Оформляем перенос отпуска на следующий год (Е.Г. Левина, "Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2010 г.)

Оформляем перенос отпуска на следующий год

В части 3 действующей в настоящее время ст. 124 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту публикации - ТК РФ) закреплена единственная возможность для переноса ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника на следующий год.

Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия самого работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Во всех остальных случаях отпуск должен быть использован работником в течение соответствующего рабочего года. Данное правило является обязательным как для администрации организации, так и для самих работающих лиц.

В общем случае отпуск должен быть предоставлен в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком отпусков. При этом по соглашению сторон трудовых отношений период отпуска может быть скорректирован.

Со своей стороны работник не вправе требовать перенести отпуск на следующий год (вне зависимости от оснований для этого). Он обязан по требованию работодателя уйти в отпуск в срок, оговоренный графиком отпусков. Если работник с таким требованием не согласен, работодатель со своей стороны вправе документально оформить предоставление отпуска работнику, рассчитать и выплатить средний заработок за отпуск, и после окончания периода оформленного отпуска администрация организации вправе утверждать, что отпуск работником использован.

Требования, которые должны быть учтены администрацией организации при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Вместе с этим администрация организации должна выполнить целый ряд условий для того, чтобы обезопасить себя от возможных споров и требований со стороны работников.

Во-первых, при формировании графика отпусков должны быть учтены законные права сотрудников на использование отпусков в удобное для них время. Это касается лиц, пострадавших в результате аварий на Чернобыльской АЭС, Героев Российской Федерации и Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы, награжденных знаком "Почетный донор России", супругов военнослужащих и др.

Во-вторых, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Соответствующие требования закреплены в ст. 123 ТК РФ. Таким образом, приказ о предоставлении отпуска в соответствии с оговоренным в графике отпуске сроком должен быть оформлен и представлен под роспись сотруднику заблаговременно.

В-третьих, средний заработок за отпуск должен быть выплачен не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Если любое из приведенных условий выполнено не будет, работник со своей стороны вправе требовать переноса отпуска. При этом период его использования определяется соглашением между работником и работодателем. Как представляется, новый период отпуска (как минимум его начало) должен приходиться на текущий рабочий год. Однако законодательство не содержит в данном случае ограничений на перенос отпуска на следующий рабочий год.

Ограничения на перенос отпуска на следующий рабочий год

Из большинства правил имеются исключения. Касается это и случаев переноса отпуска на следующий рабочий год по производственным причинам.

Как следует из той же ст. 124 ТК РФ, не допускается перенос отпуска в отношении таких категорий сотрудников, как работники в возрасте до 18 лет, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Данных лиц перенос отпуска на следующий год по производственным причинам коснуться не может вовсе.

Законодательно определено и еще одно ограничение - запрещено непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Исходя из данных ограничений перенос отпуска допускается только на следующий рабочий год.

Если в последующем году работнику не могут быть предоставлены оба отпуска (за прошлый и текущий годы), то в обязательном порядке должен быть предоставлен именно отпуск, неиспользованный за прошлый год. В свою очередь, перенос отпуска за текущий рабочий год может быть осуществлен по общим правилам ст. 124 ТК РФ. То есть в исключительных случаях, когда предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Пример 1

Предположим, что работник организации был принят на работу с 11 февраля 2009 г.

Первым рабочим годом, за который должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, является период с 11 февраля 2009 г. по 10 февраля 2010 г. В свою очередь, вторым рабочим годом является период с 11 февраля 2010 г. по 10 февраля 2011 г.

Допустим, что отпуск за первый рабочий год не был предоставлен работнику по производственным причинам, так как это могло отразиться на нормальном ходе работы организации. С переносом отпуска работник согласился.

В данном случае отпуск за первый рабочий год должен быть в обязательном порядке предоставлен в периоде с 11 февраля 2010 г. по 10 февраля 2011 г.

Отпуск за второй рабочий год планируется в общем порядке, то есть в тот же период с 11 февраля 2010 г. по 10 февраля 2011 г. То есть в указанный период работник фактически может использовать два ежегодных отпуска - за прошлый и текущий годы.

По производственным причинам и по согласованию с работником отпуск за второй рабочий год может быть перенесен на следующий рабочий год с 11 февраля 2011 г. по 10 февраля 2012 г.

Основания для переноса отпуска на следующий рабочий год

Исходя из вышерассмотренных положений ст. 124 ТК РФ любые причины, которые могут неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, могут послужить основанием для переноса отпуска на следующий рабочий год.

Однако в любом случае такие причины должны быть четкими и обоснованными, так как они найдут свое отражение в издаваемом приказе (распоряжении) о переносе отпуска.

Одной из широко распространенных причин для переноса отпуска является длительное отсутствие по тем или иным причинам (болезнь, длительная командировка и т.п.) сотрудников, которые во время отсутствия работника могут выполнять его обязанности. Как обоснованные могут также рассматриваться: выполнение срочных работ (заказов), устранение последствий производственной аварии, стихийных бедствий, пожаров и т.п.

В любом случае работник вправе отказаться от переноса отпуска на следующие периоды вне зависимости от заявленных администрацией организации причин для этого. При этом такой отказ не может рассматриваться как дисциплинарный проступок, который влечет за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Наличествующие у организации причины для переноса отпуска могут касаться как отдельных категорий работников или отдельных должностных лиц, так и работников отдельных структурных подразделений.

При возникновении соответствующих причин для переноса отпуска администрация должна решить для себя, какие категории работников должны быть задействованы в производственном процессе и в течение какого периода времени может потребоваться их нахождение на рабочем месте. Это позволит решить, к чему прибегнуть - к переносу отпусков в течение текущего рабочего года или же на следующий рабочий год. После этого и наступает стадия переговоров с работниками относительно корректировки периодов использования ими своих отпусков.

Оформление переноса отпуска на следующий рабочий год

Перенос отпуска на основании положений ст. 124 ТК РФ должен быть оформлен соответствующим приказом руководителя организации. Такой приказ оформляется по общим правилам документооборота - унифицированной формы для этого не имеется.

В заголовочной части приказа фиксируются обстоятельства, послужившие основаниями для решения вопроса о переносе отпуска. В самом приказе отражается период, на который переносится отпуск, а также даются указания уполномоченным должностным лицам по корректировке утвержденного графика отпусков. Если сразу новый период отпуска определить затруднительно, в приказе могут содержаться указания о необходимости согласования администрацией с работником нового срока начала отпуска.

Текст приказа может быть оформлен по следующей примерной форме:

Закрытое акционерное общество "Звезда"

Приказ

     "11" августа 2010 г.                                      г. Москва

О переносе отпусков на следующий рабочий год

В связи с необходимостью выполнения срочных работ по ремонту тепловых сетей и сопутствующих работ и на основании положений части третьей статьи 124 Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с тем, что предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации)

Приказываю:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска руководителя отдела капитального строительства и ремонта Смирнова С.Н. за текущий рабочий год на более поздний период.

2. Начальнику отдела кадров Петрову Е.А. в срок до 14 августа 2010 г. согласовать со Смирновым С.Н. предоставление неиспользованного за текущий рабочий год ежегодного оплачиваемого отпуска.

По итогам согласования внести изменения в утвержденный на 2010 год график отпусков.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Петрова Е.А.

Основание: график отпусков на 2010 год; докладная записка заместителя руководителя организации Еремина А.П.

     Генеральный директор         Николаев         Николаев Н.Г.

     С приказом ознакомлены:       Петров           Петров Е.А.

                                   Смирнов          Смирнов С.Н.

Приказ в обязательном порядке должен быть доведен под роспись работника.

Как возможный вариант, уже в самом приказе на перенос отпуска определяется новый период его использования.

Как только работник согласится с переносом отпуска и определится его новый срок, необходимо внести соответствующие корректировки в график отпусков. Напомним, что данный документ оформляется по типовой форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Необходимо также учитывать, что все согласования должны быть получены до начала отпуска работника, то есть заблаговременно. В случае если в отпуск работник уже уйдет, его придется вызывать, что в целом ряду случаев представляется невозможным.

Порядок использования отпусков за прошлые годы

Вне зависимости от того, по каким причинам отпуска не были использованы работниками за прошлые рабочие годы, они вправе на них рассчитывать. Неиспользованные отпуска (вне зависимости от причины) не могут быть аннулированы.

Как было отмечено в письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0, за работниками сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков, а сами отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем.

Также в указанном письме обращено внимание, что трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков исключительно в хронологической последовательности. В связи с этим, например, работнику вначале может быть предоставлен отпуск за прошлый год, а потом - за позапрошлый год и т.п.

Вместе с этим право на использование перенесенного на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ в удобное для самого работника время законодательством не определено. Период использования отпуска определяется по согласованию сторон трудовых отношений и закрепляется в графике отпусков на соответствующий календарный год.

Определенная часть неиспользованных отпусков может быть компенсирована работникам в виде денежной компенсации, предусмотренной ст. 126 ТК РФ. Рассчитывать на такую компенсацию вправе любые сотрудники, за исключением беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет. Не может выплачиваться компенсация также и за дополнительный отпуск, предоставляемый за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.

Однако право принимать решение о выплате компенсации принадлежит исключительно администрации организации. С выплатой компенсации за часть отпуска (отпусков) администрация может согласиться, а может и нет.

Пример 2

Предположим, что работник организации пользуется правом на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней. Отпуск состоит из основного продолжительностью 28 календарных дней и дополнительного за работу в режиме ненормированного рабочего дня продолжительностью 7 календарных дней.

Ежегодный оплачиваемый отпуск за рабочий год с 17 апреля 2009 г. по 16 апреля 2010 г. работником не был использован в связи с его переносом по инициативе администрации организации на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ.

В текущем рабочем году с 17 апреля 2010 г. по 16 апреля 2011 г. работнику отпуск за прошлый год должен быть предоставлен в обязательном порядке. При этом по соглашению между работником и администрацией за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (то есть за 7 календарных дней), ему может быть выплачена денежная компенсация. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней должен быть предоставлен исключительно в натуре.

В любом случае неиспользованные отпуска подлежат оплате в размере среднего заработка при увольнении работника. При этом на основании ст. 127 ТК РФ компенсация выплачивается за все неиспользованные на дату увольнения отпуска без исключения.

Пример 3

Работник организации увольняется с 8 сентября 2010 г. по собственному желанию.

На дату увольнения данным сотрудником не использованы отпуска за 5 предыдущих лет, всего продолжительностью 140 календарных дней, а также отпуск за текущий рабочий год, исчисленный пропорционально отработанному времени, продолжительностью 14 календарных дней.

При увольнении денежная компенсация должна быть выплачена за все неиспользованные дни отпусков, а именно за 154 календарных дня.

На практике работодатели отказывают в выплате компенсации более чем за два рабочих года, мотивируя свои действия положениями ст. 124 ТК РФ о том, что запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Однако правила выплаты компенсации определены ст. 127 ТК РФ. Именно в ней указано, что при увольнении денежная компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска. Каких-либо ограничений при этом не определено.

Компенсация выплачивается в размере среднего заработка, исчисляемого в соответствии со ст. 139 ТК РФ и постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Администрация организации должна организовать дополнительный (оперативный) учет неиспользованных работниками отпусков за прошлые периоды. При этом рекомендуется увязывать каждый из неиспользованных отпусков с соответствующим рабочим годом, за который они должны были предоставляться. Такой учет может быть организован как в дополнительных регистрах (в отдельной книге или журнале учета), так и в стандартных документах (лицевом счете работника, графике отпусков и т.п.). В случае необходимости стандартные регистры могут быть доработаны.

При ведении такого учета в дальнейшем можно будет без затруднений определять, за какой период предоставляется тот или иной отпуск и сколько еще неиспользованных отпусков числится в "задолженности" работодателя.

Несмотря на явные нарушения трудового законодательства в случае предоставления отпуска по истечении более двух лет с начала соответствующего рабочего года, произведенные работодателем расходы на его оплату или выплату компенсации взамен отпуска рассматриваются как обоснованные расходы и при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. На это указано, в частности, в письме Минфина России от 13.05.2010 N 03-03-06/4/55.

Как отметил Минфин России, в том случае, если отпуск не был своевременно предоставлен работнику, у организации сохраняется обязанность предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы.

Учитывая же, что у организации-работодателя имеется обязанность по предоставлению работнику отпуска за предыдущие годы, в силу п. 7 ст. 255 НК РФ расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время такого отпуска, она вправе включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

Возможные изменения в вопросе переноса отпуска

В соответствии с Федеральным законом от 01.07.2010 N 139-ФЗ Российская Федерация ратифицировала Конвенцию Международной организации труда N 132 об оплачиваемых отпусках. Конвенция определяет дополнительные правила использования отпусков за прошлые годы.

Статья 9 Конвенции указывает на необходимость использования 14 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в течение самого рабочего года и одного года после его истечения. Оставшаяся часть отпуска должна быть использована в течение 18 месяцев после истечения того года, за который предоставляется отпуск. То есть дни отпуска в любом случае должны быть использованы в течение 2,5 лет после начала соответствующего рабочего года.

При всем этом положения Конвенции МОТ N 132 организациями и иными работодателями применяться не должны. Для применения каких-либо нововведений необходимы изменения ТК РФ.

Последствия допущенных администрацией организации нарушений

Необходимо учитывать, что все действия администрации организации по переносу отпуска должны быть выверены на предмет полного соответствия нормам действующего законодательства.

В случае возможных нарушений к виновным лицам могут быть применены соответствующие меры ответственности. В частности, они могут быть привлечены к дисциплинарной и (или) административной ответственности. К возможным нарушениям могут быть отнесены: перенос отпуска без согласия самого работника; перенос отпуска в отношении молодых работников и лиц, занятых на вредных и (или) опасных условиях; отказ в предоставлении отпуска на следующий рабочий год и т.п.

К административной ответственности соответствующие должностные лица организации могут быть привлечены на основании ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Если проступок был совершен впервые, административный штраф может составить от 1000 до 5000 руб. В случае же если должностное лицо подвергнуто наказанию за аналогичное правонарушение во второй раз, оно может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет.

Организация как юридическое лицо за нарушения в сфере законодательства о труде может быть подвергнута административному штрафу в размере от 30 000 до 50 000 руб. Это в полной мере касается и нарушений порядка предоставления и (или) переноса ежегодных оплачиваемых отпусков.

Е.Г. Левина,

эксперт журнала "КБ"

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2010 г.