Заполняем вкладыш к трудовой книжке (О. Егоркина, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2010 г.)

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. N 225, далее - Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. N 225. Объем вкладыша "Сведения о работе" - 9 разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Мнение

Анатолий Ещенко, начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами "Выдан вкладыш". При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).

Мнение

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью "Выдан вкладыш". Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Мнение

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, - в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно-контрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Пример 1

        Герб                           Трудовая книжка

Российской Федерации                      ВТ N 8604301

Фамилия Петрова

        ---------------------------------------------------------------

Имя Мария

    -------------------------------------------------------------------

Отчество Владимировна

         --------------------------------------------------------------

Дата рождения 17.03.1974

             ----------------------------------------------------------

                       (число, месяц, год)

Образование высшее профессиональное

           ------------------------------------------------------------

Профессия,

специальность Экономист

              ---------------------------------------------------------

Дата заполнения 02 июля 2005 г.

                -------------------------------------------------------

                               (число, месяц, год)

Подпись владельца книжки           Петрова

                        -----------------------------------------------

 М.П.                    Подпись лица, ответственного за ведение

   /----         ---\                  трудовых книжек

   |   Печать       |

   | ООО "Ромашка"  |

   \---          ---/                    Иванов

                         -----------------------------------------------

                                       (разборчиво)

        Герб                           Вкладыш в трудовую книжку

Российской Федерации                      ВТ N 7477363

Фамилия Петрова

        ---------------------------------------------------------------

Имя Мария

    -------------------------------------------------------------------

Отчество Владимировна

         --------------------------------------------------------------

Дата рождения 17.03.1974

             ----------------------------------------------------------

                              (число, месяц, год)

Образование высшее профессиональное

           ------------------------------------------------------------

Профессия,

специальность Экономист

              ---------------------------------------------------------

Дата заполнения 23 августа 2010 г.

                -------------------------------------------------------

                        (число, месяц, год)

 Подпись владельца книжки               Петрова

                         -----------------------------------------------

 М.П.                    Подпись лица, ответственного за ведение

                                      трудовых книжек

                                         Кузнецова

                         -----------------------------------------------

                                       (разборчиво)

Мнение

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

К сведению. Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. N ГКПИ07-564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. N 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе "Сведения о работе", вносят в раздел "Сведения о награждениях". Данная неточность возникает, когда раздел "Сведения о работе" полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел "Сведения о награждениях", признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе "Сведения о работе" оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Пример 2

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении ("части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации") попала в раздел "Сведения о награждениях":

Сведения о работе

                                                                        ТК  N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
N записи	число	месяц	год
1	2			3	4
9	01	07	2009	продавца	15.05.2008 N 23-к
				Трудовой договор расторгнут по инициати-	Приказ от
				ве работника, пункт 3 части первой	30.06.2009 N 75-к
				статьи 77 Трудового кодекса Российской
				Российской Федерации
				Начальник отдела Печать ООО "Универсам"
				кадров Самойлова А.И. Самойлова
				Петрова
				Общество с ограниченной ответственность
				"Промтовары"
				(ООО "Промтовары")
10	02	07	2009	Принят в отдел продаж на должность	Приказ от
				продавца.	02.07.2009 N 21-к
11	23	08	2010	Трудовой договор расторгнут по инициативе	Приказ от
				работника, пункт 3 части первой статьи 77	18.08.10 N 62-к

Сведения о награждениях

                                                                                ТК  N 8604301

N записи	Дата			Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
N записи	число	месяц	год	Сведения о награждениях (поощрениях)
1	2			3	4
				Трудового кодекса Российской Федерации

Запись о работе, попавшую в раздел "Сведения о награждениях", следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна" (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. N 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Сведения о награждениях

                                                                                ТК  N 8604301

N записи	Дата			Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
N записи	число	месяц	год	Сведения о награждениях (поощрениях)
1	2			3	4
				Трудового кодекса Российской Федерации
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Промтовары"
				(ООО "Промтовары")
2	23	08	2010	Запись N 1 недействительна
				Начальник отдела Печать ООО "Промтовары"
				кадров Кузнецова И.Н. Кузнецова
				Петрова

Далее оформляем вкладыш, где в раздел "Сведения о работе" заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.

Сведения о работе

                                                                        ВТ  N 7477363

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
N записи	число	месяц	год
1	2			3	4
				Трудового кодекса Российской Федерации
				Начальник отдела Печать ООО "Промтовары"
				кадров Кузнецова И.Н. Кузнецова
				Петрова

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Мнение

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Мнение

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

О. Егоркина,

бухгалтер-консультант

аудиторской компании "Визавис"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 10, октябрь 2010 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.