Вопрос: Организация (упрощенная система налогообложения) зарегистрирована в Москве, имеет кассовый аппарат. У нее есть обособленное подразделение в Московской области - торговое место без применения ККМ (ЕНВД). Как правильно вести кассовую книгу (отражать только Z-отчеты по ККМ или с учетом выручки по торговому месту, переведенному на ЕНВД)? ("Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2010 г.)

Организация (упрощенная система налогообложения) зарегистрирована в Москве, имеет кассовый аппарат. У нее есть обособленное подразделение в Московской области - торговое место без применения ККМ (ЕНВД). Как правильно вести кассовую книгу (отражать только Z-отчеты по ККМ или с учетом выручки по торговому месту, переведенному на ЕНВД)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу.

Кассовая книга должна отражать не только Z-отчеты по ККМ головной организации, но и выручку по торговому месту, переведенному на ЕНВД.

Обоснование вывода

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40, далее - Порядок) для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (п. 22 Порядка).

Согласно п. 23 Порядка каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Учитывая то, что в Порядке механизм ведения кассы организации, имеющей обособленные структурные подразделения, не определен, а в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) предусмотрена возможность, кроме основной, иметь в организации и операционную кассу, можно предусмотреть в учетной политике открытие, кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса, операционных касс по местам расположения обособленных подразделений.

При этом кассир головного офиса, кроме кассовой книги (ф. N КО-4) организации, ведет книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (ф. N КО-5), а в операционных кассах обособленных подразделений по форме кассовой книги (ф. N КО-4) ведутся так называемые операционные кассовые книги.

Согласно п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с ЦБ РФ и Минфином России.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Это означает, что номера и даты выписки приходных и расходных кассовых ордеров должны проставляться строго по порядку их оформления и регистрации, то есть документы должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке.

Законодательством вопрос обеспечения требования единства кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, не урегулирован. Но и ответственность за неправильное ведение кассовой книги и нарушение нумерации приходных и расходных ордеров не установлена, поэтому на практике организации решают эту проблему на свое усмотрение.

Чтобы выполнить это требование, обособленное подразделение, по нашему мнению, может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом.

Для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения, сквозная нумерация по организации в целом неприменима. Обычно в таких ситуациях используют два способа нумерации приходных и расходных ордеров, а также листов кассовой книги в подразделениях:

1. Резервирование номеров для обособленных подразделений. При таком подходе может случиться так, что у одного подразделения номер кассового ордера на более раннюю дату будет больше номера на более позднюю дату у другого подразделения. Это нарушает порядок присвоения номеров по организации в целом;

2. Присвоение каждому обособленному подразделению внутреннего кода, который указывается в нумерации, а через дробь - порядковый номер документа в обособленном подразделении. Этот способ, с точки зрения соблюдения законодательства, будет являться наименее рискованным, так как позволяет вести только одну кассовую книгу в организации, при этом сохраняется нумерация ордеров.

Выбранный способ нумерации ПКО и РКО организация должна в обязательном порядке закрепить в учетной политике, а в графике документооборота отразить периодичность передачи остатков наличности из операционных касс подразделений в кассу головной организации и указать момент передачи книги из обособленного подразделения в головное.

Практические рекомендации по ведению кассовой книги организациями, имеющими обособленные структурные подразделения, приведены в письме ЦБР от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735.

В письме указывается, что обособленные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении. Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира структурного подразделения в головную организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота, закрепленными в учетной политике. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

Таким образом, кассовая книга должна отражать не только Z-отчеты по ККМ головной организации, но и выручку по торговому месту, переведенному на ЕНВД.

Ответ подготовлен экспертами

службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 октября 2010 г.

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2010 г.