Особенности документооборота для бухгалтера: важность взаимодействия с другими отделами (Р. Шостак, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 46, ноябрь 2010 г.)

Особенности документооборота для бухгалтера: важность взаимодействия с другими отделами

Качество ведения бухгалтерского и налогового учета, точность данных в формируемой отчетности и, следовательно, риск повышенного интереса к компании со стороны контролирующих органов во многом зависит от правильной организации документооборота в этой компании. К сожалению, во многих случаях задержка сдачи отчетов и появление ошибок продиктованы тем, что бухгалтер получает не все необходимые данные и документы от сотрудников других отделов или эти документы представляются ему не вовремя. Какая организация документооборота будет эффективной и обеспечит оптимальное взаимодействие с другими подразделениями?

Согласно ГОСТ Р 51141-98 "документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", полный комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Организация документооборота регламентируется внутренними правилами компаний, однако российское законодательство дает свои рекомендации по движению бухгалтерских данных в них. Порядок перемещения документов в бухгалтерском учете описан в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Согласно этому документу, в котором приводится даже примерный График документооборота, первичная бухгалтерская документация (как внутренняя, например акты, требования и др., так и внешняя, например счета поставщиков и другие документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций и являющиеся свидетельствами их совершения) должна проходить следующие этапы движения:

создание документа (с обозначением ответственных лиц за выписку, оформление и исполнение);

проверка документа (с указанием ответственного лица за проверку, сроков и порядка представления);

обработка документа (с указанием ответственного лица и сроков);

передача документа в архив (с указанием ответственного лица и сроков).

В свою очередь обработка документов, поступающих в бухгалтерию, состоит из трех этапов. Бухгалтер организации должен произвести таксировку, т.е. денежную оценку документа (например, если в нем указаны только натуральные показатели, вывести цену и сумму), затем группировку (т.е. создать сводные документы) и контировку, указав в первичном документе корреспонденцию счетов.

Таким образом, в графике прописывается вся необходимая документация с указанием количества экземпляров и всех ответственных лиц за выполнение сроков и представление документов в бухгалтерию. График такого типа, как правило, утверждается руководителем компании, а разрабатывает его бухгалтер, поскольку только он может указать всю необходимую документацию. Обозначение ответственных лиц за представление документов, конечно, способствует повышению исполнительской дисциплины, однако не является 100%-ной гарантией того, что документы попадут к бухгалтеру вовремя. По Федеральному закону от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером также утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В зависимости от специфики деятельности компании график документооборота может выглядеть по-разному (см. таблицу).

Документ	Кол-во, экз.	Выписка	Вид исполнения	Исполнение	Срок исполнения	Проверка	Порядок представления	Срок представления	Срок обработки
Платежное поручение	2	Бухгалтерия	Перечисление денежных средств	Бухгалтерия	Незамедлительно	Бухгалтерия	Банковская выписка	Ежедневно	Ежедневно
Кассовый чек	1	Касса	Принятие денежных средств от/за клиента	Касса	Незамедлительно	Бухгалтерия	Кассовый отчет	Ежедневно	Ежедневно

В графике документооборота может прописываться движение любых документов компании, однако на практике для бухгалтерских документов составление такого графика наиболее важно. Впрочем, даже если такой график существует, отслеживание движения документов в ручном режиме в большой компании практически невозможно. В частности, из-за того, что неизвестно, в каком отделе находится документ, на его поиски может уйти много времени. Кроме того, счет или внутренний документ в таких условиях может просто потеряться, что вызывает сложности с восстановлением и затягивание сроков сдачи отчетности. Если документ нуждается в одобрении нескольких сотрудников и в него вносятся изменения после каждого согласования, может возникнуть путаницы с большим количеством его версий. На согласование также может уходить много времени, например, если сотрудник должен отдать документ помощнику руководителю, тот - своему начальнику и обратно.

Если в состав компании входят географически удаленные подразделения, организация документооборота еще более усложняется. Если исключить все ошибки на пути документа и риски его потери, отсутствие автоматизации в любом случае сказывается на сроках подготовки и обработки документации, что негативно сказывается на сроках составления бухгалтерской отчетности.

Варианты решения проблем

Системы автоматизации документооборота подразделяются на несколько основных классов, отличающихся функциональными возможностями и спектром автоматизируемых задач. Среди представленных на рынке решений выделяются системы управления потоками работ (WorkFlow-системы), системы электронного управления документами (DocFlow-системы) и системы управления архивами (DMS - Document Management Systems).

Программы класса WorkFlow обеспечивают передачу задач от сотрудника к сотруднику, и вместе с задачей могут передаваться и документы. Системы типа DocFlow в свою очередь предполагают управление маршрутами документов и прохождение документом всего отмеренного ему в компании пути - от создания до попадания в архив. За хранение и поиск документов в электронном архиве отвечают программы класса DMS.

Исходя из спектра функциональности программных продуктов из того или иного класса руководитель может выбрать оптимальное решение для своей компании. Программные продукты для автоматизации документооборота в первую очередь позволяют организовать хранение всех необходимых документов в едином информационном пространстве. После завершения "жизненного цикла" документа в компании он попадает в архив, где согласно правилам ведения бухгалтерского учета должен храниться в течение пяти лет. В зависимости от типа документа срок обязательного хранения может различаться. В частности, в соответствии с перечнем, утвержденным Росархивом 6 декабря 2000 г., лицевые счета работников должны храниться 75 лет.

Выступая в роли централизованного безопасного упорядоченного хранилища для документации, система позволяет всем пользователям получать доступ к нужным документам прямо с рабочего места. При этом можно настраивать права доступа для специалистов различного уровня, поэтому конфиденциальная информация защищена от несанкционированного просмотра или изменения. При таком ограничении прав работа пользователей, в том числе бухгалтеров, также делается более удобной, так как сотрудники работают только с теми документами, которые им нужны. Каждый электронный документ (причем это может быть не только текст, но и изображение или звукозапись) сопровождается карточкой с атрибутами (название, автор, дата создания и т.д.), по которым можно быстро найти документ.

Применение информационных систем для маршрутизации документов внутри компании позволяет быстро регистрировать входящую и исходящую документацию. Все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, в том числе отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские и финансовые, поступающие из других организаций (например, вышестоящих органов или из компаний-партнеров), могут регистрироваться в программе, получая нужный номер, идентифицирующий их в потоке документов.

Еще одним преимуществом использования программ для автоматизации документооборота, является то, что в них предусмотрена возможность загрузки в информационную базу документов из электронной почты, а также со сканера. Это обеспечивает автоматизацию рутинных операций по фиксированию приходящих в бумажном виде документов и значительное ускорение процесса регистрации. Кроме того, такая система позволяет снизить количество ошибок при регистрации, практически неминуемо возникающих из-за усталости сотрудника и необходимости обработки множества документов с обилием цифр.

Что выбрать?

Сегодня разработчики программных решений предлагают все больше программ для удовлетворения потребностей рынка. Например, на рынке представлены программа "1С:Документооборот 8", "Константа Стандарт: Процессное управление" для моделирования, исполнения и оптимизации бизнес-процессов в компании, "Питерсофт: Управление процессами" для управления бизнес-процессами, ведения электронного документооборота и управления процессами взаимодействия между подразделениями на основе системы показателей KPI, "Кинт:Управление делами" для фиксации, исполнения и контроля задач и обмена мнениями между сотрудниками, "1С-Битрикс: Корпоративный портал" для коллективной работы, хранения документов, внутренних коммуникаций через внутренний информационный ресурс, "ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы" для управления бизнес-процессами и управления документооборотом, "DocPrime: Управление Документами" для обработки файлов и т.д.

При выборе системы автоматизации документооборота руководитель компании должен установить причины, по которым необходимо внедрить информационную систему, выявить цели, которые поможет достичь автоматизация документооборота. Кроме того, сразу следует оценить масштабы автоматизации, т.е. количество рабочих мест, где будет использоваться программа. По количеству автоматизируемых рабочих мест можно определить, сколько отделов будет "связывать" программа. Например, если перед руководителем стоит задача автоматизировать поступление всех документов в бухгалтерский отдел компании, то нужно, основываясь на графике документооборота, установить, сотрудники каких отделов передают документацию в бухгалтерию. В частности, договоры, поступающие в бухгалтерию, могут приходить от менеджеров по продажам, а значит, система должна "связывать" отдел продаж с бухгалтерией. Если в компании принята система учета рабочего времени и заработная плата рассчитывается в соответствии с количеством отработанных дней (часов), то документы о количестве отработанного времени в бухгалтерию могут поступать от руководителей отделов или сотрудников отделов кадров (в зависимости от распределения обязанностей в компании).

Отдельного внимания заслуживают разнообразные заявки на расходование денежных средств. Например, отдел АХО может оформлять такие заявки на закупку канцелярских товаров, средств для уборки помещений, мебели и т.д., сотрудники отдела маркетинга - на привлечение временного персонала (например, для участия в рекламных акциях) или на закупку призов. Конечно, если учесть все пути поступления документации в бухгалтерский отдел, то количество мест, которые необходимо автоматизировать, возрастет, но это позволит повысить уровень контроля документооборота и исполнительской дисциплины.

При оценке программных продуктов важно учитывать и сочетаемость системы автоматизации документооборота с решениями, обеспечивающими автоматизацию других видов учета, например, предназначенными для бухгалтерского учета. Так, широкое применение программ для ведения бухгалтерского учета на базе "1С:Предприятие 8" стало одной из причин распространения программы "1С:Документооборот 8", позволяющей регистрировать документы, контролировать их по всему маршруту, отслеживать исполнение и получать отчеты по работе сотрудников.

Результаты автоматизации

Результаты автоматизации документооборота можно оценить на примере реализации проекта в компании "СтаКос", которая является лидером российского рынка по специализированной оптовой и розничной торговле запасными частями для грузовых автомобилей, прицепов, полуприцепов и автобусов европейского производства.

Автоматизация работы сотрудников бухгалтерского отдела в компании "СтаКос" позволила организовать оперативное поступление необходимой документации. В частности, в бухгалтерию компании поступают для согласования различные служебные записки, а также все приказы и распоряжения на ознакомление. Причем те документы, которые обязательно требуют бумажных носителей, распечатываются секретариатом, подписываются у генерального директора и подшиваются в архив.

Олег Суворов, директор по информационным технологиям группы компаний "СтаКос", объясняет, что "с введением документооборота отсутствует необходимость писать "безответные письма" и бегать за теми или иными сотрудниками. Достаточно просто создать задачу (например, на передачу документов в бухгалтерию) в программе для автоматизации документооборота и контролировать ее выполнение через ту же систему".

Помимо обеспечения эффективной коммуникации между различными отделами электронный документооборот позволяет повысить качество контроля работы исполнителей. Например, при реализации проекта по созданию эффективной информационной системы в компании "СтаКос" была создана специальная отчетность для руководства. Автоматизация блока по управлению заданиями обеспечила значительное повышение общей исполнительской дисциплины, четкость работы и прозрачность выполнения всех поручений.

Результаты автоматизации документооборота можно оценить и в денежном эквиваленте. По совокупной оценке собственников и топ-менеджеров компании, которая была проведена до начала использования электронных систем документооборота, трудозатраты на контроль исполнения задач и поиск нужных документов оценивались в несколько сот тысяч рублей в месяц. Внедрение "1С:Документооборота" позволило сократить эти затраты на две трети.

Таким образом, автоматизация документооборота в компаниях позволяет не только решить вопрос удобной маршрутизации, быстрого согласования, удобного хранения и поиска документов, но и дает возможность реальной экономии денежных средств.

Р. Шостак,

директор по развитию

Северо-Западного подразделения

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 46, ноябрь 2010 г.