Предоставление отпуска не по графику (Е.В. Орлова, "Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2010 г.)

Предоставление отпуска не по графику

Вопрос о том, когда работник будет использовать свой отпуск, должен быть решен работодателем до начала календарного года. Эти планы отражаются в графике отпусков. Но жизнь зачастую вносит свои коррективы: у работника могут измениться обстоятельства, или, наоборот, работодатель просит его отдохнуть в другое время. Как в этом случае поступить? Ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя. Оказывается, несмотря на это, предоставить отпуск не по графику можно. Закон не запрещает. Главное - чтобы стороны достигли соглашения о новых датах его использования. К тому же не стоит забывать, что некоторым категориям работников закон предоставляет право использовать отпуск в удобное для них время. Получается, что в таких случаях график отпусков тоже неприменим. Наконец, есть работники, которые вовсе не включены в график, поскольку приняты на работу уже после его утверждения (ст. 122 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ).

Например, в отношении главного бухгалтера компании обстоятельства чаще всего складываются так, что уйти в отпуск по графику у него редко получается. Посмотрим, как правильно оформить документы в таких случаях.

Шаг 1. Получение заявления работника о предоставлении отпуска вне графика.

Отпуск в даты, не запланированные в графике отпусков, предоставляется по заявлению работника.

В заявлении о предоставлении отпуска работник указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении.

Генеральному директору

ООО "Норд"

Г.А. Гостеву

Бабенко Л.Н.

Подготовить проект приказа

о предоставлении отпуска

Кудиновой О.И.

Гостев

27.09.2010 г.

Заявление
от 27.09.2010 г. N 34
предоставлении отпуска вне графика

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней не в соответствии с графиком отпусков в период с 16.08.2010 г. по 12.09.2010 г., а с 04.10.2010 г. по 31.10.2010 г. (в период моей подготовки к экзамену АССА на получение Диплома по МСФО / DipIFR(RUS/).

Главный бухгалтер               Кудинова

                                О.И. Кудинова

В дело N 04-09

Бабенко            Л.Н. Бабенко

27.09.2010 г.

Заявление работника о предоставлении отпуска должно быть надлежащим образом зарегистрировано в специальной учетной форме, например, в Журнале регистрации заявлений работников (табл. 1).

Таблица 1

Журнал регистрации заявлений работников ООО "Норд"

Дата документа	Рег. N	Автор	Краткое содержание	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка об исполнении и направлении в дело
... ... ...	...	... ... ... ...	... ... ...	... ... ... ...	... ... ...	... ...
27.09.2010 г.	34	Главный бухгалтер Кудинова О.И.	О предоставлении отпуска	Секретарю генерального директора	Митина А.В. 27.09.2010 г.	В дело N 04-09 27.09.2010 г.
... ... ...	...	... ... ... ...	... ... ...	... ... ... ...	... ... ...	... ...

Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.

Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.

По общему правилу работодатель не обязан предоставлять отпуск в те даты, о которых просит работник. Использование отпуска не в соответствии с графиком отпусков возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Работодатель обязан предоставить отпуск в те даты, о которых просит работник, в следующих случаях:

- отпуск предоставляется за первый год работы;

- работник имеет право использовать отпуск в удобное для него время или в связи с наступлением определенных законом обстоятельств.

В остальных случаях работодатель имеет право отказать в представлении отпуска в незапланированные даты. Тогда работник будет использовать отпуск согласно графику отпусков, поскольку этот документ обязателен как для работодателя, так и для работника.

В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.

После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает в себя слова "В дело", а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

Шаг 2. Издание приказа о предоставлении главному бухгалтеру отпуска.

Это - главный документ, на основании которого главному бухгалтеру предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, в том числе вне графика. Из ст. 136 ТК РФ следует, что оплата отпуска производится не позже чем за 3 календарных дня до его начала. Поэтому приказ о предоставлении отпуска работнику вне графика должен быть издан не позднее этого срока.

Приказ составляется по унифицированной форме N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1. В этом документе необходимо заполнить все реквизиты.

В заголовочной части унифицированной формы N Т-6 указываются наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) - и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа содержит следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество работника, табельный номер;

- наименование структурного подразделения и должность работника;

- период работы, за который предоставляется отпуск;

- продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

- даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;

- вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

- даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;

- суммарную продолжительность даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Если работнику предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же работнику предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

      Общество с ограниченной ответственностью              |-----------|

                   "Норд" (ООО "Норд")               по ОКПО| 123455678 |

---------------------------------------------------         \-----------/

                  (наименование организации)

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |       47-о        |   29.09.2010 г.  |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

                       Кудиновой Ольге Ивановне       |        38       |

------------------------------------------------------\-----------------/

                         (фамилия, имя, отчество)

                            бухгалтерия

-------------------------------------------------------------------------

                        (структурное подразделение)

                          главный бухгалтер

-------------------------------------------------------------------------

                  (должность (специальность, профессия))

за период работы с "15" июля 2009 г.  по "14" июля 2010 г.

                    --  ----   --         --  ----   --

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  28   | календарных дней

                                             \-------/

с "04" октября 2010 г.  по "31" октября 2010 г.

   --  -------   --         --  -------   --

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

          (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

            без сохранения заработной платы и другие (указать))

                            /------------\

на                          |            | календарных дней

                            \------------/

с "__" _________________ 20 __ г.  по "__" _____________ 20 __ г.

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |    28      |  календарных дней

                            \------------/

с "04" октября 2010 г.  по "31" октября 2010 г.

   --  -------   --         --  -------   --

Руководитель организации Генеральный директор   Гостев    Г.А. Гостев

                         --------------------   -------   ---------------

                               (должность)      (личная    (расшифровка

                                                подпись)     подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен          Кудинова      "28" сентября 2010 г.

                           --------------   --  --------   --

                          (личная подпись)

В дело N 04-09

Бабенко Л.Н. Бабенко

28.09.2010 г.

Приказ о предоставлении отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме - в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска (табл. 2).

Таблица 2

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам ООО "Норд"

Дата документа	Рег. N	Кому предоставлен отпуск, его продолжительность	Кем подписан приказ	Исполнитель	Куда передан приказ	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка об исполнении и направлении в дело
... ... ...	...	... ... ... ...	... ... ...	... ... ... ...	... ... ...	... ...	... ... ...
28.09.2010 г.	47-о	О предоставлении отпуска Кудиновой О.И. с 04.10.2010 г. по 31.10.2010 г.	Генеральный директор Гостев Г.А.	Инспектор по кадрам Бабенко Л.Н.	Бухгалтерия	Стешина 28.10.2010 г.	В дело N 04-09 28.09.2010 г.
... ... ...	...	... ... ... ...	... ... ...	... ... ... ...	... ... ...	... ...	... ... ...

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

С приказом нужно ознакомить работника под расписку до предоставления отпуска.

О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Срок хранения приказа о предоставлении отпуска составляет 5 лет. Такие приказы регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Шаг 3. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска.

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее, чем за 3 дня до его начала.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска применяется унифицированная форма N Т-60, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1. Все предусмотренные формой N Т-60 реквизиты должны быть заполнены.

В заголовочной части унифицированной формы N Т-60 указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть лицевой стороны записки-расчета содержит следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество работника, табельный номер;

- наименование структурного подразделения и должность работника;

- период работы, за который предоставляется отпуск;

- продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

- даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска;

- вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в календарных днях;

- даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого отпуска;

- суммарную продолжительность даты начала и окончания отпуска, предоставляемого работнику.

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме, в унифицированной форме N Т-60 проставляются регистрационный номер и дата составления документа. Кадровая служба (после заполнения и подписания лицевой стороны) передает записку-расчет в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат. Работник бухгалтерии заполняет оборотную сторону записки-расчета и оформляет документ для хранения.

Шаг 4. Оформление табеля учета рабочего времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета фактически отработанного работником времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма N Т-12) или табель учета рабочего времени (унифицированная форма N Т-13), утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

В табеле учета рабочего времени (формы N Т-12 и Т-13) в период отпуска работника нужно сделать отметку:

(или) "ОТ" - при ежегодном основном оплачиваемом отпуске;

(или) "ОД" - при ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске.

Шаг 5. Оформление личной карточки работника.

Сведения об отпуске надо внести в личную карточку работника (форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1): нужно указать вид предоставляемого работнику отпуска, за какой период он предоставляется, продолжительность предоставленного отпуска в календарных днях, даты его начала и окончания, количество календарных дней отпуска, основание - номер приказа и его дату. Для этого в карточке предусмотрен специальный разд. VIII "Отпуск".

Шаг 6. Оформление лицевого счета работника.

Данные об отпуске надо отразить и в лицевом счете работника (унифицированные формы N Т-54 и Т-54а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1).

Шаг 7. Заполнение графика отпусков.

При составлении графика отпусков на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Графы 7, 8, 9 и 10 формы N Т-7 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления отпуска работнику в графике должны быть зафиксированы фактические даты использования отпуска.

Когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику. Такую отметку можно сделать в графе 10 "Примечание" формы N Т-7: "Заявление работника от 27.09.2010 N 34".

Таким образом, окончательно процедуру оформления ухода в отпуск не по графику можно отразить следующим образом (табл. 3).

Таблица 3

Процедура оформления ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск не по графику

Этапы	Шаги	Действия
1	Получение заявления работника о предоставлении отпуска	Получаем заявление работника
		Регистрируем заявление
		Направляем заявление руководителю
		Получаем заявление с резолюцией руководителя
		Направляем заявление в дело
2	Издание приказа о предоставлении отпуска работнику	Составляем проект приказа
		Подписываем приказ
		Регистрируем приказ
		Знакомим работника с приказом под роспись
		Направляем приказ в дело
3	Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику	Заполняем лицевую сторону записки-расчета
		Подписываем лицевую сторону записки-расчета
		Регистрируем записку-расчет
		Передаем записку-расчет в бухгалтерию
4	Оформление табеля учета рабочего времени
5	Оформление личной карточки
6	Оформление лицевого счета
7	Заполнение графика отпусков

Е.В. Орлова,

директор департамента внутреннего аудита ООО "Комо"

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2010 г.