Властелины собственного времени (Л.И. Круглова, "Руководитель бюджетной организации", N 11, ноябрь 2010 г.)

Властелины собственного времени

Необходимость решать одновременно несколько задач, потоки разнообразной информации, требующей осмысления, ускорившийся темп жизни - все эти реалии сегодняшнего дня возводят способность управлять временем в ранг "бестселлера" среди необходимых навыков руководителя. Как научиться эффективно распоряжаться своими минутами?

Управлять временем невозможно: независимо от желания человека оно будет двигаться с неизменной скоростью. Поэтому в данной статье о тайм-менеджменте речь пойдет о самоорганизации - управлении собственными действиями во временном потоке, об отношении к часам и минутам как к ценному ресурсу, который может принести прибыль или повлечь убытки, о сбалансированности жизни (распределении времени на работу, семью, отдых, обучение), о чувстве времени, позволяющем достигать высоких результатов. Но, самое главное, здесь будут предложены инструменты, с помощью которых можно достигнуть обозначенных целей.

Ценный ресурс

Время называют великим демократом: перед ним все люди находятся в равных условиях, поскольку каждый имеет в сутках 24 часа. Однако вопрос заключается в том, на что тратятся эти драгоценные минуты. Сегодняшний день наполнен важными событиями, значимыми встречами, полезными и осмысленными действиями, а завтра время в очередной раз будет "пущено на ветер", израсходовано так, что потом станет "мучительно больно за бесцельно прожитые годы". В отношении человека ко времени наглядно проявляется его жизненная позиция: он - хозяин своей судьбы или раб обстоятельств? Расточитель или инвестор?

Примечание. Основное условие при освоении тайм-менеджмента - начать действовать. "Прожекты" отличаются от проектов тем, что одни остаются грандиозными замыслами, так и не увидевшими свет, а другие воплощаются в жизнь.

Тайм-менеджмент начинается с практического осознания ценности времени, и способов почувствовать эту ценность очень много. Для людей, подверженных влиянию эмоций, идеальным вариантом практического осознания будет создание ситуации, когда "убийство времени" наглядно и очевидно. Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: "Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т.д. и т.п.". Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.

Есть и рациональный способ ощутить его ценность: начать фиксировать расход времени, чтобы увидеть реальную картину взаимоотношений с ним и оценить их результативность. В тайм-менеджменте такой способ называется хронометражем. Суть его состоит в том, что человек в течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10-15 минут фиксирует свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.

В процессе выполнения упражнения "хронометраж" хорошо проявляются и "хронофаги" (дословный перевод "пожиратели времени") - дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время. "Хронофагами" могут быть конкретные действия (излишнее просиживание у телевизора или чрезмерно долгое чтение), неграмотная система ведения дел ("бумажные завалы" или отсутствие четкой цели), персональная неорганизованность ("сидром откладывания" или чрезмерная суетливость), а также люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел. Все эти "поглотители времени" характеризуют личный выбор человека, его привычные способы поведения, которые при желании вполне можно изменить. В качестве одного из вариантов внесения подобных изменений в собственную жизнь можно предложить следующее: выявить три-пять типичных для себя "хронофагов" и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Эти действия станут стимулом к формированию новых привычек, которые в будущем обеспечат лучшие результаты и достижения.

Пять пальцев для контроля

Еще одним инструментом контроля времени является метод "пяти пальцев" Л. Зайверта. Простая и очень действенная техника позволяет понять, на каком этапе относительно поставленной цели находится человек. При этом инструмент для осуществления контроля - пять пальцев руки - всегда будет при себе.

Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.

М (мизинец) - мысли, знания, информация. Подумав об этом параметре, нужно задать себе вопросы: "Что нового я сегодня узнал?", "Какие знания приобрел?", "В чем возросла моя компетентность, увеличился профессионализм?", "Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?".

Б (безымянный палец) - близость к цели. Здесь уместны следующие вопросы: "Где я нахожусь относительно достижения желаемого?", "Что я сегодня сделал, чего достиг?".

С (средний палец) - состояние. В отношении этого параметра задаются такие вопросы: "В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?", "Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?", "Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?".

У (указательный палец) - услуга, помощь, сотрудничество. Дотронувшись до указательного пальца, вы можете спросить себя о следующем: "Чем я сегодня помог другим?", "Познакомился ли я с новыми людьми?", "Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?", "С кем возник конфликт и что я сделал для его конструктивного решения?".

Б (большой палец) - бодрость, физическое состояние. Здесь задается такая группа вопросов: "Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?", "Как позаботился о своем хорошем самочувствии?", "Что позволило отдохнуть, восстановить силы?".

"Пятипальцевый" метод контроля удобен прежде всего своей результативностью и многофункциональностью: он не только позволяет быстро и качественно подвести итоги дня, но и задает смысловые ориентиры для последующего планирования. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим и практическим инструментом для улучшения собственной жизни.

Важны результаты, а не усилия

Когда руководитель нервно и гордо заявляет, что не был в отпуске уже три года, а выходные у него бывают раз в месяц, - это явный сигнал о неполадках в его системе управления организацией. Признанный тренер тайм-менеджмента Г.А. Архангельский первую главу своей популярной книги "Тайм-драйв" посвящает правильной организации отдыха, а не рабочего дня. Роль "загнанной лошади" сегодня уже не в почете, поскольку все больше ценятся результаты, а не затраченные усилия. Лозунг "Работать больше!" постепенно заменяется на установку "Работать лучше!", а соблюдение баланса между деятельностью и восстановлением сил становится одним из необходимых навыков для эффективного движения по жизни. Интересный факт: в немецких ресторанах на кухне находится специальный человек, который следит за тем, чтобы повара тратили на отдых пять - десять минут в час, иначе их усталость скажется на качестве пищи и, как следствие, репутации ресторана.

Важно также научиться перераспределять нагрузку, освобождая себя от авралов и суеты. Хорошо решает эту задачу технология анализа деятельности и саморазгрузки. Анализ осуществляется на основании четырех вопросов по поводу той деятельности, которой человек занимается в данный момент или планирует заняться в будущем.

Ответ на первый вопрос - "Зачем вообще это делать?" - позволяет определить значимость и важность совершаемых или планируемых действий, выделить приоритетные направления. Кроме того, ответ позволяет исключить дела, никак не влияющие на результат, бессмысленные по своей сути.

Постановка вопроса "Почему именно я буду заниматься этим?" помогает создать перечень дел для делегирования и перепоручения подчиненным. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам? Правда, попутно здесь встают вопросы о готовности и умении руководителя корректно делегировать задачи (вместе с полномочиями) другим людям, чтобы впоследствии достигался высокий результат. Но это тема отдельной статьи.

Третий вопрос при анализе деятельности - "Почему это надо делать именно сейчас?" - позволяет определить временные границы исполнения задуманного, установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами. В тайм-менеджменте есть понятие "кайрос" - наиболее благоприятный момент для выполнения задачи. Это попутный ветер, удачный момент, добрый случай - когда лучи обстоятельств и действий сходятся в одной точке и позволяют событию случиться самым благоприятным образом. Умение чувствовать "кайросы" и даже их создавать - высший пилотаж управления ситуацией.

По пути на открытие выставки завезти документы в департамент, не выделяя на это отдельного времени. Обсудить новый проект с социальным партнером после его удачной сделки (когда он в хорошем расположении духа), а не перед обедом, когда тот устал и думает об отдыхе. В период обучения на семинаре среди его участников найти поставщиков для своей организации и т.д. Здесь важен не формальный подход ко времени (делать все в оговоренные часы), а интуитивный, когда событие происходит не во время, а вовремя.

Многие руководители очень тщательно относятся к соблюдению формальных договоренностей и своей пунктуальности, но данный способ работает не всегда. Гораздо более надежной и эффективной будет способность оказываться в нужном месте в нужное время, а для этого понадобится умение видеть события во взаимосвязи и управлять ситуацией в целом. Впрочем, когда есть настрой на достижение результата, а не всего лишь на соблюдение договоренностей и исполнение функций, чувство нужного времени и нужных действий у многих включается интуитивно.

Наконец, четвертый вопрос - "Почему я буду действовать именно в такой форме?" - позволяет оптимизировать процесс работы и выполнения намеченных планов, находить адекватную форму воплощения задуманного. Ответ на него помогает избежать ненужных затрат и суетливости в воплощении идей.

Эти четыре вопроса саморазгрузки можно повесить на видное место, чтобы всегда была возможность оптимизировать процесс работы, выделить время для отдыха, тем самым более быстро и качественно достигая результатов.

Планы для реализации

От превращения в "загнанную лошадь" удержит и грамотное планирование, при котором обязательно резервируется время на полноценный отдых, сон и все важные сферы жизни (работу, семью, хобби, обучение, общение, поддержание здоровья, путешествия и т.д.). При этом жестко регламентируется всего лишь 60% времени, а остальные 40% предназначаются для действий по "гибкому графику" - взаимозаменяемых задач и возможных обстоятельств. План является лишь пунктирной линией на карте, позволяющей кораблю держать верный курс.

Для повышения эффективности планирования важно учитывать принцип Парето. Итальянский экономист Вильфредо Парето рассчитал, что 80% конечного результата достигается за счет 20% затраченного времени и усилий. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные дела либо те, что требуют минимальных затрат времени. Необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата.

При планировании и реализации задуманного в первую очередь необходимо решать жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные. Принцип Парето хорошо помогает и в тех случаях, когда руководитель работает со множеством проектов и по различным направлениям деятельности. Выявляя зоны работы, которые принесут максимум результата, он получает возможность оптимальным образом достигать нескольких целей и делегировать рутинную работу другим (те самые 80% занятости). Ведь всегда лучше не "правильно действовать" (просто выполнять правила игры, то есть быть фигурой), а "совершать правильные действия" (видеть все поле, играть и выигрывать, то есть быть шахматистом).

Последний важный принцип при планировании будущих действий - двигаться не из прошлого в будущее (то, что я вчера не успел, сегодня придется доделывать), а из будущего к настоящему (цель, к которой я хочу прийти, и действия, необходимые мне сегодня для ее достижения). Не поленитесь и пропишите свои цели, задачи, мечты, смоделировав свое будущее через пять лет:

- кем вы станете;

- чем будете заниматься;

- что вы будете иметь на тот момент;

- какими людьми будете окружены;

- как будет построен ваш день;

- что важного произойдет в вашей жизни к этому отдаленному моменту.

Только после такой работы с желаемым пропишите цели на текущий год: к чему нужно прийти за это время, чтобы через пять лет оказаться в желаемом будущем? Затем планируются дела на месяц, неделю и сегодняшний день - все исходя из картинки будущего, а не ограниченных возможностей и незавершенных дел вчерашнего дня. Лишь в этом случае ваш ежедневник будет действенным инструментом планирования, а не средством напоминания о забытых делах.

Л.И. Круглова,

бизнес-тренер,

коуч-консультант, руководитель

мастерской "Личность и карьера"

"Руководитель бюджетной организации", N 11, ноябрь 2010 г.