Актуальные вопросы автоматизации фармацевтической компании (Д. Судьбина, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2010 г.)

Актуальные вопросы автоматизации фармацевтической компании

Опыт работы с фармацевтическими компаниями показывает, что в последнее время перед ними наиболее остро стоят два актуальных вопроса: во-первых, это автоматизация бюджетирования; во-вторых, внедрение или развитие действующей системы бизнес-анализа. И это неудивительно, поскольку в сложившихся на сегодняшний день рыночных условиях фармацевтическим компаниям необходимо более жестко осуществлять контроль над совершаемыми расходами и более точно планировать свою будущую деятельность. При этом компании не готовы инвестировать в долгосрочные ИТ-проекты, такие как переход на новую более "тяжеловесную" ERP-систему. Многие компании уже используют для учета своей деятельности ERP-системы от ведущих мировых лидеров и сегодня ищут на рынке решения, которые в короткие сроки помогли бы им получить более высокий уровень контроля над бизнесом.

Компания NaviCon Group, стремясь удовлетворить потребности своих клиентов, предлагает фармацевтическим компаниям продукты класса Business Performance Management (BPM), которые состоят из набора инструментов, необходимых для решения следующих задач:

мониторинг текущей деятельности;

анализ полученных результатов;

планирование и корректировка направления будущего развития компании.

Функции мониторинга и анализа выполняют продукты Business Intelligence (BI), а для планирования и прогнозирования используют решения EnterprisePlanning. Причем наиболее ощутимый результат от применения BI-системы дает использование не только внутренней информации компании, но и данных от внешних поставщиков аналитической отчетности, которыми активно пользуются фармацевтические компании.

В частности, многим компаниям необходимо регулярно получать ответ на такие вопросы, как:

насколько продажи препаратов компании соответствуют общему объему и тенденции продаж препаратов данной фармацевтической группы на рынке;

насколько данные внутреннего учета соответствуют данным о продажах из внешних источников;

как соотносится изменение активности медицинских представителей с объемом продаж препаратов по регионам или аптекам?

Ответить на подобные вопросы способна только BI-система, которая черпает информацию из нескольких источников (как из учетной системы компании, так и из аналитических баз данных от внешних поставщиков) и имеет функциональность для сопоставления разрозненных аналитических разрезов.

Еще одной актуальной задачей для фармацевтических компаний является отслеживание эффективности деятельности медицинских представителей, поскольку именно они составляют значительную часть штата компании, а основная доля расходов на персонал приходится на обучение и подготовку этой категории сотрудников. Для анализа эффективности таких инвестиций в BI-системе может быть реализован блок отчетности по визитам, содержащий, например, такие отчеты, как:

отчет о визитах медицинских представителей, в котором отражена информация о клиентах, препаратах, времени визита и пр.;

отчет о соответствии визитов принятому плану, который является удобным инструментом для каждого медицинского представителя и помогает отслеживать выполнение личных целевых показателей;

отчет о структуре рабочего времени медицинского представителя, помогающий региональным менеджерам отслеживать, насколько эффективно их сотрудники расходуют рабочее время, сколько времени тратят непосредственно на визиты, отгулы, дорогу и пр.

BI-решения, разработанные компаниями, Microsoft и IBM максимально полно удовлетворяют требованиям фармацевтической отрасли: они легко внедряются, имеют широкий функционал, приспособлены для работы большого числа удаленных пользователей (что особо актуально для региональных менеджеров и сотрудников, часто бывающих в командировках) и могут быть интегрированы с большим числом разнородных источников и баз данных.

Указанным критериям соответствуют и решения, предназначенные для выполнения задач планирования, например IBM Cognos 8 Planning. Как известно, в текущих условиях жизненно важно получить ощутимый результат от внедрения системы не через полгода, а уже через полтора-два месяца. Компания NaviCon Group реализует проекты по внедрению систем класса Enterprise Planning (впрочем, как и Business Intelligence) помодульно, заменяя действующую систему планирования (как правило, MS Excel) на вновь созданный модуль. Для фармацевтических компаний наиболее актуально оперативное внедрение следующих модулей:

Бюджет продаж (по препаратам и рынкам сбыта);

План закупок;

Планирование себестоимости (с учетом различных вариантов производства препаратов, а также импорта);

Планирование операционных расходов (в разрезе видов деятельности, центров затрат, регионов и пр.);

Планирование расходов на персонал (как по существующему штату, так и по планируемым позициям);

Планирование медиа-бюджета в разрезе препаратов;

Планирование инвестиций;

Различные распределения бюджетов по препаратам, регионам и центрам ответственности для формирования и прогнозирования финансового результата.

Данный подход позволяет ощутить отдачу от инвестиций гораздо быстрее, а для финансовых специалистов внедрение приведенных модулей - возможность эффективно использовать рабочее время для анализа полученных результатов и моделирования будущей деятельности.

Таким образом, управление эффективностью бизнеса дает неоспоримые преимущества и является одной из ключевых задач для компаний, работающих на таком высококонкурентном рынке, как фармацевтический. Консультантами NaviCon Group накоплен успешный опыт реализации проектов по автоматизации в фармацевтической отрасли, поэтому запуск ключевых модулей ВРМ-системы становится возможным уже через полтора месяца (при наличии формализованных бизнес-процессов у заказчика).

Д. Судьбина,

ведущий консультант практики ВРМ

Компания NaviCon Group

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2010 г.