Проблемы учета средств индивидуальной защиты (В.А. Сенченко, "Справочник специалиста по охране труда", N 7, июль 2009 г.)

Проблемы учета средств индивидуальной защиты

Все специалисты по охране труда, а также по снабжению, работающие в компании с численностью более 200 чел., сталкиваются с такой проблемой, как достоверный учет средств индивидуальной защиты (далее - СИЗ), формирование общей заявки на приобретение СИЗ (для снабжающей организации), выдача СИЗ работникам. Это довольно трудоемкая работа, требующая больших временных затрат.

Для облегчения этих операций необходимо программное обеспечение, упрощающее соответствующую техническую работу.

Проанализировав рынок программного обеспечения в сфере охраны труда, специалисты управления N 5 Южного филиала ОАО "Ростелеком" нашли программы учета несчастных случаев на производстве; финансирования мероприятий на охрану труда; проведения инструктажей и обучения по охране труда. Но программного обеспечения по учету и формированию заявок на СИЗ найти не удалось.

Подразделения ОАО "Ростелеком" находятся во всех регионах РФ, штатная численность сотрудников - более 20 тыс. чел. Генеральная дирекция находится в Москве. Управление компании организовано по принципу федеральных округов: в каждом округе филиал. Филиалы делятся на территориальные управления, а последние - на цеха. В территориальном управлении N 5 10 цехов, которые находятся в трех субъектах РФ: в Волгоградской и Астраханской областях, Республике Калмыкия.

Личные карточки учета выдачи СИЗ находятся у материально ответственного лица - руководителя цеха, который ведет учет и выдачу СИЗ. Планирование финансирования и составления заявок на СИЗ осуществляет ведущий инженер по охране труда управления; приобретение СИЗ - инженер по снабжению.

Ежегодно в управлении происходит планирование необходимых затрат на обеспечение работников СИЗ на следующий год, в котором участвуют начальник цеха, инженер по охране труда и экономист. Для этого начальник цеха выписывает из карточек учета СИЗ, сколько и какая спецодежда и специальная обувь будут нужны в следующем году, прибавляет тех, у кого ее вообще нет (вновь принятые), обобщает и направляет эти данные инженеру по охране труда.

Инженер по охране труда обобщает данные всех 10 цехов и связывается с поставщиком СИЗ для уточнения предполагаемой цены в следующем году. Затем он определяет потребность в денежных средствах по месяцам и подает сведения экономисту для планирования общего бюджета. Если необходимый бюджет превышает плановый, то надо писать обоснование. Это примерный механизм планирования средств на СИЗ.

При осуществлении этой работы начальник цеха и инженер по охране труда планируют не только затраты на СИЗ, но и другие статьи затрат: начальник цеха дает приблизительные данные (по личной практике точность от 95 до 70%)), инженер по охране труда обобщает данные с точностью также около 80-90%, в итоге финансирование на приобретение СИЗ планируется с точностью 70%.

Реализация выделенного бюджета, причем не всегда того, который запланирован, происходит следующим образом. Начальники цехов составляют по данным из личных карточек учета СИЗ заявки с указанием размеров одежды и обуви. Инженер по охране труда сводит эти заявки в одну, чтобы передать ее в отдел материально-технического снабжения. При этом по специальной обуви учитывается один фактор - размер, а по спецодежде два - размер и рост. Если учесть, что наибольшим спросом пользуются восемь размеров (с 44-го по 58-й) и шесть ростов (с 1-го по 6-й) специальной одежды, то получится уже 48 различных вариаций. На составление заявки для 200-300 чел. могут уйти недели, при этом возможность ошибки довольно значительна. Это колоссальная работа, если ее делать вручную.

В то же время для учета СИЗ в бухгалтерии заявка с размерами не нужна: требуются лишь наименования СИЗ, их количество и наименование (номер) цеха, чтобы сделать бухгалтерские проводки. И опять формируется разнарядка, но в новом виде. Эта рутинная работа в крупных компаниях отнимает очень много времени.

Наличие программ по учету и формированию заявок в потребности СИЗ значительно облегчит эту задачу.

При приеме работника его данные заносятся в базу данных, которая работает вместе с кадровой (например, 1-С, BOSS-кадровик и т.д.) или с отдельной программой. Помимо сведений об образовании, стаже и возрасте работника в службе по управлению персоналом заносятся данные о росте, размере одежды, обуви, головного убора (это может делать кадровик или начальник цеха). Эта база данных доступна начальнику цеха, который на основе утвержденного перечня СИЗ и характера выполнения работ определяет перечень необходимых СИЗ и срок носки для своего сотрудника. Он же наделен правом корректировать перечень СИЗ и размеры спецодежды сотрудников, так как со временем у них меняются виды выполняемых работ и размеры одежды.

У руководителя подразделения формируется база данных по СИЗ. Когда подходит период планирования финансирования, приобретения СИЗ, то начальник цеха задает программе условия и она формирует базу данных в необходимом виде. Инженер по охране труда получает их в электронном виде и формирует сводные данные по техническим условиям.

Таким образом экономится огромное количество рабочего времени руководителей подразделений; сводится к минимуму вероятность ошибки в заявке; повышается точность планирования финансирования и управления затратами (можно планировать помесячно); упрощается управление остатками на складах, так как не надо приобретать СИЗ впрок и можно планировать их более полное использование (исключение увеличения срока носки СИЗ из-за их отсутствия).

Данное программное обеспечение может быть интересно не только предприятиям, но и компаниям - поставщикам СИЗ, работающим на российском рынке (например, Восток-сервис, Тракт, Техноавиа, СТО и т.д.).

Многие поставщики гибко работают с клиентами и предлагают различные дополнительные услуги: доставку СИЗ в нужное место, отсрочку платежей, замену размерного ряда, Но еще никто не предлагал не только купить (для поставщика основная задача - реализовать свою продукцию), но и решить проблему учета и формирования заявок с использованием программного обеспечения.

Если бы менеджер по продажам компании-поставщика предложил бесплатно установить программное обеспечение по учету и формированию заявок и разнарядок, то при равных цене и качестве СИЗ большинство потребителей выбрало бы этого поставщика. Так как, кроме прочего, это позволяет в режиме реального времени сформировать потребность в финансировании и оперативно оценить, сколько можно приобрести СИЗ на выделенное финансирование.

Затраты на такое программное обеспечение могут составить несколько десятков тысяч рублей, но компания-поставщик быстро окупит их благодаря появлению сотен новых клиентов. К решению этой проблемы должны подключиться не только Ассоциация производителей и поставщиков СИЗ и компании - потребители СИЗ, и это необходимо сделать уже в ближайшее время, так как рутинный способ учета и формирования заявок на обеспечение уже изжил себя.

В Территориальном управлении N 5 Южного филиала ОАО "Ростелеком" попытались облегчить формирование различных баз данных, но в условиях производства можно решить лишь часть проблемы. Такие разработки требуют профессионального подхода и полного охвата проблемы: от производства (предприятия-поставщики) до использования СИЗ (компании-потребители).

В.А. Сенченко,

ведущий инженер по охране труда, территориальное

управление N 5 Южного Филиала ОАО "Ростелеком", г. Волгоград

"Справочник специалиста по охране труда", N 7, июль 2009 г.