Порядок ведения кассовых операций в РФ: читаем между строк (Ю.А. Мельникова, "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.)

Порядок ведения кассовых операций в РФ: читаем между строк

Вопрос соблюдения кассовой дисциплины, пожалуй, один из последних, которые волнуют бухгалтера, ведущего фирму на "упрощенке". И не потому, что эта дисциплина не соблюдается, как раз напротив - потому, что данный вопрос, кажется, изучен досконально и не таит в себе каких-либо подводных камней: сделал приходный ордер, расходный ордер, сформировал лист кассовой книги. Никаких премудростей.

Наш опрос, проведенный среди коллег с разным опытом работы, показал, что при всей внешней простоте здесь до сих пор сохраняются некоторые мифы, а также пренебрежение некоторыми нормами законодательства.

Именно о том, как соблюдать кассовую дисциплину организации-"упрощенцу", сегодня и пойдет речь. И прежде всего нас будет интересовать порядок документального оформления таких операций. А для этого обратимся к главному документу, регламентирующему этот вопрос, - Порядку ведения кассовых операций в РФ*(1).

Ведение кассовых операций организациями-"упрощенцами"

Законодатели только и твердят о том, что учета легче, чем при "упрощенке", быть не может. От ведения бухучета "упрощенцев" освободили*(2), декларацию по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, подают раз в год*(3), учет ведут в Книге учета доходов и расходов*(4). Однако обязанность соблюдать порядок ведения кассовых операций все же осталась. Так, согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняются действующие порядок ведения кассовых операций и порядок представления статистической отчетности.

В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций в РФ, предусматривающий в том числе оформление поступлений и выдач наличных денег соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами, ведение кассовой книги, а также проведение кредитными организациями проверок по соблюдению хозяйствующими субъектами определенного ЦБ РФ порядка ведения кассовых операций.

И, если соблюдение Порядка ведения кассовых операций в РФ - одно из немногих правил, которым "упрощенцы" прямо обязаны следовать, его стоит изучить более внимательно, чтобы быть уверенным в правильности соблюдения этого порядка и тем обезопасить себя от возможных санкций со стороны контролирующих органов.

Приводить все положения данного документа представляется нецелесообразным и скучным, поэтому мы решили представить свое прочтение, сопровождаемое рекомендациями по документальному оформлению порядка ведения кассовых операций.

Организуем порядок ведения кассовых операций в организации

От требований Порядка ведения кассовых операций в РФ - к локальным документам организации

Порядок ведения кассовых операций в РФ носит общий характер и предназначен для всех предприятий. Но каждая организация уникальна, поэтому, руководствуясь данным нормативным документом, необходимо разработать и утвердить порядок ведения кассовых операций в конкретной организации.

Итак, на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ приходим к выводу, что необходимы следующие документы:

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Локальный документ, необходимый в организации
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы... в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий (п. 11)	Приказ о порядке выдачи подотчетных сумм
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия (п. 13). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными (п. 14).	Приказ о праве подписи на кассовых документах
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом (п. 25)	Документ, закрепляющий способ ведения кассовой книги. Это может быть как отдельный приказ, так и одно из положений учетной политики организации в разделе, регулирующем порядок организации бухгалтерского (при наличии) и налогового учета
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32)	- приказ о назначении кассира; - расписка об ознакомлении кассира с Порядком ведения кассовых операций в РФ; - договор о полной материальной ответственности кассира
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе (п. 37)	Приказ о периодичности проведения ревизии кассы, составе комиссии. Это может быть как отдельный приказ по организации, так и один из пунктов положения о проведении инвентаризации, утвержденного в организации (в случае ведения организацией бухгалтерского учета в полном объеме)

Остановимся подробнее на каждом из документов.

Приказ о порядке выдачи подотчетных сумм

Что говорит законодательство? Кроме вышеперечисленной нормы о том, что размеры и сроки подотчетных сумм устанавливаются руководителем предприятия, необходимо помнить о следующем:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Данные положения можно не указывать в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм, однако в некоторых случаях сделать это целесообразно, чтобы лицо, которое может получать деньги под отчет, знало "все правила игры".

В приказе кроме размеров и сроков, на которые выдаются подотчетные суммы, можно привести перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет. Можно этого и не делать, если такой порядок в организации выработать сложно, в таком случае возможен индивидуальный подход к каждому случаю (например, служебная записка работника с обоснованием для получения денежных сумм под отчет, завизированная руководителем организации).

Пример заполнения приказа см. на стр. 29.

В случае, если в организации предполагается выдавать подотчетные средства на банковскую карточку, эту особенность также следует отразить в приказе. В этой связи представляется интересным рассмотрение Постановления ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007. Организация платежными поручениями перечисляла денежные средства на банковскую карточку работника. При этом данная банковская карточка была открыта физическому лицу в рамках "зарплатного проекта". Налоговая инспекция в рамках выездной налоговой проверки признала данные выплаты зарплатными и, соответственно, доначислила все соответствующие налоги. Свою позицию организации пришлось доказывать в суде, и судьи согласились с ее доводами, признав, что налоговики не привели достаточных доказательств того, что спорные выплаты можно квалифицировать как зарплатные. Единственный довод налоговиков - банковская карточка, открытая в рамках "зарплатного проекта" - был признан судом недостаточным. Организация же в свою очередь представила:

- приказ директора общества "О выдаче денежных средств под отчет", согласно которому в связи с производственной необходимостью разрешено выдавать работникам предприятия денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы предприятия, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами;

- платежные поручения на перечисления денежных средств на счет физического лица, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы;

- авансовые отчеты;

- журнала-ордера, где операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период полностью отражены на счете 71.

С учетом того, что вопрос о перечислении подотчетных сумм на банковскую карточку работника, особенно на карточку, открытую в рамках "зарплатного проекта", до сих пор остается спорным и Порядок ведения кассовых операций в РФ его никак не регулирует (и это неудивительно, учитывая дату утверждения данного документа), в целях избежания претензий со стороны проверяющих (как налоговиков, так и инспекторов банка, проводящих проверку соблюдения кассовой дисциплины) целесообразно предпринять следующие действия:

- отразить возможность выдачи денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карточку работника;

- в платежном поручении в поле "Назначение платежа" указать, что это денежные средства, выдаваемые под отчет;

- по истечении срока, на который денежные средства выданы под отчет, получить авансовый отчет.

Обратите внимание! Под отчет денежные средства могут быть выданы только физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией.

Приказ о праве подписи на кассовых документах

Данный документ, как следует из норм п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ, целесообразно составлять, когда существует необходимость подписания кассовых документов не главным бухгалтером. Такое возможно, когда должность главного бухгалтера вакантна или при наличии главбуха, но в силу определенных обстоятельств нужно, чтобы кассовые документы подписывало иное лицо. Кроме того, аналогичное положение может содержать и учетная политика организации.

На наш взгляд, в случае, когда обязанности главного бухгалтера возложены на руководителя организации при наличии соответствующего приказа или же аналогичного положения в учетной политике, необходимости в таком приказе нет.

Выглядеть приказ может так:

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 18.05.2010 N 8-орг
"О предоставлении полномочий"

В соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ

приказываю:

Предоставить право подписи на кассовых документах (приходных кассовых ордерах, расходных кассовых ордерах, авансовых отчетах) за главного бухгалтера бухгалтеру Маленковой В.И.

Предоставить право подписи на счетах, выставляемых для оплаты, товарных накладных за лицо, ответственное за отгрузку, следующим сотрудникам:

- Улынову А.А.;

- Радостяну Б.Б.

Генеральный директор ООО "КорАлл"	Петров	Петров И.К.
С приказом ознакомлены:	Маленкова Улынов Радостян	Маленкова В.И. Улынов А.А. Радостян Б.Б.

Способ ведения кассовой книги: закрепляем документально

Порядок ведения кассовых операций в РФ дает организации возможность выбора: вести кассовую книгу вручную или автоматизированным способом. С учетом степени развития компьютерных технологий сегодня найдется мало бухгалтеров, ведущих кассовую книгу вручную. Различные бухгалтерские программы, существующие на рынке, позволяют формировать листы кассовой книги, приходные и расходные кассовые ордера. При этом Порядок ведения кассовых операций в РФ предъявляет ряд требований, выполнение которых необходимо при ведении кассовой книги автоматизированным способом:

- при ведении кассовой книги автоматизированным способом оба документа - "Отчет кассира" и "Вкладной лист кассовой книги" - должны составляться к началу следующего рабочего дня;

- "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;

- нумерация листов кассовой книги должна осуществляться автоматически и в порядке возрастания с начала года;

- во "Вкладном листе кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а последним за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год;

- кассир после получения "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги;

- в целях обеспечения сохранности и удобства использования "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти листы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Таким образом, мы видим, что даже при наличии соответствующей техники ежедневное формирование листов кассовой книги и проставление на них подписей кассира и бухгалтера является обязательным, что подразумевает ежедневное выведение на печать данных документов.

Как могут выглядеть соответствующие положения документа, регламентирующего способ ведения кассовой книги, см. на стр. 26.

Оформляем взаимоотношения с кассиром

Помимо ознакомления кассира с Порядком ведения кассовых операций в РФ и заключения договора о материальной ответственности, следует помнить следующее:

- кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям;

- кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам;

- на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости его временной замены исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности;

- в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц;

- в случае, если оплата труда производится по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими кроме кассиров лицами, с ними заключается договор о полной материальной ответственности и на них распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ для кассиров.

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 01.01.2010 N 3-орг
"О документообороте в организации"

В целях оптимизации работы организации приказываю утвердить следующий порядок документооборота:

<...>

8.1. На предприятии кассовая книга ведется автоматизированным способом в программе (указать наименование программы), при котором ее листы формируются в виде машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" выводятся на печать ежедневно в конце рабочего дня, подписываются ответственными лицами.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранится главным бухгалтером отдельно за каждый месяц. Машинограмма "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц.

<...>

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

На практике нередки случаи, когда обязанности кассира выполняет сам директор. В таком случае следует оформить приказ следующего вида (оформлять договор о материальной ответственности не следует):

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 01.02.2010 N 2-орг
"Об исполнении обязанностей кассира"

В связи с отсутствием в штате ООО "КорАлл" должности кассира и в соответствии с п. 32, 36 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) приказываю:

Возложить обязанности кассира на себя.

Принять на себя полную материальную ответственность.

Генеральный директор ООО "КорАлл"	Нестеренко	Нестеренко И.С
С Порядком ведения кассовых операций в РФ ознакомлен	Нестеренко	Нестеренко И.С

Инвентаризация

Как было сказано ранее, согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ должна быть установлена периодичность проведения ревизии кассы. Кроме того, ревизия кассы проводится в обязательном порядке при смене материально ответственных лиц.

Что еще нужно знать о проведении ревизии кассы?

- При ревизии кассы производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверка других ценностей, находящихся в кассе.

- Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

- Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

- В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

- Учредители предприятий, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Что же касается приказа руководителя о проведении ревизии кассы, он может выглядеть, например, так:

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 01.01.2010 N 5-орг
"О проведении ревизии кассы"

В целях соблюдения Порядка ведения кассовых операций в РФ приказываю:

1. Проводить ревизию кассы с периодичностью один раз в квартал.

2. Проводить ревизию кассы при смене материально ответственных лиц вне зависимости от срока проведения предыдущей ревизии кассы.

3. Утвердить комиссию при проведении ревизии кассы в составе:

- генерального директора Петровского В.В.;

- главного бухгалтера Мейловой С.П.;

- секретаря Мешиковой Ю.Б.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Мейлову С.П.

Генеральный директор ООО "КорАлл"	Петровский	Петровский В.В.
С приказом ознакомлены:	Мейлова Мешикова	Мейлова С.П. Мешикова Ю.Б.

Общество с ограниченной ответственностью "КорАлл"

Приказ от 10.01.2010 N 4-орг
"О порядке выдачи подотчетных сумм"

В целях производственной необходимости приказываю:

Утвердить следующий список сотрудников ООО "КорАлл", имеющих право на получение подотчетных сумм:

- коммерческий директор Симонов А.В. - на расчеты с поставщиками и подрядчиками, хозяйственные нужды;

- юрист Миронович С.К. - на канцтовары, приобретение специальной литературы, почтовые расходы;

- секретарь Мешикова Ю.Б. - на канцтовары, хозяйственные нужды;

- водитель Карпов С.Ю. - на ГСМ, содержание автопарка.

Размер подотчетных сумм, выдаваемых указанным выше сотрудникам, в каждом конкретном случае согласовывается с генеральным директором по представлению лица, имеющего право получать денежные суммы под отчет, с обоснованием размера испрашиваемых сумм.

Наличные денежные средства выдаются под отчет:

- на расчеты с поставщиками и подрядчиками на срок не более 60 рабочих дней;

- на хозяйственные нужды на срок не более 15 рабочих дней;

- на канцтовары, почтовые расходы, приобретение специальной литературы на срок не более трех рабочих дней;

- на ГСМ, расходы по содержанию автопарка на срок не более 21 рабочего дня.

Наличные денежные средства выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы. В случае получения подотчетным лицом денежных средств на командировку отчет производится не позднее трех рабочих дней после возвращения подотчетного лица из командировки.

Запретить передачу выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому.

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Мейлову С.П.

Генеральный директор ООО "КорАлл"	Петров	Петров И.К.
С приказом ознакомлены:	Симонов Миронович Мешикова Карпов Мейлова	Симонов А. В. Миронович С.К. Мешикова Ю.Б. Карпов С.Ю. Мейлова С.П.

Как относиться к прочитанному?

Несмотря на то что, на первый взгляд, все эти документы излишни, доводов в пользу их составления можно привести немало.

Во-первых, тот факт, что вы задумались над созданием этих документов, уже приводит к упорядочиванию деятельности организации в части ведения кассовой дисциплины. К тому же, как показывает наш обзор, в любой ситуации можно подкорректировать общий порядок под нужды конкретной организации. А в случае, если организация ведет активную хозяйственную деятельность, такой порядок, подкрепленный документально, просто необходим для нормального существования и функционирования организации.

Во-вторых, просто невозможно предугадать все наперед, и наличие договоров о полной материальной ответственности и прочих документов в случае непредвиденных обстоятельств избавит вас от многих проблем.

В-третьих, ответственные лица будут более серьезно относиться к исполнению своих обязанностей и соблюдению прав, поскольку, подписывая документ, осознаешь свою ответственность по-другому, чем если тебе говорят то же самое на словах.

В-четвертых, все эти приказы и положения носят достаточно типовой характер, и претворить их в жизнь достаточно просто. Зато правильное построение такого порядка в самом начале функционирования организации, когда в ней числится пока еще один человек, сослужит вам хорошую службу в будущем, и когда в штате появится кассир, достаточно будет всего лишь издать новый приказ. А образец у вас уже будет.

Ну, и последним доводом может служить то, что некоторые из этих документов, например приказ о порядке выдачи подотчетных сумм, приказ о назначении кассира и договор о полной материальной ответственности с ним, может потребовать банк при очередной проверке соблюдения кассовой дисциплины. Кроме того, при аудиторской проверке аудиторы обращают на вышеперечисленные моменты самое пристальное внимание. А это способно убедить любого!

Ю.А. Мельникова,

эксперт журнала

"Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

*(2) Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождены от ведения бухгалтерского учета, за исключением учета основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

*(3) Статья 346.23 НК РФ.

*(4) Статья 346.24 НК РФ, форма Книги учета доходов и расходов утверждена Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 N 154н.