Документооборот: конфиденциальность информации и защита внутренних процессов (П. Жердов, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2010 г.)

Документооборот: конфиденциальность информации и защита внутренних процессов

Оказание услуг в области ведения бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования подразумевает работу с довольно большим объемом документов, поэтому вопрос о грамотном документообороте имеет большое значение с точки зрения защиты и обеспечения конфиденциальности информации, а также эффективности внутренних бизнес-процессов. Помимо этого не нужно забывать о влиянии документов на качество предоставляемых услуг провайдером. Документы на "входе", поступающие от клиента, напрямую влияют на документы на "выходе", создаваемые у провайдера, которые, по сути, являются результатом оказанных услуг, а отсутствие ошибок в документах, создаваемых провайдером, - одним из показателей качества. Вторым из наиболее важных показателей качества является срок оказанных услуг, который также напрямую зависит от срока доставки документов от клиента провайдеру.

Возникает вопрос, что такое грамотный документооборот и как его достичь. По нашему мнению, документооборот должен решать не только задачи контроля за порядком регистрации, оформления, обработки, движения и уничтожения документов, но и вопросы об обеспечении эффективности этих процессов. Используя только специализированные программы, если говорить об электронном документообороте, этого достичь нельзя, так как с программами будут работать те же самые люди. Более того, электронный документооборот охватывает не все процессы. Например, процесс физической доставки оригиналов документов никаким образом не зависит от электронного документооборота, а движение информации на материальных носителях сохранится еще долго, поскольку такой инструмент как цифровая подпись сегодня может быть использован неповсеместно. Другими словами, усилия нужно направить в том числе и на то, чтобы процессы, связанные с документооборотом, были простыми, удобными и понятными для всех участников. Чтобы создать такие условия, необходимо видеть и понимать ситуацию в целом - какие и в каком виде существуют документы, в каком виде они должны существовать, где эти документы находятся и почему они там находятся, а также где должны находиться, кто их перемещает и кто должен перемещать, если это требуется, сколько нужно времени на перемещение и сколько будет затрачено и т.д.

Видеть ситуацию в целом позволит интеграция всех процессов, связанных с документооборотом. Причем интеграция должна охватывать не только внутреннее, но и внешнее окружение компании (клиенты, партеры, поставщики и т.д.) в части процессов, на которые распространяется зона влияния.

Когда мы начали задумываться над вопросом постановки документооборота, в нашей компании самостоятельно существовали архивная и курьерская службы. Каждая из служб выполняла свои функции, не учитывая текущую ситуацию друг друга. Помимо этого выяснилось, что существует потребность в первичной обработке документации, поступающей от клиентов, - сортировка, сканирование, сверка, подготовка реестров, описей на комплекты и т.д. В результате было решено выделить комплекс работ по первичной обработке документов и передать его в ведение новой службы (службы обработки документации), а также объединить в один отдел курьерскую службу, архивную службу и службу обработки документов. Так появился отдел доставки и обработки документации.

Сейчас отдел доставки и обработки документации охватывает все процессы, связанные с документооборотом, от момента создания документа у клиентов до его уничтожения. Таким образом, при возникновении потребности в передаче документов от клиента курьерская служба принимает решение, каким образом эта доставка будет осуществлена - собственными силами, силами сторонних организаций или силами клиента, если это допускается договорными отношениями. Данное решение принимается на основании количества документов и необходимых сроков доставки. Параллельно служба обработки документов в зависимости от вида и назначения доставляемой курьерской службой документации принимает решение о дальнейшем движении документов. В зависимости от того, куда должны попасть документы, сотрудники службы производят первичную обработку. Следовательно, когда документация попадает конечному пользователю, она уже находится в том виде, который позволяет работать с ней без выполнения дополнительных операций. Данный подход позволяет работать более эффективно, во-первых, за счет согласованности действий между разными отделами и службами, во-вторых, благодаря появлению возможности планировать и предпринимать предупреждающие действия в нестандартных ситуациях, в-третьих, в результате более грамотного распределения ресурсов. Наряду с этим также повышается уровень контроля над документами, поскольку в одном месте сконцентрирована информация о том, где, в какой момент и в каком виде они находятся.

Из дополнительных преимуществ такого подхода к организации документооборота можно выделить способность отдела доставки и обработки документации не только содействовать оказанию основных услуг компании, но и предоставлять клиентам собственные услуги по хранению и обработке документации, что наряду с высокой эффективностью работы отдела, достигнутой за счет интеграции процессов.

П. Жердов,

руководитель отдела доставки и обработки

документации, аутсорсинговое подразделение

группы BDO в России

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 49, декабрь 2010 г.