Когда платить зарплату? (Е. Ирхина, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2010 г.)

Когда платить зарплату?

Близятся новогодние праздники, а вместе с ними - конец налогового периода. Как правильно рассчитаться с работниками за последний месяц 2010 года и не ошибиться с налогами и взносами?

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня (ст. 136 ТК РФ). 1, 2, 3, 4 и 5 января - Новогодние каникулы, 7 января - Рождество Христово. Эти даты официально признаны нерабочими праздничными днями в Российской Федерации (ст. 112 ТК РФ).

Кроме этого, в статье 112 Трудового кодекса установлено, что при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день. 1 и 2 января в 2011 году приходятся на выходные, поэтому они будут перенесены на 6 и 10 января, 8 января - суббота, 9 - воскресенье. В целом новогодние праздники в будущем году продлятся с 1 по 10 января включительно. Первым рабочим днем 2011 года станет 11 января.

Таким образом, следуя требованиям Трудового кодекса, если в вашей организации день выдачи зарплаты приходится на 1-10 января, то вы обязаны выплатить декабрьскую зарплату работникам 31 декабря 2010 года.

Предупредите банк

По общему правилу заработная плата выплачивается в денежной форме наличными или по безналичному расчету. В первом случае наличность выдается из кассы организации, во втором - денежные средства с расчетного счета организации перечисляются, например, на пластиковую карточку сотрудника.

Обычно зарплату выдают в следующем месяце, поэтому если в организации принято заказывать наличные для расчетов с сотрудниками в банке, то целесообразно предупредить банк за несколько дней до снятия денег со счета. В письме нужно сообщить сумму, которая вам потребуется на выплату заработной платы работникам за декабрь 2010 года, и день, когда вы собираетесь обналичивать деньги. Этим вы застрахуете себя от нехватки рублей в кассе банка в нужный момент.

Досрочно очень хлопотно

Заранее договориться с банком нужно еще и потому, что многие подразделения заканчивают производить расчеты за несколько дней до 31 декабря. Что делать бухгалтеру, у которого возникнет такая ситуация?

Как известно, предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов можно только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий, и то не дольше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней). На четвертый (шестой) день не использованные по назначению суммы наличных денег нужно сдать в банк (п. 2.6 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).

Таким образом, если последний день работы в вашем отделении банка, например, 25 декабря, то рассчитаться с работниками по зарплате вам придется не позднее 27 декабря. Как провести преждевременную выплату?

Сделать проводку по начислению заработной платы до 31 декабря нельзя, так как табель учета рабочего времени, на основании которого зарплата рассчитывается, еще не закрыт. До конца года кто-нибудь вполне может неожиданно заболеть или, наоборот, выйти на работу.

Есть вариант начислить зарплату и рассчитаться с работниками 11 января 2011 года. Тогда, конечно, нарушается закон о труде, но едва ли проверяющие станут предъявлять претензии из-за задержки зарплаты на один день. Правда, в этом случае заплатить работникам придется немного больше.

При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан начислять проценты (денежную компенсацию) за каждый день задержки.

Размер процентов должен быть не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центробанка от не выплаченных в срок сумм. Начинать выплату компенсации нужно со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Обратите внимание: обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).

Многие специалисты советуют провести досрочную выплату как аванс по зарплате, но немногие при этом напоминают, что если мы выплатим всю декабрьскую зарплату авансом, то нарушим статью 136 Трудового кодекса, которая требует выплачивать зарплату работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

Можно выплатить аванс по декабрьской зарплате дважды, но тогда в конце года нам не из чего будет платить НДФЛ и взносы на "травматизм". При этом никто не мешает заплатить их с аванса. Это нарушение, скорее всего, станет менее хлопотным и будет стоить вам дешевле остальных.

Из четырех зол выбирайте меньшее и помните, что каждое нарушение грозит наказанием (см. таблицу 1).

Таблица 1. Санкции за нарушение, связанные с оплатой труда работников

Нарушение	Размер штрафа	Основание
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления отчетности	2000-3000 руб. для должностных лиц	Ст. 15.11 КоАП РФ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов	4000-5000 руб. для должностных лиц; 40 000-50 000 руб. для юридических лиц	Ст. 15.1 КоАП РФ
Нарушение законодательства о труде и об охране труда	1000-5000 руб. для должностных лиц; 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней для ИП; 30 000-50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней для юридических лиц	Ст. 5.27 КоАП РФ

Примечание. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов или искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов (ст. 15.11 КоАП РФ).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете расходы на оплату труда являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (п. 5, 8 ПБУ 10/99).

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99).

Страховые взносы признаются расходами по обычным видам деятельности на дату их начисления (п. 5, 8 ПБУ 10/99). Начисление взносов отражается по кредиту счета 69 в корреспонденции со счетами учета затрат (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н). Для отражения расчетов в части соответствующих бюджетов к счету 69 могут быть открыты субсчета первого и второго порядка.

Проводки по начислению заработной платы, НДФЛ и страховых взносов нужно делать в последний день месяца, за который они начисляются, то есть 31 декабря 2010 года.

Итак, в последний день года бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 20 (25, 26, 44, 91) Кредит 70

- начислена заработная плата работникам;

Дебет 20 (23, 24, 25, 26, 43, 44) Кредит 69 (с разбивкой по субсчетам)

- начислены страховые взносы во внебюджетные фонды на сумму выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;

Дебет 70 Кредит 68, "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- начислен налог на доходы физических лиц из заработной платы работников;

Дебет 50 Кредит 51

- поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации;

Дебет 70 Кредит 50

- выдана заработная плата работникам за декабрь.

Налоги и взносы

Компания, которая обычно выдает зарплату в одно из десяти первых чисел месяца, обязана рассчитаться с работниками 31 декабря 2010 года - в последний рабочий день - пятницу (ст. 136 ТК РФ). Разберемся с налогами и взносами.

Взносы на травматизм

В 2010-2012 годах страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются страхователем в порядке и по тарифам, которые установлены Федеральным законом от 22 декабря 2005 г. N 179-ФЗ (ст. 1 Федерального закона от 28 ноября 2009 г. N 297-ФЗ).

Суммы страховых взносов перечисляются страхователем, заключившим трудовой договор с работником, ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ).

Внимание! Отправляясь за зарплатой в отделение вашего банка, не забудьте захватить с собой готовые платежки на перечисление НДФЛ и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (травматизм).

Другими словами, заплатить взносы на "травматизм" необходимо в день списания с расчетного счета фирмы средств на выплату зарплаты штатным работникам.

Таким образом, организации, которые оплатят труд работников 31 декабря, смогут учесть сумму уплаченных взносов в базе по налогу на прибыль за 2010 год.

В целях налогообложения прибыли взносы на "травматизм" включаются в состав прочих расходов фирмы (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это не касается тех организаций, применяющих кассовый метод определения доходов и расходов, которые будут рассчитываться с работниками за декабрь после 10 января 2011 года. Взносы на "травматизм" они заплатят тоже после 10 января и включат эти расходы в базу по налогу на прибыль за 2011 год.

Вопросы в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФ

Сумма страховых взносов исчисляется отдельно в каждый государственный внебюджетный фонд. Заплатить ее нужно в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за месяцем, за который начисляется обязательный платеж (п. 1, 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ). В 2011 году 15 января приходится на субботу, поэтому крайний срок уплаты переносится на 17 января (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Страховые взносы рассчитываются ежемесячно по каждому человеку, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор, исходя из величины выплат за отчетный период и установленных тарифов. В 2010 году действуют тарифы страховых взносов, установленные статьей 57 Закона N 212-ФЗ. С 1 января 2011 года начнут действовать новые размеры страховых взносов (п. 2 ст. 12 Закона N 212-ФЗ). Их следует применять уже к январским выплатам в пользу работников (см. таблицу 2).

Таблица 2. Тарифы страховых взносов, подлежащих уплате во внебюджетные фонды, установленные на 2010-2011 годы, %

Год	ПФ РФ	ФСС РФ	ФФОМС	ТФОМС
2010	20	2,9	1,1	2
2011	26	2,9	3,1	2

Обратите внимание: для отдельных категорий плательщиков в переходный период 2010-2019 годов установлены пониженные тарифы страховых взносов (ст. 57, 58 Закона N 212-ФЗ).

Что касается признания расходов на уплату страховых взносов в целях налогообложения прибыли, то здесь ситуация такая же, как и с расходами на "травматизм". Те компании, которые фактически заплатят суммы взносов 31 декабря, смогут включить их в базу по налогу на прибыль за 2010 год. Организации, применяющие метод начисления, учитывают страховые взносы с декабрьской зарплаты в расходах при расчете налога на прибыль за 2010 год в любом случае, даже если взносы уплачены в 2011 году.

Внимание! С 1 января 2011 года начнут действовать новые размеры страховых взносов (п. 2 ст. 12 Закона N 212-ФЗ). Их следует применять уже к январским выплатам в пользу работников.

Налог на прибыль

Любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, включаются в расходы налогоплательщика на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Даты признания зарплаты в составе расходов организации в целях налогообложения прибыли будут различаться в зависимости от выбранной учетной политики.

При методе начисления суммы заработной платы включаются в расходы в месяце, в котором она была начислена (п. 4 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода расходы на зарплату можно признать в день выплаты сотруднику (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Исходя из этого компания, использующая метод начисления, уменьшает на сумму декабрьской зарплаты налог на прибыль за 2010 год независимо от того, когда деньги выплачены работникам фактически.

Фирмы, применяющие кассовый метод, которые оплатят труд сотрудников после 10 января, смогут учесть расходы на декабрьскую зарплату, выплаченную в январе, только в базе по налогу на прибыль за 2011 год. На это не влияет то, что зарплата была начислена в прошлом году.

Включить расходы на декабрьскую зарплату в базу по налогу на прибыль за 2010 год смогут только те организации, применяющие кассовый метод, которые рассчитались с работниками 31 декабря 2010 года.

НДФЛ

Налоговый агент должен перечислить суммы исчисленного и удержанного налога с дохода работников в следующие сроки:

- не позднее дня фактического получения в банке наличных средств на выплату дохода в случае выплаты заработной платы наличными средствами;

- не позднее дня перечисления дохода со счета организации на счет сотрудника либо по его поручению на счета третьих лиц в банках, если между сотрудником и организацией ведутся безналичные расчеты;

- не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником дохода, - для доходов, выплачиваемых из выручки в кассе;

- не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, - для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Заполняем форму 2-НДФЛ

Когда бы вы ни выплатили работникам зарплату за декабрь - в том же месяце или в январе, показать суммы выплат и налог на доходы физических лиц нужно в справках 2-НДФЛ за 2010 год. Обусловлено это тем, что дата получения дохода в виде зарплаты - последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Бухгалтеру фирмы, которая выплачивает зарплату своим работникам в январе, нужно обратить внимание вот на что. Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому при заполнении справки 2-НДФЛ в пункте 5.4 формально должна отражаться общая сумма налога, физически удержанного с доходов работника за год (приложение 1 к приказу ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@ "Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ").

Заполняя справку, не нужно слепо следовать букве закона. Внесите в пункт 5.4 "сумма налога удержанная" ту же сумму, что в пункте 5.3 "сумма налога исчисленная". Иначе в пункте 5.8 у работника получится задолженность по НДФЛ, которой к моменту сдачи справки о доходах уже не будет.

Сумму удержанного налога в справке вы покажете равным начисленному в целях обеспечения сопоставимости и преемственности данных о доходах и налогах сотрудников. И это не будет искажать действительности, ведь в момент составления справки сумма НДФЛ с декабрьской зарплаты будет уже уплачена.

Аргументом в пользу такого подхода может стать письмо ФНС России от 1 июня 2009 г. N 3-5-04/709@. Фирма, которая начислила и уплатила декабрьский НДФЛ в январе, обратилась за советом по порядку заполнения формы N 1-НДФЛ к налоговикам. В письме чиновники рекомендовали заработную плату за два дня декабря 2008 года, начисленную и выплаченную в январе 2009 года, указывать в разделе 3 налоговой карточки по строке того месяца налогового периода, за который она начислена, то есть в строке "декабрь".

Е. Ирхина,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2010 г.