Новая функция в организации - новая должность: инструкции и регламенты (В. Михайлов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 10, октябрь 2010 г.)

Новая функция в организации - новая должность: инструкции и регламенты

В статье учредитель компании на своем опыте показывает процесс появления в компании новой функции - маркетинга персонала, а также подчеркивает важность документального сопровождения данного процесса.

Потребность в новой функции - маркетинге персонала

На организацию постоянно оказывают влияние внешние и внутренние факторы. Изучение влияния этих факторов является актуальной задачей, поскольку происходящие изменения внешней и внутренней среды организации определяют поведение организации на рынке труда.

Маркетинг персонала выступает как связующее звено между организацией и ее внешней и внутренней средой. С помощью маркетинга организация может своевременно получить полную и достоверную информацию о состоянии внешней и внутренней среды. Это позволяет прогнозировать изменения факторов влияния и выработать стратегию управления персоналом на прогнозируемый период.

Поскольку организация является сложной социально-экономической системой, важно отметить воздействие, которое оказывает на персонал организация с учетом специфики своей деятельности, предъявляемых к персоналу требований и условий занятости, установленных в этой организации. Также действия организации распространяются на рынок труда, поскольку она является субъектом рынка труда, а также фактором, влияющим на изменение соотношения спроса и предложения на персонал на рынке труда. Следовательно, характерными чертами развития социально-экономических составляющих организации с точки зрения маркетинга персонала являются:

- интеграция научного и практического потенциала в области маркетинга персонала;

- комплексность и необходимость изучения проблем маркетинга персонала в единстве технических, экономических, социальных, психологических, управленческих и других аспектов;

- сложность исследования взаимоотношений субъектов рынка труда;

- рост количества связей между субъектами рынка труда;

- динамичность изменения внешней и внутренней среды организации;

- дефицит материальных, временных и трудовых ресурсов;

- повышение уровня стандартизации и автоматизации управленческих и производственных процессов;

- глобализация конкуренции, производства и управления;

- усиление роли человеческого фактора в управлении и др.

Перечисленные черты способствуют использованию и применению принципов системного подхода и комплексного анализа при проведении исследований по изучаемой проблеме.

Таким образом, основной целью проведения маркетингового исследования рынка труда при работе с персоналом организации является определение соответствия качественных характеристик персонала организации современным требованиям, сложившимся на рынке труда, при условии стабильности трудового коллектива.

Новая должность - специалист по маркетингу персонала

В условиях сопоставления требований работодателей, рынка труда и требований работников к степени достаточности обеспечения их труда возникает столкновение интересов, в которых работодатель хочет приобрести наиболее квалифицированного работника с наименьшими затратами, а работник иметь минимальную нагрузку за приемлемое для него вознаграждение за труд. В большинстве случаев в выигрыше оказывается работодатель, но риск с его стороны также оказывается выше, т.к. недостаток информации о рынке труда и непосредственных конкурентах приводит к непрогнозируемым потерям работников, что вызывает увеличение сроков выполнения заданий, увеличению вероятности отбора менее квалифицированного претендента и финансовым потерям. Особенно это актуально в рамках рынка труда города Москвы, где по сравнению с другими регионами очень развита инфраструктура, большое количество субъектов рынка труда и предложение рабочей силы, что несомненно затрудняет отбор. Следовательно, необходимо проведение маркетингового исследования рынка труда, результаты которого позволили бы учесть как интересы работодателей при поиске квалифицированного персонала, так и интересы собственных и потенциальных работников организации, обеспечив привлекательность занятости в данной организации.

Для маркетинговых исследований в области персонала организации используют менеджеров службы управления персоналом, в частности менеджеров по подбору персонала как должностных лиц, непосредственно участвующих в процессе персонал-маркетинга - от определения потребности в персонале до набора персонала в организацию. И все же многие руководители делают вывод о том, что маркетинговые исследования - это самостоятельная область управления персоналом, непосредственно влияющая не только на подбор персонала, но и на кадровую политику и кадровое планирование в организации в целом. Поэтому крупные компании имеют возможность пригласить на работу специалиста по маркетингу персонала. Но желание получить квалифицированное исследование на постоянной основе может привести к тому, что в организации появляется работник, о функциях которого руководство догадывается весьма смутно, поэтому четкая постановка задачи такому сотруднику, разработка должностной инструкции специалиста по маркетингу, четкого плана персонал-маркетинга и схемы функциональных взаимосвязей - это та основа, оформляя которую, кадровик способствует успешному появлению, развитию и плодотворному использованию нового направления в компании.

За реализацию плана отвечает специалист по маркетингу персонала, а сама реализация, в свою очередь, зависит от эффективного взаимодействия с другими подсистемами и подразделениями по вопросам предоставления необходимой информации и консультаций.

В целях повышения эффективности функционального и технологического разделения труда в системе управления персоналом организации необходимо применение централизованных регламентов, призванных эффективно координировать взаимодействие подсистемы маркетинга персонала с другими подсистемами системы управления персоналом и структурными подразделениями организации. Применение такого рода регламентов позволяет повысить эффективность деятельности подсистемы маркетинга персонала за счет исключения параллелизма и дублирования работ при выполнении функций маркетинга персонала, совершенствования технологии и времени подготовки, согласования принятия и реализации управленческих решений в данной области, повышения оперативности работы работников подсистемы маркетинга персонала при выполнении функциональных обязанностей посредством четкого установления определенной конкретизации степени участия в совместной работе. Регламент содержит необходимую информацию о рациональном распределении функций и полномочий в подсистеме маркетинга персонала.

Примерный образец

Должностная инструкция специалиста по маркетингу персонала

I. Общие положения

1. На должность специалиста по маркетингу персонала назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку по управлению персоналом без предъявления требований к стажу работы.

2. Назначение на должность специалиста по маркетингу персонала и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению начальника отдела управления персоналом.

3. Специалист по маркетингу персонала должен знать:

- основы гражданского, трудового и хозяйственного права;

- законодательные акты, нормативные и методические материалы по труду, заработной плате, занятости и социальной политике;

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, относящиеся к вопросам организации и регулирования заработной платы, доходов населения;

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, относящиеся к вопросам организации связей с общественностью;

- основы законодательства о средствах массовой информации и рекламе;

- нормативные и методические материалы по маркетингу;

- рыночные методы хозяйствования, закономерности и особенности развития экономики;

- основы менеджмента;

- направления предпринимательской деятельности, организационно-правовой статус предприятия и перспективы его развития;

- технологию производства выпускаемой продукции, выполняемых работ (услуг);

- основы организации производства, труда и управления;

- методы расчета прибыли, эффективности, рентабельности и издержек производства и управления;

- основные направления регулирования социально-трудовых отношений в РФ и регионе хозяйствования;

- основные направления регулирования доходов и заработной платы в РФ;

- сущность, функции и структуру заработной платы в современных условиях;

- планирование, организацию и контроль персонал-маркетинга на предприятии;

- организацию рекламного дела;

- уровни, основные элементы, виды, механизм, цикличность функционирования, сегментирование, регулирование рынка труда, его инфраструктуру;

- спрос и предложение, факторы их формирующие, конкурентный рынок труда;

- виды и назначение маркетинговых исследований;

- методы исследования и сегментации внутреннего и внешнего рынка труда, его потенциала и тенденций развития;

- экономико-математическое моделирование и прогнозирование: формирование спроса и предложения на рынке труда, прогнозирование численности и состава трудовых ресурсов, заработной платы, доходов населения;

- профессионально-квалификационные требования и характеристики должностей служащих и профессий рабочих;

- основные методы проведения качественных и количественных социологических исследований;

- методы анализа статистической информации;

- законы композиции и стиля рекламных сообщений, статей, обращений, публичных выступлений;

- методы и средства эффективной рекламы и формирования имиджа предприятия-работодателя;

- опыт аналогичных отечественных и зарубежных фирм;

- компьютерные технологии и операционные системы;

- методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств и компьютерных технологий;

- методы и средства формирования и использования собственной базы данных организации;

- этику делового общения;

- технические средства сбора и обработки информации, связи и коммуникаций;

- основы делопроизводства;

- формы учетных документов и порядок составления отчетности;

- правила и нормы охраны труда.

4. Специалист по маркетингу персонала подчиняется непосредственно начальнику отдела управления персоналом.

5. На время отсутствия специалиста по маркетингу персонала - командировка, отпуск, болезнь, пр. - его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Специалист по маркетингу персонала:

- анализирует конкурентную среду на рынке труда с учетом изменений в экономической, социальной и налоговой политике государства, политику организаций-конкурентов на рынке труда, стоимость рабочей силы, структуру численности персонала организации, динамику количества вакансий, текучесть кадров по видам причин и категориям персонала, конкурентоспособность заработной платы и системы социальных льгот (компенсаций), факторы, влияющие на обеспеченность организации рабочей силой;

- организует изучение (мониторинг) рынка труда для определения источников удовлетворения потребности организации в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с кадровыми агентствами, биржами труда, предприятиями аналогичного профиля;

- изучает структуру профильного рынка труда в регионе хозяйствования организации, в том числе секторную, региональную, возрастную, профессионально-квалификационную;

- прогнозирует динамику изменения конъюнктуры на профильном рынке труда в регионе хозяйствования организации и формирует спрос на рабочие места в организации, выявляет наиболее эффективные источники и пути покрытия потребности в персонале;

- проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

- организует работу по разработке текущих и перспективных требований к должностям (рабочим местам) организации;

- принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;

- информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях;

- проводит мониторинг электронных и печатных средств массовой информации по вопросам, связанным с функционированием профильного рынка труда и кадровой деятельности организации;

- осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации по кадровым вопросам, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности организации;

- разрабатывает информационно-рекламные материалы, готовит тексты для корпоративного издания, официального web-ресурса организации по кадровым вопросам, представителей средств массовой информации;

- совершенствует методику, информационное обеспечение и инструментарий проводимых исследований рынка;

- участвует в подготовке заданий для социологических исследований и составлении итоговых отчетов по результатам проведения мероприятий информационно-рекламного характера;

- участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера по кадровым вопросам, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение;

- участвует в подготовке информационно-аналитических материалов по кадровым вопросам для внутреннего пользования;

- участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики организации в области связей с общественностью по вопросам, связанным с формированием имиджа организации как работодателя и привлечением лучшей по качеству рабочей силы в организацию;

- ведет контроль за ходом найма персонала, проводит сопоставление запланированных данных с полученными результатами по количеству и качеству поступающей в организацию рабочей силы, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка;

- выполняет работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов по кадровым вопросам, подготовке документов для сдачи в архив;

- обеспечивает рост эффективности деятельности в сфере управления персоналом организации, повышение конкурентоспособности организации как работодателя;

- обеспечивает исполнение решений руководства, своевременно информирует его о текущем ходе работ и их результатах;

- выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;

- принимает участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации управленческих кадров с учетом требований рыночной экономики.

III. Права

Специалист по маркетингу персонала имеет право:

- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями;

- сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению;

- запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководства);

- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по маркетингу персонала несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Примерный образец

Регламент функционального и технологического разделения труда в подсистеме маркетинга персонала системы управления персоналом организации

Примерный образец

План проведения персонал-маркетинга и маркетинговых исследований рынка труда

N п/п	Показатель	Значение показателя	Сроки исполнения	Ответственное лицо	Форма контроля	Примечание
	1	2	3	4	5	6
1	Постановка проблемы управления персоналом организации
2	Цели и задачи маркетингового исследования
3	Подготовительный этап 1. Подбор компетентных специалистов, в т.ч.: - внутри организации; - работа со сторонними консультантами 2. Планирование бюджета маркетингового исследования, в т.ч.: - целевая статья из прибыли организации; - процент из бюджета кадровой службы 3. Сроки проведения маркетингового исследования 4. Методический арсенал сбора, обработки, анализа и представления информации
4	Мониторинг современных требований к персоналу 1. Анализ тематических источников информации 2. Выбор и развитие выявленных показателей, необходимых для деятельности организации
5	Анализ условий занятости в организации 1. Выявление привлекательных конкурентных преимуществ занятости в организации 2. Определение и профилактика причин текучести персонала
6	Наличие потребности в персонале (в количественном и качественном выражении)
7	Формирование заявки на подбор персонала
8	Анализ источников информации о потенциальных работниках
9	Выбор источников удовлетворения потребности в персонале, в т.ч.: - внутренние; - внешние
10	Пути удовлетворения потребности в персонале: 1. Активные 2. Пассивные
11	Проведение целевой рекламы в области персонала
12	Анализ затрат на проведение комплекса маркетинга персонала 1. Единовременные, в т.ч.: - внешние; - внутренние 2. Текущие, в т.ч.: - внешние; - внутренние

В случае, когда возникает проблема возможности и необходимости создания отдельных структурных подразделений или выделения отдельных специалистов для решения вопросов маркетинга персонала организации, актуальным становится вопрос организации и постоянного совершенствования работы с информационными потоками в направлении их систематизации, упрощения, качества и скорости обработки. Это относится и к подсистеме маркетинга персонала. Определив функциональное разделение, целесообразно проанализировать информационные потоки, имеющие место в процессе реализации функций маркетинга персонала системой управления персоналом и другими структурными подразделениями организации. Этот подход позволит обеспечить принцип целостности системы управления персоналом, снизить долю параллелизма, дублирования многих процедур и действий, а также уменьшить упущения, игнорирование, невыполнение необходимых объемов работ. Таким образом, правильным было бы, помимо функционально-технологического регламентирования деятельности подсистемы маркетинга персонала организации, представить и информационное распределение потоков при реализации функций маркетинга персонала в организации. На практике применение принципа централизации информационных потоков реализуется с помощью составления схем обмена информацией между структурными подразделениями организации. Основываясь на данном принципе, целесообразно представить процесс взаимообмена информацией подсистемой маркетинга персонала и остальными подсистемами в рамках системы.

Схема взаимообмена информацией подсистемы маркетинга персонала организации между службой управления персоналом организации, а также структурными подразделениями организации представлена в таблице 1.

Таблица 1

Схема взаимообмена информацией подсистемы маркетинга персонала организации

Источники	Входящая информация	Структурная единица	Исходящая информация	Получатели
Руководитель кадровой службы (директор по персоналу)	Конкретные распоряжения, приказы, формулирующие цели и задачи исследования Распределение и делегирование полномочий в подсистеме маркетинга персонала Целевые установки, сроки представления результатов исследования. Данные о бюджете проведения исследования		Результаты исследования рынка труда и анализа собранной информации, выводы, рекомендации, предложения по повышению конкурентных показателей персонала организации. Отчеты по использованию бюджета исследования. Сроки и степень исполнения поставленных целей и задач, предложения по расстановке специалистов и распределении полномочий в подсистеме маркетинга персонала	Руководитель кадровой службы (директор по персоналу)
Подсистема планирования и подбора персонала	Данные бумажной и компьютерной баз данных о качественных показателях соискателей на вакантные позиции в организации Информация о количественной и качественной потребности организации в персонале		Предложения по выбору источников удовлетворения потребности в персонале, источников информации о потенциальных работниках и рекламных источниках с обоснованием эффективности их использования в финансовом и временном выражении. Обоснованные предложения по выбору кандидатур на вакантные позиции внутри организации, предложения по пересмотру требований к персоналу в организации, изменению в блоках условий занятости, предложения по снижению текучести персонала. Данные о стоимости услуг по подбору персонала в регионе.	Руководитель кадровой службы (директор по персоналу)
Подсистема развития персонала	Результаты деловой оценки персонала организации, данные о количестве этапов обучения, пройденных дисциплин и прослушанных учебных часов Информация о наличии кадрового резерва, планах карьеры и наличии претендентов внутри организации на вакантные позиции	Подсистема маркетинга персонала		Подсистема планирования и подбора персонала
	Требования, предъявляемые к профильным специальностям в организации		Информация о современных требованиях к профильным специальностям организации, предложения по подготовке и повышению квалификации персонала	Подсистема развития персонала
Подсистема кадрового учета и делопроизводства	Данные о персонале организации: личные карточки, анкеты, копии документов об образовании и подтверждающие наличие профильного стажа, данные о времени работы в организации и этапах перемещения Копии организационной структуры, штатное расписание, копии приказов, распоряжений по организации
Отдел делопроизводства	Образцы аналитических и отчетных документов, отчетные формы, формуляры и т.д., как входящие в номенклатуру дел организации, так и нет
Отдел маркетинга	Методические рекомендации по исследованию рынка, положение об отделе, должностные инструкции сотрудников
Другие структурные подразделения организации	Входящие документы, информация, необходимая для деятельности службы		Исходящие документы, информация, необходимая для деятельности службы	Другие структурные подразделения организации

По предлагаемой схеме совершенствования функционального и технологического разделения труда разрабатываются новые и совершенствуются действующие нормативные и организационно-распорядительные документы организации. Помимо этого речь также идет и о функционально-технологических документах (положениях, инструкциях, регламентах и др.), содержание которых также должно претерпеть изменения в связи с проведением маркетинговых мероприятий в области персонала и отвечать принципу универсальности и цикличности проведения маркетинговых исследований в этой области

По итогам исследования решения по совершенствованию работы с персоналом закрепляются в соответствующих организационно-распорядительных и функционально-технологических документах (приказы, распоряжения, положения, инструкции, регламенты) для последующей их реализации на конкретных участках работ (структурных подразделениях, рабочих местах).

В. Михайлов,

учредитель ООО "Роскон"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 10, октябрь 2010 г.