Сделаем паузу... (А. Гайдар, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2010 г.)

Сделаем паузу...

При регламентации рабочего времени и времени отдыха сотрудников большое значение имеет не только длительность и чередование перерывов, но и формат мероприятий, обстановка, атмосфера и место отдыха. В статье рассмотрен прогрессивный опыт организации кофе-брейков для персонала маркетинговой компании, работники которой загружены аналитической работой на персональной вычислительной технике.

Нервно-эмоциональная нагрузка работников

В последние годы все чаще стал проявлять себя такой трудовой стресс, как информационный невроз, возникающий при возрастающем потоке информации и дефиците времени для ее переработки, принятии ответственных решений. Эти факторы сказываются на работоспособности человека, эффективности исполнения им должностных инструкций и в целом на успехе деятельности организации. Поэтому здоровый образ жизни, охрана труда, соблюдение требований техники безопасности и регламентации труда, и пр. известные меры в существенной степени помогают удерживать стресс на приемлемом уровне. Немаловажную роль в регулировании именно информационных неврозов играет физическая и нервно-эмоциональная нагрузка в течение рабочего дня. С проблемой негативного влияния информационных неврозов на результативность труда персонала пришлось столкнуться и нашей компании.

Наша компания специализируется на проведении маркетинговых исследований любой степени сложности, собирая, систематизируя и анализируя данные, отражающие предпочтения и мотивацию целевых аудиторий. Основные направления деятельности компании:

количественные исследования;

качественные исследования;

синдикативные (медиа) исследования.

В штате компании состоит около 200 сотрудников.

Чтобы измерить уровень удовлетворенности персонала своей работой, а также узнать, хотели бы работники что-либо изменить и улучшить в организации работы, в условиях труда, в отношениях в коллективе, ежегодно в компании проводится опрос. В этом году в нем приняло участие около 130 сотрудников компании.

В результате опроса оказалось, что высокий уровень нервно-эмоциональной нагрузки персонала в течение рабочего дня практически не удается компенсировать с помощью выходных дней и очередных отпусков. Во многом это обусловлено спецификой работы: сотрудники работают с большим массивом текстовой и числовой информации, проверяют полученные данные, составляют многостраничные аналитические отчеты. Такая работа требует высокой собранности и концентрации внимания, сосредоточенности и аккуратности. Целый день сотрудники корпят над составлением анкет и отчетов, сверяют и перепроверяют данные, пытливо вглядываясь в монитор компьютера. Организация работы - проектная, зачастую со сжатыми сроками исполнения. По этой причине рабочий день сотрудников не нормирован, ситуации, в которых работникам приходится работать с раннего утра или задерживаться до позднего вечера, являются обычной практикой. Кроме того, много сил и нервов отнимает у сотрудников общение с клиентами и другими подразделениями компании. Знакомая ситуация?

Думая над решением этой проблемы, мы пришли к выводу о том, что было бы неплохо сделать ту самую паузу, о которой говорится в известном рекламном ролике. И сделать ее для всех сотрудников нашей компании. Решено было придать этой паузе современное звучание и назвать ее "кофе-брейк", обставив соответствующим образом.

Чтобы все это воплотить в жизнь, мы:

просчитали необходимую и достаточную длительность перерывов в течение рабочего дня, чтобы на законных, так сказать, основаниях предлагать работникам продолжительность той самой паузы и, соответственно, требовать вернуться на рабочее место по ее окончании;

определили место, время и формат перерывов, удобный и интересный сотрудникам именно нашей компании, разработали соответствующие регламентирующие документы;

определили примерные затраты на планируемые мероприятия;

и главное (!), постарались затронуть трудовую мотивацию и сформировать интерес к нововведению у сотрудников компании.

Забегая вперед, отмечу, что идея внедрения кофе-брейков такого формата и назначения получила широкий отклик со стороны работников и была принята на "ура". Однако, все по порядку.

Необходимая и достаточная длительность перерывов

Как известно, длительность времени на отдых, необходимого для поддержания работоспособности на протяжении всего рабочего дня, зависит от условий, в которых выполняется работа. Наиболее правильная, объективная оценка условий труда может быть произведена, если оценивать условия выполнения работы по определенным, заранее установленным факторам утомляемости. Факторы утомляемости - это элементы производственной среды, которые оказывают влияние на изменение работоспособности работника в течение рабочего дня. Институтом труда разработана методика определения нормативов времени на отдых в зависимости от факторов утомляемости, которая рекомендуется для применения [1]. При определении времени на отдых рекомендуют учитывать только основные, определяющие факторы утомляемости, среди которых:

физические усилия;

нервное напряжение;

темп работы;

рабочее положение;

монотонность работы;

температура, влажность, тепловое излучение в рабочей зоне;

производственный шум;

вибрация, вращение и толчки;

освещение;

загрязненность воздуха.

В нашем случае основными факторами влияния стали нервное напряжение, темп работы, рабочее положение и монотонность работы. Поэтому расчеты времени на отдых сотрудников проводились исходя из существующих рекомендаций (табл. 1, 2, 3, 4). Время на отдых в минутах здесь и в остальных таблицах указано из расчета 8-часового рабочего дня. При меньшей или большей длительности рабочего дня время на отдых должно пропорционально уменьшаться или увеличиваться.

Примечание. Кофе-брейк - короткий перерыв (15-40 мин.) для приема пищи и неформального общения. Это непродолжительное мероприятие - необходимый момент приятного отдыха в ходе серьезных деловых переговоров, совещаний, семинаров, а также важный подпункт в сценарии различных корпоративных мероприятий.

Таблица 1

Время на отдых, выделяемое за нервное напряжение

Характеристика работы	Время на отдых за смену
	мин.	% от оперативного времени
Работы средней точности. Размер объекта различения - 1,1-0,51 мм	3	0,75
Работы высокой точности. Размер объекта различения - 0,5-0,31 мм	6	1,5
Работы особой точности. Размер объекта различения - 0,5-0,15 мм	14	3,5
Работы наивысшей точности. Размер объекта различения менее - 0,15 мм	16	4

Таблица 2

Определение времени на отдых в зависимости от степени монотонности труда при свободном ритме работы

Длительность выполнения операций, сек.	Число элементов в операции	Время на отдых за смену
		мин.	% от оперативного времени
Более 30	8-10	-	-
21-30	5-7	2	0,5
2-20	2-5	7	2

Деятельность персонала Компании сопряжена с необходимостью различения изображения, цифр, знаков на экране монитора ПК, поэтому относится к категории работ высокой точности.

Темп работы сотрудников нашей компании характеризуется количеством движений рук, производимых в единицу времени (в части управления ПК с помощью клавиатуры и "мыши"), а также числом трудовых действий (смен экранов, набором массивов данных, построением графиков, диаграмм и пр.). В зависимости от темпа работы выделяется время на отдых (табл. 3).

Таблица 3

Время на отдых, выделяемое за темп работы

Темп работы		Время на отдых за смену
число трудовых движений в минуту	число трудовых действий в час	мин.	% оперативного времени
26-60	601-1440	3	0,75
61-100	1441-2400	12	3
Более 100	Более 2400	17	4,5

Хронометраж рабочего времени показал, что в среднем сотрудник выполняет 35 трудовых движений в минуту поэтому по данному фактору время, необходимое для отдыха в течение рабочего дня, определяется в размере 3 мин.

Рабочая поза - это положение тела и конечностей при выполнении какой-либо работы, поза зависит от выполняемой работы, места и условий ее проведения. Сотрудники сидят за мониторами, их поза фиксирована в положении "сидя". За неудобную рабочую позу им должно быть выделено 4 мин. перерыва на отдых (табл. 4).

Таблица 4

Время на отдых, выделяемое за рабочую позу

Характеристика основных рабочих поз и перемещений в пространстве	Время на отдых за смену
	мин.	% от оперативного времени
Фиксированная, "сидя"	4	1
Стоя, частые наклоны и повороты туловища	8	2,0
Стоя, вытянув вверх руки	10	2,5
Скорчившись в тесных местах, лежа на коленях, на корточках	12	3
Ходьба от 11 до 16 км за смену	17	4,5
Ходьба свыше 16 км за смену	23	6

В большинстве случаев монотонные виды труда или виды труда с фиксированной рабочей позой сопровождают гиподинамия и гипокинезия. Существуют профессиональные группы, выполняющие работу в малоподвижной рабочей позе. Исследования физического состояния людей "малоподвижных" профессий показало, что физическая работоспособность у них значительно снижена по сравнению с людьми, занимающимися физической культурой и спортом. Эффективным приемом для определения объема двигательной активности является подсчет количества шагов человека за рабочую смену и за сутки - как в рабочие, так и в выходные дни, а также подсчет энергозатрат. Работники малоподвижных профессий делают за рабочую смену 2008-2299 шагов, затрачивая при этом 801-879 ккал или 1,79-1,83 ккал/мин. В течение суток в рабочие дни количество шагов составляет 8023-10 193, а в выходные дни 8928-11 590 с энерготратами 2195 ккал и 2698 ккал соответственно. Эти данные свидетельствуют о том, что по объему двигательной активности обследованные лица находятся на нижней границе "нормы", характерной для работников легкого физического труда. Недостаток двигательной активности в рабочие дни не компенсируется в свободное от работы время, в выходные дни [2].

Различают 2 вида монотонной работы: 1-й вид - монотонные действия, при котором состояние монотонии возникает в связи с выполнением однообразных, часто повторяющихся рабочих действий (все поточно-конвейерные линии и многочисленные разновидности станочных, штамповочных и др. работ). Степень выраженности состояния монотонии зависит от таких факторов трудового процесса, как количество однообразно повторяющихся действий в единицу времени, продолжительность отдельных рабочих операций, степень сложности выполняемых операций, принудительный темп работы и др. Чем меньше количество элементов в рабочем цикле и чем короче время их выполнения, тем монотоннее труд. 2-й вид - монотонность обстановки, при которой состояние монотонии возникает в связи с дефицитом поступающей информации, а также при пассивном наблюдении и контроле за ходом технологического процесса. Характерен для многочисленных разновидностей операторского труда. Чем меньше информации получает оператор в единицу времени и чем менее она содержательна, а также чем продолжительнее интервалы ожидания информации и чем меньше объектов наблюдения, тем скорее развивается состояние монотонии [3].

Поскольку в такой работе предусматривается выделение времени на отдых за "монотонность работы" и "рабочую позу", то специально выделять время на отдых за сопровождающие их гиподинамию и гипокинезию выделять не рекомендуется. Эти элементы учитываются при определении характера отдыха. Кроме того, при видах труда с гиподинамией и гипокинезией рекомендуется применение активного отдыха и во внерабочее время.

Согласно существующим требованиям в области охраны труда, общее время на отдых сотрудников в течение рабочего дня не должно быть меньше 10 мин. Проведенные расчеты показали, что время, необходимое для отдыха сотрудников нашей компании, должно составлять 20 мин. в течение рабочего дня. Кроме того, всем работающим, независимо от вида труда, должно выделяться 10 мин. на личные надобности. Время на личные надобности устанавливается на смену независимо от ее продолжительности. Там, где места общего пользования находятся в отдалении, время на личные надобности увеличивается до 15 мин.

Таким образом, суммарная длительность времени на отдых и личные надобности сотрудников определена в размере 30 мин. Остался вопрос о том, как правильно распределить это время в течение рабочего дня? Ведь в целях предупреждения утомляемости и поддержания высокой работоспособности время на отдых следует рационально распределять в течение рабочего дня. Рекомендуется руководствоваться следующим:

на работах, связанных с незначительными физическими усилиями и с невысоким темпом работы, можно ограничиться двумя 5-минутными перерывами (до и после обеда);

на работах, вызывающих большое нервное напряжение исполнителя, а также требующих быстрых движений пальцев в высоком темпе, целесообразно вводить частые (через 1-1,5 часа) и короткие (3-5 мин.) перерывы;

на работах, связанных с необходимостью применять большие усилия, целесообразны более редкие (через 1,5-2 часа), но более длительные перерывы (10-15 мин.).

Таким образом, характер и содержание работы наших сотрудников требуют перерывов через 1,5-2 часа длительностью не менее 15 мин. Время начала и окончания работы сотрудников компании (кроме отдела по работе с клиентами) не регламентировано строго, а лишь ограничено временными рамками - начало работы не ранее 8.00, окончание - не позднее 21.00. Учет отработанного времени ведется в автоматизированном режиме. Поэтому в Правилах внутреннего трудового распорядка компании в разделе "Рабочее время и время отдыха" мы предусмотрели следующие положения.

Примерный образец. Фрагмент документа

Правила внутреннего трудового распорядка

...

3. Рабочее время и время отдыха

...

3.2. Для сотрудников компании устанавливается обеденный перерыв длительностью 1 час в период с 12 час. 00 мин. до 15 час. 00 мин.;

3.3. Для сотрудников компании устанавливаются два дополнительных перерыва на отдых и личные надобности в течение рабочего дня длительностью 15 мин. каждый.

3.4. Для сотрудников аналитического и информационного отделов, а также сотрудников других подразделений компании, чья деятельность требует длительной работы с ВДТ и ПЭВМ, компании устанавливаются следующие регламентированные перерывы:

- при работе с ВДТ и ПЭВМ от 2 до 4 час. в течение рабочего дня - 1 перерыв длительностью 20 мин. через 2 часа после начала работы или через 1,5-2 часа после обеденного перерыва.

...

Место, время и формат перерыва. Обязанности обслуживающего персонала

По мнению специалистов по охране труда, для регламентированных перерывов в течение рабочего дня рекомендуется предусматривать специальные помещения (комнаты отдыха, зоны отдыха вне производственных помещений и др.), оборудованные удобной мебелью и отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям.

В нашей компании для этих целей решено задействовать корпоративный бар, в настоящее время используемый для проведения деловых встреч и переговоров. Оформление бара прекрасно подходит для отдыха сотрудников и проведения кофе-брейков: уютный диванчик и маленькие столики располагают к неформальной беседе и снятию нервного напряжения. Музыка помогает отвлечься от работы и настроиться на позитивный лад.

Примерный образец

У нас появились кофе-брейки!

Позвольте предложить вам чашечку ароматного кофе. Или, может быть, чай?

Ежедневно в 8.00 часов утра и в 21.00 вечера в нашем баре для всех сотрудников компании будут организованы бесплатные кофе-брейки. Если вы не успели позавтракать дома, или допоздна засиделись на работе и хотите перекусить, теперь вы можете это сделать в нашем родном баре.

Теперь у вас есть возможность оторваться от работы и подзарядиться выпечкой и фруктами, сыром и орешками, а также другими вкусностями.

Если вы захотите поделиться с нами вашими мыслями по поводу организации данного мероприятия или оставить любые пожелания - присылайте письма. Все они будут прочтены и не останутся без внимания.

До этого решения так сложилось, что деловые встречи и переговоры обслуживала 1 сотрудница в период с 10.00 до 19.00 по будням. В связи с увеличением потока посетителей, ассортимента напитков и закусок в штат компании зачислены два профессиональных бармена, которые имеют специальное образование и опыт работы. Организована их посменная работа, т.к. многие сотрудники компании приходят на работу достаточно рано и нередко задерживаются допоздна, особенно в периоды завершения срочных проектов. Практика работы компании показала, что в числе сотрудников 20-25 человек приезжают на работу рано утром (нередко около 8.00) и столько же работников систематически задерживаются допоздна. Поэтому было решено обеспечить сотрудников питанием рано утром и в вечерние часы (сыр, фрукты, молочные десерты, кофе, чай). Тем более, что большинство из особо ранних или припозднившихся сотрудников - несемейная молодежь, и организованная возможность питания для них стала весьма кстати.

Все функции по приготовлению и обслуживанию персонала компании в период обеда и кофе-брейков закреплены в должностной инструкции бармена корпоративного бара. При этом предварительные расчеты показали, что компания окупит затраты, даже если обеспечит 100% дотацию стоимости питания персонала в период до 10.00 и после 18.00, и 50% дотацию на питание сотрудников в течение рабочего дня. И руководство компании такое решение приняло.

Интерес к нововведению

Для того, чтобы усилить трудовую мотивацию, мы постарались провести грамотную информационную работу и сформировать интерес сотрудников к нововведению. Пока решение готовилось, мы старались информацию особо не распространять, но опросы сотрудников, интервью и выявление сферы потребностей персонала все же дали почву для разговоров и размышлений о том, что что-то в компании готовится. Мы не стали опровергать информацию, а лишь грамотно и дозированно информировали о том, что компания хочет улучшить ситуацию с загрузкой работников, ищет решение проблемы перегрузок и стрессов. Когда решение о кофе-брейках было принято, на внутреннем сайте компании в разделе новостей мы вывесили объявление.

Примерный образец

ООО "Исследовательская компания"*(1)                  Утверждаю

-----------------------------------

      наименование организации                   Генеральный директор

                                          -------------------------------

Должностная инструкция                        наименование должности

                                            руководителя организации или

17.07.2010  N 12                             иного должностного лица,

----------    ----                          уполномоченного утверждать

                                              должностные инструкции

                                          Семиборода   B.C. Семиборода

                                          ----------  -------------------

                                           подпись    расшифровка подписи

    Бармена корпоративного бара           " 17 "    июля    20 10 г.

-----------------------------------       ------- ---------    --

наименование должности работника

      в родительном падеже

1. Общие положения

1.1. Бармен корпоративного бара относится к категории специалистов.

1.2. Бармен назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора по представлению начальника административно-хозяйственного отдела.

1.3. Бармен подчиняется начальнику административно-хозяйственного отдела.

1.4. На должность бармена назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:

среднее профессиональное образование;

стаж работы в соответствующей области не менее полугода.

1.5. На время отсутствия бармена корпоративного бара (отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.6. Бармен должен знать:

ассортимент, рецептуру и технологию приготовления ассортимента безалкогольных напитков, холодных и горячих блюд и закусок;

ассортимент реализуемых в барах готовых к употреблению напитков, кондитерских изделий, их товароведные характеристики;

правила отпуска, способы и правила выкладки товара на барной стойке и витрине;

технику ценообразования на напитки, холодные и горячие блюда и закуски;

правила этикета и технику обслуживания посетителей;

правила расчета с потребителями;

принцип работы и правила эксплуатации применяемого в барах оборудования и музыкальной аппаратуры;

правила ведения учета и составления товарного отчета, сдачи денег и чеков.

1.7. Бармен руководствуется в своей деятельности:

законодательными актами РФ;

Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

приказами и распоряжениями руководства;

настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бармена корпоративного бара

Бармен выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Принимает заказы от посетителей корпоративного бара.

2.2. Консультирует посетителей по вопросам заказа блюд и напитков.

2.3. Обслуживает посетителей за барной стойкой готовыми к употреблению безалкогольными напитками и блюдами.

2.4. Готовит безалкогольные коктейли.

2.5. Производит денежные расчеты с посетителями корпоративного бара.

2.6. Оформляет витрины и барную стойку, содержит их в порядке.

2.7. Эксплуатирует и обслуживает музыкальную аппаратуру.

2.8. Составляет заявки на необходимое количество и ассортимент напитков, закусок и др. товаров, ведет учет посуды.

2.9. Получает товары и продукты от поставщиков.

3. Права бармена корпоративного бара

Бармен корпоративного бара имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.2. Требовать от руководства компании обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность бармена корпоративного бара

Бармен несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Кроме него, каждому сотруднику было разослано по e-mail письмо с приглашением.

Вместо эпилога

Во время кризиса и в период преодоления его последствий тема мотивации и стимулирования сотрудников особенно актуальна, и на первый план часто выходит нематериальное стимулирование. Представленный в статье опыт является лишь одним из многих способов нематериального стимулирования работников, но его преимущество в простоте реализации, низких затратах и актуальности для решения реальной проблемы, стоящей перед управлением персоналом конкретной компании. Реализация этого проекта способствовала росту трудовой мотивации персонала, удержанию в компании ключевых сотрудников и сохранению нормального морально-психологического климата в коллективе, помогла с честью и наименьшими потерями пережить компании непростые времена.

Библиография

1. Определение нормативов времени на отдых и личные надобности. Межотраслевые методические рекомендации. - М.: НИИ труда, 1983.

2. Гипокинезия. Википедия - [Электронный ресурс]. - Url: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%93%D0%B8%D0%BF%D0%BE%D0%BA%D0%B8%D0%BD%D 0%B5%D0% B7%D0%B8%D1%8F. - [Дата обращения - 13.07.2010].

3. Монотонность. Справочник по безопасности. - [Электронный ресурс]. - Url: http://www.glossword.info/index.php/term/29-spravochnik-po-bezopasnosti,1 836-monotonnost-.xhtml. - [Дата обращения - 13.07.2010].

4. ГОСТ "ССБТ". Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования. - N 12.2.032.78.

5. Порядок определения норматива времени на отдых и личные надобности. - [Электронный ресурс] Url: http://efbr-invest.ru/Motivatsiya/Standart_norm.php. Дата обращения 15.06.2010.

6. Рекомендации по устранению и предупреждению неблагоприятного влияния монотонии на работоспособность человека в условиях современного производства (методические рекомендации) (утв. Минздравом СССР 26.09.1980 N 2257-80) // [Электронный ресурс].

7. Карнеги Д. Как наслаждаться жизнью и получать удовольствие от работы. - 2-е изд. - Минск: Попурри, 2008. - 240 с.

8. Кибанов А.Я., Баткаева И.А., Митрофанова Е.А., Ловчева М.В. Мотивация и стимулирование трудовой деятельности персонала. Учеб. для вузов. - М.: ИНФРА-М, 2009.

А. Гайдар,

старший исследователь

исследовательской

компании

Словарь кадрового делопроизводства

Гипокинезия - вынужденное уменьшение объема произвольных движений вследствие характера трудовой деятельности; малая подвижность, недостаточная двигательная активность человека.

Монотония - функциональное состояние организма человека, определяемое комплексом психологических и физиологических изменений в организме, возникающее при монотонной работе, т.е. ответная реакция организма на монотонный труд.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Название компании изменено.