Документы, необходимые работодателю для заключения трудового договора (Т.В. Шадрина, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.)

Документы, необходимые работодателю для заключения трудового договора

Для оформления трудовых отношений необходимо, чтобы работник представил определенные документы. В статье 65 ТК РФ приведен перечень таких документов. При этом законодатель запретил требовать от лица, поступающего на работу, иные документы, не предусмотренные Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Какие документы работник обязан представить работодателю? Правомерен ли отказ работодателя в заключении договора при отсутствии какого-либо документа? В каких случаях работодатель может требовать иные документы при приеме на работу? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Получение необходимых документов для заключения трудового договора является первым шагом к оформлению трудовых отношений. В том случае, если работник предоставит не все требуемые работодателем документы, он может получить отказ в приеме на работу. Но всегда ли работодатель имеет право требовать те или иные документы, например справку о составе семьи и др.?

Статьей 65 ТК РФ установлен перечень документов, которые работодатель может требовать при приеме на работу, а работник обязан представить:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.

Документ, удостоверяющий личность

Паспорт гражданина РФ стоит первым в списке документов, предъявляемых при приеме на работу. И это не случайно. Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ на основании Указа Президента РФ от 13.03.1997 N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина РФ на территории РФ".

Но при его отсутствии лицо, поступающее на работу, может предъявить иной удостоверяющий личность документ. За разъяснениями обратимся к п. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", в соответствии с которым на территории России для граждан РФ такими документами являются:

- военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);

- временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта (форма N 2П *(1));

- документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в Россию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ). В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию" это паспорт, дипломатический паспорт, служебный паспорт и паспорт моряка*(2) (удостоверение личности моряка);

- справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемым и обвиняемым.

Поэтому при приеме на работу взамен отсутствующего паспорта можно потребовать любой из вышеуказанных документов, а при получении работником паспорта оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении реквизитов документа, удостоверяющего личность работника.

В любом случае после оформления паспорта гражданина РФ работник должен представить его работодателю.

Трудовая книжка

На основании ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены постановлениями Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Требовать от работника принести новый бланк трудовой книжки неправомерно, так как указанными постановлениями обязанность по обеспечению работника, трудоустраивающегося впервые, трудовой книжкой возложена на работодателя.

Так, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек*(3) установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Изготовление указанных бланков и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утвержденном Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Соблюдение такого порядка предотвращает использование поддельных бланков трудовой книжки.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда новый работник, устраиваясь на работу, указал, что имеет опыт работы, но подтвердить его не может, так как потерял трудовую книжку. В таком случае лучше всего направить работника к предыдущему работодателю для оформления дубликата трудовой книжки, ведь в силу п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Однако в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

Каждый работник, за которого в соответствии с действующим законодательством уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд, должен иметь указанное свидетельство. И если работник имеет хоть какой-то стаж работы, то у него должно быть такое свидетельство. При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем (ст. 65 ТК РФ).

Это положение подтверждается и ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ): лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, получает указанное страховое свидетельство через работодателя.

Для оформления свидетельства обязательного пенсионного страхования работодателю необходимо заполнить ряд документов, формы которых разработаны и утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п. Этим же постановлением утверждена и Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Пунктом 9 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н*(4), предусмотрено, что при заключении трудового договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица (АДВ-1) в территориальный орган ПФ РФ в течение двух недель с даты заключения договора для его регистрации. Территориальный орган Пенсионного фонда в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство.

Если при приеме на работу выяснилось, что будущий работник потерял свидетельство пенсионного страхования, работодатель на основании п. 5 ст. 27 Закона N 27-ФЗ должен направить его в территориальный орган ПФР, так как лицо, не работающее по трудовому договору или не заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, и не зарегистрированное в качестве страхователя, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования обратиться с заявлением о его восстановлении в орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства.

Документы воинского учета

Требование работодателя о представлении документов воинского учета правомерно только в том случае, если будущий работник является военнообязанным или подлежит призыву на военную службу. Если поступающий на работу не представляет военный билет, ссылаясь на то, что он освобожден от призыва или не подлежит ему, необходимо затребовать у него специальное удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Предъявление работником документов воинского учета необходимо для ведения воинского учета работодателем. Такой учет должен вестись в организации на основании п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Обратите внимание! Несообщение руководителем или другим ответственным за военно-учетную работу должностным лицом организации в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о принятых на работу гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от 300 до 1000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

В соответствии с п. 14 Положения о воинском учете*(5) воинскому учету в организациях подлежат:

а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;

б) граждане, пребывающие в запасе:

- мужского пола, пребывающие в запасе;

- уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;

- успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;

- не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу;

- не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам, по достижении ими возраста 27 лет;

- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;

- прошедшие альтернативную гражданскую службу;

- женского пола, имеющие военно-учетные специальности согласно приложению к Положению о воинском учете.

Документ об образовании

Работник по требованию работодателя обязан представить документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работник поступает на работу, требующую таких знаний или специальной подготовки. Например, принимая на работу врача, работодатель имеет право требовать представления диплома о высшем образовании, а также сертификата специалиста и лицензии на осуществление медицинской или фармацевтической деятельности (ст. 54 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан*(6)). Трудоустраивая водителя, работодатель может требовать предъявления водительского удостоверения на право управления транспортным средством соответствующей категории, которое подтверждает его профессиональную подготовку.

В то же время требование работодателя представить документ об образовании к работнику, принимаемому на работу, не требующую специальных знаний (например, сторож, уборщица, оператор ПК), будет незаконно.

Бывает, что работник приносит копию диплома об окончании вуза, мотивируя отсутствие оригинала утерей. Достаточно ли такой копии, если работник принимается на должность, требующую наличия высшего профобразования? Поскольку трудовым законодательством не предусмотрено представление копий документов об образовании при приеме на работу, отсутствие оригинала документа может расцениваться работодателем как отсутствие подтверждения наличия должного образования.

Конечно, при необходимости, принять на работу такого сотрудника все же можно, но нужно предупредить работника о том, что надо представить дубликат диплома, и о возможном расторжении трудового договора по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - представление подложных документов при заключении трудового договора, если впоследствии выяснится, что диплом поддельный.

Если работник не примет меры к получению дубликата диплома, трудовой договор с ним может быть прекращен по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ - нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ).

Требование работодателя о представлении иных документов

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например, принимая на работу несовершеннолетнего работника, работодатель вправе потребовать согласие одного из родителей на трудоустройство и справку о состоянии здоровья будущего работника (ст. 63, 266 ТК РФ).

Работодателю может понадобиться справка (заключение) об отсутствии судимости, но правомерным ее требование будет лишь тогда, когда сотрудник устраивается на работу:

- с наркотическими средствами и психотропными веществами (Постановление Правительства РФ от 06.08.1998 N 892*(7));

- педагогом (ст. 331 ТК РФ);

- в службы авиационной безопасности (ст. 52 ВК РФ);

- в ведомственную охрану (ст. 7 Федерального закона от 14.04.1999 N 77-ФЗ "О ведомственной охране").

А в соответствии со ст. 324 ТК РФ заключение трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, допускается при наличии у них медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях.

В случае же отсутствия таких правовых актов требование работодателя представить документы, не предусмотренные ст. 65 ТК РФ, является неправомерным. Так, нарушением будет, если работодатель потребует с женщины, принимаемой на работу, справку о наличии или отсутствии беременности и примет решение о возможности приема на работу лишь после представления такой справки. Это подтверждается и решениями судов, в которых сделаны аналогичные выводы (см., например, Постановление ФАС СЗО от 29.04.2010 N А26-4764/2009).

Довольно часто работодатели требуют представить при трудоустройстве ИНН. Отметим, что отказ в трудоустройстве по причине непредставления указанного документа неправомерен и работник его легко оспорит в суде. Но, учитывая необходимость данных сведений для сдачи бухгалтерией отчетности по форме 2-НДФЛ, рекомендуем работодателям разъяснять работникам, что данные сведения требуются для правильного оформления документов, связанных с их трудовой деятельностью.

Также к документам, которые работодатель не вправе требовать, а работник может представить лишь в случае своего добровольного волеизъявления, можно отнести:

- свидетельство о заключении (расторжении) брака;

- свидетельства о рождении детей;

- пенсионное удостоверение;

- справка об инвалидности и т.д.

Данные документы могут быть представлены в копиях и только по желанию работника.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приложение 2 к Приказу ФМС РФ от 07.12.2009 N 339 "Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и по исполнению государственной функции по учету паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации".

*(2) Утрачивает силу с 01.01.2014 в связи с принятием Федерального закона от 30.12.2008 N 322-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О ратификации Конвенции, пересматривающей Конвенцию 1958 года об удостоверениях личности моряков (Конвенции N 185)".

*(3) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

*(4) Ранее действовала Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318, которая утратила силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 15.05.2010 N 346 "О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации".

*(5) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

*(6) Утверждены ВС РФ 22.07.1993 N 5487-1.

*(7) В редакции от 30.10.2010.