Отражение хозяйственной операции с помощью справочника "корреспонденции счетов" (О. Литвиненко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 6, февраль 2011 г.)

Отражение хозяйственной операции с помощью справочника "корреспонденции счетов"

В статье рассказывается об использовании справочника "Корреспонденции счетов", реализованного в программных продуктах "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" (ред.2.0) и "1С:Бухгалтерия 8 КОРП".

В программе "1С:Бухгалтерия 8" предусмотрено несколько способов отражения хозяйственных операций. Так, программа допускает ввод отдельных проводок и позволяет таким образом отразить в учете любую хозяйственную операцию. При этом для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, который пользователь может легко и быстро настроить.

В то же время основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов программы. Бухгалтер, который начинает работать с программой "1С:Бухгалтерия 8", может понимать, например, сущность хозяйственной операции, знать корреспонденцию счетов, которая ей соответствует. Однако он еще не знает, какой документ необходимо использовать для отражения операции в программе.

Для помощи бухгалтеру в этой, а также в некоторых других ситуациях в программе "1С:Бухгалтерии 8" предусмотрен справочник "Корреспонденции счетов", который является своеобразным навигатором по прикладному решению. Его можно использовать для регистрации хозяйственных операций как при начальном освоении программы, так и в дальнейшей текущей работе.

Справочник можно быстро открыть посредством кнопки "Ввести хозяйственную операцию" командной панели программы. В его верхней части находятся поля быстрого отбора "Счет Дт", "Счет Кт", "Содержание операции" и "Документ".

Если поля отбора пустые, то в форме списка справочника отображаются все хозяйственные операции. При вводе условий отбора в одно или несколько полей отбора в форме списка будут представлены только те операции, которые соответствуют всем условиям, заданным в этих полях.

С помощью справочника "Корреспонденции счетов" бухгалтер может:

по заданной корреспонденции счетов (Дебет и/или Кредит) определить операцию и документ, который нужно использовать для отражения этой операции в программе;

по заданному содержанию хозяйственной операции определить корреспонденции счетов и документ для отражения операции;

по заданному наименованию документа определить хозяйственные операции и соответствующие корреспонденции счетов, которые можно отразить в учете выбранным документом.

Рассмотрим работу со справочником "Корреспонденции счетов" на нескольких примерах.

Поиск по корреспонденции счетов

Предположим, что бухгалтеру необходимо отразить в учете операцию поступления наличных денежных средств в кассу от покупателя с помощью справочника "Корреспонденции счетов" исходя из заданной корреспонденции счетов.

Бухгалтеру известно, что поступление наличных денежных средств в кассу организации отражается бухгалтерской проводкой: Д-т 50, К-т 62.

Чтобы найти нужную операцию, а также документ в справочнике, надо в поле "Счет Дт" ввести значение "50" и подтвердить выбор нажатием на клавишу "Enter", а в поле "Счет Кт" - значение "62", "Enter" (рис. 1).

После ввода условий отбора по корреспонденции счетов в форме списка справочника отражаются все операции, соответствующие заданным критериям отбора, а также наименования документов, с помощью которых можно ввести эти операции. Из представленной информации видно, что проводки с заданной корреспонденцией счетов формируются в программе посредством документа "Приходный кассовый ордер", который можно найти в меню "Касса" главного меню программы, и что при формировании документа необходимо выбрать операцию "Оплата от покупателя".

Документ, с помощью которого в программе отражается хозяйственная операция, вводится непосредственно при работе со справочником "Корреспонденции счетов". Для этого следует использовать любой из перечисленных способов:

нажать на клавиатуре клавишу "Enter";

нажать на гиперссылку формы справочника с названием документа;

нажать кнопку "Ввести операцию" формы справочника.

В результате открывается форма документа, в которую нужно ввести необходимые данные (рис. 2).

После записи или проведения документа открывается соответствующий журнал документов, в данном случае - это журнал "Кассовые документы". Следует отметить, что в журнале "Кассовые документы" курсор установлен на документе, который мы только что создали.

Поиск по содержанию хозяйственной операции

Допустим, что бухгалтер не помнит корреспонденцию счетов хозяйственной операции. Теперь ему необходимо отразить в учете операцию поступления наличных денежных средств в кассу от покупателя с помощью справочника "Корреспонденции счетов" исходя из содержания хозяйственной операции.

В данном случае в поле "Содержание операции" нужно ввести набор символов, которые, по мнению бухгалтера, могут присутствовать в "Содержании операции" программы. На взгляд бухгалтера, в данном случае должны присутствовать такие слова, как "наличные", "денежные средства", "покупатель" и "касса". В то же время окончания слов в содержании операции бухгалтеру неизвестны, поэтому, чтобы найти операцию поступления наличных денежных средств в кассу от покупателя, можно ввести в поле отбора такие наборы символов, как "покуп нал", или, что равнозначно, "нал покуп", или "покуп ден", или "кас покуп" и т.д. В отобранном списке будут присутствовать все операции, в содержании которых встречаются заданные наборы символов, включая искомую операцию (рис. 3).

Поиск по документу

Предположим, что бухгалтер хочет найти и просмотреть все хозяйственные операции, которые можно ввести с помощью документа "Принятие к учету ОС". Список всех документов программы можно открыть нажатием кнопки с треугольником в поле "Документ". После того как бухгалтер выберет в этом списке документ "Принятие к учету ОС", в форме справочника "Корреспонденции счетов" будут представлены все операции, которые можно оформить в программе с помощью этого документа (рис. 4).

Отметим также, что программа позволяет вводить с помощью справочника "Корреспонденции счетов" такие операции, которые не формируют бухгалтерские проводки. Это относится к операциям, которые оформляются с помощью документов "Счет на оплату", "Анкета застрахованного лица (ф. АДВ-1)", "Заявка на открытие счетов" и т.д. В этом случае при выборе соответствующего документа поля "Счет Дт" и "Счет Кт" останутся пустыми.

Если бухгалтер ведет учет по определенному разделу учета, то его деятельность связана, как правило, с некоторым постоянным набором хозяйственных операций. В этом случае при использовании справочника "Корреспонденции счетов" бухгалтер выполняет отбор нужных операций только в начале работы с программой. В дальнейшем он получает доступ ко всем необходимым ему операциям с помощью закладки "Последние использованные формы" справочника. Отсутствие необходимости в частых отборах значительно облегчает работу бухгалтера.

Таким образом, справочник "Корреспонденции счетов" программы "1С:Бухгалтерия 8" всегда поможет бухгалтеру найти необходимый документ и правильно отразить хозяйственную операцию в учете.

О. Литвиненко

Фирма "1С"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 6, февраль 2011 г.