"Электронный архив", или Легализация хранения документов банка в электронном виде (Д. Сахапов, "БДМ. Банки и деловой мир", N 10, октябрь 2010 г.)

"Электронный архив", или Легализация хранения документов банка в электронном виде

Хранение документов в бумажном виде - настоящая головная боль для руководителя банка. И если раньше регулятор позволял хранить бухгалтерские документы в виде электронных баз данных, то со вступлением в силу Указания Банка России N 2343-У от 25.11.2009 такого послабления больше нет. Зато в тот же день появилось Указание N 2346-У, которое впервые регламентирует хранение некоторых банковских документов в специальных фондах в электронном виде - записанными на носители однократной записи (например, CD- и DVD-диски). Для организации работы таких фондов, а также для работы с отдельными единицами хранения служит новый продукт ЦФТ - "Электронный архив".

Неизменная составная часть деятельности любого банка - формирование огромного объема документов. Банки вынуждены хранить и обрабатывать большие массивы бумажных документов, количество которых исчисляется десятками миллионов. С каждым годом количество бумаг только увеличивается. Так, у крупного банка в день формируется более одного миллиона платежных документов, и все они подлежат обязательному архивному хранению. Для банка это расходы на бумагу, принтер, специальное оборудование помещений для хранения с ограниченным доступом, на организацию службы работы с таким архивом, в том числе в случае необходимости, на поиск нужного документа.

С 1 января 2010 года в процедуру хранения банком документов внесены существенные коррективы. Во-первых, вступило в действие Указание N 2343-У, которое изменяет п. 4.8 Положения Банка России N 302-П - из этого пункта исчезла формулировка о возможности хранения документов в электронной базе данных. Во-вторых, вступило в действие Указание N 2346-У, которое позволяет хранить некоторые банковские документы в электронном, а не в бумажном виде, записанными на отчуждаемые носители однократной записи.

С этого момента начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях России, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения. И сейчас у кредитных организаций есть альтернатива: либо хранить огромное количество бухгалтерских документов в бумажном виде, либо создать и вести свой электронный архив документов.

К сожалению, в электронном виде хранить можно не все документы, но зато значительную, самую массовую их часть: расчетные документы, изначально созданные в электронном виде, в том числе платежные поручения, поступившие от клиентов, мемориальные ордера, кассовые документы, которые не содержат подписи клиента и другие. Однако полностью отказаться от бумажного архива не получится: например, документы со сроком хранения больше 10 лет можно хранить только в бумажном виде. И все-таки можно значительно снизить расходы на содержание архива за счет снижения объема хранящихся в бумажном виде документов.

Некоторые кредитные организации предпочитают вести архив документов самостоятельно, другие прибегают к услугам аутсорсинговых компаний, специализирующихся на организации архивного хранения. Стоимость хранения бумажных документов можно оценить исходя из стоимости услуг таких компаний (приведено в таблице, по нашим оценкам).

А теперь представьте себе, что на один съемный носитель можно записать такой объем информации, который в бумажном виде помещается в нескольких коробах. Действительно, на один DVD можно записать весь объем разрешенных для хранения в электронном виде документов, производимых за день крупным банком! И вместо хранения нескольких коробов нужно хранить всего один диск с несколькими бумажными листами - ярлыком с описанием содержимого диска.

Положение банка России N 302-П, П. 4.8.

Старая редакция: "Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники".

Новая редакция: "Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации".

Услуга	Единица измерения	Стоимость, руб.
Хранение архивного короба*	в месяц	30 40
Предоставление архивного короба	короб	40 50
Транспортировка коробов в/из хранилища	партия до 30 коробов	400 600
Размещение в хранилище одного короба	короб	20 30
Изъятие архивного короба из хранилища	короб	20 30
* В одном коробе помещается 5-6 папок типа "Корона".

Даже по самым приблизительным оценкам стоимость хранения документов уменьшается в несколько раз. При этом значительно увеличивается скорость нахождения необходимого документа в электронном архиве.

Разработанный нами новый продукт для организации электронного хранения документов "Электронный архив" удовлетворяет всем требованиям Указания Банка России N 2346-У от 25.11.2009 "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета".

Основная задача продукта "Электронный архив" - поддержка процессов ведения электронного архива документов, формирование файлов для выгрузки на единицы хранения (ЕХ), учет ЕХ, обеспечение неизменности данных на ЕХ, проверка корректности данных на ЕХ, поиск необходимой ЕХ по свойствам документа.

В системе ведется строгий учет мест (фондов) нахождения единиц хранения электронных документов. Каждая операция с единицей хранения (например, запись на носитель, передача на хранение, утилизация, составление резервной копии и т.п.) отражается в системе с указанием пользователя, который ее совершил. Таким образом, в любой момент времени можно отследить, в каком фонде сейчас хранится ЕХ, какие пользователи системы с ней работали.

Платежные документы, записанные на ЕХ, остаются в системе. Поиск файла, в который был сохранен платежный документ, и единицы хранения, на которой файл записан, осуществляется очень быстро.

В системе "Электронный архив" обеспечивается высокая степень защиты неизменности записанных данных. Согласно Указанию N 2346-У для каждой ЕХ рассчитывается хэш-значение по алгоритму ГОСТ Р 34.11-94. Это происходит при записи ЕХ, а значение заносится в ярлык, сопровождающий EX. Система позволяет в любой момент времени по ЕХ заново вычислить значение хэш-функции. Если значение, записанное на ярлыке ЕХ, отличается от значения, вычисленного вновь, это свидетельствует о нарушении записанных данных.

Возможности системы позволяют каждому банку настроить продукт под себя. Например, индивидуально настроить критерии, по которым будут группироваться в файлы бухгалтерские документы, предназначенные для хранения в электронном архиве. Для полностью настроенного продукта все бухгалтерские документы за день автоматически группируются по файлам и готовятся для записи на ЕХ с помощью запуска всего одной операции.

Согласно Указанию N 2346-У в системе ежедневно формируются справки о количестве и итоговых суммах документов в электронном виде со всей информацией, которая требуется в упомянутом документе.

В системе "Электронный архив" в электронном виде могут храниться не только платежные документы, но и ведомости остатков по счетам кредитной организации, лицевые счета, отчеты о прибылях и убытках, кассовые журналы и др. В продукте предусмотрено хранение таких документов в виде отдельных файлов, записываемых на EX. В принципе в архиве можно хранить любые файлы или отчеты, а не только те, что разрешаются Указанием N 2346-У. В продукте есть возможность найти файл на носителе по типу отчета, по периоду, за который он сформирован и так далее.

Возможность хранения основного массива бухгалтерской документации в электронном виде - это большой и своевременный шаг вперед, который можно только приветствовать. Автоматизация хранения документов банка является одним из инструментов снижения расходов и экономии ресурсов банка. Система "Электронный архив", разработанная Центром финансовых технологий, позволяет банку существенно улучшить работу с архивом документов, обеспечивает высокую скорость поиска запрашиваемых документов и неизменность документов в архиве, соответствуя при этом всем требованиям Банка России.

Д. Сахапов,

коммерческий директор продуктовой линии "Расчеты",

ГК ЦФТ

"БДМ. Банки и деловой мир", N 10, октябрь 2010 г.