фонд РФ на каждое застрахованное лицо на территории РФ открывает индивидуальный лицевой счёт с постоянным страховым номером. При этом индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица хранится ПФР в течение всей жизни застрахованного лица (п. 1 и 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования").

При изменении у застрахованного лица анкетных данных, в том числе и фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счёте (п. 4 ст. 7 закона N 27-ФЗ). Обязанность по представлению в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ соответствующих сведений возложена на страхователя (п. 1 ст. 9 закона N 27-ФЗ). Для этого им используется форма N АДВ-2 "Заявление об обмене страхового свидетельства" (утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 N 192п).

Документ заполняется застрахованным лицом, но допускается его заполнение кадровой службой организации. В заявлении приводятся анкетные данные, отражённые на имеющемся у него страховом свидетельстве, а также изменившиеся сведения.

Организации надлежит в двухнедельный срок передать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальное отделение ПФР вместе с описью документов по форме N АДВ-6 (утв. упомянутым постановлением Правления ПФР N 192п, п. 26-27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.09 N 987н, начала действовать с 1 июня 2010 года в связи с выходом постановления Правительства РФ от 15.05.10 N 346, которым отменена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.97 N 318).

При представлении указанных документов в отделение ПФР передаётся страховое свидетельство, выданное ранее на прежнюю фамилию.

Территориальное отделение фонда в месячный срок после получения от страхователя заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение о его обмене либо об отказе в обмене страхового свидетельства.

Если же принимается положительное решение, то ПФР выдаёт свидетельство с тем же страховым номером индивидуального лицевого счёта, но с указанием новой фамилии (п. 4 ст. 7 закона N 27-ФЗ).

Получив новое свидетельство, страхователь в недельный срок должен его выдать лицу, сменившему фамилию. Работник проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства (п. 14 инструкции N 987н). После чего сопроводительная ведомость возвращается в территориальное отделение ПФР.

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования. В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна, поскольку в нём указывается в том числе и фамилия, имя, отчество.

Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель. Работник, ответственный за работу с ТФОМС, обращается в страховую компанию, с которой заключён договор, по вопросу внесения изменений в личные данные работника. Неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Примечание. Решение об отказе в обмене страхового свидетельства принимается в случаях:

- отсутствия в системе индивидуального (персонифицированного) учёта лицевого счёта со страховым номером, указанным в заявлении об обмене страхового свидетельства, или

- несоответствия указанных в заявлении фамилии, имени, отчества сведениям, содержащимся в лицевом счёте, страховой номер которого указан в заявлении.

Фамилию поменял руководитель

Если сотрудник, поменявший фамилию, является одним из первых лиц организации - генеральным директором, главным бухгалтером или их заместителем, то у юридического лица возникает необходимость выполнения ещё несколько дополнительных действий.

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) помимо прочих сведений об организации содержится в том числе и информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от её имени (п. 1 ст. 5 закона N 129-ФЗ).

Таким образом, в ЕГРЮЛ содержатся сведения о руководителе организации - директоре, генеральном директоре или президенте. Они включают фамилию, имя, отчество, должность, паспортные данные или данные иных документов, удостоверяющих личность, а также ИНН при его наличии (п. 1 ст. 5 закона N 129-ФЗ).

Примечание. Круг лиц, имеющих право действовать от имени компании без доверенности, зависит от организационно-правовой формы юридического лица. От имени организации, созданной в форме общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, может действовать без доверенности директор, генеральный директор или президент, являющийся единоличным исполнительным органом общества (ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

При изменении перечисленных сведений организация обязана в течение всё тех же трёх дней сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения (п. 5 ст. 5 закона N 129-ФЗ). Следовательно, о смене фамилии руководителем организации необходимо в трёхдневный срок уведомить налоговую инспекцию.

Для этого заполняется заявление по форме N Р 14001 (утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.02 N 439). Данная форма используется при сообщении регистрирующим органам об изменении сведений о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы. При этом заполняется лист Б "Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица". Порядок заполнения заявления изложен в Методических разъяснениях по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица (приложение N 1 к приказу ФНС России от 01.11.04 N САЭ-3-09/16).

Заявление заполняется в одном экземпляре. Подлинность подписи заявителя на нём заверяется нотариусом (п. 1 ст. 9 закона N 129-ФЗ). Заявление передаётся в налоговую инспекцию по месту нахождения организации либо в межрайонную налоговую инспекцию в городах, в которых данная инспекция занимается государственной регистрацией юридических лиц.

Заявитель вправе подать заявление лично или через своего представителя либо направить почтовым отправлением с объявленной ценностью и описью вложения. Государственная пошлина за внесение в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, не взимается (п. 2 ст. 17 закона N 129-ФЗ).

Сотрудник налоговой инспекции, приняв документы, оформляет два экземпляра расписки в их получении (лист М формы N Р 14001). В расписке перечисляются принятые от организации документы и ставится дата их получения. Если заявление в налоговую инспекцию подал непосредственно заявитель, расписка выдаётся ему в тот же день. Если же документы поступили по почте или были переданы представителем организации, расписка высылается в течение рабочего дня, следующего за днём их получения, по указанному заявителем почтовому адресу с уведомлением о вручении (п. 3 ст. 9 закона N 129-ФЗ). Второй экземпляр расписки остаётся в регистрационном деле юридического лица, которое хранится в налоговой инспекции.

Налоговые органы должны внести новую фамилию (имя, отчество) руководителя организации в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней со дня представления заявления (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 закона N 129-ФЗ). После этого организации выдаётся свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ по форме N Р 50003 (утв. постановлением N 439), а также выписка из ЕГРЮЛ с новыми сведениями. Названные документы выдаются лично заявителю или его представителю либо направляются заявителю по почте не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации изменений (п. 3 ст. 11 закона N 129-ФЗ).

Если названные документы будет получать в налоговой инспекции не сам заявитель, а его представитель, то последний должен иметь надлежащим образом оформленную доверенность.

К должностным лицам организации, которая:

- не уведомила налоговую инспекцию о смене фамилии её руководителем, или

- сделала это позже установленного срока, или

- представила недостоверные сведения, -

может быть применена административная ответственность - штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Он налагается на директора, генерального директора, президента или другое лицо, осуществляющее руководство текущей деятельностью организации.

Главный бухгалтер согласно законам N 14-ФЗ и N 208-ФЗ не относится к числу лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Поэтому сведения о таком работнике в ЕГРЮЛ не содержатся. В НК РФ также нет требований о представлении в налоговые органы информации о главном бухгалтере. Следовательно, если главный бухгалтер сменил фамилию, то у организации обязанности по уведомлению об этом налоговой инспекции не возникает.

Однако если изменивший фамилию главный бухгалтер или сотрудник организации, занимающий иную должность, является её участником, то известить налоговые органы и внести изменения в ЕГРЮЛ необходимо. Ведь согласно всё тому же пункту 1 статьи 5 закона N 129-ФЗ в ЕГРЮЛ содержатся в том числе сведения об учредителях (участниках) юридического лица. Но данное правило распространяется только на участников обществ с ограниченной или дополнительной ответственностью, а также на участников хозяйственных товариществ.

Для уведомления налоговой инспекции о смене фамилии участником общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью или хозяйственного товарищества используется упомянутое заявление по форме N Р 14001.

Помимо этого потребуется внести изменения не только в ЕГРЮЛ, но и в учредительные документы организации. Информация об учредителях (участниках) общества с ограниченной ответственностью приводится в уставе организации (п. 2 ст. 12 закона N 14-ФЗ).

Для государственной регистрации указанных изменений организация представляет в налоговую инспекцию по месту нахождения заявление по форме N Р 13001 (утв. постановлением N 439), лист Д формы N 14001 "Сведения об участниках юридического лица - физических лицах", а также (п. 1 ст. 17 закона N 129-ФЗ):

- решение о внесении изменений в учредительные документы организации;

- новую редакцию устава или изменения, вносимые в него;

- документ об уплате государственной пошлины.

За государственную регистрацию изменений в учредительные документы юридического лица уплачивается госпошлина в размере 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Сотрудник налоговой инспекции, принявший от заявителя документы, составляет расписку в их получении в двух экземплярах (лист З формы N Р 13001).

Уведомлять территориальные отделения Пенсионного фонда РФ, ФСС России и ТФОМС о смене фамилии руководителем или иным лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности, организация не обязана. Это должна сделать налоговая инспекция по месту нахождения организации либо межрайонная налоговая инспекция, осуществляющие государственную регистрацию (п. 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.02 N 438). И надлежит ей это совершить в срок не более пяти рабочих дней с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ.

При смене фамилии руководителем, главным бухгалтером или иным лицом, имеющим право первой или второй подписи на банковских документах организации, необходимо заменить карточку с образцами подписей и оттиска печати (её форма утверждена инструкцией Банка России от 14.09.06 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

Карточка, как известно, представляется в банк организацией-клиентом вместе с другими документами, необходимыми для открытия банковского счёта или счёта по вкладу (депозиту). Она действует до прекращения договора банковского счёта, закрытия счёта по вкладу (депозиту) либо до её замены новой карточкой (п. 7.1 инструкции N 28-И).

При изменении фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица организация представляет новую карточку (п. 7.14 инструкции N 28-И). Нотариальное свидетельствование подлинности подписей на ней не является обязательным (п. 7.12 и 7.13 инструкции N 28-И). Поэтому можно:

- представить в обслуживающий банк новую карточку, удостоверенную нотариусом, либо

- обратиться в кредитную организацию с просьбой оформить новую карточку непосредственно в банке.

В любом случае в банк надлежит предъявить документ, удостоверяющий личность, с новой фамилией. Копия такого документа, а также старая карточка с указанием даты её отмены подшиваются в юридическое дело клиента, хранящееся в кредитной организации.

Срок, в течение которого нужно известить банк о смене фамилии лицом, имеющим право первой или второй подписи, законодательством РФ не установлен. Как правило, такой срок закрепляется в договоре банковского счёта. За невыполнение же данного требования могут быть предусмотрены штрафные санкции.

Помимо договоров банковского счёта надлежит проверить остальные действующие договоры и контракты с контрагентами организации. Ведь нередко в договоры включают пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другую сторону. Причём оговаривается срок для такого извещения, а за нарушение данного условия или срока зачастую предусматриваются штрафные санкции, а иногда и значительные.

К реквизитам сторон, в частности, относится фамилия директора, генерального директора или иного лица, заключившего договор. Следовательно, об изменении этими лицами фамилии необходимо известить другую сторону договора, направив письмо. Составить его можно в произвольной форме, отправить же - по почтовому адресу, приведённому в договоре, или по факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае, когда юридические или иные, аналогичные службы компаний-партнёров требуют копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к письму-извещению прилагается копия свидетельства о регистрации или расторжении брака или копия нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию данного документа заверяет либо должностное лицо самой организации, либо нотариус.

Обычно главный бухгалтер не заключает договоры от имени организации. Его подпись может потребоваться лишь при составлении некоторых видов соглашений, в частности договоров аренды, ссуды, залога, поручительства. Но даже по таким договорам уведомлять другую сторону о смене главным бухгалтером фамилии надлежит только тогда, когда подобное условие содержится в самом договоре.

Пример 2

Организация, главный бухгалтер которой сменил фамилию, представила в обслуживающий банк новую карточку с образцами подписей и оттиска печати. В кредитном договоре, заключённом с этим же банком и подписанном руководителем и главным бухгалтером, введена обязанность сторон информировать партнёра обо всех изменениях реквизитов.

Организации, несмотря на представление новой карточки, надлежит направить банку письмо - уведомление о смене фамилии главным бухгалтером в срок, указанный в кредитном договоре.

И. Богатый,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет", N 10, 11, октябрь, ноябрь 2010 г.