Наличные траты: три кита, о которых не следует забывать (Н.А. Кулюкина, "Упрощенка", N 12, декабрь 2010 г.)

Наличные траты: три кита, о которых не следует забывать

Довольно часто организациям и индивидуальным предпринимателям удобнее оплатить товары, работы или услуги наличными деньгами. Или, скажем, выдать ответственным за определенные закупки работникам корпоративные пластиковые карты. Разберемся, что нужно знать при расчетах в подобной форме компаниям и предпринимателям, применяющим УСН.

"Упрощенцы" обязаны соблюдать единые требования при работе с денежной наличностью (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Порядок ведения кассовых операций в РФ утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Документ не запрещает выдавать наличные деньги из кассы, правда, определяющим моментом здесь являются цели, на которые можно потратить наличность. То есть оплачивать наличными разрешается далеко не все.

В преддверии новогодних праздников у многих возникает вопрос: можно ли подарки работникам и партнерам купить на деньги, взятые из выручки, оставшейся в кассе? Разрешается ли ими оплатить затраты на корпоративный вечер? Эти и некоторые другие актуальные вопросы мы и обсудим далее.

Три главных правила, как расходовать наличность

Перед тем как тратить деньги, их нужно получить. Поэтому прежде всего напомним, что, если наличные денежные средства поступили в кассу предприятия не с расчетного счета, а напрямую от покупателей (заказчиков) в качестве оплаты за реализованные им товары (работы, услуги), в большинстве случаев необходимо применять ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). А при расходовании наличных денег чек ККТ не пробивается в любом случае. Однако к выдаче денег из кассы предъявляются иные определенные требования.

Примечание. Требования, предъявляемые непосредственно к кассовой технике, рассматривались в статье "Проверяем возможность эксплуатации ККТ и учета различных кассовых расходов" // Упрощенка, 2010, N 10.

Только в пределах установленного лимита по одной сделке...

Пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У (далее - Указание) установлен предельный размер расчета наличными деньгами по одному договору, который составляет 100 000 руб. Данное ограничение распространяется на сделки, совершаемые:

- между юридическими лицами;

- юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями;

- индивидуальными предпринимателями.

Получается, сумма наличных денег, передаваемая организации или индивидуальному предпринимателю по одному договору, не должна превышать 100 000 руб. Вроде бы все ясно. Тем не менее вопросы все же возникают.

Примечание. Нюансы применения предельного размера расчета наличными Центробанк поясняет в письме от 04.12.2007 N 190-Т и официальном разъяснении от 28.09.2009 N 34-ОР.

...вне зависимости от срока договора и периодичности расчетов...

Рассматриваемое ограничение касается обязательств по одному договору. При этом неважно, когда именно перечисляются наличные деньги: в течение одного дня, месяца, квартала, года или другого срока. Количество платежей также значения не имеет. Главное, чтобы общая сумма, уплачиваемая наличными по одной сделке, была в пределах 100 000 руб.

Представим такую ситуацию. Компания заключила договор с предпринимателем на поставку товаров общей стоимостью 80 000 руб. Через пару дней к этому договору составлено дополнительное соглашение, согласно которому стоимость товаров увеличивается до 130 000 руб. Платежи предполагается осуществить наличными в два этапа. Будет ли это нарушением? Да, так как общая сумма по одному договору, к которому есть дополнительное соглашение, превышает 100 000 руб.

Еще один важный момент. Предположим, в течение одного дня расчеты производятся наличными с одной и той же организацией по трем договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб. Однако общая сумма оплаты наличными по всем договорам превышает установленный лимит. В данном случае все действия правомерны. Как уже отмечалось, ограничение должно соблюдаться по каждому договору, и это требование выполняется - платеж по одной сделке не превышает 100 000 руб. А тот факт, что общая сумма выданной наличности больше указанного лимита, значения не имеет.

...и только на определенные цели

Организация по согласованию с обслуживающим банком может расходовать наличную выручку, поступающую в кассу, на оплату труда, социально-трудовые выплаты, закупку сельскохозяйственной продукции, тары и вещей, скупаемых у населения (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Запрещается накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов. Центробанк расширил перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги из кассы (п. 2 Указания), добавив к ним:

- прочие выплаты в пользу работников (кроме зарплаты);

- стипендии;

- командировочные;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;

- возврат за непроданные товары (невыполненные работы, неоказанные услуги), оплаченные наличными;

- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Получается вот что. Если организация пожелает, к примеру, купить подарки для сотрудников и партнеров к Новому году или оплатить услуги компании, занимающейся организацией корпоративного вечера, ей придется действовать следующим образом:

1) сдать наличную выручку в банк;

2) снять с расчетного счета необходимую сумму на хозяйственные нужды по чеку;

3) оприходовать деньги в кассу;

4) только затем выдать их под отчет.

Пример 1

ООО "Пеликан", применяющее УСН, заключило с индивидуальным предпринимателем П.Р. Сычевым договор на приобретение 100 письменных наборов для вручения их деловым партнерам на Новый год. Стоимость каждого набора составляет 1120 руб. Вправе ли организация выдать деньги под отчет для совершения покупки из наличной выручки, оставшейся в кассе?

Нет, и сразу по двум причинам. Во-первых, выдавать деньги из кассы разрешено только на цели, определенные в пункте 7 Порядка ведения кассовых операций и пункте 2 Указания. В этих перечнях отсутствует покупка подарков к праздникам.

Во-вторых, общая сумма по договору составляет 112 000 руб. (1120 руб. х 100 шт.). Следовательно, если ООО "Пеликан" заплатит за наборы предпринимателю П.Р. Сычеву наличными, будет нарушено требование о лимите расчетов в пределах 100 000 руб.

Так что в рассматриваемом случае лучше сдать наличную выручку в банк, а затем перечислить деньги предпринимателю платежным поручением.

Отметим, что конкретные цели, на которые будет расходоваться наличная выручка, организации или предприниматели должны согласовывать с обслуживающим банком. Это делается ежегодно при оформлении расчета лимита остатка в кассе.

Примечание. Форма расчета приведена в приложении 1 к Положению ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 N 14-П.

Как правило о лимите применить к подотчетным лицам

На практике организации и индивидуальные предприниматели часто осуществляют наличные траты через подотчетных лиц. Нужно ли в этом случае придерживаться установленного лимита? Безусловно. Ведь подотчетные лица производят расчеты наличными от имени работодателя и на основании его доверенности.

Пример 2

ООО "Звездопад", применяющее УСН, заключило два договора купли-продажи:

- с предпринимателем Р.В. Азаровым на сумму 73 000 руб.;

- с ЗАО "Сновидения" на сумму 90 000 руб.

Все деньги для оплаты выданы 26 октября 2010 года менеджеру организации И.П. Васильеву под отчет. Он в тот же день передал их контрагентам. Нет ли здесь нарушения?

Подотчетное лицо действовало от имени ООО "Звездопад", значит, расчеты производились в первом случае между организацией и предпринимателем, а во втором - между двумя юридическими лицами. Поэтому ООО "Звездопад" в обоих случаях должно соблюдать предельный размер расчета наличными деньгами - 100 000 руб. на одну сделку.

Общая сумма по двум сделкам составляет 163 000 руб. (73 000 руб. + 90 000 руб.). Это больше установленного лимита. Однако платежи производились по двум договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб. Следовательно, нарушений нет.

На заметку. Во всех отношениях удобна - корпоративная карта

Как видим, расходуя деньги из кассы, организация должна учесть множество нюансов. Но есть другой вариант, при котором компании, с одной стороны, не придется иметь дело с наличностью, с другой - можно обойтись без оформления платежных поручений на оплату каждой покупки. Так, достаточно открыть карточный счет для совершения операций с корпоративными картами.

Корпоративной признается банковская карта, которая позволяет работнику предприятия проводить определенные операции по счету организации. С помощью корпоративной карты сотрудник сможет оплачивать расходы, связанные с основной и хозяйственной деятельностью общества, а также командировочные расходы и затраты представительского характера. Как правило, корпоративная карта является именной и открывается на конкретного работника в соответствии со списком, прилагаемым к договору карточного счета.

Обратите внимание: деньги на корпоративной карте принадлежат организации, а не работнику. Поэтому переведенная с расчетного на карточный счет сумма остается в собственности работодателя, и в налоговом учете эта операция отражена не будет. Распоряжаться деньгами на карточном счете работник имеет право в пределах лимита, установленного договором карточного счета.

Когда соблюдать лимит не нужно

Установленный предельный размер расчета наличными деньгами распространяется на расчеты, производимые между организациями, индивидуальными предпринимателями, а также между компаниями и предпринимателями. При этом стоит отметить, что индивидуальные предприниматели должны придерживаться лимита, только если наличный платеж проводится по сделке, связанной с их предпринимательской деятельностью. Иными словами, если предприниматель тратит денежные средства на какие-то собственные, не связанные с бизнесом цели, то он вправе расплачиваться наличными без ограничений.

Также нормы пункта 1 Указания не распространяются на расчеты хозяйствующих субъектов со своими сотрудниками, связанные с выдачей заработной платы, стипендий и иных выплат. Например, не будет правонарушения, если командированному работнику выданы 150 000 руб. под отчет, а он от своего имени оплатил ими товары (работы, услуги), необходимые для его личного потребления.

Не нужно соблюдать лимит и в том случае, если договор заключен от имени организации или индивидуального предпринимателя с физическим лицом, которое в качестве индивидуального предпринимателя не зарегистрировано.

За что накажут штрафом и кто виновен

Статьей 15.1 КоАП РФ установлена административная ответственность:

- за расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;

- накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Примечание. Индивидуальные предприниматели, нарушив порядок ведения кассовых операций, несут ответственность наравне с должностными лицами (ст. 2.4 КоАП РФ).

С должностных лиц и индивидуальных предпринимателей могут взыскать штраф в размере от 4000 до 5000 руб., а с организаций - от 40 000 до 50 000 руб. Заметим, приведенный перечень правонарушений является закрытым и оштрафовать за иное правонарушение по статье 15.1 КоАП РФ контролирующие органы не могут.

Главный вопрос, который интересует многие организации и предпринимателей: какая сторона признается виновной при расчетах наличными деньгами сверх установленного лимита? С одной стороны, в письме ЦБ РФ от 24.11.94 N 14-4/308 сказано, что меры ответственности применяются к тому контрагенту, который заплатил наличными по одному договору более 100 000 руб. И хотя приведенный документ уже не применяется, арбитражные суды, рассматривая подобные ситуации, как правило, приходят к аналогичному мнению (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 26.11.2007 N А79-6155/2007, от 22.09.2008 N А79-1817/2008 и ФАС Поволжского округа от 03.12.2008 N А72-3587/2008). С другой - во избежание неприятностей принимать от покупателей и заказчиков наличные сверх установленного лимита мы также не советуем.

Еще один интересный момент. Статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность за расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита между организациями. О расчетах индивидуальных предпринимателей с индивидуальными предпринимателями здесь не говорится. На этом основании ФАС Дальневосточного округа сделал вывод, что несоблюдение организацией предельного размера расчетов наличными с индивидуальным предпринимателем не образует состава правонарушения, установленного статьей 15.1 КоАП РФ (постановление от 11.12.2009 N Ф03-7241/2009). Тем не менее мы рекомендуем все-таки придерживаться лимита в 100 000 руб. и при расчетах наличными с участием предпринимателя. Ведь в Указании речь идет и об организациях, и об индивидуальных предпринимателях. В противном случае свою точку зрения придется отстаивать в суде.

Обратите внимание: правонарушение, трактуемое по статье 15.1 КоАП РФ, не является длящимся, поэтому за него могут наказать лишь в течение двух месяцев с момента совершения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Например, если ваша организация выплатила другой наличными по одному договору, скажем, 150 000 руб. полгода назад и проверок не было, то сейчас ее оштрафовать уже не смогут, нет оснований.

В статье 15.1 КоАП РФ не предусмотрена ответственность за расходование наличной выручки из кассы на цели, не содержащиеся в пункте 7 Порядка ведения кассовых операций и пункте 2 Указания. Тем не менее за такое правонарушение могут наложить штраф. Дело в том, что свободные деньги необходимо хранить в банке (п. 6 Порядка ведения кассовых операций). Предприятие не вправе тратить наличность на любые нужды. Поэтому налоговые органы и кредитные организации считают, что если общество израсходовало выручку по своему усмотрению на цели, которые не оговорены законодательством, то оно нарушило правила хранения наличности. А за несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег ответственность в статье 15.1 КоАП РФ как раз установлена. Кстати, арбитражные суды в этом вопросе часто встают на сторону контролирующих органов (постановление ФАС Центрального округа от 29.08.2008 N А09-1519/08-20 и ФАС Уральского округа от 07.09.2006 N Ф09-7873/06-С1).

Иногда налоговые органы идут другим путем. Они складывают остаток в кассе и сумму выручки, потраченную на цели, не оговоренные с обслуживающим банком. И если результат превышает установленный лимит остатка в кассе, то налогоплательщика привлекают к ответственности по той же статье 15.1 КоАП РФ, но уже за накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита. ФАС Поволжского округа согласился с таким доводом (постановление от 21.04.2009 N А57-23412/2008).

Н.А. Кулюкина,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 12, декабрь 2010 г.