"Восставшие" из пепла трудовые книжки (А. Малахов, "Консультант", N 19, октябрь 2010 г.)

"Восставшие" из пепла трудовые книжки

Огненная стихия, которая этим летом охватила почти всю Россию, сметала на своем пути все. Пожалуй, утрату трудовых книжек можно назвать меньшим из бед. Однако восстановить их все-таки придется. Причем алгоритм действий в данном случае во многом зависит от того, где на момент пожара находился столь ценный документ.

В настоящее время основным, да и, пожалуй, единственным "трудовым" документом, который позволяет достоверно установить трудовой стаж, является трудовая книжка (ст. 66 ТК, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. N 225; далее - Правила). Именно поэтому данный документ должен быть в целости и сохранности. В принципе за исполнением данной обязанности следит работодатель, у которого, в общем-то, этот документ и остается все то время, пока сотрудник не вздумает уволиться с предприятия (или же пока его не "попросят" уйти с занимаемой должности). Тем не менее довольно многие сотрудники умудряются несмотря на это потерять свой "основной трудовой" документ. Вся тяжесть последствий, которая заключается в восстановлении документа, ложится на его же плечи.

Инициатива работника

Итак, если сотрудник утратил или испортил трудовую книжку, для восстановления таковой ему необходимо обратиться к работодателю по последнему месту работы. Данный порядок действий прямо предусмотрен пунктом 31 Правил.

Тем же пунктом Правил определено, что работодатель должен изготовить дубликат не позднее 15 дней с даты подачи сотрудником соответствующего заявления. Тем не менее, для того чтобы нанявший его на работу хозяйствующий субъект заполнил новую "корочку", ему потребуются сведения, на основании которых следует вносить необходимые данные. Если речь идет о ситуациях, в которых трудовая просто пришла в непригодное состояние (напр., обгорела или порвалась), восстановить такой документ достаточно просто. Нужно будет просто перенести, то есть переписать, записи из испорченного варианта в новый бланк.

В том случае если произошла утрата документа, сотруднику понадобится собрать целый пакет документов. Ведь в соответствии с пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69; далее - Инструкция), для того, чтобы подтвердить каждую из записей, сделанных в дубликате, в графе 4 нового бланка потребуется указать наименование, дату и номер документа, на основании которого такие записи сделаны.

Если документы, послужившие основанием для заполнения трудовой книжки, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносится только имеющаяся в этих документах информация (п. 32 Правил). Причем просто так вернуть документы сотруднику нельзя. С оригиналов необходимо будет сделать соответствующие копии и заверить их либо у руководителя, либо в кадровой службе, если таковая есть в организации. Кстати говоря, заверять копию лучше с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Для этого ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Разумеется, новый работодатель всецело обязан посодействовать в получении документов, которые бы подтвердили трудовой стаж человека, предшествующий поступлению на работу в данную компанию или к ИП. Другое дело, что на практике хозяйствующие субъекты никак, в общем-то, помочь не смогут, поскольку как раз сотруднику придется бегать по предыдущим работодателям. Пожалуй, максимум, что можно сделать - направить запросы о представлении документов экс-нанимателям, а также в соответствующие организации, органы управления (власти).

Чрезвычайные обстоятельства

Несколько легче для работника, но немного проблематичнее для работодателя ситуация, когда имеет место массовая утрата трудовых книжек по вине чрезвычайных обстоятельств. Нынешнее лето не заставило далеко ходить за примерами: доказывать тот факт, что среди пострадавших при пожарах в этом году оказались не только люди, но и организации, не приходится. Откликнувшись на данную проблему, Минздравсоцразвития написало письмо от 6 августа 2010 г. N 12-3/10/2-6752, посвященное как раз таки разъяснениям о восстановлении трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров.

Напомнив об обязанности работодателя создавать дубликат трудовой книжки, чиновники указали, что при массовых утратах действует свой порядок подтверждения стажа для заполнения новых вариантов "потерпевших" бланков. В подобных ситуациях, трудовой стаж сотрудников, чьи трудовые "пострадали", определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав таковой входят не только представители работодателей, но также члены профсоюзов или иных уполномоченных сотрудниками представительных органов и другие заинтересованные организации. В целом ничего нового в этом сообщении чиновников, надо сказать, нет. Другое дело, что, фактически повторив положения пункта 34 Правил, государственные мужи указали: установление факта работы, сведений о профессии и должности и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании опять-таки документов. При этом могут быть использованы как бумаги, имеющиеся у самого работника (справки, профсоюзные билеты, учетные карточки члена профсоюза, расчетные книжки и т.п.), так и вовсе свидетельские показания. Правда в последнем случае придется найти как минимум двух человек, которые бы знали сотрудника по совместной с ним деятельности у одного и того же работодателя или хотя бы трудившиеся с ним в одном ведомстве (если речь о госслужбе). Мало того, если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Примечание. Чтобы оформить дубликат, необходимы бумаги, которые бы подтверждали:

- сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю. Причем таковые указываются суммарно, то есть фиксируется общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей;

- данные о награждении (поощрении), которые вносились в предыдущую трудовую книжку.

А вот все, что касается предыдущих мест работы физлица, то собирать информацию о трудовом стаже - головная боль самой комиссии.

Как только члены комиссии определятся со сведениями, которые необходимо зафиксировать в новой трудовой книжке, т.е. с периодами работы, профессией или должностью работников и продолжительностью его трудового стажа, ими издается соответствующий акт. Заполучив данную бумагу, работодатель должен будет оформить дубликаты уже на его основе. При этом формировать "заменитель" потребуется в общем порядке.

Общие правила

Правила при создании дубликатов (что в случае утраты трудовой самим работником, что в случае с массовыми потерями) принципиально не отличаются. Ну, разумеется, кроме разве что той части, на основании чего именно создается новый вариант документа.

Руководствоваться при создании "копии" трудовой следует разделом 7 Инструкции. Согласно пункту 7.1 этого документа, создание нового варианта трудовой, равно как и порядок их ведения, должны в целом совпадать с правилами оформления "первоначальных" трудовых книжек.

А. Малахов,

HR-директор "Клифорд Штос СНГ"

"Консультант", N 19, октябрь 2010 г.