Вопрос: Генеральный директор сам водит свою машину, несет расходы на ГСМ и прочее, связанное с машиной. Какой договор необходимо заключить с генеральным директором в целях отнесения расходов, связанных с эксплуатацией машины? Что следует предусмотреть в заключаемом договоре? Как облагать налогами выплаты по договору? ("Советник бухгалтера", N 12, декабрь 2010 г.)

Генеральный директор сам водит свою машину, несет расходы на ГСМ и прочее, связанное с машиной. Какой договор необходимо заключить с генеральным директором в целях отнесения расходов, связанных с эксплуатацией машины? Что следует предусмотреть в заключаемом договоре? Как облагать налогами выплаты по договору?

В целях списания расходов, которые возникают при использовании личного автомобиля, оптимальным решением является заключение организацией с гендиректором договора аренды транспортного средства с экипажем с учетом соблюдения изложенных ниже особенностей.

Гражданско-правовые нормы позволяют ООО заключить с гендиректором, в частности, следующие договоры:

- купли-продажи (либо дарения) транспортного средства (далее - ТС);

- безвозмездного пользования;

- аренды ТС без экипажа;

- аренды ТС с экипажем.

Наиболее приемлемым договором для списания расходов в целях налогообложения без оформления перехода права собственности можем порекомендовать заключение договора аренды ТС с экипажем в рамках статьи 632 Гражданского кодекса РФ. По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Таким образом, плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.

При заключении договора организация должна учесть следующие особенности:

- необходимость заполнения путевых листов (п. 1 ст. 252 НК РФ);

- необходимость предрейсового медицинского освидетельствования водителя (здесь - гендиректора) (п. 1 ст. 20, ст. 31 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения", гл. 12 КоАП РФ);

- в договоре помимо арендной платы рекомендуется выделить стоимость оказания услуг по управлению и технической эксплуатации ТС (вознаграждение водителя-гендиректора);

- не возлагать на арендодателя расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства.

Налог на прибыль

На основании статьи 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Заключение подобного договора можно обосновать (ст. 252 НК РФ) в приказе, в котором следует указать, что данное ТС будет использоваться в представительских целях, а средняя рыночная стоимость аренды ТС с экипажем на момент заключения подобного договора составляет сумму, превышающую стоимость арендной платы, определенной по договору с гендиректором.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждены формы путевых листов, которые являются обязательными для автотранспортных организаций, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Путевой лист является первичным документом по учету работы автомобильного транспорта.

Минфин России сообщил, что для подтверждения расходов, возникающих по договору аренды транспортного средства с экипажем, в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг, например акта приема-передачи услуг (письмо от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780). При этом арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством могут учитываться в составе расходов на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ).

Ранее в письме УФНС РФ по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92786 было разъяснено, что для подтверждения расходов, связанных с арендой автотранспортных средств, первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об экономической оправданности и обоснованности произведенных расходов в производственных целях.

НДФЛ

Общая сумма по договору облагается НДФЛ (ст. 207, подпункты 4, 6, 8 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Вознаграждение, выплачиваемое по заключенному с физическим лицом договору аренды ТС с экипажем, за услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации является объектом обложения страховыми взносами (пп. "а" п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ).

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ о страховых взносах).

Следовательно, вознаграждение, выплачиваемое организацией физическому лицу по заключенному с ним договору аренды автотранспортного средства с экипажем, за услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации является объектом обложения страховыми взносами.

С суммы выплат по договору аренды ТС с экипажем организация не начисляет страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том случае, если в договоре аренды ТС с экипажем определено, что организация-страхователь обязана уплачивать страховщику страховые взносы в ФСС РФ (абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Если был использован договор, где не указано об обязанности организации по уплате страховых взносов при начислении договорных сумм, то эти страховые взносы не начисляются (п. 1 ст. 5 Закона N 125-ФЗ; п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184; п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). При этом не следует забывать о том, что автомобиль - это источник повышенной опасности, а при неуплате взносов в случае аварии при использовании авто в служебных целях возмещения из ФСС не будет (ст. 3, п. 1 ст. 7, ст. 9, п. 1 ст. 15 Закона N 125-ФЗ).

Пример

ООО заключило с руководителем договор аренды ТС с экипажем, в котором не указана обязанность по начислению взносов по страхованию от НС и ПЗ. Ежемесячная плата по данному договору состоит из двух частей: из платы за аренду транспортного средства (5 000 руб.) и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (2 000 руб.).

В расходы по налогу на прибыль будет включено 7 000 руб. Страховые взносы будут начислены только на плату за услуги по управлению этим транспортным средством (налоговая база составит 2 000 руб.). НДФЛ исчисляется со всей суммы договора - от 7 000 руб. Взносы по страхованию от НС и ПЗ начислять не потребуется.

Последствия

При незаключении договора аренды ТС с экипажем организация вправе компенсировать расходы гендиректору лишь в размере компенсации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Данным постановлением установлены следующие размеры компенсационных выплат за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя: до 2 000 куб. см включительно - 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб. в месяц; мотоциклов - 600 руб. в месяц. Суммы выплат в пределах компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Согласно п. 38 ст. 270 НК РФ расходы на компенсацию, выплаченную сверх этих норм, не учитываются в целях налогообложения.

Л.Г. Жадан,

аудитор

1 декабря 2010 г.

"Советник бухгалтера", N 12, декабрь 2010 г.