Ошибки при сдаче формы 4-ФСС РФ (О.С. Овчинникова, "Зарплата", N 10, октябрь 2010 г.)

Ошибки при сдаче формы 4-ФСС РФ

В напряженный отчетный период немудрено допустить неточность, ведь новые правила расчета страховых взносов и заполнения отчетных форм установлены не так давно. В статье мы расскажем о наиболее характерных ошибках, которые уже совершили ваши коллеги, с тем, чтобы вы смогли их избежать.

Ошибки, допускаемые при подготовке и сдаче отчетности по страховым взносам, можно сгруппировать следующим образом:

- расчетные ошибки, связанные с несоответствием взаимосвязанных показателей или их неправильным определением;

- ошибки оформления отчетов;

- ошибки в процессе сдачи и выборе способа представления отчета, пропуск срока сдачи и т.п.

Если вам предписывается передача отчетов по страховым взносам по электронным каналам связи, в случае ошибки отчет не пройдет и не будет принят.

При сдаче отчета на бумажном носителе вероятность сдать вариант с ошибкой выше, но впоследствии она вскроется в ходе камеральной проверки.

Наказание за опоздание

В форме 4-ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 N 871н, отражают сведения о страховых взносах на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также сведения по страховым взносам на случай травматизма и профессиональных заболеваний.

Срок сдачи отчета

Срок сдачи расчета по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством установлен в пункте 2 части 9 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

Отчетность по страховым взносам за девять месяцев 2010 года следует представить в территориальное отделение ФСС России не позднее 14 октября 2010 года (письмо Минздравсоцразвития России от 01.03.2010 N 422-19).

Отчитаться по взносам на страхование от несчастных случаев необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Два штрафа за один отчет

Если организация нарушит срок сдачи расчета по форме 4-ФСС РФ, инспекторы начислят штраф отдельно по каждому виду обязательного социального страхования (письмо ФСС России от 22.03.2010 N 02-03-10/08-2328).

Размер штрафа

Взносы на случай временной нетрудоспособности. Размер штрафа зависит от периода просрочки сдачи отчета. Если он менее 180 календарных дней, штраф назначается в размере 5% суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основе этого отчета, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 100 руб.

Если просрочка составила более 180 календарных дней, размер штрафа будет выше - 30% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этого отчета, и 10% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этого отчета, за каждый полный или неполный месяц, начиная с 181-го календарного дня, но не менее 1000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 46 Закона N 212-ФЗ).

Взносы на случай травматизма. В случае просрочки применяются те же размеры штрафов (п. 1 ст. 19 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

В последние дни сдачи отчетности в фонде выстраиваются огромные очереди, поэтому, если вы сдаете отчетность на бумаге, не откладывайте свой визит. Уточните, возможно, в вашем отделении заранее назначают время и дату для сдачи отчета.

На что обратить внимание

Рассмотрим распространенные проблемы, связанные со сдачей формы 4-ФСС РФ.

Отчет сдает курьер

Если сдача отчетности поручена представителю организации, необходимо учесть следующие моменты. Во-первых, у него должна быть доверенность. Без этого документа отчетный вояж может оказаться напрасным. Во-вторых, следует закачать отчет на флешку или диск, с тем, чтобы инспектор мог скопировать его на свой компьютер. В-третьих, курьер должен иметь незаполненные листы отчета с прочерками (на всякий случай, если потребуют). При сдаче отчета может возникнуть необходимость уточнить сумму перечисленных страховых взносов. Пусть ваш представитель возьмет с собой копии платежных поручений, подтверждающие перечисление страховых взносов.

Способы сдачи формы 4-ФСС РФ

Бумажный вариант. Бумажный отчет в 2010 году могут сдавать страхователи, у которых в 2009 году численность физических лиц, получающих выплаты, не превысила 100 человек.

Допускается сдача формы 4-ФСС РФ на бумажном носителе лично или через представителя, а также путем направления документов по почте. Почтовое отправление надежнее выслать с описью вложения ценным письмом и с уведомлением о вручении. После этого необходимо сохранить:

- копию отосланной по почте отчетности;

- почтовую квитанцию;

- второй экземпляр описи со штампом почты;

- уведомление о вручении (придет недели через три).

Электронный вариант. В 2010 году форму 4-ФСС РФ в электронном виде через Интернет должны сдавать только страхователи, у которых в 2009 году среднесписочная численность лиц, получавших выплаты, превышала 100 человек (ст. 61 Закона N 212-ФЗ).

Подготовленный файл отчета надо подписать с использованием своего сертификата. Подписанный файл следует зашифровать на открытом ключе сертификата уполномоченного лица фонда. Зашифрованный файл готов к передаче. Его можно передать через специального оператора связи или через шлюз приема отчетности на сайте www.fss.ru.

Если файл соответствует утвержденным для электронного отчета требованиям, система сформирует квитанцию о получении отчета, которую надо скачать и сохранить.

Электронное подтверждение может поступить не сразу, поэтому, если его нет, рекомендуем позвонить в территориальное отделение ФСС России и уточнить, принят отчет или нет.

Если будет обнаружено несоответствие присланного файла установленным для отчета требованиям, вам придут результаты проверки, то есть список обнаруженных ошибок.

Ошибки в расчетах

Заполнение отчетных форм по страховым взносам производится по стандартной схеме соответственно алгоритму расчетов.

Примечание. Не обязаны, но право имеют

Те страхователи, у которых в 2009 году численность физических лиц, получавших выплаты, менее 100 человек, не обязаны, но могут в 2010 году сдавать форму 4-ФСС РФ в электронном виде.

Примечание. Технический сбой электронных каналов связи

Если по техническим причинам невозможно отправить отчетность через Интернет, допускается выгрузить отчетность автономно, сдать отчет на машиночитаемом носителе (дискете) с ЭЦП.

Сначала рассчитывается облагаемая база, затем к ней применяется соответствующий тариф страховых взносов и определяется их величина, начисленная за отчетный период. В отчете по форме 4-ФСС РФ сумма страховых взносов, подлежащая перечислению, определяется как разность между суммой начисленных взносов и суммой страхового возмещения, выплаченной застрахованным лицам.

На каждом этапе расчетов возможны ошибки. Если вы пользуетесь специальной программой для сдачи отчетности в электронном виде, при выявлении ошибок она выдаст их список.

Оставив в стороне страховые взносы на случай травматизма, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, связанные с отражением страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (далее - страховые взносы). Эта информация будет полезна и тем бухгалтерам, которые сдают отчет в бумажном виде.

Лишние суммы

Страховые взносы введены с 1 января 2010 года. Следовательно, в таблице 1 раздела I на начало года не должно быть сумм задолженности страхователя или ФСС России. До сих пор некоторые бухгалтеры отражают в этой таблице остатки ЕСН в части платежей в ФСС России. Это неверно. В строках 1 и 12 (13 и 14) таблицы 1 должны стоять прочерки.

Неверно сложены промежуточные показатели

В таблице 3 раздела I в строках 3, 4 и 5 приводятся показатели за последние три месяца отчетного периода. Их сумма (за квартал) отражается в строке 2. Неверный ввод сумм приводит к ошибке.

Это актуально не только для таблицы 3. Подобная погрешность может обнаружиться в таблицах 1 и 2. Поэтому перед сдачей отчета стоит еще раз проверить введенные сведения.

Один и тот же показатель в разных таблицах имеет разные значения

В течение отчетного периода страхователи могут выплачивать различные виды пособий, источником которых являются средства ФСС России. Суммы пособий отражают в таблице 2 и 7. В каждой из них предусмотрена строка для отражения итогового показателя. Его переносят из таблицы 2 в таблицу 1 (строка 15), из таблицы 7 в таблицу 6 (строка 4). И, увы, не всегда верно. Поэтому при заполнении формы стоит обратить внимание на этот нюанс.

Показатель численности сотрудниц

Еще одна распространенная ошибка - бухгалтеры забывают указать число женщин, работающих на предприятии. Этот показатель отражают в начале разделов I и II формы 4-ФСС РФ. В результате возникает забавная ситуация - организация выплачивает пособие по беременности и родам при отсутствии представительниц прекрасного пола в организации. В этом случае рекомендация только одна - внимательнее заполнять форму.

Ошибки оформления электронной отчетности

Помимо логической ошибки, причиной отказа в приеме отчета могут быть ошибки оформления.

Ошибка в регистрационных данных и в электронно-цифровой подписи. Ошибки возможны в любом реквизите, например в регистрационном номере страхователя, в коде подчиненности. При наличии регистрационной ошибки программа при проверке не примет ваш отчет.

Сертификат ЭЦП, принимаемый фондом, должен содержать идентифицирующие реквизиты страхователя. При их отсутствии отчет не пройдет.

Также ошибкой считается применение не той ЭЦП. На практике возможны две ситуации:

- применение ЭЦП, предназначенной для подтверждения документов, направляемых другому адресату, например не ФСС России, а ИМНС;

- использование ЭЦП другого страхователя (регистрационный номер в сертификате не совпадает с регистрационным номером в имени отчетного файла).

Сертификат ЭЦП имеет конечный срок действия. Просроченная ЭЦП может стать препятствием успешной сдаче отчета.

Три цифры - признак категории страхователя. В форме 4-ФСС РФ обязательно должно быть заполнено поле "Шифр". Три знака соответствуют определенной категории плательщиков страховых взносов. Установление этого соответствия необходимо, поскольку в зависимости от категории различается алгоритм расчетов. Пустое поле "Шифр" - гарантия того, что отчет не пройдет.

Основная масса страхователей в 2010 году применяет максимальную ставку страховых взносов - 2,9%. В форме 4-ФСС РФ они должны указать шифр 071.

Если шифр указан неправильно, инспектор или программа зафиксирует несоответствие расчетного показателя суммы начисленных страховых взносов тому, что вы указали в расчете. Ошибка в том, что не выполняется следующее равенство:

/-----------------------------\   /-----------------------------------------\

| Показатель строки 2 графы 3 |   |  Показатель строки 1 графы 7 таблицы 3  |

|     таблицы 1 раздела 1     |   |      раздела 1, умноженный на 2,9%      |

|                             | = |                                         |

|                             |   |                                         |

|                             |   |                                         |

\-----------------------------/   \-----------------------------------------/

Код отчетного периода. При заполнении отчета за девять месяцев на титульном листе в поле "Отчетный период" следует вписать цифру 9. Также код отчетного периода необходимо указать в имени файла, "регистрационный номер страхователя_2010_9.xml".

Формат отчетного файла. При сдаче отчетности в электронном виде бухгалтер вынужден соблюдать определенные законы форматирования отчетного файла. Его формат описан в приложении N 1 к приказу ФСС России от 12.02.2010 N 19. Любое отступление будет ошибкой.

О.С. Овчинникова,

заместитель главного редактора журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 10, октябрь 2010 г.