Вопрос: Были выданы деньги под отчет 30 сентября на мероприятие, которое состоялось 1 октября. Отчитались 2 октября. Чеки были предоставлены от 30 сентября. Правильно ли отчитались? В срок ли? ("Советник бухгалтера бюджетной сферы", N 12, декабрь 2010 г.)

Были выданы деньги под отчет 30 сентября на мероприятие, которое состоялось 1 октября. Отчитались 2 октября. Чеки были предоставлены от 30 сентября. Правильно ли отчитались? В срок ли?

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18, денежные средства выдаются под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Аналогичные указания содержатся и в п. 166 Инструкции по бюджетному учету (утв. приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н), в соответствии с которым аванс выдается по распоряжению руководителя бюджетного учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Авансовый отчет об израсходованных суммах согласно тому же п. 11 Порядка должен быть представлен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). В тот же срок должен быть произведен окончательный расчет с подотчетным лицом.

Значит, принципиальное значение имеет то, на какой срок изначально деньги выдавались под отчет. То, что чеки датированы 30 сентября, а отчет был представлен 2 октября, не имеет никакого значения. Списание расходов производится на дату утверждения авансового отчета руководителем, вне зависимости от того, в какие именно даты подотчетное лицо фактически производило оплату товаров, работ и услуг (тратило выданные ему под отчет денежные средства).

Кроме того, в случае если расходы были понесены в связи с организацией какого-то мероприятия, в подтверждение обоснованности расходов помимо первичных документов, подтверждающих оплату подотчетным лицом соответствующих товаров, работ и услуг, прилагаемых к авансовому отчету, обычно дополнительно составляют и отчет о проведенном мероприятии. Конечно, такой отчет не может быть датирован раньше дня фактического проведения мероприятия.

М.Л. Аникина,

консультант-эксперт ИД "Советник бухгалтера"

1 декабря 2010 г.

"Советник бухгалтера бюджетной сферы", N 12, декабрь 2010 г.