Личная карточка или личное дело? (Т.В. Шадрина, "Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.)

Личная карточка или личное дело?

При приеме сотрудника на работу необходимо заполнить ряд документов. В их числе личная карточка. Ее форма унифицирована и приведена в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1): для всех работников - форма Т-2, для государственных и муниципальных служащих - форма Т-2 ГС (МС). Но всегда ли достаточно одной такой карточки? В каких случаях необходимо оформить и вести личное дело? Как оформляются и ведутся названные документы - расскажем в данной статье.

Обязательность ведения личной карточки

Минимальный необходимый объем информации о сотруднике, его трудовой деятельности в конкретной организации аккумулируется в личной карточке - форме Т-2. Но некоторые бюджетные организации считают, что раз Постановление N 1 обязательно для применения организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений, то и вести данную форму нет надобности. Это не так, и вот почему. В пункте 2 Постановления N 1 действительно есть оговорка насчет бюджетных учреждений, но она касается только унифицированных форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Но личная карточка входит в другой раздел унифицированных форм - по учету кадров, а они, в соответствии с указанным пунктом, обязательны для применения всеми организациями.

Также необходимость ведения личной карточки по форме Т-2 или Т-2 ГС (МС) подтверждается Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках": с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Более того, Минздравсоцразвития в Письме от 02.04.2008 N 835-17 отметило, что использование унифицированных форм из Постановления N 1 в государственных органах является обязательным, но с особенностями, касающимися бюджетных учреждений.

Нужно ли вести личное дело?

Необходимость ведения личной карточки мы выяснили, а вот как быть с личным делом, ведь ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативно-правовых актах не раскрыто понятие личного дела. Однако федеральными законами от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон N 79-ФЗ) и от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" установлена обязанность кадровой службы указанных органов по ведению личных дел.

Ведение личного дела государственного гражданского служащего осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ N 609*(1). В таком же порядке должны вестись личные дела муниципальных служащих.

Получается, что организации и учреждения, не относящиеся к государственной или муниципальной службе, не обязаны вести личные дела сотрудников. Но мы все-таки рекомендовали бы это делать, поскольку информация о работниках, находящаяся у работодателя, относится к категории персональных данных. Как известно, работодатель должен систематизировать, обрабатывать, хранить и защищать такие данные, а удобнее всего это делать именно в форме личного дела. Более того, при передаче документов на архивное хранение кадровику будет гораздо проще сформировать дела и передать их в соответствующий архив.

На практике личное дело выглядит как папка с документами, касающимися трудовой деятельности работника в конкретном учреждении.

Обычно в состав личного дела включают:

- личную карточку работника;

- автобиографию;

- копии документов об образовании;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника;

- трудовой договор и копии приказов, касающиеся данного работника;

- аттестационные листы;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы.

Полный перечень документов приведен в Указе Президента N 609. Иные бюджетные учреждения для ведения и формирования личного дела могут руководствоваться данным указом.

Оформление личной карточки

Итак, оформляя прием на работу, кадровый работник должен заполнить личную карточку. Для этого ему понадобятся следующие документы:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка работника, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- другие документы, если их представление предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.

Сразу возникает еще вопрос: в каком виде заводить карточку - бумажном или электронном? Конечно, личная карточка должна вестись на бумаге. При приеме на работу карточку можно оформить в электронном виде, занеся все необходимые и имеющиеся на момент заполнения данные. Но сразу после внесения данных ее надо распечатать, чтобы работник ознакомился с ней и подтвердил правильность заполнения карточки своей подписью.

Если работник трудоустраивается впервые, естественно, у него не будет страхового свидетельства. Но, заполняя личную карточку, не нужно ставить прочерк в данной графе - просто оставьте ее незаполненной. Как только свидетельство будет изготовлено, его данные должны быть внесены в карточку.

Помните, что личная карточка должна быть заполнена в течение недели со дня приема на работу, по аналогии со сроком внесения записей в трудовые книжки (п. 8 и 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки подробнее.

Порядок заполнения

Первым делом заполним шапку формы на первом листе. В верхней части первого листа формы в таблице должны быть отражены:

- наименование организации - указывается в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно указывать его);

- дата составления (может совпадать с датой приема на работу работника, а может отличаться от нее);

- табельный номер (присваивается при приеме на работу; данную графу можно не заполнять, если табельные номера в организации не назначаются);

- идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования - соответствующие графы должны заполняться на основании представленных сотрудником документов;

- первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка (для систематизации формы), - в графе "Алфавит";

- характер работы (постоянная - если трудовой договор заключен на неопределенный срок, временная - если трудовой договор срочный);

- вид работы (основная или по совместительству);

- буква "м" или "ж" - в графе "Пол".

Далее переходим к разделу I "Общие сведения". Первое, что бросается в глаза, - это поля для кодов. Нужно ли заполнять данные графы? Поскольку указаний на обязательное заполнение граф с кодами в законодательстве не содержится, заполнение данных полей не обязательно.

Обратите внимание! Обычно личные дела, как и любую другую кадровую документацию, ведет сотрудник отдела кадров. Если такого в штате не предусматривается, нужно приказом руководителя назначить ответственное лицо.

Но если все же проставление кодов на предприятии необходимо, то рекомендуем обратиться к классификаторам: ОКИН *(2), ОКСО *(3), ОКПДТР *(4) и ОКАТО *(5).

В графе "Трудовой договор" проставляются дата и номер трудового договора, заключенного с работником. Если дата подписания договора отличается от даты начала работы, необходимо указать две даты, так как именно дата начала работы играет роль при подсчете стажа для ежегодного отпуска.

Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения указываются на основании паспортных данных.

Графа "Гражданство" заполняется в соответствии с ОКИН:

- гражданин РФ (код 1);

- гражданин РФ и иностранного государства (код 2);

- иностранный гражданин (код 3);

- лицо без гражданства (код 4).

Если у работника двойное гражданство, рекомендуем в скобочках указать его, например, так: "Гражданин РФ и иностранного государства (Турции)". Также нужно поступить, заполняя личную карточку иностранного гражданина: "Иностранный гражданин (Австралия)".

При заполнении графы "Знание иностранного языка" необходимо назвать язык и указать степень владения им. Например, читает и переводит со словарем - код 1, а владеет свободно - код 3. При необходимости указывается и наименование языка, а также его код. Например, английский язык - код 014.

Графа "Образование" заполняется на основании документов об образовании. Как правило, заносят только сведения о законченном образовании, но классификатором предусмотрено и неполное образование, поэтому его тоже можно зафиксировать в карточке. Выделяют несколько уровней образования:

- начальное (общее) образование (код 02) - если работник окончил три или четыре класса и больше не учился;

- основное общее - если работник окончил 9 или 8 классов (в зависимости от системы образования) и получил свидетельство (код 03);

- среднее (полное) общее образование (код 07) - если работник закончил 10 или 11 классов, гимназию или лицей и получил свидетельство;

- начальное профессиональное образование (код 10) - профессиональное училище (ПУ, ПТУ);

- среднее профессиональное образование - если работник закончил среднее специальное учебное заведение - техникум или колледж (код 11);

- неполное высшее образование - три и более курса вуза (код 15);

- высшее образование - работник окончил университет, академию или институт и получил диплом (код 18);

- послевузовское образование (код 19) - закончены аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура или докторантура и получен диплом.

При заполнении графы "Профессия" некорректно вносить должность, на которую устраивается работник. В качестве основной профессии нужно указать сведения о профессии, по которой он приобрел наибольший опыт. А в качестве дополнительной можно назвать наиболее интересующую организацию профессию работника. Это пригодится для формирования кадрового резерва.

Сведения о стаже работы заполняются на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Рассчитывать общий и непрерывный стаж сейчас не нужно. Важен страховой стаж. Продолжительность такого стажа определяется как разница суммы дат конца и суммы дат начала указанных периодов. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день. Например.

1) 12.07.1998 + 14.07.1996 + 31.12.1989 + 21.05.1987 + 09.06.1969 + 23.05.1967 = 110.42.11906 (сумма дат конца работы);

2) 15.07.1996 + 04.09.1991 + 01.01.1989 + 15.09.1970 + 27.05.1967 + 15.03.1966 = 77.34.11879 (сумма дат начала работы);

3) 110.42.11909 - 77.34.11879 = 27.08.33, или 27 лет 9 месяцев 3 дня + 6 дней = 27 лет 9 месяцев 9 дней.

Для заполнения графы "Состояние в браке" существуют следующие формулировки:

- никогда не состоял (не состояла в браке) (код 1);

- состоит в зарегистрированном браке (код 2);

- состоит в незарегистрированном браке (код 3);

- вдовец (вдова) (код 4);

- разведен (разведена) (код 5);

- разошелся (разошлась) (код 6).

Формулировки типа "холост" или "женат" недопустимы.

Состав семьи тоже необходимо указать, причем не стоит перечислять всех родственников, достаточно тех, с которыми работник проживает. Коды родственников тоже можно найти в ОКИН.

При заполнении графы "Паспорт" в личную карточку переносятся реквизиты документа, удостоверяющего личность. При изменении паспортных данных нужно сделать отметку в личной карточке, внеся новые реквизиты.

В графе "Место жительства" указывается адрес в соответствии со штампом регистрации в паспорте. Место фактического проживания может отличаться от места регистрации. В таком случае информация заносится со слов работника.

Раздел II "Сведения о воинском учете" многие игнорируют. Не следует этого делать: его данные позволят правильно и своевременно вести воинский учет в организации. Данный раздел заполняется на основании:

- военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - для граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Обратите внимание: если гражданин пребывает в запасе, то п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.); в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" указывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А); п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется буквами:

- А (годные к военной службе);

- Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

- В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно негодные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А".

Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется для граждан, пребывающих в запасе (простым карандашом): строка "а" - в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

В случае когда гражданин подлежит призыву на военную службу:

- п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

- в пункте 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву";

- в пункте 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе) - на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Примечание. В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Основанием для внесения записей в раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу" служат приказы (распоряжения) о приеме (форма Т-1 или Т-1а) или о переводе на другую работу (Т-5). С каждой записью, внесенной в данный раздел, работника необходимо ознакомить под роспись.

Раздел IV "Аттестация" нужно заполнять, только если в организации проводилась аттестация работников. В нем нужно указать дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола. Кроме этой информации в графу "Решение комиссии" можно занести рекомендации аттестационной комиссии (при их наличии в протоколе). В графе "Основание" делается ссылка на приказ о проведении аттестации.

При прохождении работником обучения для обновления теоретических и практических знаний в образовательном учреждении повышения квалификации заполняется раздел V "Повышение квалификации". Запись в данный раздел заносится на основании удостоверения о повышении квалификации или свидетельства. В основаниях указывается приказ о направлении работника на обучение.

Когда работник освоит новую профессию, надо заполнить раздел VI "Профессиональная переподготовка", запись в который вносится на основании диплома о такой переподготовке и приказа о направлении на нее. В том случае, если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа "Основание" останется незаполненной.

Сведения о поощрении работника руководством учреждения и государственных наградах заносятся в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания". Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит, по аналогии и в личной карточке. В графе "Документ" данного раздела фиксируются дата и номер приказа (форма Т-11) или иного наградного документа.

Обратите внимание! В разделе VIII "Отпуск" учитываются все отпуска, предоставленные работнику за период работы в организации, то есть кадровик указывает вид отпуска (например, ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы и т.д.), дату начала и окончания, количество календарных дней, период, за который он предоставляется, и основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).

Раздел IX "Социальные льготы" заполняется на основании представленных работником документов и позволяет кадровику отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий.

Если для каких-либо сведений не нашлось места в личной карточке, их можно внести в разд. X "Дополнительные сведения". Например, в этот раздел можно внести информацию о наличии водительского удостоверения, обучении по вечерней или заочной форме.

Последним разделом для заполнения в личной карточке является разд. XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)", который заполняется только при увольнении работника. Необходимо внести дату увольнения, номер и дату приказа об этом и основания со ссылкой на соответствующие пункт, часть статьи Трудового кодекса или иного федерального закона.

Порядок ведения личного дела

Личное дело, так же как и личная карточка, заводится после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Документы, поступающие в него, необходимо подшивать в хронологическом порядке, то есть приказ о приеме должен располагаться в самом низу, а приказ об увольнении - вверху. Личное дело должно быть прошито и страницы пронумерованы.

Примечание. К каждому личному делу должна прилагаться фотография работника без головного убора, которая заверяется кадровиком.

К личному делу обязательно должна прилагаться опись документов дела, которая представляет собой перечень документов, помещенных в нем. Опись подшивается в дело при его заведении и заполняется по мере поступления документов. Она содержит информацию о наименовании поступившего документа и номер листа, на котором он располагается. Это поможет быстро найти необходимый документ.

Кадровики спросят: оригиналы документов размещать в деле или достаточно копий? Часть документов, согласно Указу Президента РФ N 609, должна быть помещена в дело в оригиналах. Это заявление с просьбой о поступлении на службу, собственноручно заполненная работником анкета, экземпляр служебного контракта и т.д.; другие документы могут быть размещены в виде копий - паспорт, свидетельство обязательного пенсионного страхования, акты о назначении на должность, переводе и пр.

Для более подробной регламентации порядка ведения личных дел в бюджетных учреждениях рекомендуем разработать локальный нормативный акт, в котором надо подробно рассмотреть вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. Например, можно установить, что опись в личном деле оформлять не нужно.

Личное дело должно храниться в кадровой службе, а после увольнения работника - передано на архивное хранение. Поскольку гл. 14 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность по защите таких данных, рекомендуем оборудовать кабинет отдела кадров так, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Например, можно приобрести несгораемые шкафы.

После увольнения личное дело закрывается, оформляется лист-заверитель, в котором отражается количество листов в личном деле и изменения в его составе или состоянии (например, некоторые документы могут быть повреждены или добавлены новые). Отметим, что личные дела, в соответствии с п. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, должны храниться в организации 75 лет, а личные дела руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, - постоянно.

Ответственность за ведение личных карточек и дел

Неведение личных карточек и дел является нарушением трудового законодательства и в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за это возможно:

- наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

- наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Кроме этого, поскольку информация, содержащаяся в личной карточке или деле, является персональными данными, за нарушение установленного законом*(6) порядка их сбора, хранения, использования или распространения ст. 13.11 КоАП РФ предусматривается штраф: от 5 000 до 10 000 руб. для организации и от 500 до 1 000 руб. для должностного лица.

Но не только административным законодательством предусмотрена ответственность за разглашение сведений из личных дел и карточек. Например, на основании п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ гражданский служащий может быть уволен за разглашение сведений, представляющих государственную и иную тайну, в том числе и персональных данных.

Статьей 137 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации: от штрафа до ареста.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда в бюджетном учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

*(2) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412.

*(3) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст.

*(4) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

*(5) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413.

*(6) Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".