Актуальные вопросы проведения инвентаризации (С. Валова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.)

Актуальные вопросы проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации известен каждому бухгалтеру, однако вопросов все равно возникает немало. В данной статье даны ответы на те из них, которые имеют наибольшую актуальность для бухгалтеров силовых структур.

Какую цель имеет проведение инвентаризации имущества и обязательств в силовом ведомстве? Согласно п. 1 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете*(1) основной целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. При проведении инвентаризации:

- выявляется фактическое наличие имущества и неучтенных объектов;

- сопоставляется фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверяется полнота отражения в учете обязательств.

О необходимости проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности неоднократно напоминал Минфин (письма от 03.06.2010 N 07-02-12/13, от 27.05.2010 N 07-02-12/12).

Для справки! Напомним, что порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания N 49).

С какой периодичностью следует проводить инвентаризацию? Порядок и периодичность проведения инвентаризации могут определяться в учетной политике. Данное право предоставлено российским законодательством (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете) каждой организации. При этом законом определены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Таким образом, какую бы периодичность проведения инвентаризаций ни установило учреждение, оно обязано каждый год перед составлением итоговой отчетности за прошедший финансовый год проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств. В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 1.5 Указаний N 49 допускается проведение инвентаризаций основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Какова последовательность проведения и документального оформления инвентаризации? В соответствии с Указаниями N 49 последовательность проведения инвентаризации и оформление результатов можно представить в виде таблицы.

Последовательность действий	Документальное оформление
Утверждение порядка проведения инвентаризации, графика проведения инвентаризации	Учетная политика организации, положение о порядке проведения инвентаризации
Принятие решения о проведении инвентаризации	Приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 *(2), его отражение в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ИНВ-23)
Проведение инвентаризации	Составление и заполнение следующих документов*(3): - инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081); - инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082); - инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086); - инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087); - инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); - инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089); - инвентаризационная опись расчетов по доходам (ф. 0504091)
Определение и оформление результатов инвентаризации	Составление и заполнение ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Оформление приказов руководителя о списании недостач и оприходования излишков
Отражение результатов инвентаризации в учете	Бухгалтерская справка, на основании которой производятся записи на счетах учета

Допускаются при заполнении инвентаризационных описей сокращенные наименования товарных ценностей и не заполненные страницы? В инвентаризационных описях и актах необходимо указывать полные наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Указаний N 49). На каждой странице указываются прописью число вошедших порядковых номеров и общая численность материальных ценностей в натуральных показателях независимо от действительных единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.). Если записи нет, ставится прочерк: оставлять пустые строки не допускается. На последних страницах ставится отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Все лица, проводившие проверку, а именно члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, должны подписать инвентаризационные документы.

После проведения инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в инвентаризационной описи. Как следует поступить в данном случае? В соответствии с п. 2.13 Указаний N 49 в тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписаны ими (п. 2.13 Указаний N 49).

Допускается ли при инвентаризации в складских помещениях пересчет материальных ценностей в неповрежденной упаковке поставщика без ее вскрытия? Как поступить с большим количеством весовых товаров? Согласно п. 2.7 Указаний N 49 по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Обязательно ли при проведении инвентаризации ГСМ учитывать топливо в баках автомобилей? В силу п. 1.3 Указаний N 49 проверке подлежит все имущество организации независимо от места его нахождения, поэтому топливо в баках автомобилей (в натуральном достоинстве) определяется на основании акта снятия остатков на день проведения инвентаризации. Также учету подлежат топливные талоны, находящиеся у водителей.

Как следует отразить в инвентаризационной описи полуфабрикаты на кухне столовой (в частности, мясной фарш)? Мясной фарш, а также иные кулинарные заготовки, используемые для выпуска готовых блюд и представляющие собой неоднородную массу или смесь сырья, относятся к незавершенному производству. При их инвентаризации следует руководствоваться п. 3.31 Указаний N 49. В соответствии с нормами, изложенными в нем, по такому незавершенному производству в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции.

Как следует указывать в инвентаризационных описях служебных собак и их щенков? Руководствуясь нормами п. 3.36 Указаний N 49, в инвентаризационной описи следует указать номер животного (бирка, тавро), кличку, год рождения, породу и первоначальную стоимость. Молодняк животных включается в описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д.

Какие особенности следует учитывать при инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками? Пунктом 3.44 Указаний N 49 установлено, что инвентаризация расчетов с поставщиками, подрядчиками, а также другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженной по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов. С этой целью учреждением должна быть проведена взаимная сверка расчетов с поставщиками и подрядчиками, с которыми у учреждения заключены договоры поставки, а по ее итогам оформлены соответствующие акты.

Смысл взаимосверки расчетов - сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.

Во время проведения инвентаризации в складских помещениях МВД привезли товары от поставщика, следует ли их включать в опись? В силу норм п. 3.18 Указаний N 49 все ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Разрешается ли осуществлять отпуск хозяйственного инвентаря со складского помещения во время проведения контрольных мероприятий по проверке товарно-материальных ценностей? Согласно п. 3.19 Указаний N 49 при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Как следует указать в инвентаризационной описи форму, которая выдается работникам следственного изолятора? Как поступить со спецодеждой, которая возвращена на склад и не пригодна к дальнейшему использованию? Инвентаризация ценностей, находящихся в эксплуатации (к таким ценностям, в частности, относится выданная работникам организации спецодежда), проводится по местам нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся. При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых описей с указанием ответственных за предметы лиц, на которых открыты личные карточки. Ответственные лица расписываются в описи.

Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, записываются в опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, оказывающих услуги по стирке и ремонту (п. 3.25 Указаний N 49).

Предметы, пришедшие в негодность и не списанные на момент проведения инвентаризации, в описи не включаются. В этом случае следует составить акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Если по результатам инвентаризации выявлено неучтенное имущество, как его отразить? В соответствии с п. 3.3 Указаний N 49 при выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

При проверке кухни-столовой учреждения ФСИН была обнаружена пересортица макаронных изделий. По одному наименованию выявлена недостача, по другому - излишек. Допускается ли покрытие недостачи излишком? Порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений регламентирован п. 5.3 Указаний N 49. Согласно его положениям организациям разрешено в отношении образовавшихся в результате пересортицы излишков и недостач производить взаимозачет.

Взаимозачет возможен:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же материально ответственного лица;

- по товарам одного наименования и в тождественных количествах.

Если у учреждения возникают затруднения с определением принадлежности продуктов питания к одному наименованию, рекомендуется использовать Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93 (ОКП), утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 30.12.1993 N 301.

Обратите внимание! Взаимный зачет излишков и недостач по пересортице допускается только в исключительных случаях по решению руководителя организации (п. 5.4 Указаний N 49).

Должны ли материально ответственные лица представлять инвентаризационной комиссии объяснения по поводу образовавшейся пересортицы? Отметим сразу, что данная ситуация подлежит детальному расследованию. Согласно п. 5.3 Указаний N 49 в случае выявления допущенной пересортицы материально ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в учреждениях на расходы. В этом случае в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Все предложения по результатам инвентаризации представляются на рассмотрение руководителю организации.

В каком периоде должны быть отражены результаты инвентаризации? Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовому контрольному мероприятию - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Указаний N 49). Данные результатов проведенных в отчетном году проверок обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

* * *

В заключение отметим, что бухгалтерская служба обязана осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций, оформлением ее результатов, требовать своевременной сдачи материалов в бухгалтерию, отражать на счетах выявленные расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризации должны быть приняты соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете материальных запасов и возмещению материального ущерба.

С. Валова,

эксперт журнала "Силовые

министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

*(3) Формы документов утверждены Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".