Кадровый учет (Т. Пименова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 43, октябрь 2010 г.)

Кадровый учет

Как показывает практика, и работодатели, и работники кадровых служб не всегда соблюдают требования ТК РФ. Обратим внимание на некоторые нюансы по оформлению тех или иных документов кадрового учета или на их наличие.

Внутренние локальные акты

В соответствии с требованиями трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ) при приеме на работу и до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка. Кроме того, необходимо ознакомить работника с другими локальными нормативными актами, которые связаны непосредственно с трудовой деятельностью этого работника. Так, например, должны быть подписаны коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка.

К локальным актам работодателя относятся:

положение о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;

правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

должностные инструкции;

инструкции по охране труда;

положение о коммерческой тайне;

положение об аттестации работников.

Работники должны ознакомиться с локальными нормативными актами под роспись.

Оформление трудовых договоров

Зачастую к оформлению трудовых договоров работодатели относятся формально, например:

отсутствуют обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ;

договоры не подписываются самими работниками;

нет данных о социальном страховании или не указаны сроки выплаты авансов и заработной платы.

Необходимо учитывать, что несогласованные сторонами условия трудового договора могут привести в дальнейшем к спорам между работодателем и работниками. Разногласия могут быть как в части доходов работника, так и в части его трудовых обязанностей.

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем. Он заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем (ст. 61 ТК РФ).

Если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя, трудовой договор считается заключенным, даже когда он не оформлен надлежащим образом. В данном случае при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения этого работника к работе. Исходя из норм ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, трудовыми договорами.

В том случае, когда трудовые договоры не будут подписаны работниками, при выездной налоговой проверке возможно возникновение споров с налоговыми органами. Поскольку заработная плата работников общества не установлена, а значит, не согласована сторонами, налоговые органы в ходе выездной налоговой проверки могут не признать расходы на оплату труда в целях налогообложения.

Работники трудовой комиссии вправе при проверке предъявить претензии о нарушении норм трудового законодательства, поскольку условия труда с работниками не согласованы, и наложить штрафные санкции по ст. 5.27 КоАП РФ. Таким образом, у организации возникают риски возникновения споров не только с самими работниками (в части должностных обязанностей и размера заработной платы), но и с соответствующими контролирующими органами.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства предусмотрены ст. 5.27 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрена ответственность как должностных лиц, так и организации. На юридическое лицо может быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. и на должностное лицо - от 1000 до 5000 руб.

Если работнику кадровой службы затруднительно составить трудовой договор, условия которого соответствовали бы требованиям трудового законодательства, можно рекомендовать ему принять во внимание два документа (правда, они предназначены для бюджетной сферы):

Рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.08 г. N 424н;

Рекомендации по разработке федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.08 г. N 425н.

За 2009 г. около 70% проверок осуществлялось работниками Государственной инспекции труда на основании жалоб бывших работников на своих работодателей. В основном суды принимают решения в пользу работников в связи с тем, что в организациях неправильно оформляются кадровые документы, не соблюдаются определенные процедуры (например, по сокращению численности) и эти процедуры не оформляются документально и т.д.

Необходимо обратить внимание также на нарушения, которые могут привести к негативным последствиям в случае возникновения разногласий с бывшими работниками, если споры (и не только) станут причиной проверки комиссией по труду, например:

работников несвоевременно знакомят с положениями приказов о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);

несвоевременно информируют работников о привлечении их к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ);

нарушаются положения коллективного договора. Нарушение или невыполнение работодателем или лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору, соглашению влечет наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 руб. (ст. 5.31 КоАП РФ);

работники своевременно не предупреждены о сокращении численности (или штата), должным образом не оформляются все необходимые документы ст. 81 и 82 ТК РФ.

В силу трудового законодательства организации должны не только оформлять необходимые кадровые документы, внутренние локальные акты и соблюдать определенные процедуры, например увольнения (приема на работу), но соблюдать определенные требования ТК РФ. В частности:

кадровые документы должны быть оформлены по унифицированной форме. Применение самостоятельно разработанных форм (и утвержденных учетной политикой) возможно только в том случае, если такие формы отсутствуют в журнале унифицированных форм;

должны быть оформлены и утверждены графики отпусков не позднее чем за две недели до начала нового финансового года. Работников ознакомляют с датой начала их отпуска под роспись;

должны оформляться графики сменности для некоторых работников - вахтеров, охранников и т.д. Согласно ст. 103 ТК РФ при режиме сменной работы каждая группа сотрудников, для которой предусмотренный сменный график работы, должна производить работу в соответствии с составленным графиком сменности. При суммированном учете рабочего времени графики работы необходимо составлять в обязательном порядке и доводиться до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие. При этом график сменности должен быть составлен в соответствии со ст. 104 НК РФ и т.д.

Осмотр водителей

Следует обратить внимание организаций также на следующие моменты.

Многие предприятия по роду деятельности, связанной с использованием автотранспорта и грузовыми перевозками, должны обеспечить контроль за предрейсовыми осмотрами водителей. В этом случае в штат принимается работница, например по должности "Медицинская сестра по предрейсовому осмотру водителей".

На основании п.п. 96 п. 1 ст. 17 Федерального закона от 8.08.01 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" и Положения о лицензировании медицинской деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22.01.07 г. N 30 (далее - Положение), медицинская деятельность является лицензируемой. Такая деятельность согласно п. 4 Положения предусматривает выполнение работ (услуг) по оказанию доврачебной, амбулаторно-поликлинической, стационарной, высокотехнологичной, скорой и санаторно-курортной медицинской помощи в соответствии с Перечнем работ (услуг) по осуществлению медицинской деятельности (приложение к Положению). В указанный Перечень включены работы (услуги) по медицинским осмотрам (предрейсовым и послерейсовым). Порядок проведения периодических и предварительных медицинских осмотров установлен приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.04 г. N 83. Данный приказ разъяснен в Методических рекомендациях "Медицинское обеспечение безопасности дорожного движения (Организация и порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств)", утвержденных письмом Минздрава России от 21.08.03 г. N 2510/9468-03-32.

Исходя из требований указанных нормативных актов можно сделать вывод, что если осмотр водителей проводит свой же штатный работник, то в наличии должна быть лицензия на осуществление медицинской деятельности. То есть "выпуск" машин на линию штатным сотрудником при отсутствии лицензии недопустим и может быть причиной для привлечения организации к административной ответственности по п. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. Данная статья влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1500 до 2000 руб.; на должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.

Воинский учет

Еще один аспект, на который необходимо обратить внимание - это ведение воинского учета. Пунктом 6 ст. 1 Федерального закона от 28.03.98 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" установлено, что исполнение воинской обязанности обеспечивают в пределах своей компетенции, в частности организации, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности и их должностные лица. Таким образом, обязанность представления в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу гражданах, состоящих на воинском учете, возложена на организации и должностные лица организаций. При этом ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ установлено, что несообщение руководителем или другим ответственным за военно-учетную работу должностным лицом организации в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу либо об уволенных с работы гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от 300 до 1000 руб.

Т. Пименова,

член Палаты Налоговых Консультантов

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 43, октябрь 2010 г.