Составление графика отпусков (А. Солнцева, "Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г., "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.)

Составление графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность по составлению графика отпусков. Причем такой график должен утверждаться им (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. В данной статье ознакомимся с порядком составления графика отпусков, перечислим категории работников, которые имеют право претендовать на отпуск, а также чье мнение учитывается при составлении графика отпусков в первую очередь (то есть таким работникам отпуск может представляться в удобное для них время). Кроме того, определим, какие периоды работы засчитываются в стаж, учитываемый при расчете отпуска.

При помощи утвержденного графика отпусков соблюдается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам учреждений. Таким образом, график отпусков - это документ, которым распределяются ежегодные оплачиваемые отпуска работников всех структурных подразделений учреждений на календарный год по месяцам.

График отпусков позволяет заблаговременно оформить отпуск и выплатить работнику отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), возложить обязанности работника, уходящего в отпуск, на другого работника, а также следить за своевременным предоставлением отпуска.

Перед заполнением графика отпусков кадровым работникам предстоит провести подготовительную работу.

Подготовительная работа перед составлением графика отпусков

Прежде чем составлять график отпусков, работодатель должен:

а) узнать пожелания работников о датах планируемых ими отпусков, которые могут быть выражены в записках, заявлениях и т.д.;

б) запросить у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы;

в) иметь информацию о не использованных некоторыми работниками в силу определенных причин отпусках или части отпуска в предшествующем году;

г) выяснить у работников, поступающих или обучающихся в учебных заведениях, о времени сдачи вступительных экзаменов или сдачи экзаменационной сессии;

д) определить работников, которые имеют право (то есть необходимый стаж) на использование отпуска. Согласно ст. 122 ТК РФ отпуск вновь принятым работникам предоставляется спустя шесть месяцев их непрерывной работы в учреждении. Кроме того, Трудовым кодексом предусмотрен круг работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы, поэтому нужно уточнить, не желают ли эти работники подать заявления о предоставлении отпуска. К таким работникам, в частности, относятся:

- женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 122 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);

- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");

- лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (ст. 14-22 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- работники, мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;

- родители (опекуны, попечители), работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. По их просьбе работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ).

Кроме того, преимущественное предоставление отпуска отдельным категориям работников может предусматриваться коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным актом учреждения.

При составлении графика отпусков следует также учитывать специфику учреждений образования, чтобы обеспечить их нормальную работу. Поскольку образовательный процесс в этих учреждениях прерывается летними каникулами, основная часть работников находится в отпусках в летнее время. В целях обеспечения управления учреждением в каникулярный летний период необходимо предусмотреть очередность ухода в отпуск руководящих работников.

Определение стажа, дающего право на отпуск

Продолжительность отпуска определяется на основании отпускного стажа, дающего право на отпуск, в связи с чем при его исчислении нужно знать, какие периоды учитывать, а какие нет.

Периоды, которые включаются в стаж. Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время, то есть засчитываются лишь те дни, когда работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данной профессии или должности (абз. 1 п. 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20, решения Верховного Суда РФ от 06.02.2002 N ГКПИ2002-30, от 15.04.2004 N ГКПИ2004-481).

Если отдельным работникам установлена неполная продолжительность рабочего времени, то на исчисление стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск, она не влияет. Работники, занятые неполное рабочее время, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск на тех же условиях, что и выполняющие аналогичную работу с нормальной продолжительностью рабочего времени, различие будет заключаться лишь в размере оплаты отпуска (ст. 93 ТК РФ).

Помимо перечисленных в ст. 121 ТК РФ периодов времени, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, коллективным или трудовым договорами, а также локальными нормативными актами могут быть установлены и другие периоды.

Периоды, которые не включаются в стаж. В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

После подсчета стажа работы, дающего право на отпуск, определяется продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного), а также момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Например, если работник брал административный отпуск за свой счет на 20 календарных дней (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на 6 календарных дней (20-14) неоплачиваемого отпуска.

Обратите внимание! При назначении отпуска учитывается не календарный (с 1 января по 31 декабря), а рабочий год, то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к данному работодателю (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169). Поэтому у каждого сотрудника свой рабочий год.

Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (для педагогических работников - 42, 56 календарных дней) (ст. 115 ТК РФ).

Рассмотрим на примере, как определить отпускной стаж работника и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска.

Пример

Работник принят на работу 01.06.2008. За первый рабочий год отпуск ему был предоставлен с 01.07.2009. С 01.06.2010 он уходит в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск. Определим его отпускной стаж и продолжительность отпуска, если с 01.02.2010 по 22.02.2010 (22 календарных дня) он находился в административном отпуске.

Первый отпуск ему был предоставлен за рабочий период с 01.06.2008 по 31.05.2009. Поскольку в феврале 2010 года работник находился 22 календарных дня в административном отпуске, рабочий год ему продлевается на 8 календарных дней, превышающих их допустимое количество (22-14). Таким образом, отпуск за второй рабочий год ему будет предоставлен за период с 01.06.2009 по 08.06.2010.

Рабочий стаж в нашем примере будет равен 357 календарным дням (365-8).

Количество дней предоставляемого отпуска будет равно 27,39 дня (357 х 28 / 365).

Если следовать правилам округления, изложенным в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, то работнику, исходя из условий примера, нужно предоставить 27 календарных дней отпуска.

Будет не лишним, если правило округления будет утверждено учетной политикой учреждения.

Заполнение графика отпусков

График отпусков работников учреждения составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В графике также указываются отпуска внешних совместителей.

График отпусков заполняется с учетом результатов, полученных от проделанной подготовительной работы, а также с учетом стажа и определением продолжительности отпуска. В нем должна содержаться информация, предусмотренная его графами, представим ее в таблице.

N графы	Содержание графы
1	Наименование структурного подразделения
2	Должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию
3	Ф.И.О. работника
4	Табельный номер, если в учреждении работникам присваиваются табельные номера
5	Количество календарных дней положенного работнику отпуска
6	Запланированная дата отпуска

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Утвержденному графику отпусков присваивается порядковый номер в соответствии с принятой в учреждении нумерацией для таких документов, который указывается в графе "Номер документа", а в графе "Дата составления" указывается конкретная дата его утверждения.

Поскольку график отпусков утверждается руководителем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, при наличии последнего должна быть заполнена графа "Мнение выборного профсоюзного органа" с указанием даты и номера такого документа.

Если работник не согласен с установленным графиком отпуском, он может попросить работодателя перенести его на иное время, написав заявление о предоставлении ему отпуска в другое время, отличное от того, которое утверждено графиком.

Как уже было сказано, график отпусков утверждается за две недели до начала нового календарного года. Нужно ли вносить в него работников, которые будут приняты на работу в новом календарном году и право на отпуск у которых возникнет в этом же году по истечении шести месяцев? В таком случае по мере необходимости в график отпусков нужно путем оформления и утверждения в указанном выше порядке внести изменения, используя для этих целей унифицированную форму Т-7.

Случаи, когда дата предоставления отпуска может не совпадать с графиком

В отдельных случаях дата предоставления отпуска может не совпадать с утвержденным графиком, так как отпуск может быть продлен или перенесен на другое время, определяемое работодателем с учетом пожеланий работника.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Этой статьей также определено, что отпуск может быть перенесен при следующих обстоятельствах:

- если работнику своевременно не была произведена плата за время ежегодного оплачиваемого отпуска;

- если работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

С возникновением таких обстоятельств работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности учреждения образования, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание! Трудовым кодексом запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, а также не давать его работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124).

С возникновением таких случаев графы 7-9 графика отпусков заполняются по факту использования отпуска работником.

Графа 7 заполняется по окончании отпуска, а если отпуск переносится, то в графе 8 указываются реквизиты документа, на основании которого он переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.). Если же переноса не было, данная графа не заполняется.

Извещение работников о начале отпуска

Трудовым кодексом не предусмотрено, что работодатель обязан доводить график отпусков до сведения работников. На практике утвержденный руководителем учреждения график вывешивают на видном месте для ознакомления с ним работников учреждения.

Однако в обязанности работодателя входит извещение работника под роспись о начале отпуска за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). При этом заявления работника с просьбой о предоставлении ему отпуска не требуется, достаточно издания приказа. Но в отдельных случаях оформление заявления обязательно, например, при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в учреждении (ст. 122 ТК РФ). Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя.

В какой форме работник будет извещаться о начале его отпуска, работодатель должен решить самостоятельно.

На практике кадровым работником за две недели выписывается заявка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Ответственность работодателя

Трудовым кодексом не предусмотрена ответственность за несоставление и несоблюдение графика отпусков. В нем только указано, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. То есть если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, должны соблюдаться обеими сторонами трудового договора.

Пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства предусмотрены штрафные санкции:

- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 руб.;

- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. Вместо штрафа в отношении учреждения может быть применена другая мера административного наказания - приостановление его деятельности на срок до 90 суток.

А. Солнцева,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г., "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.