Вопрос: В связи с возникающими вопросами, связанными с возмещением расходов сотрудникам, направляемым в командировки, и отсутствием конкретных указаний или инструкций по ним, просим дать разъяснение: - какие документы должны быть приложены к авансовому отчету по командировке в случае бронирования посредством Интернета электронного проездного документа (билета) для проезда железнодорожным транспортом и его оплаты либо через Интернет, либо денежными средствами, либо кредитной картой? - какие документы должны быть представлены для подтверждения факта произведенной перевозки на железнодорожном транспорте? - какие документы могут быть представлены для принятия расходов по проезду... ("Бюджетный учет", N 1, январь 2011 г.)

В связи с возникающими вопросами, связанными с возмещением расходов сотрудникам, направляемым в командировки, и отсутствием конкретных указаний или инструкций по ним, просим дать разъяснение:

- какие документы должны быть приложены к авансовому отчету по командировке в случае бронирования посредством Интернета электронного проездного документа (билета) для проезда железнодорожным транспортом и его оплаты либо через Интернет, либо денежными средствами, либо кредитной картой?

- какие документы должны быть представлены для подтверждения факта произведенной перевозки на железнодорожном транспорте?

- какие документы могут быть представлены для принятия расходов по проезду к месту командирования и обратно в случае утраты подлинников железнодорожных билетов (электронных или оформленных на бланке строгой отчетности), а также документов, подтверждающих их оплату?

В соответствии со статьей 82 Закона от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" пассажир обязан иметь проездной документ (билет), а перевозчик или иное уполномоченное перевозчиком лицо обязаны оформить проездной документ (билет) при наличии свободного места в поезде до указанной пассажиром железнодорожной станции назначения.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 23 июля 2007 г. N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).

Таким образом, при приобретении работником пассажирского железнодорожного билета для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются:

в части:

- произведенных расходов по оплате один из следующих документов:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате электронного пассажирского железнодорожного билета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

- факта произведенной перевозки:

- железнодорожный билет, удостоверяющий договор перевозки на железнодорожном транспорте и подтверждающий проезд подотчетного лица по указанному в билете маршруту, должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе.

При этом бронирование железнодорожного билета можно оформить в бездокументарной форме.

При продаже железнодорожных перевозок агентством или перевозчиком по требованию пассажира (для подтверждения командировочных расходов и проезда в отпуск работникам организаций, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах) может быть оформлена архивная справка на русском языке, в которой содержатся подробные данные, содержащиеся в обязательных реквизитах железнодорожного билета (Ф.И.О. пассажира, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность, направление, номер поезда, дата и время отправления и прибытия поезда, номер и тип вагона, класс обслуживания, стоимость билета и т.д.), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость, заверенная печатью агентства или перевозчика.

Полагаем, что указанная справка может использоваться для подтверждения произведенных расходов в случае, если утерян железнодорожный билет.

Е.Е. Волкова,

советник отдела методологии бюджетного учета и бюджетной отчетности

Департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

1 января 2011 г.

"Бюджетный учет", N 1, январь 2011 г.